Material Didáctico

Curso: Administración de la Imagen y Protocolo,

Material Didáctico.
 LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Se entiende por protocolo empresarial el conjunto de  reglas sociales y formales que

deben cumplirse en el seno de una empresa. En él se establecen las pautas y los
límites que rigen el accionar de la compañía en cuestión. Los protocolos empresariales
recopilan las normas que deben seguirse para planificar, desarrollar y controlar
acciones promovidas por una empresa: visitas, reuniones, negociaciones, al realizar el
papel de anfitrión en un determinado acto, etc… junto con los comportamientos donde
la cortesía, el respeto y la educación llevan la voz cantante.
 LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito

laboral. Ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer
cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los
superiores como con los subalternos El protocolo empresarial regula  el
comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el exterior y con él
se fijan normas de convivencia entre los empleados y se establecen criterios de
comunicación puertas afuera.
Las secretarias ejecutivas son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras
personas que reciben a los clientes o invitados,  y por lo tanto dan la primera
imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
 CINCO UTILIDADES DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL
• El Protocolo en la actualidad tiene hoy un componente de organización
imprescindible para la empresa que no quiera ser un ente aislado sin
relación de ningún tipo. Es la herramienta que permite ordenar las
relaciones sociales de la empresa, empleados y  directivos.
• El Protocolo ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y
conocer cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato
correcto tanto con los superiores como con los subalternos
• El Protocolo incluye desde las normas de etiqueta y cortesía hasta las
visitas de autoridades a la empresa, la celebración de almuerzos de
trabajo o la firma de convenios con otras compañías o instituciones.
 CINCO UTILIDADES DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

• El objetivo que esta disciplina, en el ámbito empresarial, es convertir a

los responsables/asistentes o invitados a cualquier evento, en un correcto
anfitrión, basándose en unas simples reglas de cortesía.
• El protocolo corporativo o empresarial es un factor clave no solo a la hora
de generar imagen de las empresas, sino también es un punto a tener en
cuenta a la hora de ofrecer a trabajadores y consumidores un plus
llamado Calidad, el cual, se une a la fidelidad  a través de los detalles que
el protocolo en este sector lleva a cabo.
El protocolo aporta a la empresa una serie de
valores fundamentales, entre los que podemos
destacar:
• Imagen: ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante
actos y apariciones públicas.
• Proyección: favorece la proyección social de la empresa
• Comunicación: comunica los mensajes de la empresa de modo
eficaz.
• Procedimiento: establece unas normas y unas técnicas de
organización
El protocolo aporta a la empresa una serie de valores
fundamentales, entre los que podemos destacar:

• Rentabilidad: consigue incrementar los beneficios optimizando el resultado de

cada acto.
• Prestigio: ayuda a construir  una imagen favorable de la empresa.
• Por todos los elementos que lo componen, el protocolo empresarial impulsa la
creación de una propia imagen de marca, junto con el fomento de la unidad y
de un concepto positivo tanto a nivel interno como externo de la corporación,
sin olvidar que es parte imprescindible en aquellos aspectos en los que se
encuentran involucradas diversas culturas y tradiciones, ya que nos dará las
pautas y procesos de cómo actuar ante determinados momentos para seguir
promoviendo el respeto, la cortesía y el buen hacer mientras alcanzamos los
objetivos sociales y económicos de nuestra organización.
Las características de un buen protocolo empresarial son
• 1- No está regulado por la ley, pero es de estricto cumplimiento en el interior
de la empresa por parte de sus miembros.
• 2- Es práctico, porque regula situaciones habituales que ocurren en la
empresa. De esta forma se evita que sea un documento banal sin observancia
laboral.
• 3- Es accesible para todos los miembros de la organización, porque establece
pautas de comportamiento para cada situación laboral.
• 4- Es comprensible, porque debe estar escrito en un lenguaje claro para que
todos los empleados de la compañía lo asimilen y cumplan sin excusa.
• 5- Es flexible, en principio porque las normas establecidas deben ajustarse a
cada situación de la compañía, incluso en los momentos de crisis. Pero también
porque pueden variar con el tiempo y adaptarse a los cambios.
Para qué sirve el protocolo empresarial
• Fija normas de conducta
• Fijar las pautas de comportamiento dentro de una empresa en un manual de protocolo sirve para
regular la conducta de sus miembros y crea cultura organizacional.
• Sin un protocolo, las relaciones laborales y la comunicación entre la empresa y los clientes sería
un total caos. No habría respeto alguno por las jerarquías y la ausencia de un código de
comportamiento resultaría en constantes faltas de respeto y enfrentamientos internos.
• Guía para actividades sociales
• Desde el punto de vista de la etiqueta también el protocolo es necesario para la organización y
realización de actividades sociales que son relevantes para la empresa.
• El protocolo ayuda a consolidar el prestigio de la compañía entre sus empleados y con sus
relacionados: clientes, accionistas, proveedores, autoridades, etc.
• Establece la imagen corporativa
• Es parte de la imagen corporativa de la empresa, porque orienta y canaliza las acciones positivas
de los miembros de la compañía. La imagen de una empresa no depende solo del producto o
servicio per se que presta; sino de la totalidad de elementos que giran en torno a eso.
• Ejemplos de protocolo empresarial
• El protocolo empresarial abarca los procedimientos establecidos en la
organización empresarial para organizar eventos: reuniones, visitas,
conferencias, negociaciones, actos protocolares, etc.
• Pero además involucra la forma de comunicarse (comunicación interna) entre
los miembros de la organización y con los clientes y relacionados
(comunicación externa). Esto incluye desde la manera como se responde una
llamada telefónica, hasta la forma de llevar el uniforme o la manera de vestir.
• Protocolo en llamada telefónica
• – Buenos días Sr/Sra.
• – Soy Judith, ¿en qué le puedo ayudar/ servir?
• – Revisaré su caso, por favor, no se retire.
• – Gracias por llamar, estamos a sus órdenes.
• – Que tenga un feliz día Sr/Sra.
• Protocolo en presentación, saludo y despedida
• Ponerse de pie al saludar.
• Estrechar la mano con sutileza y sonreír.
• Evitar los besos y abrazos efusivos.
• Mirar a la persona a los ojos cuando se habla.
• Evitar el tuteo y el uso de términos coloquiales.
• Sea cordial y amable en el trato.
• Tratar de llamar a la persona por su nombre si lo sabe.
• Evitar los excesos de confianza.
• Evitar hablar en exceso, de usted y de su vida personal.
• Protocolo de vestimenta
• No utilizar prendas de vestir inapropiadas o llamen demasiado la atención.
• Utilizar prendas que ayuden a complementar su personalidad.
• Utilizar tallas de ropa apropiadas.
• Vestir con corbata/chaqueta/falda /blusa.
• Los hombres deben rasurarse adecuadamente y cuidar su aspecto físico.
• Las mujeres maquillarse adecuadamente.
• Mantener manos y uñas limpias y cuidadas.
• Usar perfumes o lociones discretos.