Organización de Eventos_

PREPARACIÓN REAL E IDEAL DE UN EVENTO

TEMATICA DEL EVENTO
Sociales: baby shower, bautismo,
cumpleaños, comuniones, cumpleaños de
15, casamientos, fiestas de navidad y fin de
año, etc.

Culturales: exposición, feria, festival, etc.

Empresariales o corporativos: almuerzos,

cocktails, coffee breaks, congresos,
convenciones, desayunos de trabajo,
desfiles, fiestas de fin de año, foros,
inauguraciones, lanzamiento de productos,
etc.
PRE - EVENTO
 Investigación: análisis de necesidades y  Se efectúan las contrataciones.
expectativas, diagnóstico estratégico.
 Se elabora el programa.
 Planificación: definición del público, objetivos,
definición del evento, justificación, cronograma,  Se establecen los recursos.
lugar, definición de fases, metas generales,
presupuesto, análisis de problemas.  Se promueve la imagen del evento.

 Organización: metas específicas (imagen),  Se envía información a la prensa.

programas, recursos.
 Se realiza un informe final (evaluando los aspectos contables,
 Se define el perfil del público. analizando el alcance de objetivos). Se envían las cartas de
agradecimiento.
 Se establece el lugar y la fecha.

 Se establece un presupuesto aproximado y un plan

de financiamiento.
LUGAR DEL EVENTO

1 DETERMINE LA ENVERGADURA
DEL EVENTO
2 PREGUNTE SOBRE LAS INSTALACIONES

3 VISITE LAS INSTALACIONES

4 JUSTIFIQUE SU PRESUPUESTO
AGENDA DEL EVENTO

Es importante crear un programa que describa un evento

al que valga la pena asistir. Centrada en una única
temática y sin abrumar a los asistentes. Ejemplo:

8:00 a.m. Llegada y desayuno

8:45 a.m. Mensaje de bienvenida
9:00 a.m. Ponente de apertura
10:00 a.m. Descanso
10:15 a.m. Debates de paneles
11:30 a.m. Últimos comentarios
INVITADOS

• Mencione el evento a los invitados antes de enviar las

invitaciones.
• Envíe con antelación un mensaje de “reserve la
fecha” en el proceso de planificación (en papel o en
formato electrónico).
• Envíe una invitación detallada, en la que se incluya
los puntos destacados de la agenda (en papel o en
formato electrónico).
• Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota
personalizada (en formato electrónico).
• Llame a los invitados e invíteles formal y
personalmente al evento.
IDENTIFIQUE EL TIPO DE
INVITADO