PROCESO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

1.PROCESO DE TOMA DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO: Agilizar las actividades que interviene en el proceso de la toma física de inventarios de
Bienes Muebles en Matriz, sucursales y vinculadas, mediante la actualización de la base de datos
contable y administrativa con información veraz y confiable.

ALCANCE: El presente manual aplica a todas las sucursales y vinculadas de la empresa NEO MOTORS
.

TERMINOS Y DEFINICIONES:
 Toma Física: verificar la existencia real y material del bien
 Activos Fijos: todos los bienes muebles inmuebles, maquinarias y equipos que sean
adquiridos por NEO MOTORS, para hacer uso de ellos a través del tiempo.
 Stickers Adhesivos: Distintivo que permite identificar que al activo fijo se le realizó su
conteo, con el fin de evitar su omisión y/o doble conteo. Debe de contener “Inventario de
Activos Fijos”, Código activo padre, el mes y año de realización de la toma física.
 Obsoletos: Son bienes que por su utilización, uso, actualización o defecto no deben hacer
parte de los activos fijos motivo por el cual deben ser dados de baja.
 Baja de Activos: confrontar la situación actual del bien activo frente al módulo de activos
fijos y así reclasificar los ajustes contables a los que sean pertinentes después de su
análisis.
 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES TOMA INVENTARIOS REPUESTOS Y ACTIVOS
ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
1. Elaboración del El área de contraloría y auditoria realizará un
cronograma cronograma de toma físicas de inventarios de
repuestos y activos cada año.
La toma física de los inventarios se realizará Contador
en dos conteos; (en la fecha acordados con General
anterioridad mediante circularización a las
dependencias de la entidad):
a) El primer conteo será efectuado por el
supervisor contable, junto con el
personal de apoyo de la dependencia de
acuerdo a la fecha acordada previamente Jefa Auditoria
para la gestión en mención.
b) El segundo reconteo se efectuara; por
parejas diferentes a las responsables de
custodia de los bienes asignados a contar,
cuando existiera diferencias.
 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
2. Conformación del Los equipos de conteo deben Supervisor Registro de
Equipo de Conteo. quedar integrados por parejas las contable asistencia
cuales se asignaran por unidades
funcionales conformadas por 2
personas diferentes a las
responsables del área a contar.
3.Corte de El departamento de contabilidad,
Documentos el día anterior a la toma física, Juan Fernandez
hará el corte de documentos.
 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
4. Levantamiento del Los responsables de la Toma Física efectuarán la Supervisor Plantilla
inventario y Sticker verificación del activo determinando su estado contable Inventario de
Adhesivos. (Bueno, regular, malo, muy malo) teniendo en Activos Fijo
cuenta los bienes inservibles u obsoletos o
susceptibles de reparación.

Cada vez que se verifique un elemento deberá

ser marcado colocando un sticker adhesivo, por
el encargado de levantar el inventario junto con
el responsable del área, que permita identificar
que se realizó su conteo, con el fin de evitar su
omisión y/o doble conteo.

El resultado del primer conteo , se registrará en

las planilla de recolección de información
“Registro control de activos”, por cada uno de
los funcionarios encargados del inventario
físico, entregándolas debidamente firmadas a la
área de contabilidad.
 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO

5. Confrontación Recibidas las planillas del conteo, el supervisor Supervisor Planilla

de Conteos contable verificara que el resultado de estos sea igual contable Inventario
a lo reportado en el sistema. De ser así colocará el de
visto bueno, firmará y entregará al área contable para repuestos
Resumen
las verificaciones del caso. Auditoria
Cuando existan diferencias entre las dos (2) planillas
de los conteos, El supervisor contable procederá a
NO. DE
CUSTODIO efectuar
CONCEPTO un segundo reconteo
AGENCIA DIVISION en compañía de los
SUBTOTAL IGV RETENCIONES TOTAL TOTAL T.C
FACTURA
responsables del primer
REPOSICION CAJA CHICA MANSICHE TRUJILLO-
conteo, el que debe ser igual
LILIANA PEREZ COMERCIAL VARIAS S/. 58.95 S/. 3.05 S/. - S/. 62.00 $21.41 2.896
conteo
CORRESPONDIENTE 16/09anterior;
AL 19/09 si este
MALL conteo es igual al primer

