Bienvenidos al mundo de la gerencia de

proyectos.

Nuestro objetivo será empoderarlos con las

herramientas necesarias para el logro y éxito
en cada proyecto donde intervengan.

Recordemos que el éxito o fracaso depende

exclusivamente del liderazgo de cada uno.
¿Qué es un Proyecto?
 “Un proyecto (del latín proiectus) es
una planificación que consiste en un conjunto
de actividades que se encuentran
interrelacionadas y coordinadas. La razón de
un proyecto es alcanzar las metas específicas
dentro de los límites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas
previamente y un lapso de tiempo
previamente definido”
Wikipedia
“Conjunto de actividades interrelacionadas a ser llevadas
a cabo bajo una gerencia unificada para lograr un
objetivo específico en un plazo determinado mediante la
utilización de recursos”

Metodología del Marco Lógico

 “Es una propuesta para la búsqueda de una solución
inteligente al planteamiento de un problema, tendientes
a resolver, entre otras cosas, una necesidad humana”

Jorge González (ONU)

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único”

P.M.I.
 Características resaltantes

Esfuerzo: Temporal:
Personal y/o colectivo Inicio y fin

Resultado único:
Tangible o intangible

Resuelve una necesidad humana:

Principio Humanista
 ¿Cuáles serían las causas del fracaso?

Detrás de estos fracasos subyace la escasa

utilización de técnicas que permitan gestionar
eficientemente la complejidad inherente a todo
proyecto. Un proyecto es complejo porque en él
intervienen multitud de factores, de personas,
de empresas (contratistas) y de intereses.

Entonces…
¡ EXISTE LA NECESIDAD DE PREPARARNOS

PROFESIONALMENTE PARA AFRONTAR

LOS RETOS QUE LA GESTIÓN DE

PROYECTOS IMPONE !
La realización de grandes proyectos es consustancial al
desarrollo de la especie humana.

Precursores de la gestión de proyectos:

Henry Gantt (1868-1919) - Gráficas Gantt
Frederick Taylor (1856-1915) E.D.T.
Henri Fayol (Estambul 1841-Francia1925) - Estableció las
funciones de administración.

1965 : se crea el IPMA en Europa (intl. proj. manag. assoc. (Suiza))

1969: aparece el PMI de USA (proj. manag. inst.)
¿CÓMO SON LAS
PERSONAS QUE
ACTÚAN EN CADA
PROYECTO?
 ¿QUÉ COSAS
DETERMINAN SU
CONDUCTA?
 Padre
Madre

Iglesia
Escuela YO Familiares

Conocidos
 Padre
Madre

Iglesia
Escuela YO Familiares

Conocidos
¿MORAL O ÉTICA?
 INTERESADOS,
INVOLUCRADOS O
COMPROMETIDOS?
 Interesado(a) Involucrado(a)
- Mira los toros desde la barrera - Colabora en todo
- Mero Espectador - Da Ideas y posiblemente las ejecuta
- Pide y espera que le den - Pide y ofrece
- Pudiera hacer algo, pero en bajo perfil - Trabaja en equipo, a requerimiento
- Espera beneficio - Se hace responsable por algo
- Forma grupos de crítica - Desea el éxito
- Pone condiciones

Comprometido(a)
- Logra a pesar de las dificultades
- Da Ideas y las ejecuta
- Pide y ofrece
- Trabaja sin condición
- Participa con profundidad, disciplina, abnegación, desprendimiento y
sacrificio
 Estándar de la dirección de proyectos
según PMI (V - 2013)

5 Grupos
1. Inicio 10 Áreas de
2. Planificación Conocimiento
3. Ejecución
1. Integración 47 Procedimientos
4. Seguimiento y Control
2. Alcance
5. Cierre 2. Inicio
3. Tiempo
24. Planificación
4. Costo
8. Ejecución
5. Talento Humano
11. Seguimiento y Control
6. Calidad
2. Cierre
7. Comunicaciones
8. Compras
9. Involucrados
10. Riesgos
 Ciclo de Vida de un proyecto

DIRECCIÓN

DESARROLLADO
SOLICITUD

SEGUIMIENTO Y CONTROL

PROYECTO
PROCEDIMIENTOS DE APOYO DE PLANIFICACIÓN – TALENTO HUMANO – ADMINISTRACIÓN –
FINANZAS – CONSULTORÍA JURÍDICA – COMERCIALIZACIÓN Y OTROS
 ¡ Sólo harás un Gran
Trabajo si AMAS lo que
haces!
 ¿De dónde salen los proyectos?

