Administración de Bienes para Entidades

Públicas

GESTIÓN, DESARROLLO Y SOCIEDAD

Stefany Parra
2018
Agenda

Conceptos Básicos.
Administración de Recursos físicos
 Conceptos Básicos
Administración de recursos físicos:

“Disciplina que estudia la adquisición, manejo,

control y seguimiento de los recursos materiales”

“Herramienta de gestión para la planeación de la

adquisición de bienes, un correcto ingreso, una
apropiada salida y una óptima gestión de los
mismos en la organización”
 Conceptos Básicos
• Recursos Físicos
 Conceptos Básicos
• Recursos Físicos

Materiales con algún

grado de
procesamiento que
son aplicados en
procesos productivos:
 Conceptos Básicos
• Recursos Físicos

Bienes inmuebles
 Conceptos Básicos
• Recursos Físicos

Máquinas y equipos:
 Conceptos Básicos
• Recursos Físicos

Elementos de apoyo o
uso para el consumo:
 Conceptos Básicos
• Bienes del patrimonio público

Bienes del territorio

Bienes de uso público

Bienes fiscales
 Conceptos Básicos
Bienes del territorio

Se considera al
territorio como la parte
del globo terrestre
sobre la cual ejerce
soberanía un Estado.
 Conceptos Básicos
Bienes de uso público
Calles Plazas Parques

Ríos
Caminos Puentes
 Conceptos Básicos
Bienes fiscales
Consumo Devolutivos Inmuebles Del Tesoro
Vida útil corta Vida útil Adheridos al Recursos del
* Papel considerable: terreno o que presupuesto
*Tintas * Muebles forman parte del materializados en:
*Café * Enseres mismo: * Dinero en efectivo
*Aceites * Máquinas *Lotes * Recursos depositados
*lubricantes * Equipos * Casas en cuentas bancarias
*Insumos similares * Vehículos * Edificaciones y * Cualquier título o
del proceso * Computadores demás documento valor que
productivo instalaciones puede transformarse en
dinero líquido.

** Bienes de consumo controlado: Contablemente van al gasto

 Conceptos Básicos
Almacenes y outsourcing de
suministros:
Delegar la gerencia y la operación de uno o
más de sus procesos o servicios a un
prestador externo, agilizarlo, optimizar su
calidad y/o reducir sus costos. Transfiere así
los riesgos a un tercero que pueda dar
garantías de experiencia y seriedad en el
tema, esto es, que minimice las posibles
pérdidas.
 Conceptos Básicos
• Infraestructura computacional.
• Operación de telecomunicaciones.
• Suministro de bienes.
• Manejo de almacenes.
• Implantación y administración de redes.
• Administración y atención de contingencias de centros
de cómputo.
• Administración de datos y bases de datos.
• Recursos humanos y pago de nóminas.
• Distribución de productos.
• Telemarketing.
• Gestión Documental.
 PROCESOS DE LA
GESTIÓN DE BIENES
• Planeación de las Compras
• Adquisición de Bienes.
• Ingreso de Bienes.
• Gestión de Inventarios.
• Salida de Bienes.
• Baja de Bienes.
 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
FÍSICOS

INGRESO DE BIENES

Recepción Registro Disposición

 INGRESO DE BIENES

INGRESO DE BIENES
ENTIDAD:
PROVEEDOR:
FACTURA O DOCUMENTO SOPORTE:
FECHA:

No Unidad de Cantidad
Código Descripción del Elemento Valor Unitario Valor Total Observaciones
item Medida Ingresada

1 0

2 0

3 0

4 0

5 0

6 0

7 0

8 0

9 0

10 0

11 0

12 0

13 0

14 0

15 0

16 0

17 0

18 0

19 0

20 0

Firma Responsable de Almacén

 INGRESO DE BIENES

1) Ingreso por Compra de Bienes

 Conformidad con las
condiciones pactadas con el
proveedor
 Registro de entrada en el
Almacén de la entidad
El ingreso de este tipo de bienes se
hace por el valor total de compra,
incluyendo los impuestos y demás
cargos que aparezcan en la factura
original del proveedor.
 INGRESO DE BIENES

2) Ingreso por aprovechamientos

a partir de desmantelamientos
Ingreso de piezas o partes reutilizables de instalaciones o
equipos que se desmontaron o desmantelaron.

