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GGP 2013 11 22 Acadquicisiones
GGP 2013 11 22 Acadquicisiones
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Otros términos
Compra
Arriendo
Arriendo con opción de compra (leasing)
Contratación externa (outsourcing)
¿Por qué hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes
Procesos
Planificar la gestión de las Adquisiciones
Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Controlar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar
los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto,
y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
Planificar la gestión de las adquisiciones
Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones
Análisis financiero
Opción 1: Alquilar
Costo: $800/día,
Opción 2: Comprar
Costo de adquisición: $12.000
Costo operativo: $400/día
d = 30
Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el
proyecto
Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las
expectativas del comprador
Solicitud de propuesta
Request For Proposals RFP
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio
Solicitud de presupuesto
Requests For Quotes RFQ
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de
productos o servicios comunes o estándar
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar
las expectativas del comprador)
Selección de proveedores
Selección de proveedores o selección de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Adjudicar el contrato
Criterios de selección de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial):
Comprensión de la necesidad
Costo total
Capacidad técnica
Riesgo
Garantía
Capacidad financiera
Capacidad de producción
Tamaño y tipo de negocio
Desempeño pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluación de propuestas
Importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias,
antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o
Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel
Enfoque 30%
técnico
Enfoque a la 30%
gestión
Rendimiento 20%
pasado
Precio 20%
Total 100%
Planificar la gestión de las adquisiciones
Documentos
11.2 Registro de riesgos del proyecto
Identificar Riesgos
6.6
Desarrollar el
Cronograma
Cronograma del proyecto Decisiones de Documentos de adquisiciones 13.1
hacer-o-comprar Identificar a los
Interesados
7.2
Plan de gestión de
Estimar Costos las adquisiciones
Estimados de costos de actividades Enunciado del 11.2
trabajo de la Identificar Riesgos
13.1 adquisición
Identificar a los
Interesados Registro de interesados Criterios de 12.3
selección de Controlar las
proveedores Adquisiciones
Empresa/
Organización Factores ambientales 12.2
Efectuar
12.4
Cerrar las
de la Empresa Adquisiciones Adquisiciones
Activos de procesos
de la organización
Planificar la gestión de las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de
propuestas y después crean una lista más corta de proveedores
potenciales para su futura evaluación
9.3
Desarrollar el
Equipo del Proyecto
4.1
Desarrollar el Acta 4.5
de Constitución del Realizar el Control
Proyecto Integrado de
Cambios
Efectuar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Controlar las adquisiciones
Asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los requisitos
contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos
Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Documentos de adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del Plan de dirección del proyecto actualizado 12.2
Proyecto Efectuar
Adquisiciones
Acuerdos Documentos
4.3
del proyecto
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeño del trabajo 12.3
Controlar las 4.5
4.5
Realizar el Control
Solicitud de cambios aprobados Adquisiciones Realizar el Control
Integrado de
Integrado de Solicitud de cambios Cambios
Cambios
Informes sobre el desempeño del trabajo
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/
del Proyecto
Organización
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Buenas prácticas
Lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de
servicios externos (según la empresa Accenture)
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
Documentos organizados
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Documentos de adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
12.4
Cerrar las Empresa/
para la Dirección del Organización
Proyecto Plan de dirección del proyecto Adquisiciones Activos de procesos de la organización actualizados
Adquisiciones
cerradas
Cerrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Software para la gestión de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos