BRIEFING

consiste en obtener toda la

información sobre la
empresa, la actividad que
desarrolla, cuál ha sido su
estilo en eventos anteriores
y una descripción sobre el
evento a realizar.
• A) Las características del acontecimiento:
Determinar el motivo, la intención que
tiene la empresa para realizar el evento.

• B) Los objetivos: son el por qué y el para

qué del evento. Deben ser claros y
posibles de alcanzar. Una vez establecidos,
determinan la importancia que revestirá el
acontecimiento y la proyección que se
desea darle y con estos datos se podrá
definir el perfil de los invitados.
• c) Invitados: El evento es un mensaje institucional,
de modo que está condicionado por el tipo de
públicos al que va dirigido. Cuando se convocan
diferentes grupos, las listas de invitaciones se
ordenan por categorías: empresarios, funcionarios
del estado, artistas, representantes de la prensa,
etc.  Las características del evento, sus objetivos y la
cantidad de invitados son los datos que se necesitan
para elegir el lugar donde ser desarrollará el evento.
• d) Dónde: Según sus características, el evento puede realizarse dentro
de la misma empresa y en ocasiones es un importante factor de
difusión institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las
locaciones más apropiadas. Los grandes hoteles o los espacios
destinados a eventos y convenciones suelen estar muy bien equipados
y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.

• e) Cuándo: La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si

se invita alguna personalidad destacada se acuerda una fecha que no
esté comprometida. También se verifica  previamente que en la misma
oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al mismo público y que
con un mayor poder de convocatoria pueda polarizar la concurrencia y
de esa forma empañar el éxito del evento que se está organizando.
• d) Dónde: Según sus características, el evento puede realizarse dentro
de la misma empresa y en ocasiones es un importante factor de
difusión institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las
locaciones más apropiadas. Los grandes hoteles o los espacios
destinados a eventos y convenciones suelen estar muy bien equipados
y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.

• e) Cuándo: La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si

se invita alguna personalidad destacada se acuerda una fecha que no
esté comprometida. También se verifica  previamente que en la misma
oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al mismo público y que
con un mayor poder de convocatoria pueda polarizar la concurrencia y
de esa forma empañar el éxito del evento que se está organizando.
• f) El presupuesto:
En el brief puede estar fijado un tope de gastos. Se debe
disponer la forma más apropiada de distribuirlos. Los
eventos suelen tener un presupuesto asignado pero
también generan recursos, como ocurre con las
inscripciones o patrocinadores; puede hacer un aporte en
dinero o de materiales (papelería, folletos, carteles, etc.),
de servicios (traslado de los participantes, rebaja de tarifas
en las locaciones o en los servicios, etc.) o el canje de
elementos, etc.
• El Programa de ceremonia:
Se prepara y se va ajustando a medida que se
elabora el proyecto, es una guía para la
organización; una descripción detallada de la
secuencia que tendrá el evento. Allí se
establecen los distintos pasos a seguir y se
especifica cada una de las acciones. Pero es un
listado que puede modificarse a medida que se
avanza en la producción del evento.
• h) El cronograma de las actividades:
Se confecciona un listado de todas las acciones
necesarias para organizar el evento y se
determinan los plazos para desarrollar cada una. El
cronograma se plantea con una secuencia lógica de
cada tarea.
A continuación se observa una planilla tipo que
debe estar en la oficina del coordinador del evento
 BRIEFING
Los eventos se pueden clasificar según el ámbito donde se desarrollan,
la temática que tratan, por la magnitud de la convocatoria, etc.
Sociales: Bautizos, matrimonios, aniversarios.
Empresariales: Lanzamiento de producto.
Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones.
Académicos: Grados, inicio del año lectivo.
Científicos: Congresos, Convenciones, Jornadas, Foros.
Deportivos: Campeonatos, carreras.
Populares: Fiestas patronales, bazares
Macro eventos Comerciales: Ferias y Exposiciones.
Macro eventos culturales: Festivales, Semana del cine.
. Según su tipología
Congresos, conferencias, simposio, seminario, debate convención, reunión, informal,
panel o debate de experto, mesa redonda, taller, asambleas, exposiciones y ferias,
festivales, coloquio, jornada, eventos multidestinos, eventos itinerantes, eventos
virtuales, viaje de incentivos
. Por su naturaleza
Eventos internacionales (5 países mínimo ó 40% extranjeros)
Eventos nacionales con participación extranjera
Eventos nacionales
. Según entidades que los convoquen
Gubernamentales
No gubernamentales
Corporativos
Sociales
. Según sector generador
Científicos
Técnicos
Médicos
Económicos
Medio ambiente
Culturales
Deportivos.
Educativos
Comerciales
. Según su carácter
Públicos
Privados
. Según el tamaño o número de delegados
• Pequeños
(50 hasta 249 delegados)
• Medianos
(250 hasta 499 delegados)
• Grandes
(entre los 500
hasta 2000 participantes)
• Mega eventos
(más de 2000)
• Mini eventos
(entre 35 y 45 delegados)
 Tipos de eventos académicos