 Verificar que efectivamente vale la pena hacer

ingreso de piezas o partes que puedan resultar
útiles nuevamente.
 Darle un valor económico de ingreso
(valoración a través de instituciones o personas
expertas preferiblemente)
 INGRESO DE BIENES

3) Ingreso por recuperación de bienes

Ingreso de bienes que habían sido descargados de los

inventarios y de los registros contables por pérdida, pero
que finalmente fueron recuperados .

 Verificar en qué estado se encuentran los

posibles procesos administrativos y
disciplinarios por la pérdida.
 Resultados de la gestión de reclamación que
se hizo ante la compañía aseguradora.
 INGRESO DE BIENES

4) Ingreso de productos terminados

Este ingreso se presenta cuando en la

organización pública se elaboran productos como
resultado de la actividad propia de la institución o
de sus contratistas (libros, revistas, software
elaborado directamente, entre otros)
El valor unitario que se usará para hacer el
ingreso corresponde a la sumatoria de todos los
costos invertidos para producir el bien, dividido por
la cantidad de unidades producidas.
 INGRESO DE BIENES

5) Ingreso de máquinas y equipos

reconstruidos o mejorados

El ingreso de máquinas o equipos que han sido

reconstruidos o mejorados debe realizarse cuando
dicho mejoramiento implica un cambio en el valor
del elemento. En este caso, se deberá recurrir
igualmente a un avalúo técnico para determinar el
valor del ingreso.
 INGRESO DE BIENES

6) Ingreso de sobrantes
Ingreso de bienes sobrantes que se hayan detectado en
los almacenes, las bodegas o las oficinas de la entidad, y
que hayan sido verificados y certificados como tal.

 Determinar las causas de este tipo de

situaciones y tomar las medidas correctivas
para disminuir la frecuencia en que se
presentan sobrantes o faltantes.
El valor por el cual se realiza el ingreso corresponde al que
tienen bienes iguales o similares en los inventarios o al
que técnicamente (avalúo) se determine.
 INGRESO DE BIENES

7) Ingreso por nacimiento de

semovientes
Ingreso de semovientes que hayan nacido en los
laboratorios, granjas o fincas propiedad de la entidad y que
le pertenezcan.

El valor de ingreso en estos casos corresponderá al que se

obtenga de multiplicar el peso del animal por el valor del
kilo según la especie y las indicaciones del Ministerio de
Agricultura o la institución autorizada en sus tablas
oficiales.
 INGRESO DE BIENES

8) Ingreso por reposición de

elementos

Ingreso de bienes por reposición, cuando se

reemplazan bienes faltantes o que han sufrido
daño o deterioro por mal uso o descuido del
funcionario que los tenía a cargo.
 INGRESO DE BIENES

9) Ingreso de bienes recibidos en

calidad de préstamo
Ingreso de bienes que la entidad haya recibido en calidad
de préstamo y que utilizará y cuidará por un periodo de
tiempo determinado. En estos casos se trata solamente de
un ingreso temporal y se hace sólo para efectos de control.
• Es conveniente que el préstamo de este tipo de
bienes se soporte en un contrato entre las partes.
• En esta categoría debe tenerse en cuenta también
el ingreso de bienes que se adquieren una vez
termina un contrato de leasing o arrendamiento
con opción de compra.
 INGRESO DE BIENES

10) Ingreso a partir de contratos de

comodato
• Elementos que están en el patrimonio de
otra organización y que por lo tanto, su
ingreso se realiza sólo para efectos de
control y seguimiento, pues la propiedad
sigue siendo de quien los entregó en
comodato
El valor de ingreso será el que se estipule en el
contrato de comodato.
 INGRESO DE BIENES

