GERENCIA DE PROYECTOS

DE MANTENIMIENTO
Proyecto: Cambio de transformador de 400kVA del edificio de la función judicial del Azuay

Espinoza Paúl
Molina José
Padilla Jorge
Tacuri Christian
Vásquez Christian
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
Abril 2019
Contenido

 Acta de constitución del proyecto

 Estructura detallada del trabajo
 Cronograma
 Costos
 Gestión de Talento Humano
 Gestión de Riesgos
 Gestión de adquisiciones
 Background del proyecto

Definición del problema

Actualmente el transformador que da servicio al
edificio de la función Judicial ha cumplido su
vida útil, por lo cual en base a un análisis
técnico se determinó que es necesario la
sustitución del activo, ya que el servicio Misión
energético es sostenido a través del generador Ejecutar el cambio de la estación de
de emergencia del edificio, lo cual genera gran transformación a través de la adquisición de
cantidad de contaminación y un elevado costo.
un transformador que cumplan las
características técnicas requeridas, con el
Visión personal técnico propio del departamento de
Incrementar la confiabilidad y disponibilidad del mantenimiento de la función judicial.
sistema eléctrico, garantizando estándares de
calidad que cumplan con los requerimientos
técnicos actuales y futuros de la edificación de la
función Judicial del cantón Cuenca.
1
Asunciones clave

El proveedor entregará el transformador en el tiempo programado

La empresa EERCS, otorgará los permisos para la ejecución de la consignación

El equipo para el desmontaje-montaje del transformador estará disponible para la

fecha establecida en el cronograma

La empresa eléctrica realizará la fiscalización para la revisión de la obra en un

plazo de 10 días después de haber montado el equipo

2
Necesidades del negocio

Garantizar el abastecimiento estable de energía eléctrica en todas las instalaciones

de la Función Judicial del Azuay.

Disminuir la contaminación y el costo actual de abastecimiento de energía eléctrica

debido a la utilización de un generador a base de combustibles fósiles.

3
Alcance del trabajo
Verificar las especificaciones técnicas necesarias para la adquisición del transformador

Comprar el transformador de acuerdo a la mejor cotización

Comprobación técnica del transformador en el laboratorio de la EERCS

Gestionar permiso de construcción

Comprobar ausencia de energía en redes que alimentan al edifico de la función Judicial

Desmontaje del transformador existente

Montaje del transformador proyectado

Energización y comprobación del correcto funcionamiento

Realización de acta de recepción provisional

4
Actividades clave

Asignación de presupuesto por parte del administrador.

Selección de proveedores para el proyecto.

Gestionar la compra del nuevo transformador.

Coordinación con empresa de distribución para ejecución de los trabajos.

Contratación de grúa para trabajos a realizar.

Desmontaje-Montaje de estación de transformación.

5
Comentarios sobre gestión del proyecto

El proyecto estará conformado en 3 etapas: dirección, ejecución y entrega. En la

etapa de dirección se define el plan a seguir, los recursos, presupuesto y la
metodología a aplicar. La etapa de ejecución interviene la desenergización,
preparación del área y cambio del transformador. La etapa de entrega involucra
las pruebas operativas, informes, manuales de desmontaje-montaje y operación.

6
Rol del Gerente de Proyecto

El Gerente del proyecto juega un papel muy importante para llevar a cabo el
proyecto, entre sus roles tenemos:

Formar parte del equipo de trabajo en todos los procesos del ciclo de
vida (inicio, planificación, ejecución, monitoreo y cierre)

Controlar de manera general la ejecución del proyecto.

Es quien aprueba las etapas desde un punto vista administrativo,

financiero y legal para que se pueda ejecutar.

7
Estructura Detallada del Trabajo

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 Cronograma

Cronograma con recursos infinitos (No se trabaja fin de semana debido a que se rigen a horarios del sector público) 9
 Cronograma

Cronograma con recursos finitos (No se trabaja fin de semana debido a que se rigen a horarios del sector público) 10
Cronograma

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Costos

Costo Total del Proyecto

Costo mano de obra $577,82

Contratación de grua $180,00

Administrativos $265,00

Alquiler de instrumentos $100,00

Transformador + accesorios $8.800,00

TOTAL $9.922,82

Imprevistos 20%

VALOR TOTAL SIN IVA $11.907,39 12

Costos

MÉTODO DEL BALL PARK

CALCULO BALL PARK

Calculo Hs/Hombre totales Factor de productividad Costo promedio HH

HHT FP CHH

77 1,7 7,34

Costo Total estimado del

Calcular costo del peor escenario (B)
proyecto/Costo MO 11907,39
Calcular costo del mejor escenario (C)
K 9922,82
3,3
A= HHT*FP*CHH
A= 960,81
BALL PARK = (A*K*4+B+C)/6
BALL PARK = 5752,14

13
 Gestión de Talento Humano

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Contratación de personal PROYECTO Cambio de transformador de 400 kVA.

