ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Técnico Recursos Humanos

1963123
Aprendices:
Daniela Arango Pulgarín
Erika Julieth Betancourt Soto
Sofía Cifuentes Vargas
Paulina Vargas Guerra

Instructora:
Dorys Adíela Gallo Gallego
Ordenación Documental

Consiste en la ubicación física de los

expedientes de una serie documental, de
acuerdo con un sistema previamente
establecido, el cual puede ser alfabéticos,
numéricos y mixtos. También esta
relacionado con orden original que guardan
los documentos que integra un expediente.
 Principio de orden original
El principio de orden original, se define
como la ubicación física de los
documentos dentro de un expediente,
respetando el orden cronológico en
que se recibieron, produjeron o
trasmitieron, que se producen con
base en un procedimiento
administrativo, en el orden original se
tiene en cuenta la fecha de producción
y el orden que se le dio mientras estuvo
activo.
Principio de procedencia

El principio de procedencia, consiste en

separar los documentos producidos por
una institución u organismo de aquellos
que produce otra institución u organismo,
lo que indica que no se puede mezclar;
respetando los fondos (donde se crearon
los documentos).
 Sistema de ordenación documental

Numéricos -consiste en la ordenación de los

documentos por números

Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma

consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración
que los identifica, por ejemplo: las cuentas internas de los
usuarios públicos.

Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del

otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la
documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año, seguido el mes y al final el día, por
ejemplo: 2001/04/23
Alfabéticos - consiste en la ordenación de los
documentos por las letras del alfabeto (A-Z)

Temático: se ordenan las series y Subseries

documentales por el asunto o tema de su
contenido.

Onomástico: se debe tener en cuenta el

siguiente orden: primer apellido, segundo
apellido y el nombre al final, por ejemplo:
Acosta López Andrés.

Toponímico (alfabetico-geografico): consiste

en ordenar la serie documental
alfabéticamente por nombre de lugares.
Siempre teniendo en cuenta el criterio que
mas se ajuste a la documentación y las
necesidades administrativas .
Mixtos -consiste en la ordenación de los
documentos numéricos y alfabéticos

Alfanumérico: se puede ordenar de manera

mixta : numérica por documentos de
identificación y alfabética por nombre.

Ordinal cronológico: aplica a series documentales

cuyas unidades son numéricas simples y a la vez
cronológicas ( Resoluciones, Acuerdos y Decretos),
las cuales se controlan en primer lugar por el
numero de la unidad documental y después por el
cronológico.
 ¿Cuántos sistemas de ordenación hay?
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa:

 según la fecha (ordenación cronológica)

 según el nombre (ordenación alfabética)
 según el código (ordenación numérica)
 según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica)
 según la temática (ordenación por materias)