Ideas individuales o colectivas

(a veces descabelladas, utópicas)
Orden superior (organización, cliente, población)
Análisis de problemáticas
Demanda tecnológica
Resolver una necesidad
Requisito Legal
 Identificación de proyectos

Incluye todas las acciones previas a la

concreción de un proyecto.
Comienza con la idea o planteamiento de una
necesidad y termina con la propuesta de
solución basada en un proyecto.

Pasos:
1. Identificar
2. Dimensionar
3. Priorizar
4. Proponer
 Identificar

¿Qué es un problema?

Una situación indeseable o insatisfactoria

Relativo

Se expresan en negativo
Identifiquen problemas en esta sala
 Dimensionar
Demostración fidedigna de la magnitud

Indicador de la situación actual

Problema Indicador Fórmula Fuente

 Priorizar

Técnica de definición de criterios:

Población Ámbito Valor Probab. de Costos Efectos en
Problema Total
afectada gobierno político éxito posterg. otros

Ponderación: 0 al 3: nulo, bajo, medio, alto

El de mayor total será el priorizado

 Describir

Efecto n

Efecto 1 Efecto 2

PROBLEMA

Causa 1 Causa 2

Causa 2.1 Causa 2.2

 Describir

Fin último

Fin 1 Fin 2

OBJETIVO

Medio 1 Medio 2

Medio 2.1 Medio 2.2

 Describir

Descripción general de la problemática

 Identificar el (los) proyectos

Identificar las causas que están bajo nuestro control

Establecer mecanismos de coordinación internos y/o interinstitucionales para las

causas fuera de nuestro control

Al seleccionar causas bajo nuestro ámbito pueden surgir varios Proyectos o

Programas
 Identificar el (los) proyectos
En caso de surgir múltiples proyectos, hacer una matriz de impacto y
seleccionar el proyecto de mayor ponderación:
• Defina criterios de viabilidad e impacto
• Valore cada criterio para los proyectos planteados
• Seleccione el de mayor impacto.

Algunos criterios:
* Económicos – Sociales – Políticos – Comunitarios – Técnicos

Proyecto Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 TOTAL

 Formulación de proyectos
Todos las tareas o actividades que conllevan a la presentación formal del
proyecto ante las autoridades competentes para su aprobación.

Desde la descripción del producto o servicio hasta la presentación del

informe de formulación

De la identificación de cada proyecto debemos tener:

1. El producto o servicio que vamos a obtener
2. Viabilidad técnica inicial:
1. La infraestructura
2. Personal
3. Procesos
3. Viabilidad económica inicial
1. Recursos o formas de obtenerlo
2. Materia prima localizable
3. Mercado objetivo

Si los puntos anteriores están conformes, proseguimos a formular…

 Actividades de Formulación

1. Descripción del producto

2. Ubicación del proyecto
3. Objetivos y Alcance
4. Involucrados
5. Macro-Actividades
6. Presupuesto General
7. Riesgos
8. Presentación
 Descripción del Producto o Servicio

Definir claramente el producto, sus características

generales y específicas si se tienen. Capacidad y
cantidad de producción, las especificaciones de
calidad tanto de la materia prima como del producto
final.

