El REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

FUNCION REGISTRAL

DEFINICIÓN
Es un servicio público que consiste en anotar, en
un folio de matrícula, los datos más importantes
de los actos, contratos o providencias sujetos a
registro y de los que dispongan su cancelación,
con el fin de que cualquier persona interesada
conozca en todo momento el estado jurídico de
los bienes inmuebles matriculados.

Frank Díaz López

 RESEÑA HISTÓRICA
 El registro en Colombia data del año de 1790. En un libro
se anotaban todos los actos sobre inscripción de tributos,
censos, hipotecas y ventas de bienes inmuebles.

Su fundamento legal radicaba en las Reales Cédulas

españolas de 1778, 1783 y 1802.

 En 1844 aparece un verdadero estatuto de registro que sirve

de base para establecer de una vez por todas el registro de
instrumentos públicos en Colombia. Se establece por medio
de la Ley 84 del 26 de mayo de 1873 (Código Civil de los
Estados Unidos de Colombia), que es adoptado por la
República de Colombia mediante la Ley 57 de 1887.

Frank Díaz López

 Ese estatuto registral, contenido en el Título 43 del Código
Civil, inició el sistema de registro en libros múltiples al
ordenar que se llevaran separadamente los siguientes libros:

— Libro de registro número 1, para inscribir los títulos que

trasladaban, modificaban, gravaban o limitaban el dominio de
los bienes inmuebles, o que variaban el derecho de
administrarlos.

— Libro de registro número 2, para la inscripción de los

títulos, actos o documentos que debían registrarse y que no
estuvieren comprendidos en las clasificaciones indicadas para
el libro número 1.

— Libro Anotador de Hipotecas.

De aquí en adelante comienzan a crearse nuevos libros que

especializan los archivos de las oficinas de registro de
acuerdo con los actos a registrar, así:

Frank Díaz López

— Libro de Registro de Autos de Embargos (Ley 57 de 1887).

— Libro de Registro de Autos de Demandas Civiles (Ley 57 de 1.887).

— Libro de Registro de Instrumentos Privados, para la inscripción de

los documentos de esta clase que los interesados querían revestir de la
formalidad del registro en busca de autenticidad (Ley 39 de 1890).

— Libros Par e Impar de los Libros 1 y 2, creados con el exclusivo fin

de agilizar el proceso de inscripción, al poder utilizar simultáneamente
dos escribientes para anotar las escrituras según su numeración par o
impar (Ley 68 de 1919)

— Libro de Registro de Poderes (Ley 68 de 1919).

— Libro de Registro de Prenda Agraria (Ley 24 de 1921).

— Libro de Registro de Patrimonio de Familia (Ley 70 de 1931).

— Libro de Registro de Prenda Industrial (Resolución 240 de 1932 de

la Superintendencia Bancaria).

— Libro de matrícula, para cada municipio de los que integraban el

respectivo circuito (Ley 40 de 1932).

Frank Díaz López

 — Libros índices de causantes, tradentes,
deudores, poderdantes, demadantes, etc. (Ley 40
de 1932).

— Libros índices de causahabientes, acreedores,

apoderados, demandados, (Ley 40 de 1932).

— Libro Apéndice de Hipotecas, destinado para la

inscripción de gravámenes hipotecarios a favor
del Instituto de Crédito Territorial (Ley 85 de
1946).

— Libro de Anotación de Contribuciones de

Valorización (Decreto 160 de 1966).

Frank Díaz López



 Decreto Ley 1250 de 1970. Folio real, cartulina.

 1994. Folio Magnético

 2005. SIR

Frank Díaz López

ETAPAS DEL REGISTRO.

MODO DE HACER EL REGISTRO

1. EL PROCESO DE REGISTRO.

Son las etapas o pasos que se realizan en las oficinas de registro de

instrumentos públicos para el debido y cabal registro de un
instrumento público.

Tales etapas se encuentran taxativamente relacionadas en el artículo

22 Decreto Ley 1250 de 1970 y son: radicación, calificación,
inscripción y constacia de haberse efectuado ésta.

De faltar la ejecución de cualquiera de estas etapas, el registro no se

considera legalmente realizado.

El proceso de registro debe cumplirse dentro del término de tres (3)

días hábiles.

