IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE

GESTION
MECI-SGC-SISTEDA

CONCEPTOS BASICOS DE LOS

SISTEMAS DE GESTION
Versión 1

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL

SANTIAGO DE CALI, 2011.

 ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Todas las intervenciones son válidas e
importantes.

• Todas las intervenciones serán

constructivas.
• Daremos buen manejo al uso de la
palabra.
• Respetaremos las opiniones de nuestros
compañeros, así no las compartamos.
• Nuestra actitud será siempre propositiva
y proactiva.

• Los celulares están en silencio.

 CONTENIDO
1. La Calidad y el Usuario
2. Ciclo PHVA - Mejora Continua
3. ¿Qué es un Proceso?
4. Metodología de procesos de la Entidad
(Macroprocesos, procesos y subprocesos).
5. ¿Qué es un Procedimiento?
6. ¿Qué es un Registro?
7. Principios de los Sistemas de Gestión.
 1. LA CALIDAD Y EL USUARIO
• Taller # 1
• La calidad de un producto.
• La Satisfacción del usuario.
 1. LA CALIDAD Y EL USUARIO
• La calidad de un producto: Grado en el que un
conjunto de características inherentes cumple
con los requisitos.

• La Satisfacción del usuario: Percepción del

cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.

• El usuario: nuestra razón de ser.

– (Principio de los Sistemas de Gestión).
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA
• Herramienta de la mejora continua, presentada por
Edward Deming a partir del año 1950, la cual se basa
en un ciclo de 4 pasos:
– Planificar (Plan)
– Hacer (Do)
– Verificar (Check)
– Actuar (Act)

• Aumentar eficacia, eficiencia y efectividad.

• Toma de decisiones basados en hechos y datos.
• (Principios de los Sistemas de Gestión).
 Taller # 2

1. Elabore un listado de “acciones” que

realiza para…(aquí escoja un ejemplo
cotidiano).

2. Coloque estas actividades dentro de los

cuadrantes del ciclo PHVA.
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA
• PHVA puede describirse brevemente como:
PLANIFICAR
Establecer los objetivos y
ACTUAR
procesos necesarios para
Tomar acciones para mejorar
conseguir resultados, de
continuamente el desempeño de
acuerdo con los requisitos del
los procesos.
cliente, los legales aplicables y
las políticas de la entidad.

VERIFICAR
Realizar el seguimiento y la
medición de los procesos y los
productos y/o servicios respecto HACER
a las políticas, los objetivos y los Implementar los procesos.
requisitos para el producto y/o
servicio, e informar sobre los
resultados.
 3. ¿QUÉ ES UN PROCESO?
• Definición: Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Tomado de la NTCGP1000:2009

ENTRADAS
ACTIVIDADES DE SALIDAS
TRANSFORMACIÓN
 3. ¿ QUE ES UN PROCESO?
• Aspectos más importantes de un proceso:
– Objetivo
– Alcance

• Actividades (que sean transformadoras, que agreguen

valor y que se mantengan dentro del alcance).

• Cuando existen transformaciones intermedias de insumos,

debe considerarse la existencia de subprocesos.

• La suma de subprocesos, debe lograr el objetivo único de

un proceso.
 3. ¿ QUE ES UN PROCESO?
• Taller # 2. Escoger un procesos de la Dependencia y
analizar: objetivo, alcance y subprocesos que tenga.

• Principios de los Sistemas de Gestión, relacionados

con el tema de procesos:
• Enfoque basado en procesos.

• Enfoque del sistema para la gestión (identificar, entender,

mantener, mejorar procesos).

• Coordinación de un trabajo en equipo con partes

interesadas. Optimizar el uso de los recursos y acciones.

• Transparencia
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• PROCESOS ESTRATÉGICOS

• PROCESOS MISIONALES

• PROCESOS DE APOYO

• PROCESOS DE EVALUACIÓN
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• Macroproceso: conjunto de procesos

agrupados de acuerdo a su propósito.

• Proceso / subproceso: conjunto de

actividades / resultados finales / parciales.
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• Macroproceso: Escriba aquí un ejemplo de su

dependencia.

• Proceso: Escriba aquí un ejemplo de su

dependencia.

• Subprocesos: Escriba aquí un ejemplo de

su dependencia.
 5. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?

• Procedimientos: Forma especificada para

llevar a cabo una actividad o un proceso.
 6. ¿QUE ES UN REGISTRO?

• Registros: Documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.

• Formatos: preforma, que una vez diligenciada

se convierte en un registro.
7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser.

b) Liderazgo

c) Participación activa de los servidores públicos y/o

particulares que ejercen funciones públicas.

d) Enfoque basado en procesos.

e) Enfoque del sistema para la gestión: contribuye a la

eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el
logro de sus objetivos.
 7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

f) Mejora continua: para aumentar su eficacia, eficiencia y

efectividad.

g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de

decisiones.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

de bienes o servicios.

i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en

equipo.

j) Transparencia.
MUCHAS GRACIAS!