11) Ingreso de bienes recibidos en

calidad de demostración o ensayo
El ingreso de bienes que la entidad haya
recibido en calidad de demostración o
ensayo y que deberá devolver al final de un
tiempo determinado requiere, al igual que el
caso anterior, un ingreso provisional para
efectos de control y seguimiento
 INGRESO DE BIENES

12) Ingreso por donación

• Ingreso de bienes recibidos gracias a
donaciones de personas naturales o
jurídicas, nacionales o extranjeras, que
transfieran a título gratuito e irrevocable la
propiedad de algún bien a la institución
pública.
El valor de ingreso será el que estipule el documento
que soporta la transacción o el que técnicamente se
establezca a través de un avalúo comercial.
 INGRESO DE BIENES

Las donaciones de las instituciones

públicas hacia los particulares están
expresamente prohibidas por nuestra
Constitución Política y ningún servidor
público podrá decretarlas a favor de
dichas personas
 INGRESO DE BIENES

13) Ingreso a partir de sentencias

ingreso de bienes que llegan a la entidad como producto

de una decisión judicial que ordena la entrega material de
bienes a una entidad pública, generalmente por
situaciones de restitución o compensación, cuando se han
presentado circunstancias como robos, finalización de
procesos de cobro coactivo, entre otros.

El valor de ingreso para este tipo de bienes será

el que señale la sentencia respectiva o el que
arroje la aplicación de un avalúo técnico.
 INGRESO DE BIENES

14) Ingreso por enajenación de bienes a

título gratuito entre entidades públicas
Ingreso de bienes que provienen de otra entidad pública
que transfiere la propiedad y el dominio de dichos
elementos. Al respecto, es necesario tener en cuenta que
el Decreto 1510 de 2013 establece algunas condiciones
específicas para la realización de este tipo de traspasos.

Cuando se habla de entrega de bienes entre entidades

públicas se haga referencia a operaciones de enajenación
gratuita y cuando se trata de bienes que proceden de
particulares, se hable de donación.
 INGRESO DE BIENES

15) Ingreso por compensaciones

Ingreso de bienes que se hace para compensar

unos elementos faltantes con unos sobrantes de
características similares. Se trata de un tipo de
operación muy esporádica y rara, pero puede
presentarse en la medida en que coincidan en el
tiempo los sobrantes con los faltantes.
 INGRESO DE BIENES

Recomendaciones para un
buen ingreso de bienes
 Verificación de las condiciones pactadas en la
compra
 Identificar con precisión si la entrada de bienes
tiene efectos en los activos y su trámite
contable
 Realizar registro completo y correcto de los
bienes que llegan
 Pronto destino
 SALIDA DE BIENES

Bienes muebles y
equipos

Bienes de consumo

Uniformes y
dotaciones
Combustibles, lubricantes, grasas,
aceites y otros elementos para los
automotores y demás equipo
motorizado de la organización.
 SALIDA DE BIENES

Registro y Control

Cuántos se
entregan? En qué condiciones
se entregan?
A quién se
Firma de un
entregan?
inventario individual
Compromiso y responsabilidad
en la custodia y control de los
bienes entregados
 SALIDA DE BIENES

Registro y Control

Contratistas

Contrato: condiciones de
manejo y devolución de bienes
devolutivos

Responsabilidad del supervisor

del contrato
 SALIDA DE BIENES

Registro y Control

Outsourcing

Deben realizarse y registrarse

las salidas de los elementos.
 SALIDA DE BIENES

Se traslada la responsabilidad por la

custodia de los bienes
Traslados Traspasos Transferencias
Entre los
Entre entidades
Entre los servidores almacenistas de una
contables públicas
de una misma entidad misma unidad
distintas
contable pública

Salida de bienes entregados en préstamo a otra Entidad

- Contrato de uso o convenio interadministrativo que lo
justifique.
- Actas de Entrega.
- Registro en la cuenta de Bienes Entregados a Terceros.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