Frank Díaz López

RADICACIÓN: Se cumple mediante la anotación que en un libro
llamado Diario Radicador, se hace del instrumento público a registrar,
indicando la fe y hora de recibo, número de orden sucesivo anual,
naturaleza del título, fed ciña y lugar de origen (art. 23 ibídem)

La radicación constituye el principio de prioridad o rango, ya

que todos los registros se harán en el orden riguroso de su
anotación en el aludido Libro Radicador. (Art. 27 ibídem)

Siendo la radicación la "puerta de entrada" del proceso de

registro, el eslabón inicial del mismo, su omisión tiene
necesariamente que conducir a la inexistencia de una
inscripción realizada sin radicación previamente. En tales
casos el registrador debe excluir mediante resolución
motivada, un asiento efectuado en estas circunstancias.

Frank Díaz López

CALIFICACIÓN: Se compone de dos momentos: el examen del
instrumento público tendiente a comprobar si reúne las
exigencias formales de ley, es de se acompaña de copia con
destino al archivo de la oficina, de la boleta fiscal recargo si el
registro es extemporáneo, del Paz y Salvo especial tratándose
de sucesiones; si se encuentran insertos los paz y salvos
ordinario y predial según el si las estampillas de timbre
nacional están adheridas y anuladas; si el inmueble pertenece
a esa circunscripción registra!; si no existe algún
impedimento para orden la inscripción, etc.

Análisis Jurídico. Principio de legalidad.

Califica o devuelve

Frank Díaz López

INSCRIPCIÓN: Es la anotación o asiento que se hace
en el respectivo folio de matrícula siguiendo las
indicaciones dadas por el calificador en el
correspondiente formulario de calificación. (Arts. 26 y
27 ibídem).

CONSTANCIA DE HABERSE REALIZADO LA

INSCRIPCIÓN: Esta constancia, conocida con el
nombre de "notas de registro" o "sello de registro",
formulario de calificación, se debe colocar tanto en el
ejemplar del documento registrado que se devuelve al
interesado como en la copia que se destina al archivo
de la oficina.

Esta etapa es una de las maneras de cumplir con el

principio de la publicidad, objeto básico del registro de
instrumentos públicos. (Art. 28 ibídem)
Frank Díaz López
 ACTOS NO REGISTRABLES.

No están sujetos a registro los siguientes actos:

q Los que versen sobre bienes muebles, a excepción de

los testamentos cerrados o abiertos.

q Los que versen sobre bienes inmuebles se contengan

en documento privado.

q Los actos de protocolización por cuanto carecen de

efectos jurídicos ya que no le dan al acto original
mayor fuerza o firmeza de la que tienen.

Frank Díaz López

q Los actos de posesión material carentes de antecedente
registral, por tratarse de un hecho no un derecho real.

q Los que versen sobre derechos personales aunque se

refieran a inmuebles, como la cesión del crédito hipotecario,
la cesión de bienes y la subrogación de los derechos del
acreedor

Frank Díaz López

 NEGATIVA DEL CAJERO.

Este funcionario se abstendrá de radicar

documentos cuando no se allegue la
copia simple y auténtica para el archivo
de la oficina

Y cuando no se acredite el pago del

impuesto y de los derechos de registro.

Ante insistencia del usuario, radica los

documentos, dejando constancia de tal
circunstancia.

Frank Díaz López

 DE LA NEGATIVA DE INSCRIPCIÓN

En la etapa de calificación del documento

sometido a registro, el funcionario
designado para ello, determinará la
procedencia del mismo, de encontrar que
es legalmente inadmisible, rechazará la
inscripción, mediante nota devolutiva,
indicando la causal y su fundamento
legal. (Art., 37 decreto ley 1250 de
1970)

Frank Díaz López

 INCRIPCIONES LEGALMENTE INADMISIBLES.
CAUSALES.

q Si el inmueble se encuentra ubicado en

circunscripción perteneciente a otra oficina
de registro. (Art. 3º Dto ley 1250/70)

q Si no se acompaña una copia especial y

auténtica, destinada al archivo de la oficina
de registro. (Art. 18 dto ley 1250/70)

Frank Díaz López

q La hipoteca y el patrimonio de familia
cuando la inscripción se solicite después
de los noventa (90) días hábiles
siguientes a su otorgamiento.

Artículo 32 del Decreto Ley 1250 de

1970: "La hipoteca y el patrimonio de
familia inembargable, solo podrán
inscribirse en el registro dentro de los
noventa días siguientes a su
otorgamiento".

