Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Administracion Proyectos 1
Administracion Proyectos 1
PROYECTOS
Conceptos Básicos
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.
Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y
Control.
Administración de Proyectos
• Planeación: Se decide anticipadamente,
qué, quién, como, cuando y por que se
hará el proyecto.
• Las tareas mas importantes son:
Pronosticar situaciones futuras,
Determinar los recursos que se
necesitarán, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeación.
Administración de Proyectos
• Organización: Se identifica, define y divide
el trabajo a realizar, se agrupan y definen
los puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de
autoridad y responsabilidad.
Administración de Proyectos
• Dirección: Conduce el comportamiento de
los entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estándares. Motivación,
Liderazgo y Comunicación.
Administración de Proyectos
• Control: Medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.
Conceptos Básicos
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Conceptos Básicos
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Conceptos Básicos
*Etapas del
proyecto
2. Planeación*
1. Inicio* 5. Cierre*
4. Control*
Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Áreas de conocimiento
Presupuesto y su control.
Costos
Planes y administración.
Riesgos
• Puede disponerse de un
pool de recursos
Sistema de Administración de Proyectos Sistema
de
Administración
Director
Ejecutivo
Coordinación
de Proyectos
16
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 16
Sistema de Administración de Proyectos Sistema
de
Administración
ORGANIZACION MIXTA
Director
Estructura de Matriz Ejecutivo
Project Manager
Coordinación
Proyecto B
Project Manager
Project Manager
Coordinación
Personal afectado a Proyectos
del Proyecto A
17
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 17
Sistema de Administración de Proyectos Sistema
de
Administración
ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo
Coordinación
de Proyectos
Gerente Gerente Gerente
Funcional Funcional Funcional
18
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 18
Administración de Proyectos
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO
AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN
Etapas de la AP
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles
Procesos de planeación
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
Organización de actividades
• Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles para
que la administración pueda juzgar el progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna
actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del proyecto
que serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una definición
precisa de los “milestones”.
Milestones y Deliverables
Actividades
MILESTONES
Planificación del Proyecto
• Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo
y los recursos requeridos para completar cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para hacer
mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
administradores.
Etapas de la AP
Procesos de planeación
• Estimación de recursos
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.
¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
Etapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
PRODUCTO
Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
Etapas de la AP
Gráfica de Gantt
Tabla de precedencias
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
Etapas de la AP
Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A Actividad B
Final a Final
Actividad A Actividad B
Inicio a Final
Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7
1 2
Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7
Etapas de la AP
Holgura
Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf
0-0 0-7 7 - 13
INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7
E 21 - 24 24 - 24
0-8
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8
0-6 6 - 10
C G
6 4
Etapas de la AP
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Optimización de calendarios
(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos 6
(P-O)
Desviación estándar
6
(P-O) 2
Varianza de una tarea
6
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance
EJECUCIÓN
Procesos de ejecución
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
Comunicaciones en el Proyecto
Reportes de avance
• Su duración es cero
Etapas de la AP
Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
Ventajas:
Planeado
Recursos
Valor ganado
Real
Tiempo
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
Etapas de la AP
Administración de cambios
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
Etapas de la AP
Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado
Etapas de la AP
Análisis de calidad
Técnicas y herramientas
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE
Reporte final
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP
1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
Etapas de la AP