En el caso de un proyecto de servicio, se debe

describir sus atributos, forma de mantenimiento,
actualización, variación presente y futura del
mercado y la diferenciación con los servicios de la
competencia.
 Ubicación y alineación

PLAN DE LA PATRIA
SEGUNDO PLAN SOCIALISTA DE DESARROLLO
ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA NACIÓN, 2013-2019

PRESENTADO A LA ASAMBLEA NACIONA L

POR EL CIUDADANO NICOLÁS MADURO MOROS .
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUEL A
 ALINEACIÓN CON LA POLÍTICA DE ESTADO
Plan de la Patria 2013-2019

Gran Objetivo Histórico No. 3.- “Convertir a Venezuela en un país potencia en lo social, lo económico y
lo político dentro de la gran potencia naciente de América Latina y El Caribe, que garanticen la
conformación de una zona de paz en nuestra América”

Objetivo Nacional 3.2.- “Desarrollar el poderío económico en base al aprovechamiento óptimo

de las potencialidades que ofrecen nuestros recursos para la generación de la máxima
felicidad de nuestro pueblo, así como de las bases materiales para la construcción
de nuestro socialismo bolivariano”

Objetivo Estratégico 3.2.1.- “Avanzar hacia la soberanía e independencia productiva en la construcción

de redes estratégicas tanto para bienes esenciales como de generación de valor, a partir de nuestras
ventajas comparativas”

Objetivo General 3.2.1.6.- “Construir un amplio tejido industrial, asociado a una arquitectura de redes
de sinergias productivas, zonas especiales de desarrollo y Parques y Nodos Industriales, orientado a
bienes esenciales de consumo final y/o generación de valor”
 ALINEACIÓN CON LA POLÍTICA DE ESTADO
Motores

14 Motores para el la Economía Productiva:

* 3. Industrias
* 13. Telecomunicaciones e Informática

Líneas de Trabajo:
II. Inicio e inauguración de manera acelerada de todos los proyectos y obras
comprometidas en el gobierno de la Eficiencia en la Calle.

IV. Consolidar y acelerar la recuperación de la economía nacional

 ALINEACIÓN CON LA POLÍTICA DE ESTADO
Ministerio

Ministerio de adscripción:
“Garantizar el acceso, uso, apropiación y disfrute de las tecnologías de
información y comunicación en la población venezolana, atendiendo a la
necesidades sociales contribuyendo con el vivir bien.”

Plan Operativo Anual Institucional ( POAI)

 Los Objetivos y Alcance del
Proyecto
OBJETIVOS: (uso de la técnica CLARO)
General: Lo que se persigue lograr al finalizar el proyecto
Específicos: Los objetivos parciales que contribuyen al logro general

Hitos:
Victorias parciales y tempranas en la consecución de un objetivo específico,
o momentos que establecen la compleción de una o varias tareas

ALCANCE:
Lo que incluye y lo que no incluye el proyecto en consideración de los
aportes de los involucrados. Las restricciones geográficas, físicas, técnicas y
presupuestarias. Población Objetivo y Metas.
 Los Involucrados
GRUPOS U ORGANIZACIONES IMPLICADOS DIRECTA O
INDIRECTAMENTE A FAVOR O EN CONTRA

IDENTIFICAR:
Lista nombre y apellido, organización, posición, fuerza e intensidad
CLASIFICAR:
Internos, externos, públicos, privados, peligrosos, autoridad, proveedor

CONVOCAR A MESA DE TRABAJO:

Evaluación de pertinencia de intereses y obtención de compromiso
 MacroActividades

Acciones Específicas o fases en que se divide el proyecto para el logro

de los objetivos planteados.