Frank Díaz López

 q Cuando en el documento a inscribir no se
indique la procedencia inmediata del dominio o
del derecho respectivo mediante la cita del título
antecedente (último título registrado) con los
datos de su registro.
 Artículo 52 del Decreto Ley 1250 de 1970: *Para
que pueda ser inscrito en
el registro cualquier título se deberá indicar la
procedencia inmediata del dominio o del derecho
respectivo, mediante la cita del título
antecedente, con los datos de su registro. Sin
este requisito no procederá la inscripción a
menos que al registrador se le demuestre la
procedencia con el respectivo título inscrito".

Frank Díaz López

q Si no se anexa al documento a inscribir, el comprobante de
pago del impuesto de registro y anotación y el comprobante
de haberse cancelado el recargo. %s .

Tampoco se admitirá el documento para registro, si los pagos

aludidos no
se efectuaron en el departamento, intendencia o comisaría en
donde estén ubicados los inmuebles objeto del acto.

q En los actos de división material de propiedades rústicas, si

no se consigna en la escritura pública la advertencia de
nulidad absoluta del acto por violación que llegare a hacerse
de la Ley 135 de 1961; si dejare de señalarse la destinación
que se le dará al inmueble respectivo y si no se protocoliza
copia auténtica de la aprobación dada por el INCODER al
proyecto de división cuando se trate de "Unidades Agrícolas
Familiares".

Frank Díaz López

q
q Si el inmueble se encuentra afectado por el
gravamen fiscal de valorización

Artículo 13 del Decreto 1604 de 1966: "Los

registradores de instrumentos públicos no podrán
registrar escritura pública alguna, ni particiones y
adjuidicacio-nes en juicios de sucesión o divisorios, ni
diligencias de remates, sobre inmuebles afectados por
el gravamen fiscal de valorización a que se refiere el
artículo anterior, hasta tanto la entidad pública que
distribuyó la contribución le solicite la cancelación del
registro de dicho gravamen, por haberse pagado
totalmente la contribución, o autorice la inscripción de
las escrituras o actos a que se refiere el presente
artículo por estar a paz y salvo el inmueble en cuanto a
las cuotas periódicas exigibles.

Frank Díaz López

q
q Si existe patrimonio de familia
inscrito no debe registrarse embargo,
hipoteca, censo, anticresis ni venta con
pacto de retroventa. A contrario sensu, si
lo inscrito es un embargo, una hipoteca,
un censo o un contrato de anticresis. Ley
70 de 1931, ley 9 de 1989 y 3ª de 1991

Frank Díaz López

q En ventas de interés social cuando no se constituye patrimonio de
familia. Articulo 60 ley 9ª de 1989

q Sí el inmueble se encuentra afectado con embargo, no debe registrarse

escritura alguna de enajenación o hipotecación, a menos que el
embargo esté dirigido contra persona distinta del propietario, o el
acreedor consienta en el registro o el juez lo autorice. (Artículo 43 de
la Ley 57 de 1887 , Art. 1521. C.C.).

q Si las medidas dadas al inmueble no están expresadas en el Sistema

Métrico Decimal. Decreto N° 1731 de 1967.

Resolución 1126 de 1967 del Ministerio de Fomento.

Artículo 1°—"A partir del 1° de enero de 1968, las operaciones y

transacciones en general sobre finca raíz que se realicen en el
territorio nacional, se harán utilizando las medidas del sistema métrico
contenidas en las Normas INCONTEC E-9..."

Artículo 3°—"Los registradores de instrumentos públicos y privados y

los notarios públicos en el territorio nacional no podrán autorizar con
sus firmas el registro, el otorgamiento o el reconocimiento de
escrituras, contratos y demás documentos que contengan
estipulaciones sobre finca raíz, cuyas medidas no estén expresadas en
el Sistema Métrico".

Frank Díaz López

q Ningún acto sobre transferencia, constitución o
limitación del dominio de bienes inmuebles deberá
ser registrado si en la respectiva escritura no aparece
inserto el Paz y Salvo Predial o autoavaluo; tampoco
se aceptarán remates judiciales si en ellos no aparece
la constancia de haberse presentado ante el juez el
aludido comprobante.. Ley 33 de 1896, Resolución N°
290 de 1951 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

q No se deberá admitir el registro de un embargo

si en el folio de matrícula se encuentra inscrito otro.

Frank Díaz López

q

q Si quien hipoteca no es el propietario o el usufructuario o

el fiduciario, el documento que contiene tal gravamen debe
rechazarse.

