Proyecto Opción

de grado I
 ¿PRESENTACION?

EJECUCON DE PROYECTO
VINCULADO A UNA EMPRESA

NOMBRE
LAURA BIBIANA RIVERA GALEANO
OSCAR JAVIER HUERTAS CAMPO
MANUEL ANTONIO NORIEGA VELASQUEZ

TUTOR
DIEGO ALEJANDRO CORRALES CARO

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS DE TELECOMUNICACIONES
OPCION DE GRADO I

JULIO 2016
 INTRODUCCIÓN.

El objeto de esta propuesta es presentar una aplicación como alternativa de solución en

comodidad, agilidad y eficiencia en los procesos de manejos de información llevados en
EDATEL S.A E.S.P y en especial aplicables a cada uno de los contratos que se tienen en el
área de las telecomunicaciones.

Teniendo en cuenta lo anterior, el proyecto se realizará con miras a lograr que en el contrato
5200000447 de la Operación técnica regional 2016 de EDATEL S.A E.S.P con ENERGIA
INTEGRAL ANDINA S.A, cuenten con un software para el manejo la información relacionada
con el objeto del contrato:
Personal que laborar para el contrato, documentación de SG-SST & AMBIENTAL, conciliación,
liquidaciones online, Auditorias Online y Offline, Inventarios, conciliaciones, documentación de
transporte, actas de liquidación, actas de pagos, control de personal por disponibilidad, Horas
Extras, Control de viáticos, control de recursos del contrato con esto podrá tener mejor gestión
de cada uno de los tramites y requerimientos y poder cumplir cabalmente con el objeto del
contrato.

De otro lado, debe ser asumida como la oportunidad de aplicar nuestros conocimientos
adquiridos en nuestra formación profesional en la Especialización en Gerencia de proyectos
 ESTADO DEL ARTE.

EDATEL S.A E.S.P. Somos una Empresa de Servicios Públicos constituida como
sociedad anónima cuyo objeto social principal es la organización, administración y
prestación de servicios de telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y todas
las actividades complementarias.

Hojas de Vida
Certificados en Altura
Producto instalado, Reparados, Desconexiones.
Inventarios de Equipos Libres, Ocupados
Envió y respuesta a Factibilidades e Instalaciones
Salud Ocupacional SG-SST
Envió de Actas de Vista a IE
Reporte de Nomina, HE, Novedades con Técnicos.
Conciliación de cantidad de obras
Conciliación de indicadores
Conciliación de equipos y material.
Análisis de Auditorias
Facturación de servicios.

.
Analizando el material histórico, se encontró que cerca del 10% de la información
contenida allí no es exacta y contiene muchos errores de fondo, por la inconsistencia
de los registros en su totalidad, como mala dirección, nombre del cliente no
concuerda, no hay teléfono de contacto, entre otros.

Debido a ello y en vista de que en la actualidad no existe una sistema ONLINE que
pueda recopilar y procesar toda la información que se genera de los 5 departamentos
diariamente, se observa la oportunidad de desarrollar un software para la gestión y
administración los datos que se obtienen por lo diferentes proceso que se llevan al
interior de EDATEL S.A E.S.P y en especial en el contrato 5200000447
 SITUACIÓN DESEADAS

Dado la complejidad que se tiene con los procesos actuales en la administración de

contratos, se requiere un software que pueda cumplir tareas en la gestión y seguimiento
a los compromisos contractuales tales como:
Control de actividades
Control de documentación Enviada y recibida
Conciliación de cantidades de obra
Control de SG-SST y AMBIENTAL
Seguimientos a Medidas de apremios y Multas
Seguimiento y control de Equipos y Material
Conciliación de pagos
Control de actas de pagos
Control de indicadores de gestión
Seguimientos a la ejecución de OPEX y CAPEX
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Identificación del problema

Uno de los factores más relevantes para las empresas es la información y la forma como se
administra; a nivel general el manejo de los diferentes medios de comunicación establece
ciertos límites en el momento de concatenar lo que por ellos se transmite, todo esto dado por
la gran cantidad de herramientas que ofrece la tecnología; sin embargo esta misma variedad
en ocasiones produce que en ciertos procesos no se establezca un método de manejo de
información centralizado para unificar las diferentes actividades que los integran.

El aumento exponencial del desarrollo tecnológico ha proporcionado un gran cambio tanto

en la sociedad como a nivel empresarial; en donde las compañías han tenido que
evolucionar en la gestión de procesos y en la administración de su información.El progresivo
aumento del volumen de información en diferentes medios genera también riesgos para
cualquier entidad lo que de paso lleva a utilizar diferentes herramientas para su aplicación.
El diseño y posterior aplicación de un sistema de información centralizado que unifique
diferentes procesos de administración de contratos de tercerización es un elemento que
mejora en gran parte los procesos administrativos en una empresa. Su implantación
contribuye a la reducción de costos, a la disminución del aporte en recurso humano y el
retorno de la inversión traducido ampliamente en productividad. El objetivo es minimizar el
impacto que produce tener diferentes formas de administrar y gestionar procesos de
auditoria y aprovechar los recursos tecnológicos existentes en el mercado con el fin de
optimizar las operaciones y gestión de contratos.
 Descripción del problema