También llamado Plan de Acción

Para la formulación es suficiente tener las Acciones Específicas y

actividades generales y sus hitos

El desglose detallado se hará al momento de la Planificación de la

ejecución
Macro-Actividades
 Presupuesto General
Detallar el presupuesto del proyecto según el estándar de la administración
pública para cada acción específica. Acompañar con su base de cálculo.
Por Partidas:
4.01 Gastos de Personal
4.02 Materiales y Suministros
4.03 Servicios No Personales
4.04 Activos Reales

y sus Genéricas, por ejemplo:

4.01.01 Retribuciones
4.02.11 Bienes para la Venta
4.03.18 Impuestos Indirectos
4.04.12 Activos Intangibles

Procurar objetividad en la elaboración del presupuesto, ya que influirá en la

construcción de un plan de desembolso oportuno.
 Supuestos y Riesgos
Que comprometen el éxito a favor o en contra

Riesgos: internos/externos con o sin control

Supuestos: externos sin control

Utilidad
Identificar supuestos ayuda al éxito cuando aparece y se reconoce
Estar preparados para los riesgos mejora la adaptabilidad, costo y tiempo.
 Supuestos o FCE
Que comprometen el éxito a favor

¿ CÓMO SE ELABORAN LOS SUPUESTOS ?

1.- Identificar factores externos que inciden en el proyecto

2.- Valorar con base en análisis de importancia y probabilidad

Financieros Políticos Sociales Ambientales Legales

Se formulan positivamente, como un objetivo, medible.

 Riesgos
Que comprometen el éxito en contra
Riesgos: internos/externos con o sin control

¿ CÓMO SE ELABORAN LOS RIESGOS?

1.- Identificar factores internos/externos
que inciden en el proyecto
2.- Valorar con base en un análisis de
importancia y probabilidad de
ocurrencia.
3.- Se redactan como hechos cumplidos

Es muy recomendable realizar una MATRIZ DOFA

“Proyecto Data Contenedor:
1. Venezuela sale de la OEA
2. La empresa privada no participa en la adecuación de los
contenedores”
 Matriz de análisis DOFA
FACTORES INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES
• Controlables
• Influenciables • F1 • D1
• F2 • D2
FACTORES • F3 • D3
EXTERNOS
• No controlables • F4 • D4
• Poco Influenciables

OPORTUNIDADES F/O D/O

• O1
• O2 Estrategias para aumentar las Estrategias para disminuir las
• O3 fortalezas y aumentar las debilidades y aumentar las
• O4 oportunidades oportunidades

AMENAZAS F/A D/A

• A1
• A2 Estrategias para aumentar las Estrategias para disminuir las
• A3 fortalezas y reducir las debilidades y reducir las
• A4 amenazas amenazas
 Presentación
Informar sobre la formulación

1. Matriz del Marco Lógico

2. Modelo y Plan de Negocio

3. Informe de Formulación
 Matriz del Marco Lógico

FUENTES DE
NARRATIVO INDICADORES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN

FINES

PROPÓSITO

PRODUCTO

ACTIVIDADES

Fines: Contribución significativa a la sociedad

Propósito: El resultado esperado
Productos (entregables): Lo que se debe producir para lograr el propósito
Actividades: Lo que se debe realizar para obtener los productos
Indicadores: Medida del alcance del proyecto. Fórmula.
Fuentes de verificación: Fuente de la información o datos.
Supuestos : Que comprometen el éxito a favor. Internos / externos
 Indicadores
A nivel estratégico: medir la contribución al logro de la política
A nivel de objetivos: medir la resolución del problema
A nivel de productos: medir eficacia, eficiencia, cobertura, calidad.
A nivel de actividades: medir lo que contribuya al control

PRECISO
Características de los indicadores: Práctico
Relevante
 Objetivo Económico
 Medible Conciso
 Relevante Intervalo
 Específico Specific
 Práctico y económico Observable
 Asociado a un plazo
 Fuentes de verificación

Aspectos a considerar:
Identificar la fuente
Método de recopilación
Frecuencia de emisión
Uso
Usuarios que atiende

Pueden suponer costos adicionales:

Deben contemplarse actividades tendientes a levantar y
sistematizar la información
 Supuestos
Que favorecen el logro

Resumen Factores
Nivel Narrativo Finanzas Político Social Ambiental Legal
Fin
Propósito
Productos
Acciones

Aspectos a considerar:
Deben integrarse a la MML los supuestos que más apoyen la
consecución de los objetivos, los demás deben estar
referenciados en el informe general.
 La M M L

FUENTES DE
NARRATIVO INDICADORES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN
FINES

PROPÓSITO

PRODUCTO

ACTIVIDADES

Aspectos a considerar:
Narrativo: conciso y preciso
Indicadores: Fórmula y descripción
Fuentes de verificación: entidad y dirección
Supuestos: dados como un hecho
 El Modelo y el Plan de Negocio
Estudio Socio-Productivo

Modelo de Negocio: Esbozo general del proyecto a emprender.