Artículo 2443 del C.C.: "La hipoteca no podrá tener lugar sino
sobre bienes raíces que se posean en propiedad o usufructo o
sobre naves".

q No se debe aceptar el registro de demandas que tengan

como fundamento un asiento registra! anterior a la
inscripción de la sentencia declarativa de pertenencia.

Artículo 70 del Decreto-Ley 1250 de 1970: "Cumplida la

inscripción de la sentencia declarativa de pertenencia, en
adelante no se admitirá demanda sobre la propiedad o
posesión del inmueble matriculado en las condiciones dichas,
por causa anterior a la sentencia".

Frank Díaz López

q Cuando existe Afectación a vivienda familiar. Ley 258 de 1996 y ley 854
de 2003

q Cuando no cumple con las exigencias previstas en las Leyes 9" de 1989
y 160 de 1994.

Q Falta constancia sobre destinación que se le dará

al inmueble.

Los artículos 44 y 45 de la ley 160 de 1994, disponen :

Salvo las excepciones que se señalan en el artículo siguiente , los predios

rurales no podrán fraccionarse por debajo de la extensión determinada
por el Incora como unidad agrícola familiar para el respectivo municipio o
zona.
En consecuencia, so pena de nulidad absoluta del acto o contrato, no podrá
llevarse a cabo actuación o negocio alguno del cual resulte la división de un
inmueble rural cuyas superficies sean inferiores a la señalada como unidad
agrícola familiar para el correspondiente municipio por el Incora."

Frank Díaz López

q No se transcribió comunicación del Incora
sobre renuncia a opción de compra .

El artículo 32, parágrafo 1° de la Ley 160 de

1994, dispone: "Las entidades financieras
estarán obligadas a dar al Incora la primera
opción de compra de los predios rurales que
hayan recibido o reciban a título de dación en
pago por la liquidación de créditos
hipotecarios, o que hubieren adquirido
mediante sentencia judicial.

Frank Díaz López

 q Escritura pública contiene transferencia del
dominio de un inmueble adquirido mediante subsidio
directo concedido por el Incora al transferente, dentro
de los doce años siguientes a la adquisición.

El parágrafo del artículo 25 de la Ley 160 de 1994,

dispone:

"Parágrafo. Los notarios y registradores de

instrumentos públicos, sopena de incurrir en causal de
mala conducta sancionable con destitución, se
abstendrán de otorgar e inscribir escrituras públicas
que contengan la transmisión del dominio o la posesión
de predios adquiridos con subsidio en las que no se
protocolice la autorización expresa y escrita del Incora
para llevar a cabo la enajenación, dentro del término
previsto en este artículo."

Frank Díaz López

q Se pretende transferir un inmueble sin haber
transcurrido 15 años después de la primera
adjudicación realizada por el Incora bajo el régimen de
unidad agrícola familiar

El artículo 39 incisos 3° y 4° de la Ley 160 de 1994,

dispone: "Hasta cuando se cumpla un plazo de quince
(15) años, contados desde la primera adjudicación que
se hizo sobre la respectiva parcela, no podrán
transferir el derecho de dominio, su posesión o
tenencia sino a campesinos de escasos recursos sin
tierra, o a minifundistas. En este caso el adjudicatario
deberá solicitar autorización expresa del Incora para
enajenar, gravar o arrendar la unidad agrícola
familiar."

Frank Díaz López

q El propietario vende sin ofrecer el
inmueble previamente al Incora quien tiene
opción preferente . Numerales 5° y 6° del
art. 39 de la Ley 160 de 1994, establecen:

"Quienes hayan adquirido el dominio sobre una parcela cuya primera

adjudicación se hubiere efectuado en un lapso superior a los quince
(15) años, deberán informar al Instituto respecto de cualquier
proyecto de enajenación del inmueble, para que éste haga uso de la
primera opción de readquirirlo dentro de los tres (3) meses
siguientes a la fecha de recepción del escrito que contenga el
informe respectivo. Si el Incora rechazare expresamente la opción, o
guardare silencio dentro del plazo establecido, para tomarla, el
adjudicatario quedará en libertad de disponer de la parcela."