GESTIÓN DE
INVENTARIOS
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

1) Actividades básicas de la Administración

de inventarios

- Control de existencias.
- Identificación de niveles máximos de
almacenamiento.
- Identificación de Tiempos de Reposición.
- Identificación de Puntos de Reorden.
- Realización de inventarios periódicos.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

- Clasificación de materiales, mediante la

utilización de catálogos u otros
mecanismos que permitan conocer
cuáles son los elementos que maneja la
organización (Tipo, características y
unidades de medida)

- Normalización y establecimiento de
patrones para la clasificación de los
materiales.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

- Valoración de existencias, con el

propósito de determinar cuánto valen en
cualquier momento del tiempo.

- Eliminación de materiales inservibles y

obsoletos.

- Control de calidad a los elementos que se

utilizan en la institución.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

- Movimientos y transporte de materiales.

- Almacenamiento de elementos.

- Distribución de elementos a las

dependencias.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

2) Problemas típicos de la gestión de

inventarios

- Exceso de inventarios.
- Insuficiencia de inventarios.
- Baja calidad en los bienes almacenados.
- Pérdidas.
- Mermas.
- Desorden administrativo.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

3) Pruebas a los inventarios

- Seguimientos programados.
- Seguimientos aleatorios sorpresa.
- Verificaciones al estado de los bienes.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Cuando y cuando pedir?

Rompimiento del inventario

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Regla de control de pedido con dos depósitos

 Regla del punto de pedido fijo

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Regla del tiempo de revisión fijo

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Regla de las necesidades netas

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Regla del pedido de reserva

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

PUNTO DE REORDEN

El punto de reorden es un instrumento que ayuda

bastante en la determinación de cuánto y cuándo se
deben efectuar pedidos. Constituye en un indicador
clave que señala cuándo es oportuno efectuar un
nuevo pedido.

El punto de reorden se define como aquel nivel de

inventario que indica que es conveniente realizar un
nuevo pedido
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

EJERCICIO
Está comprobado que en una entidad, el tiempo que
transcurre entre la solicitud de los elementos de
papelería y la llegada de los mismos es de cinco días
calendario. Adicionalmente, se conoce que los
consumos totales de papel tamaño carta durante los
últimos cuatro meses ha sido el siguiente: 183 resmas
en enero, 192 resmas en febrero, 203 resmas en
marzo y 198 resmas en abril.
Determinar el punto de reorden y explicar en qué
consiste el resultado obtenido.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Respuesta
El punto de reorden es de 32,3 resmas. Significa que
cuando el inventario de resmas de papel tamaño carta
llegue a ese nivel será necesario efectuar un nuevo pedido.
Las 32 resmas solo permitirán operar durante el tiempo que
se demore en llegar el nuevo pedido. En consecuencia, se
convierten prácticamente en un inventario de seguridad
para la institución.
Instrumentos como el punto de reorden ayudan a realizar
una mejor gestión de la entrega de bienes a las
dependencias y será preciso que cada institución defina las
reglas que le resulten más apropiadas para optimizar la
gestión de adquisición y entrega de bienes a sus áreas de
trabajo.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Funciones del Administrador de

inventarios
 Clasificación de elementos, mediante la
utilización de catálogos u otros mecanismos que
permitan conocer cuáles son los elementos que
maneja la organización (Tipo, características y
unidades de medida).
 Normalización y establecimiento de patrones
para la clasificación de los materiales.
 Valoración de existencias, con el propósito de
determinar cuánto valen en cualquier momento
del tiempo.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Funciones del Administrador de

inventarios
Eliminación de materiales inservibles y obsoletos.
 Control de calidad a los elementos que se
utilizan en la institución.
 Movimientos y transporte de materiales.
 Almacenamiento de elementos.
 Distribución de elementos a las dependencias.
 Revisión y actualización permanente de los
registros de inventarios.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La toma física de inventarios

 La preparación del inventario (fase de

planeación)

Personal de conteo, Anotadores,

Coordinador de Inventarios, Jefe de
Inventario.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Informar a todo el personal de la institución

cómo se realizará el inventario y cuáles
son las recomendaciones especiales para
lograr un proceso exitoso.
 Designar al personal que se encargará de
realizar la supervisión de la toma física.
 Prevenir posibles interrupciones del
personal que va a participar en el proceso
de inventario
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Dotar al personal encargado de manipular

los bienes a inventariar con los elementos
de protección necesarios (guantes,
mascarillas, petos, cinturones, lectores,
etc.) acorde al reglamento de protección e
higiene y seguridad industrial vigente.