En la Empresa Edatel S.A E.S.P la gestión de los contratos de tercerización y el

manejo de información relevante como registro de Instalaciones, Mantenimientos,
Desconexiones, Estudios, vehículos, Horas Extras, reporte de Novedades, Hojas de
Vida y certificaciones de TSA, se realiza con diferentes medios como hojas de cálculo
en Excel o se realizan procedimientos manuales a través del correo electrónico, lo que
puede generar retrasos en la consolidación de los datos o falta de precisión a la hora de
cotejar información histórica y relevante para liquidaciones mensuales de trabajos
realizados.
La información de las novedades de nómina y los datos generados por la operación
técnica regional es manejada en su mayoría en archivos .XLS y almacenada en
diferentes PC de uso de los administradores del contrato que no cuentan con el
respaldo adecuado; generando riesgos en dicho almacenamiento y en la
confidencialidad de la información que fluye diariamente. La consolidación de las
novedades de la operación técnica se hace de forma manual unificando en archivos de
Excel lo que envían los coordinadores de cada una de las zonas de Edatel S.A E.S.P.
 JUSTIFICACION

Dado que el proceso que se lleva en la empresa EDATEL S.A E.S.P y en EL

CONTRATO 5200000447 de la Operación Técnica Regional 2016 de EDATEL S.A.
S.E.P, con el manejo de la información en general es lento y confuso a la hora de dar
una información precisa, se ve la necesidad de implementar un sistema de información
que procese los registro de Instalaciones, Mantenimientos, Desconexiones, Estudios,
vehículos, Horas Extras, reporte de Novedades, Hojas de Vida, certificaciones de TSA,
que permita almacenar los diferentes procesos que se realizan en la empresa y en
especial en el contrato 5200000447

El propósito de la implementación de un desarrollo con entorno Web, con una base de

datos que contenga todo lo relacionado con el contrato 5200000447,para que la
información que se transaccional este siempre disponible a todos los integrantes del
mismo ya que la operación está dispersa en 5 departamentos (Cordoba, Sucre,
Antioquia, Cesar, Santander) y el personal requerirá de esta para cumplir cabalmente
con sus funciones y poder mostrar un mejor desarrollo laboral.
Este nuevo sistema de información que se realizará en EDATEL S.A E.S.P, remplazará
en su totalidad al viejo registro contenido en Excel, que se utiliza actualmente por parte
de técnicos, auxiliares y coordinadores que son encargados los procesos de Instalación,
Mantenimiento, y Desconexión en las tecnologías alámbrica e Inalámbrica para
EDATEL y todos sus contratos.

Todo esto se hace con el fin de optimizar los procesos y darle un mayor nivel al servicio
prestado por la empresa.

La información almacenada en la vieja base de dato de Excel sirve para conciliación,

liquidación y como consulta de históricos referentes a un daño específico; el nuevo
sistema ofrecerá una mejor servicio ONLINE y una mayor confiabilidad en los procesos
como también eficiencia en los procesos de entrada, salida y modificación de datos
 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE GRADO

En este marco se pretende hacer un análisis acerca del admistracion, gestión y control del
CONTRATO 5200000447, referenciado a un desarrollo el cual es de vital importancia para la
empresa; el control y seguimiento que está demandando ha alcanzado una magnitud para lo cual
se requiere un sistema de control para optimizar los procesos llevados al interior de la compañía.
Los objetivos del software priman en lo siguiente:
Disminución en los costos de imprevistos.
Mejora en los procesos internos para la atención oportuna del contrato.
Mecanismos que permitan la traza de los equipos, herramientas y materiales entregados al
contratista.
Mecanismo para tener el mejor control de la gestión documental resultante de los procesos del
contrato
Mecanismo de control de auditoria
Mecanismo de control de la gestión ambiental y de seguridad en el trabajo.
Mecanismos para disminuir la aplicación de medidas de apremio o multas.
Mecanismos para la realización de conciliaciones acorde con las condiciones operativas del
contrato.
Disminución de tiempos en la facturación
En resumen, Tener control sobre el OPEX Y CAPEX, en los cuales se soporta y se mide la
eficiencia de un contrato de operaciones.
CONTRATO
EFICIENCIA=-------------------------------------
OPEX<100% - CAPEX
 ¿Alcance?

La administración óptima de un contrato de operaciones acompañado con una buena

infraestructura tecnológica deberá estar orientada a cumplir las condiciones objeto de
nuestro negocio y desde allí buscar una estabilidad acorde a nuestro visión como
empresa, por tal motivo es indispensable contar un buenos medios tecnológicos que
ayuden a apalancar una buena administración y gestión de contratos.

Minimizar la ocurrencia de los riegos.

Minimizar el tiempo de respuesta ante los requerimientos del contratista
Mantener en niveles óptimos los Acuerdos de Niveles de Servicio.
Optimizar la comunicación con el contratista, buscando mejorar la imagen ante aquél
y las relaciones a largo plazo.
Ejecutar el contrato en las condiciones establecidas en términos técnicos, jurídicos y
financieros.
Hacer uso de las herramientas adecuadas para el seguimiento.
 ¿Recurso humano para el proyecto?

¿Costos del proyecto?

¿Entregables?
Aplicativo WEB IP-url:
Código en PHP, HTML, JAVA
Base de Datos: MySQL (Entidad relación)
Documentación de funciones por modulo.
Anexos sobre terminologías de contratos
Registro de Capacitación
¡Gracias!