Frank Díaz López

q Se requiere autorización expresa del
Incora por tratarse de fraccionamiento de
inmuebles rurales adjudicados como baldíos

El artículo 72 inciso 2° de la Ley 160 de 1994,

dispone:

"Los registradores de instrumentos públicos se

abstendrán de registrar los actos o contratos de
tradición de inmuebles, cuyo dominio inicial provenga
de adjudicaciones de baldíos nacionales, en los que no
se protocolice la autorización del Incora, cuando con
tales actos o contratos se fraccionen dichos
inmuebles."

Frank Díaz López

q Existe oferta de compra en proceso de
adquisición por negociación voluntaria o
expropiación.

El artículo 13 num. 5° de la Ley 9a de 1989,

establece:

"El oficio que disponga una adquisición será inscrito por la

entidad adquirente en el folio de matrícula inmobiliaria del
inmueble dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su
notificación. Los inmuebles as: afectados quedarán fuera del
comercio a partir de la fecha de inscripción, y mientras
subsista, ninguna autoridad podrá conceder licencia de
construcción de urbanización o permiso de funcionamiento
por primera ver para cualquier establecimiento industrial o
comercial sobre el inmueble objeto de la oferta de compra.

Frank Díaz López

 q
PARTICIPACIÓN EN PLUS VALIA

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 31de 2004

La plusvalía se puede definir como los incrementos en los precios de la

tierra que no se derivan del esfuerzo o trabajo de su propietario sino
de decisiones o actuaciones de ordenamiento territorial o de
inversiones públicas adoptadas o ejecutadas en nombre del interés
general.

Según el artículo 81 de la ley 388 de 1997, una vez inscrito el acto

administrativo en firme de liquidación del efecto plusvalía, para que
puedan registrarse actos de transferencia del dominio sobre el
inmueble afectado, es un requisito esencial el certificado de la
Secretaría de Hacienda, que ya se mencionó.

· La autorización del registro del acto de transferencia, manteniendo

la inscripción del gravamen.

· La orden de cancelación de la anotación del efecto plusvalía por

pago total.

Frank Díaz López

DE LOS RECURSOS EN LA VÍA GUBERNATIVA,
ANTE LA NEGATIVA DE REGISTRO

Con ocasión de la vigencia del decreto 302 de

2004, desapareció la autonomía registral, en
única instancia, que ostentaban los
Registradores de Instrumentos Públicos, por
cuanto contra sus decisiones solo procedía el
recurso de reposición como lo establecía el
2158 de 1992. Actualmente son autónomos
en sus decisiones en primera instancia en
tanto, estas no sean modificadas, aclaradas o
revocadas por la Dirección de Registro de la
Superintendencia de Notariado y Registro.

Frank Díaz López

 Contra el acto administrativo que niega
el registro de documentos procede:

 Recurso de reposición ante el

Registrador de Instrumentos Públicos.
 Recurso de apelación ante el Director de
Registro de la Superintendencia de
Notariado y Registro.
 Y el de queja cuando se ha negado la
apelación, previo el cumplimiento de los
requisitos establecidos en los artículos
50 y 51 del Código Contencioso
Administrativo.

Frank Díaz López

A partir de la notificación
q
personal, de la
negativa de registro, se inicia la etapa
dentro de la cual el usuario del servicio
registral que se considere afectado con la
decisión del registrador de instrumentos
públicos, puede hacer uso de los recursos
con el objeto de que se aclare, modifique o
revoque tal decisión, o en su defecto para
que se conceda el recurso de apelación
denegado en primera instancia.

Frank Díaz López

 TERMINO y REQUISITOS

De los recursos de reposición y apelación se hará uso,

por escrito,

 En la diligencia de notificación personal.

 Dentro de los cinco (5) días siguientes a notificación

personal.

 Se presentarán ante el registrador de instrumentos

públicos, salvo lo dispuesto para el de queja.

 El recurso de apelación podrá interponerse

directamente, o como subsidiario del de reposición.

Frank Díaz López

 REQUISITOS (artículo 52 Ibídem)

1.- Interponerse dentro del plazo legal, personalmente y por

escrito por el interesado o su representante o apoderado
debidamente constituido; y sustentarse con expresión
concreta de los motivos de inconformidad, y con indicación
del nombre del recurrente.

2. Relacionar las pruebas que se pretende hacer valer.

3. Indicar el nombre y la dirección del recurrente.

Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados; si el

recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar esa
misma calidad de abogado en ejercicio, y ofrecer prestar la
caución que se le señale para garantizar que la persona por
quien obra ratificará su actuación dentro del término de tres
(3) meses; si no hay ratificación, ocurrirá la perención, se
hará efectiva la caución y se archivará el expediente.”

