PROCESO DE CIERRE

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Entre todas las fases que forman parte del ciclo de vida de un
proyecto, hay una en particular a la que se le dedica muy poco
espacio o simplemente se omite de los libros de texto y talleres,
esta es la fase de cierre o terminación. Esta etapa del proyecto es
considerada por muchos como antipática, sin embargo, es tan
importante como la formulación, gestión y evaluación del proyecto,
de quienes seguramente hemos escuchado mucho más.
A Pesar de que el cierre de todo proyecto debería estar rodeado de
celebración y alegría ya que, en el mejor de los casos, significa el
logro de los objetivos previstos y la satisfacción de la necesidad que
dio origen a la intervención, la conclusión del proyecto suele crear
algunos problemas y cierto estrés y angustia en el equipo de
trabajo, como bien explica Luis Enrique Palacios en su libro La
Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino.
• Según este autor el cierre del proyecto suele crear, entre otras cosas,
inseguridad laboral ya que las personas que conforman el equipo del
proyecto o desarrollan cualquiera de las actividades de este, se quedarán
sin empleo una vez que se haya concluido con la intervención. Este hecho
puede generar incentivos para que los trabajadores retrasen las obras con
la finalidad de alargar el proyecto y no quedarse desempleados, por lo que
es importante prever este riesgo en la etapa de planificación y establecer
mecanismos que permitan mitigarlo.
Otro problema que puede presentarse durante esta etapa es la deficiencia
en la transmisión del conocimiento a las personas que realizarán las
actividades operativas una vez que el proyecto haya culminado, ya que el
equipo por lo general está muy ocupado en la terminación de las
actividades para ocuparse de entrenar y capacitar al personal.
Y por último la resistencia que existe a documentar y mantener un registro
de todos los acontecimientos ocurridos durante el proyecto, de manera tal
que la información pueda ser utilizada como guía para futuros proyectos.
• En qué consiste el cierre de un proyecto
El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos,
según lo refleja el PMBOK:
- La administración y cierre de contratos: que consiste, como su
nombre lo indica, en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan
a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el
desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este
las posibles lecciones aprendidas.
- El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la
revisión de todos los reportes de avance generados durante el
proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las
actividades y se han obtenido los entregables esperados
• Importancia del cierre del proyecto
La importancia fundamental de la etapa de cierre del proyecto es
que es en esta que extraemos las lecciones aprendidas. Aunque en
el pasado hemos conversado sobre lo oportuno que es sistematizar
la información a medida que vamos avanzando sobre el ciclo de
vida, es al final que tenemos la oportunidad como equipo de
proyectos de sentarnos a analizar que pasó durante las fases y
extraer información valiosa tanto para el equipo como para la
organización.
Este recuento de todos los acontecimientos del proyecto, tanto de
aquellos que marcharon de manera eficiente como los que no, nos
permite aprender y mejorar nuestro desempeño en futuros
proyectos
• Siguiendo a Luis Enrique Palacios, la evaluación de estas lecciones nos puede llevar
a tomar acciones como:
- Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían visualizado
- Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad
- Identificar riesgos, previamente no considerados
- Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una
contratación más transparente
- Determinar mejores especificaciones de calidad
- Introducir novedosos incentivos al personal
- Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas actividades,
en las que no se tiene un know – how de primer nivel
• El cierre del proyecto, fase muchas veces
olvidada, nos permite entonces constatar qué
hicimos bien durante el desarrollo de la
intervención, identificar los errores en la gestión
y aprender de estos para no cometerlos en el
futuro. De esta manera las lecciones aprendidas
nos permiten mejorar nuestro trabajo y se
convierten en una fuente de información valiosa
para quienes decidan en un momento dado
realizar un proyecto similar al que estamos
finalizando.