 Fijar un cronograma preciso de trabajo.

 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Preparar stikers o autoadhesivos que

contengan la fecha en que se practicará la
toma física de inventario, los cuales se
utilizarán para marcar los bienes que van
siendo inventariados y evitar así dobles
conteos o bienes que se quedan sin
contar.
 Preparar las planillas y formatos para la
toma física del inventario, siguiendo el
modelo propuesto u otros según el tipo de
inventario a realizar
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La preparación del área a inventariar:

 Ordenar previamente las existencias para

facilitar su conteo

 La entidad debe mantener separados los

productos y/o elementos dañados,
obsoletos, deteriorados y demás para dar
de baja.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Señalizar de manera apropiada las áreas

que se van a inventariar.

 Prever la posibilidad de que surja

movilidad de bienes durante el proceso de
toma de inventarios para que no sean
contados dos veces o se queden sin incluir
en el inventario.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Realización del Inventario::

 Evitar el movimiento de entradas y salidas

de elementos durante el tiempo que dure
la toma física de inventarios.

 Identificar de manera plena y suficiente

todos y cada uno de los elementos.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Es necesario que exista una adecuada

supervisión a los encargados de efectuar
el conteo para garantizar su efectividad y
el estricto cumplimiento de las
instrucciones impartidas durante la fase de
planeación.
 Las áreas de toma física de inventario
deben estar perfectamente identificadas y
cada grupo de encargados de tomar los
datos debe conocer con precisión dichas
áreas.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 La persona encargada del conteo verifica

la existencia del elemento y dicta al
anotador el número de identificación del
bien, así como la información sobre su
ubicación y estado. Luego adhiere el stiker
de control con la fecha de la toma de
inventario.
 Cuando se encuentren bienes sin plaqueta
de identificación es pertinente asignársela
de inmediato e identificarlo plenamente
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 El anotador verifica que el elemento

aparezca registrado y toma nota de los
datos dictados por la persona que está
verificando
 No se deben hacer registros a lápiz.
 Cuando sea necesario hacer alguna
corrección en las planillas, el coordinador
de la toma de inventario debe ser quien
autoriza anular el registro y convalidarlo
correctamente en la línea siguiente o al
final de la planilla.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Una vez finalizada la toma de inventario,

tanto el contador como el anotador deben
identificarse y firmar en la planilla.

 El Coordinador del inventario debe recoger

todas las planillas perfectamente
diligenciadas y firmadas. De igual manera
es necesario que las firme.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 A criterio del coordinador, pueden

efectuarse las pruebas que se estimen
pertinentes para garantizar la veracidad del
proceso y de los datos registrados.

 Los coordinadores de inventario deben

finalmente consolidar la información de las
planillas y entregarlas al Jefe de Inventario
para verificación final.
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Actividades Post-inventario:

 Cotejar la información obtenida en el

inventario con la registrada en los
controles que tengan sobre los bienes
(Bases de Datos, Aplicativos, Hojas de
Cálculo, Kárdex.)

 Conciliar dichos resultados con los

registros en libros del área contable
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Listado definitivo de inventario de bienes

consolidado y validado después de las
operaciones de registro y ajuste que hayan
sido realizadas.

 Informe ejecutivo
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Síntomas de desempeño deficiente en la

administración de inventarios
 Proliferación de Proveedores
 Falta de énfasis en las consideraciones
acerca del nivel de servicio
 Tendencia a reaccionar entre los usuarios
del área de inventarios
 Mantenimiento de altos niveles de
inventario
 Factores Adicionales