Frank Díaz López

 EL RECURSO DE QUEJA.

Este recurso, procede cuando se rechaza por la

primera instancia, el recurso de apelación.

Es facultativo se puede interponer

directamente ante el superior del funcionario, es
decir ante el Director de Registro, por medio de
escrito al que deberá adjuntarse copia de la
resolución que haya negado el recurso.

De este recurso se puede hacer uso dentro de los

5 días siguientes a la notificación de la decisión
adoptada por el Registrador de Instrumentos
Públicos, en el sentido de rechazar la apelación.

Frank Díaz López

 Rechazo del recurso

Si el escrito contentivo del recurso,

no se presenta con los requisitos
expuesto anteriormente, el
funcionario competente debe
rechazarlo mediante proveído,
sumariamente motivado.

Frank Díaz López

 TERMINO PARA RESOLVER. SILENCIO ADMINISTRATIVO

 Los recursos de reposición y de apelación siempre deberán

resolverse de plano, a no ser que al interponer este último
se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el
funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario
decretarlas de oficio.” (Art., 56 C.C.A.)

 Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello

un término no mayor de treinta (30) días, ni menor de diez
(10). Los términos inferiores a treinta (30) días podrán
prorrogarse una sola vez, sin que con la prórroga el término
exceda de treinta (30) días.

 En el auto que decrete la práctica de pruebas se indicará,

con toda exactitud, el día en que vence el término
probatorio. (Art., 58 Ibídem)

Frank Díaz López

 SILENCIO ADMINISTRATIVO

Si transcurre un plazo de dos (2) meses contados a partir de

la presentación de los recursos de reposición o apelación sin
que se haya notificado decisión que se adoptó sobre ellos, se
entiende que la decisión es negativa. ( Art. 60 Ibídem)

El plazo mencionado se interrumpirá mientras dure la

práctica de pruebas

De tal forma que ante la falta de pronunciamiento, por parte

de la administración, en el lapso de tiempo señalado, ocurre
el silencio administrativo negativo, sin embargo esta
circunstancia no exime al funcionario o autoridad de
responsabilidad; ni le impide resolver mientras no se haya
acudido ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo.

Frank Díaz López

 CORRECCIONES

Artículo 35. Decreto ley 1250 de 1975. “Los errores en

que se haya incurrido al realizar una inscripción, se
corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis
las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o
insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que
deban agregarse y salvando al final lo corregido,
reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no
vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la
corrección enmendando lo escrito o borrándolo y
sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se
haga. Las salvedades serán firmadas por el
Registrador o su delegado. Sin dichos requisitos no
valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas
las expresiones originales”.

Frank Díaz López

DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS EN MATERIAL
REGISTRAL.

El estatuto registral, no contempla las actuaciones

administrativas, por ello las disposiciones del Código
Contencioso Administrativo, le son aplicables al estar previsto
en su artículo 1° al preceptuar que: "Los procedimientos
administrativos regulados por normas especiales se regirán
por estas, en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas
de esta parte primera que sean compatibles".

De esta manera en el Código Contencioso Administrativo se

reglamentan las actuaciones administrativas derivadas del
derecho de petición, la vía gubernativa y la revocatoria
directa de los actos administrativos, figuras jurídicas no
contempladas en el decreto ley 1250 de 1970.

Frank Díaz López

Las actuaciones
administrativas, registrales se
inician, desarrollan y finiquitan
para subsanar, errores, de
origen jurídico, para subsanar
eventos de origen fáctico y
para subsanar yerros
administrativos pecuniarios.

Frank Díaz López

 1. ERRORES DE ORIGEN JURÍDICO

A.- Errores de forma: Errores mecanográficos: Son los que se

comenten al momento de realizar la anotación respectiva, en
la máquina si se trata de folio real o en la digitación si es en
folio magnético. Puede ser que al transcribir en el folio de
matrícula, se escriba en forma errada un nombre, un número,
una fecha, una letra, una palabra, una frase, la naturaleza
jurídica del acto.

Esta clase de errores no requiere de actuación administrativa

que culmine con resolución; es suficiente con que se corrijan
empleando las alternativas establecidas en el artículo 35 del
decreto 1.250 de 1970, es decir subrayando y encerrando
entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deben
suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas
las que deban agregarse. Lo corregido debe salvarse
colocando nota al respecto en el recuadro del folio destinado
a "Autorización de corrección de errores en el registro".