UBICACIÓN Edificio de la función judicial del cantón Cuenca.

El departamento de recursos humanos evalúa
FECHA 19/03/2018
a los postulantes en función de:
ROL EN PROYECTO: GERENTE DEL PROYECTO

 Reclutamiento interno del personal.

 Reclutamiento externo del personal.
 Evaluación de CV.
 Evaluación de personal seleccionado.
 Contratación.
 Realización de exámenes médicos.
 Firma de contrato.
 Horario de Trabajo.
 Forma de pago acordado.
FUNCIÓN / RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
 Formar parte del equipo de trabajo en todos los procesos del ciclo de vida (inicio,
planificación, ejecución, monitoreo y cierre).
 Controlar de manera general la ejecución del proyecto.
 Aprobar los proyectos desde punto vista administrativo, financiero y legal para
que se pueda ejecutar.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
Descripción del Externo / Número Fecha Fecha retiro Tiempo
puesto requerido Interno estimado ingreso requerido
Gerente de Interno 1
proyectos

14
Gestión de Talento Humano

15
Gestión de Talento Humano

Organigrama

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 Gestión de Riesgos

Análisis cualitativo del riesgo

Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores,
evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto.

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

CONSECUENCIA Insignificante Bajo Medio Grave Muy Grave
PROBABILIDAD 1 2 3 4 5
Muy probable 5 5 10 15 20 25
Probable 4 4 8 12 16 20
Factible 3 3 6 9 12 15
Remoto 2 2 4 6 8 10
Improbable 1 1 2 3 4 5

17
 Gestión de Riesgos
DETERMINACIÓN DE LA PROBABILIDAD
PROBABILIDAD CUANTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
Improbable 1 El evento ocurriría solamente en circunstancias excepcionales. Eventos similares no se han presentado en los últimos 5 años
El evento podría ocurrir en algún momento y se considera que es dificil que
Remoto 2 Eventos similares al menos 1 vez en los últimos 5 años
suceda.
Factible 3 El evento puede suceder eventualmente. Eventos similares al menos 1 vez en los últimos 2 años
Probable 4 El evento probablemente ocurrirá. Eventos similares al menos 1 vez en el último año
Muy probable 5 Se espera que el evento ocurra en la mayoría de los casos. Eventos similares más de 1 vez al año.

DETERMINACIÓN DE LA CONSECUENCIA
IMPACTO DE LA IMPACTO DE LA
CONSECUENCIA CUANTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA CUANTIFICACIÓN DESCRIPCION
NEGATIVA POSITIVA
· No hay daños o perjuicios. Insignificante 1 No aumento de Imagen, ganancias financieras no significativas, mejora
Insignificante 1 · La pérdida financiera es baja. Menor 2 Aumento de Imagen, Ganancia financiera media, mejora de métodos y
· No hay pérdida de imagen. Moderada 3 Aumento de Imagen, ganancia financiera alta, mejoramiento del proce
· Se puede subsanar los daños inmediatamente. Importante 4 Aumento de Imagen, ganancias financieras considerables, mejora de p
Bajo 2 · La pérdida financiera es media. Mayor 5 Aumento de Imagen, ganancia financiera enorme, mejoramiento instit
· No hay pérdida de imagen.
· Se necesita asistencia de un tercero para subsanar los
daños.
Medio 3
· La pérdida financiera es alta.
· Podría existir pérdida de imagen.
· Daños extensivos, pérdida de la capacidad de operación
que no tiene efectos perjudiciales.
Grave 4
· Pérdidas financieras mayores.
· Pérdida de imagen
· Pérdida de la capacidad de operación que tiene efectos
perjudiciales.
Muy grave 5
· Enorme pérdida financiera.
· Grave pérdida de imagen.
18
 Gestión de Riesgos