Utilizar, por ejemplo, el modelo CANVAS. (propuesta + estrategia)

Selección de clientela, estrategias publicitarias, recursos y beneficios, entre
otros.

Plan de Negocio: Detalle técnico, operacional y financiero del

proyecto.

Producto, metas y objetivos, riesgos y contingencia, recursos, etc.

Herramienta de comunicación y comprensión del producto o servicio
 Modelo CANVAS
Socios Clave Actividades Clave Propuesta de valor Relación con clientes Mercado

7 4
8 2
Recursos clave 1 Canales

6 3

Estructura de costos (fijos y variables) Fuente de ingresos

5
9

Beneficio social
10
 Propuesta de estructura de un Plan de Negocio
1. Antecedentes / Introducción
Breve reseña histórica sobre la necesidad de ejecutar el proyecto
como el que se va a presentar. Hacer un resumen de las fases
resaltantes del proyecto y los resultados esperados, sus beneficios
sociales y económicos.

2. Plan de La Patria
Ubicar el proyecto o idea en los ejes fundamentales e históricos del
Plan de La Patria, enumerándolos y citando los textos
correspondientes.

3. Producto
Presentar el producto o servicio con una descripción detallada de sus
características, bondades, especificaciones técnicas y una breve
descripción de los procesos medulares de su producción.
 Propuesta de estructura de un Plan de Negocio

4. Objetivos y Alcance del proyecto

Describir el objetivo general, los objetivos específicos y el alcance
físico, geográfico y de trabajo del proyecto.

5. Gerente, Líder y Equipo de trabajo

Nombrar a los responsables de administrar el proyecto, el líder y el
equipo de trabajo que se encargará de llevarlo al éxito.

6. Presupuesto
Incluir la descripción presupuestaria y bases de cálculo para todo el
proyecto detallado por año, en caso de ser multianual. Las bases de
cálculo sólo para el primer año. Hacer un resumen por partida
genérica (4.01-4.02-4.03-4.04, etc) para cada año.
 Propuesta de estructura de un Plan de Negocio

7. Plan de Financiamiento
Incluir una tabla de solicitud de erogaciones de recursos financieros
para los financistas con base mensual, cuatrimestral, anual.

8. Plan Jurídico
Especificar desde el punto de vista jurídico, todas las actividades que
haya que realizar para la legalidad de la empresa, el producto y
asociaciones estratégicas o convenios a que haya lugar.

9. Plan Organizativo
Describir en detalle la organización funcional y operativa para el
proyecto, estableciendo las responsabilidades y alcance en cada
caso.
 Propuesta de estructura de un Plan de Negocio
10. Fases para la implementación
Realizar un diagrama tipo Gantt con las fases y macro-actividades a
realizar para llevar a cabo la totalidad del proyecto. Describir la ruta
crítica y los factores críticos de éxito.

11. Plan de Producción

Describir en detalle los procesos productivos, indicando tiempos,
disposición y cantidades a producir con base mensual y anual.

12. Estructura de costos y flujo de caja

Detallar en una matriz todos los rubros integrantes de la estructura de
costo del bien o servicio y especificar como conclusión: El Precio
Unitario. Realizar una tabla de flujo de caja multianual a fin de calcular
los indicadores financieros VAN (Valor Actual Neto) y TIR (Tasa
Interna de Retorno)
 Propuesta de estructura de un Plan de Negocio
13. Plan de Mercadeo y Ventas
Describir las actividades a realizar para el plan de mercadeo,
indicando los canales a utilizar, la publicidad y el servicio pre y post
venta.