Frank Díaz López

B.- Errores de fondo

 Por omisión ( actos no registrados)

 Por anotación indebida ( acto

registrado)

 Por interpretación errónea ( acto

registrado)

 Por calificación ilegal (acto registrado)

Frank Díaz López

 2. DE ORIGEN FISICO

Las falencias físicas, se presentan en el ámbito

registral cuando existen dos folios de matrícula
para un solo inmueble, cuando se asigna un
mismo número de matrícula para predios
diferentes, cuando hay señales de deterioro en
folio real o cartulina y por la pérdida de folio
real.

La actuación administrativa en estos casos, se

encamina a la sustitución, unificación y
reconstrucción de folios de matrícula
inmobiliaria.

Frank Díaz López

 SUSTITUCIÓN

Se sustituye un folio de matrícula cuando

presenta señales de deterioro que dificultan su
manejo o consulta, para tal efecto se archivará la
cartulina y se sustituirá mediante resolución
motivada, ordenando la reproducción exacta del
contenido del folio sustituido, con anotación del
hecho y su oportunidad, como lo prescribe el
artículo 45 del decreto ley 1250 de 1970.

Esta actuación, tiene plena validez práctica, así

exista actualmente el folio magnético, por cuanto
los folios cartulina son el antecedente próximo de
la matrícula sistematizada.

Frank Díaz López

 LA UNIFICACION.

La existencia de dos o más folios de matrícula, se

domina duplicida o triplicidad de folios, en estos
casos se hace necesario dejar un solo folio de
matrícula, a través de la unificación, en
cumplimiento a lo prescrito en el artículo 5° del
decreto ley 1250 de 1970, que reza:

"La matrícula es un folio destinado a un bien

determinado, y se distinguirá con un código o
complejo numeral indicativo del orden interno de
cada oficina de la sucesión en que se vaya
sentando".

Frank Díaz López

 LA RECONSTRUCCION

El artículo 47 del decreto ley 1250 de 1970, prevé que. “ En

caso de pérdida de folio, índice o libro de registro, se
procederá a su reconstrucción con base en el duplicado del
mismo que se conserve en el archivo o en su defecto, con
fundamento en los documentos auténticos y anotaciones que
se encuentren en la propia oficina o en poder de los
interesados”

Reconstruir un folio de matrícula inmobiliaria significa

rehacerlo, y se hará, con base en los documentos que se
encuentran en los archivos de la oficina, ya sea
microfilmados, o en la carpeta de antecedentes o en los libros
del antiguos sistema. Si los antecedentes no se encuentran,
se debe recurrir a los documentos que tengan los interesados
en los cuales aparezca la constancia o nota de registro, o en
certificados que haya expedido la misma oficina. De no ser
posible, el interesado tendrá que aportar los títulos a veinte
años con el fin de inscribirlos por primera vez.

Frank Díaz López

 DE ORIGEN ADMINISTRATIVO.

Esta opción de la actuación administrativa, propende por hacer

efectivo el derecho de los usuarios del servicio registral, para que se
les devuelva el dinero cancelado por concepto de los derechos de
registro, cuya tarifa la contiene el decreto 1428 de 2000, cuando se
presenta:

- Pagos en exceso.

Lo que significa que el usuario del servicio, canceló más dinero del que
regula la tarifa establecida.

Pago de lo no debido.

Se presenta esta circunstancia, cuando al usuario se le cobra, por un

acto que no contiene el documento.

- Pago sin el registro del documento

Hay lugar a la devolución de dineros, cuando el documento no se

inscribió, por ser legalmente inadmisible, o por que ya está registrado
o cuando hay desistimiento en la inscripción.

Frank Díaz López

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, BAJO EL
PROCEDIMIENTO DEL ARTÍCULO 9° Y SS DEL C.C.A.

Del Auto de iniciación de la actuación.

Los autos no se numeran, de acuerdo a la técnica

procedimental, estos actos administrativos se fechan,
siendo este el indicativo cronológico de su expedición.

DE LA EJECUTORIA DEL AUTO.

Autorizado, firmado, el auto por el cual inicia la

actuación administrativa, se procede a citar a los
terceros determinados.

Frank Díaz López

 FORMALIDADES.

La citación es el acto de autoridad por medio del cual se ordena la

comparecencia de una persona para fines gubernativos o procesales.