conteo,TOTAL se hará un tercer (3) conteo porS/. parte 58.95 S/. 3.05 S/.
del - S/. 62.00 $21.41

supervisor contable en responsable de almacén,

siendo éste el conteo definitivo.
6. Acta Inmediatamente después de confrontados los dos Supervisor Actas de la
finalización de la conteos y revisadas las diferencias, El supervisor contable toma de
toma física del contable procede a levantar un acta sobre la inventario
Inventario. finalización del inventario firmada por los funcionarios
responsables de los conteos y el responsable de
almacén.
 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO

7. Informa al Finalizado el Inventario el supervisor contable Supervisor Informe

departamento de realizará el Informe, con el resultado del inventario contable Resultados
contabilidad. físico de repuestos y activos, determinando las toma de
diferencias por faltantes y sobrantes y produciendo inventarios
las recomendaciones pertinentes al departamento
este autorice su baja e incorporación en la
Contabilidad.
8. Acta de baja de Con base en la autorización de la Gerencia general Supervisor
Bienes Muebles y previos conceptos técnicos sobre el estado de los contable
deteriorados, Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados
inservibles, dañados u u obsoletos, en Gerencia general se aprobará la
obsoletos baja y el destino final que se le darán a estos
Bienes.

9. Ajustes Contables. Con la autorización de la Gerencia general, el Departamento NISIRA /

departamento de Contabilidad actualizará la de Modulo
información de los Activos, reportando al sistema contabilidad Inventarios
todas las novedades recibidas en el informe final y - Activos
en las actas de baja. fijos
 RELACION DE ACTIVOS FIJOS A INVENTARIAR
• MUEBLES: (Silla giratoria, escritorios, armario, módulos de computo, estantes)
• ENSERES: (Caja de seguridad, Frio bar, microondas)
• EQU.COMPUTO: (computadora, impresoras,. Laptops, placas, monitor)
• EQU.COMUNICACIÓN: (Equipo Firewall, central telefónica, gabinete de piso)
• EQU.SEGURIDAD: (sistema seguridad, sistema de alarma, detectores de humo)
• OTROS EQUIPOS: (Atriles, Carpas, Banner, extintores, elevador asimétrico, coche
herramientas, kit herramientas, compresora)
• HERRAMIENTAS: (Juego de dados, llave francesa, aspiradora, batería de arranque,
comprensora, gata lagarto)
 INVENTARIOS – AUTO ADHESIVOS
• MUEBLES: (Silla giratoria, escritorios, armario, módulos de computo, estantes)
• ENSERES: (Caja de seguridad, Frio bar, microondas)
• EQU.COMPUTO: (computadora, impresoras,. Laptops, placas, monitor)
• EQU.COMUNICACIÓN: (Equipo Firewall, central telefónica, gabinete de piso)
• EQU.SEGURIDAD: (sistema seguridad, sistema de alarma, detectores de humo)
• OTROS EQUIPOS: (Atriles, Carpas, Banner, extintores, elevador asimétrico, coche
herramientas, kit herramientas, compresora)
 INVENTARIO DE MUEBLES Y EQUIPOS

Escritorio, estantes, armarios (Autoadhesivo –

Parte lateral más visible)

Sillas giratorias (Autoadhesivo – Parte base de

la silla visible)
CPU, Monitor, Teclado(Autoadhesivo – Parte
lateral, trasera respectivamente)
INVENTARIO HERRAMIENTAS - CAUTELA DE RESPONSABILIDAD