Simposium Congreso Foro

Convención Seminario Taller

 CLASES DE EVENTOS
1. EVENTOS LABORALES
• Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral
y de trabajo.
Reunión Corporativa
• Es una reunión periódica de carácter obligatorio para todos
los funcionarios de una institución, donde se plantea todo el
quehacer de la empresa para una puesta en común.
De Ventas
• Reunión para establecer políticas, estrategias, compromisos
y entrenamiento a los trabajadores con respecto a los
productos y servicios que ofrece la organización.
De Capacitación
• Evento que permite cualificar el talento humano para
mejorar su desarrollo laboral, social y personal en pro
de la empresa.
De Accionistas
Reunión de socios accionistas de una empresa con el
ánimo de definir políticas de inversión que le
garanticen la rentabilidad de su capital.
Presentación de Productos
• Exposición con objetivo de formular un proyecto,
cuya metodología es el análisis, estudio de
factibilidades, objetivos, metas, estrategias y
recursos necesarios para el desarrollo del mismo
Conferencias
• Exposición oral en publico, que consiste en disertar durante
cierto tiempo sobre un tema especifico con un objetivo y
forma definida, previamente preparado, con el propósito
de ilustra suficientemente a un determinado auditorio.
Viajes de Premios:
• Es un estímulo o premio a los empleados de una
organización por el cumplimiento de metas propuestas por
un período determinado.
Reunión De Juntas Directivas
• Reunión de juntas directivas quienes reciben información
de gerencia y dirección de la empresa para que con base en
esta se tomen decisiones sobre políticas, administración y
operación de la institución que representan.
• 2. REUNIONES ASOCIATIVAS
Referentes al ámbito empresarial o grupal
• Convenciones
Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes
donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman
decisiones y se establecen estrategias frente al fenómeno objeto del evento.
Congresos
Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy
calificadas en determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos
y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema común
basados en los datos informativos que todos ellos aportan.
Foros
Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés general,
cuya finalidad es: permitir la libre expresión de ideas, fomentar el interés
hacia el tema, estimular la reflexión y la critica, desarrollar el compañerismo,
llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.
Simposios
Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos
expositores quienes disertan e intercambian opiniones por 15
o 20 minutos sobre diverso aspectos de un mismo tema para
llegar a una conclusión.
Paneles
En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su
especialidad y desde su particular punto de vista; cada uno es
experto en una parte del tema general.
Seminarios
Dinámica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican
reuniones de trabajo para investigar un tema desde fuentes
originales en forma exhaustiva. Se reúnen por varios días entre
2 y 4 horas diarias, concluyendo cada día con un resumen de
trabajo a fin de contribuir con proyectos, recomendaciones y
sugerencias..
Mesa Redonda
Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que
intervienen ante un auditorio. Sin embargo los expertos no son
simples expositores sino personas que entablan entre ellos una
discusión informal, parecida a una conversación agitada con
posiciones divergentes sobre el tema.
Rueda de Prensa
Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de
comunicación (radio, Prensa y Tv) con el propósito de formularle
una serie de preguntas de interés general sobre temas
específicos. Hay un moderador que organiza las intervenciones
de los periodistas en forma ordenada e imparcial.
Coloquios
Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar
opiniones y
experiencias sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la
solución de los mismos.
Asambleas
Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida
por un coordinador o presidente, quien orientará y estimulará la
participación de los asambleístas.

3. DEPORTIVOS Y CULTURALES
Son los eventos que congregan a deportistas activos y aficionados en
campeonatos, torneos y competencias. Los eventos culturales más
comunes son las exposiciones, presentaciones culturales, ferias y
espectáculos.
4. SOCIAL
Es uno de los eventos más usuales que congrega a familias, amigos y
empresas en celebraciones como los matrimonios, primeras
comuniones, bautizos, grados, despedidas, recibimientos,
nombramientos, quince años, fiestas infantiles. San Silvestre y
Navidad son otros de los muchos motivos de celebración.
3. DEPORTIVOS : Son los eventos que congregan
a deportistas activos y Aficionados en
campeonatos, olimpiadas, torneos y
competencias.

4.CULTURALES Los eventos culturales más

comunes son las exposiciones, presentaciones
culturales, ferias y espectáculos.
5. SOCIAL: Es uno de los eventos más usuales
que congrega a familias, amigos y empresas
en celebraciones como los matrimonios,
primeras comuniones, bautizos, grados,
despedidas, recibimientos, nombramientos,
quince años, fiestas infantiles. San Silvestre y
Navidad son otros de los muchos motivos de
celebración.
SOCIAL: Es uno de los eventos más usuales que
congrega a familias, amigos y empresas en
celebraciones como los matrimonios, primeras
comuniones, bautizos, grados, despedidas,
recibimientos, nombramientos, quince años,
fiestas infantiles. San Silvestre y Navidad son
otros de los muchos motivos de celebración.