Conforme al artículo 14 del C.C.A, , la citación de terceros "se hará por

correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz".
El medio más eficaz de comunicar al tercero la citación no es otro que
notificársela personalmente, pero el artículo 44 del Código Contencioso
Administrativo.

Los terceros determinados se citan vía telegrama dirigido a la dirección

que figure en el derecho de petición, en su defecto a la que se
encuentre en el directorio, si no hay a la que figure en el folio de
matrícula inmobiliaria. Se debe dejar constancia de ello.

El envío del telegrama se hace dentro de los cinco días siguientes a la

expedición del acto.

La constancia de envío se anexa expediente.

Frank Díaz López

.- DE LA NOTIFICACION
.-Citación de terceros indeterminados.
.- Notificación por edicto.
.- Los sellos, o constancias edictales.
.- Constancia de fijación
.- Publicación en Diario Oficial o en uno
de amplia circulación

Frank Díaz López

DE LA RESOLUCIÓN QUE FINIQUITA LA ACTUACIÓN.

-Observancia del debido proceso.

Para proferir la resolución que culmina la actuación

administrativa, debe verificarse que el auto esté
ejecutoriado, es decir que se haya surtido el proceso
de notificación personal o por edicto, y que la
publicación cuando existan terceros indeterminados
obre en el expediente, así mismo debe tenerse certeza
sobre la practica de las pruebas.

En caso de haberse ordenado comunicar, la iniciación

de la actuación, a algún ente público, la constancia de
recibo en el despacho destinatario debe hacer parte
integrante del mismo.

Frank Díaz López

 DE LOS RECURSOS.

 De conformidad con el decreto 302 de 2004,

contra los actos que profiera el Registrador de
Instrumentos Públicos proceden los recursos de
reposición que se interpondrá ante el mismo y el
de apelación ante el Director de Registro, de la
Superintendencia de Notariado y Registro, su
trámite está sujeto a lo previsto en el decreto 01
de 1984. El de queja cuando el Registrador niega
el de apelación ante la Dirección de Registro.

Frank Díaz López

 TERMINO Y REQUISITOS

De los recursos de reposición y apelación, contra las

resoluciones que definan la situación jurídica de los
folios de matrícula inmobiliaria se hará uso, por
escrito, en :

En la diligencia de notificación personal.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a notificación

personal.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a la desfijación

del edicto.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a la publicación.

Frank Díaz López

 .

EJECUTORIA DE LA RESOLUCIÓN.

Debidamente notificado el proveído que finiquita

la actuación administrativa y agotada la vía
gubernativa, debe procederse a ejecutoriar la
resolución, es decir a ejecutar la parte resolutiva,
efectuando las salvedades de ley.

Una vez ejecutoriada, dentro del expediente se

dejará la correspondiente constancia.

Frank Díaz López

 DE LA REVOCATORIA DIRECTA

El Registrador de Instrumentos Públicos puede revocar su

decisión de oficio o a solicitud de parte (o en su defecto
hacerlo el Superintendente de Notariado y Registro como
superior inmediato), en estos casos:

a) Cuando se manifiesta su oposición a la Constitución o a la

ley;

b) Cuando su decisión no esté conforme con el interés público

o social o atente con él, y

c) Cuando con tal decisión se cause agravio injustificado a una

persona.

Frank Díaz López

IMPROCEDENCIA DE LA
REVOCATORIA DIRECTA

“No podrá pedirse la revocación directa

de los actos administrativos respecto de
los cuales el peticionario haya
ejercitado los recursos de la vía
gubernativa. (Art. 70 C.C.A.)

Frank Díaz López

 OPORTUNIDAD

La revocación directa podrá cumplirse en cualquier

tiempo, inclusive en relación con actos en firme o aun
cuando se haya acudido a los tribunales contencioso
administrativos, siempre que en este último caso no se
haya dictado auto admisorio de la demanda.

TERMINO PARA RESOLVER

Tres meses
(Art. 2º ley . 809/2003.)

Frank Díaz López

 EFECTOS DE LA REVOCATORIA DIRECTA

“Ni la petición de revocación de un acto, ni

la decisión que sobre ella recaiga revivirán
los términos legales para el ejercicio de
las acciones contencioso administrativas,
ni darán lugar a la aplicación del silencio
administrativo.” (Art. 72 Ibídem)

Frank Díaz López