La cautela de Responsabilidad: Es
una declaración jurada del
responsable usuario de las
herramientas asignadas
formalmente en la toma de
inventario.
Plantilla Inventario de Activos Fijo
La cautela de responsabilidad debe
emitirse en 2 copias, el original quedará
a cargo del supervisor contable quien
remitirá al departamento de
contabilidad para su control, la 2da
copia se entregará al jefe de post venta
para control preventivo intermitente.
INVENTARIO ALMACEN DE REPUESTOS
 TOMA DE INVENTARIOS - DOCUMENTOS A EMITIRSE

 Reporte de Stock
 Formato de corte documentario
 Formatos de conteo
 Reporte de OTM pendientes de facturación
 Transferencias pendientes
 Reporte de control de asistencia del personal designado para el proceso.
 Actas por faltantes de inventario.
 Actas por sobrantes de inventario.
 PROCEDIMIENTO TOMA DE INVENTARIOS REPUESTOS

AREA DE ALMACEN
 Cada responsable de los diferentes almacenes de la empresa, deberá gestionar la limpieza y el
ordenamiento de cada una de las existencias y activos que están bajo su responsabilidad antes
del proceso de la toma de inventarios.
 La organización de las existencias en el almacén deberá realizarse agrupando de acuerdo a sus
características y codificación.
 Para el proceso de la toma de inventarios se suspenderá el servicio de postventa (Almacén y
taller), por tal motivo será necesario comunicar anticipadamente a todos los usuarios, clientes y
proveedores la suspensión de las actividades de la empresa.
 El responsable del inventario físico y el jefe de almacén deberá verificar y validar que se haya
efectuado el corte de las operaciones del almacén que corresponde. Comprobando que los
últimos documentos de salidas y entradas se hayan registrado en el sistema.
 Que da prohibido toda clase de movimiento o desplazamiento de las existencias mientras dure
la toma de inventarios.
SUPERVISOR GENERAL DEL INVENTARIO

 Determinar la responsabilidades totales y parciales el la ejecución del proceso de la toma de

inventarios.
 Asignar funciones al personal necesario para cumplir con el proceso previsto.
 Fijar procedimientos para conteo y reconteos, control de materiales inventariados, registro de la
información proporcionada por los documentos de los inventarios y redacción de los informes
finales. En el caso de reconteo, solo será necesario realizar uno solo en presencia del responsable
del almacén.
AREA CONTABILIDAD (Supervisor responsable de sucursales)
 El supervisor de cada sede tomará asistencia al personal asignado e informará al supervisor
general de inventarios adjuntando a sus papeles de trabajo.
 Efectuar el corte documentario en el cual se detalle los últimos documentos registrados en el
sistema. Al momento de terminar el inventario el inventario, dicha relación de corte
documentario deberá ser adjuntado al informe final entregado al responsable general del
inventario, el cual debe estar con el V°B° del jefe de repuestos , el responsable del almacén y el
supervisor del inventario.
 Generar e imprimir el reporte de inventario del sistema de cada almacén, y distribuir en función
a los grupos establecidos para cada responsable de almacén.
 Deberá coordinar el conteo de los productos y que se anote con numero legible en el reporte de
inventario, este reporte debe estar firmado por las personas responsables que efectuaron el
inventario físico y por el supervisor del inventario.
 De existir diferencias deberá realizar un reconteo para aquellos ítems significativos
conjuntamente con el responsable de almacén y la persona asignada por el supervisor del
inventarios.
 Deberá emitir un reporte final del inventario con las diferencias de los faltantes y/o sobrantes,
por los cuales el responsable de almacén tendrá que emitir su sustento y descargos para ser
presentado en el informe final , el mismo que deberá estar firmado por el responsable del área
contable, supervisor general del inventario y el jefe de área de repuestos.
 Los faltantes no sustentados por el almacenero se deberá cargar a una orden de trabajo, la que
posteriormente deberá ser facturada al responsable de almacén.
GRACIAS