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS EVALUACIÓN

IMPACTO IMPACTO CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN DE

CONSECUENCIAS PROBABILIDAD LA OPORTUNIDAD
NEGATIVO POSITIVO DEL RIESGO

Muy probable

Insignificante

Insignificante
Improbable
Proceso

Importante
Muy Grave

Moderada
Probable
Fuente de Suceso

Insignificante

Insignificante
Factible
Remoto

Menor

Mayor
Medio
Grave
participante y/o NIVEL DE NIVEL DE

Bajo

Moderado

Moderado
Riesgo u Riesgo u Oportunidad
inherente al Negativas Positivas RIESGO OPORTUNIDAD

Bajo

Bajo
Alto

Alto
Oportunidad
objetivo (Riesgo) (Oportunidad)

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Contar con
Asignación de Presupuesto
presupuesto
Moneda Asignación de recursos
insuficiente
presupuesto de 2 5 2 10 10 10 10 10

4 4 4 4 4

contingencia

No contar con el
Adquisición de Retraso en el inicio
transformador
Materiales transformador en la fecha
del proyecto
3 5 15 15 15 15 15

0 0 0 0 0

programada
Errores en el
Retraso en el
Desmontaje/Montaj procedimiento del
e de transformador
Mano de Obra
desmontaje/Montaje del
desarrollo del 4 4 16 16 16 16 16

0 0 0 0 0

proceso
transformador

19
 Ficha de gestión de Riesgos

Nombre del Proyecto: Cambio de transformador de 400 kVA, del edificio de la función judicial del cantón Cuenca.
Preparado por: Jefe de Mantenimiento
Fecha: 19/03/2018
Alcances
- La identificación, priorización y seguimiento de riesgos más críticos será realizado por el
- Las acciones a tomar será aprobada y visada por el jefe de mantenimiento.
- El proceso de Gestión de Riesgo debe ser definido e implantado por toda la organización
(FUNCION JUDICIAL)
Herramientas
- Opinión de la Alta Gerencia.
- Opinión de la Gerencia General.
- Tormenta de ideas.
- Juicio de expertos entrevista.
- Check list riesgos potenciales.
- Análisis de los supuestos identificados.
Fuentes de Datos
- La identificación de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del proyecto según experiencia y juicio de especialistas.
- Se revisó el banco de proyectos anteriores – Históricos.
Roles y responsabilidades:

- Gerente de Proyecto: Responsable de identificación, priorización y seguimiento de riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados.

- Jefe de mantenimiento: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos. Aprobar el presupuesto para Riesgos de Gestión. 20
 Ficha de gestión de Riesgos

Acción del manejo del Riesgo #1: Debido a que el proveedor incumpla con la provisión del transformador a la fecha establecida, lo que implicaría un atraso en la programación de entrega.

Líder del Equipo

Jefe de Mantenimiento
Miembros del Equipo
Director del Proyecto
Jefe de mantenimiento
Soporte
Definir en el contrato una cláusula de penalidad por el no cumplimiento de la fecha de entrega.
Considerar
Acción del unos díasdel
manejo adicionales para
Riesgo #2: Al el inicio
tener la tardío en caso
posibilidad de demoras
de cometer en la
errores al adquisición
momento de del transformador.
realizar el desmontaje-montaje del transformador, este puede retrasar el desarrollo del proyecto
debido a una mala manipulación de los equipos y herramientas.

Líder del Equipo

Jefe de mantenimiento
Miembros del Equipo
Director del Proyecto
Jefe de mantenimiento
Personal involucrado
Soporte

Realizar un manual de procedimiento para el desarrollo del proceso mencionado validado por director de proyecto y jefe de mantenimiento, precautelando siempre la seguridad de las personas.

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 Gestión de adquisiciones

ITEM GESTION DE ADQUISICIONES DOCUMENTACIÓN

1 El Supervisor elaborará la Justificación, TDR y Estudio de Mercado para la aprobación de la necesidad por parte del Gerente General.
2 El Supervisor solicitará la certificación presupuestaria al Area Financiera
3 Llenar la plantilla previo al inicio de solicitud de compra PRECONTRACTUAL
4 Elaboración de Pliegos y envío a Gerencia para la aprobación.
5 Adjudicación del Contrato
6 Suscripción del contrato y pago de anticipo (Inicio)
CONTRACTUAL
7 Finalización del contrato

GESTION DE ADQUISICIONES

Equipos Adquiridos Servicios Adquiridos Planos y Manuales Responsable

Plano de Distribución
Jefe de Mantenimiento
de los tableros
Transformador de 500 kVA Servicio de Desmontaje y Montaje del Transformador
Manual de Operación y
Jefe de Mantenimiento
Mantenimiento

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GRACIAS