14. Plan Estratégico y análisis DOFA

Realizar la matriz DOFA, según la plantilla explicada anteriormente, y
su análisis interpretativo con las estrategias que potencien las
oportunidades y fortalezas y minimicen las amenazas y debilidades.

15. GLOSARIO Y ANEXOS

Los que sean necesarios y pertinentes para el mejor entendimiento
del proyecto.
Organización para los proyectos

Ambiente
Enseñanza-
Aprendizaje
 Informe de Formulación
Es la redacción de un documento para la presentación formal del
proyecto ante las autoridades competentes para su aprobación.

Este documento es una síntesis del anterior reporte de formulación, con

una estructura similar pero más concisa.

Debe estar redactado tomando en cuenta las siguientes orientaciones:

1. Dirigido al decisor
2. Oraciones activas
3. Ideas claras
4. Mantener orden lógico gramatical
5. Párrafos breves
6. Coherencia tipográfica (Estética+Claridad+Coherencia = Comprensión)
7. Validado

Una vez aprobado, este informe lleva a la redacción del

ACTA DE CONSTITUCIÓN
 El Acta de Constitución

Se documenta el punto de partida, la relación entre estrategia

organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación
de colaboración que existirá entre la organización solicitante
del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de

proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es
un documento al cual se hará referencia en toda la vida del
proyecto.

Es la autorización formal de un proyecto, confiriendo al gerente

y al líder del proyecto la autoridad suficiente para asignar
recursos de la organización a sus actividades
 Estructura del acta
Propósito y justificación del proyecto: Describe la necesidad de
negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Describir el
proyecto en términos de los beneficios y retorno de la inversión
que representa para la organización. (modelo y plan de negocio)

Descripción del proyecto y entregables: Se describe el

propósito principal del proyecto y sus principales entregables,
bien sean documentos o componentes del producto, servicio
o resultado que proporcionará

Requerimientos de alto nivel: Enumera los requerimientos

de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento
de elaborar el acta. Estos requerimientos son definidos por
los interesados. Incluyen requerimientos del producto
(especificaciones técnicas), y requerimientos del proyecto
asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología
empleada, entre otros.
 Estructura del acta
Objetivos: Se definen en términos de las variables de
desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance,
tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe
definirse un indicador de éxito.

Premisas y Restricciones: Se describen en primer lugar las

premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto,
(disponibilidad de recursos, participación de ciertas gerencias
o departamentos, insumos que debe suministrar el cliente,
etc). Adicionalmente, se definen las restricciones, (de tiempo,
localización geográfica, participación de una gerencia o
departamento, seguimiento de estándares, etc.

Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos

de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del
proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz
y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o
calidad.
 Estructura del acta

Cronograma de hitos principales: Representa la

expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en
cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o
hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado
que su factibilidad o no será definida en la fase de
Planificación.

Presupuesto estimado: Aquí se especifican los fondos que

se esperan asignar a este proyecto. Igualmente representa la
expectativa de la organización.

Lista de interesados (stakeholders): Se elabora una lista

de los interesados. El omitir algún interesado puede
ocasionar que después el producto, servicio o resultado no
sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.
 Estructura del acta

Requisitos de aprobación del proyecto: Aquí se especifica

quien decide si el proyecto es un éxito o no, cuales son los
criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de

autoridad: Se especifica nombre y apellido del Gerente de
Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece y
unidad de adscripción. Además se describe el nivel de
autoridad, (autoridad para asignar o desincorporar personal, l
presupuestaria, rol en la resolución de conflictos, niveles de
escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban
mencionarse).
 Estructura del acta

Personal y recursos pre-asignados: Se especifican

personas o departamentos que estén pre-asignados a
trabajar en el proyecto

Aprobaciones: En esta sección los patrocinadores del

proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se
autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de
Proyecto.