SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES

¿Qué es el Sistema de Información de Prov

Es un sistema que permite el manejo eficiente
de información, teniendo en cuenta los
requerimientos y controles desde que se
gestiona la selección hasta el control y
reevaluación de proveedores.

El SIP facilita:

 Disponer de información organizada en sitios

web o bases de datos, oportuna, verificada y
actualizada de los proveedores de la
organización, con la finalidad de asegurar
la calidad del proceso de contratación y
control de proveedores.
 Disminuir el riesgo de situaciones legales
y financieras que afecten la relación
contractual e integridad de la empresa.
El SIP, está sustentado básicamente en los siguientes módu

http://www.isaintercolombia.com/Paginas/36/sistema-de-informaci
Desarrollo de proveedores: Las empresas requieren tener
un Programa de desarrollo de proveedores, donde se
especifiquen las actividades que se realizarán en
conjunto con los proveedores. Algunas de las actividades
pueden ser:

- Realizar reuniones periódicas y/o acompañamiento a los

proveedores en sus procesos.
- Fijar indicadores y políticas de calidad, los cuales
son revisamos conjunto con los proveedores a través de
información registrada, cumplimiento de entregas y
visitas a la empresa para verificar el cumplimiento.
- Implementar en conjunto prácticas o herramientas de
calidad y administrativas como las 5s, just in time.
- Proyectos a desarrollar.
Plan de contratación: La empresa da a conocer los planes de
contratación vigentes, informando detalladamente sobre las vacantes
u ofertas abiertas para contratación, los requisitos exigidos y el
proceso de registro de los proveedores. De manera, que el proveedor
pueda informarse y posteriormente aplicar a las vinculaciones con
la empresa.
Registro de proveedores: En este módulo, la empresa informa los
pasos para registrarse a la base de datos de posibles proveedores
(Solicitud de usuarios y claves) y lista los diferentes formatos a
diligenciar y soportes que requiere adjuntar. A continuación, se
relaciona la documentación que generalmente se solicita a los
proveedores:

• Contrato comercial de bienes y/o servicios Empresa – Proveedor.

• Formato de registro de proveedores.
• Copia del documento de identidad para personas naturales. Para personas jurídicas, copia del
documento de identidad del representante legal.
• Certificado de Cámara de Comercio vigente del domicilio principal y la sucursal (si aplica).
• Registro Único Tributario – RUT, actualizado.
• Registro Único de Proponentes - RUP vigente (si aplica).
• Declaración de Renta del año inmediatamente anterior.
• Estados Financieros a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior: Balance General y
Estados de Resultados con Notas.
• Certificados de gestión de la calidad vigentes (si lo posee).
• Portafolio de productos y/o servicios.
• Documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente o equivalente al RUT, en
el país donde tiene su domicilio principal debidamente apostillado.
• Autorización de funcionamiento, licencias o permisos.
• Autorización para el tratamiento de datos personales.
Precalificación: En este proceso, de acuerdo con la información
suministrada en el registro de proveedores, los clientes son
precalificados para las diferentes categorías de bienes y
servicios; realizándose una “segmentación” de los proveedores a
partir de criterios técnicos, financieros y administrativos,
estableciendo un nivel de riesgo dependiendo de cada proveedor.
Posteriormente realizar las ofertas, de acuerdo con el reglamento
de contratación. Y proceder a formalizar la relación contractual.
Seguimiento contratos: la empresa una vez celebra los contratos con
los proveedores realiza seguimiento, teniendo en cuenta los
requisitos contractuales tanto documentales como la legislación
vigente pactados.
Auditoria a contratistas – evaluación de desempeño: en esta fase se realiza la
evaluación de desempeño y se auditan los procesos de los proveedores, durante la
ejecución de los contratos, emitiéndose una calificación ponderada del resultado
obtenido. Para ello, se aplican los diferentes formatos de evaluación de
proveedores teniendo en cuenta como:

- Calidad de bienes y servicios suministrados.

- Requisitos ambientales y de ética y de seguridad y salud en el trabajo.
- Tiempos de entrega pactados.
- Cantidades programadas.
- Entrega de documentación.
- Cumplimiento código de ética.