sistema de

gestión
documental
JEORDY MORA
DAVINSO CASTILLO
 Definición sistema de
gestión documental
Un sistema de gestión documental, o document
management system (DMS), por sus siglas en
inglés, está diseñado para almacenar, administrar
y controlar el flujo de documentos dentro de una
organización. Se trata de una forma de organizar
los documentos e imágenes digitales en una
localización centralizada a la que los empleados
puedan acceder de forma fácil y sencilla.
característica
MODELO
 ventajas de los sistemas de gestión documental

• Digitalización de documentos
Un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de
documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos
físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una
localización central
• Localización central
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información
proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central.
• Mejorar el flujo de trabajo
Un DMS puede convertir los flujo de trabajo en procesos más eficientes y
productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema
proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la
compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas,
conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que
terminarán ahorrando tiempo a la organización.
• Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en
ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o
deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales
de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable.
• Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión
documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos
ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de
forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos
externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios
para la relación que mantienen.
• Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al
mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los
empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento,
pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite,
de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de
forma más sencilla.

• Control de versiones
los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier
versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla
Funciones de gestor
documental
 Flujo del Sistema de Gestión
Documental
• Bases de Datos: uno de los principales problemas es cómo identificar los
documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del contenido
constituye los documentos que se han de gestionar.
• Hardware
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o
almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.
• Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas
para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para
administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes: Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información
que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque
también se puede acceder a la información por Internet.
Usuarios: A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los
documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD)
permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los
niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el
Sistema.
Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los
documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del
servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a
cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se
almacenan en su correspondiente fichero.
Procesos de la Gestión
Documental
 Programas de gestión
Experiencias documental:
Mas usados

Todas las empresas – grandes o Alfresco

pequeñas, públicas o privadas- Nuxeo
trabajan con documentos y Athento
contenidos digitales. En ellos
está contenida toda la Google Apps for Work
información y el conocimiento Microsoft Office 365
del negocio. Es por eso que la Microsoft SharePoint Online
gestión de estos contenidos se
convierte en una clave Microsoft SharePoint 2016
fundamental para la Microsoft SharePoint 2013
supervivencia y crecimiento de OpenText Content Suite
las organizaciones. Documentum