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ISO 15489
Normativa
La gestión de documentos: normativa
• Norma ISO 15489
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los
documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para
su implantación.
Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier
formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el
transcurso de sus actividades
Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos,
especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de
documentos partiendo de cero.
La gestión de documentos: normativa
Metodología ISO 15489
Paso B: Análisis de la
actividades comerciales.
Paso E: Identificación de
estrategias para satisfacer los
requerimientos en materia de
gestión de documentos.
Paso G: Implementación de un
sistema de gestión de
documentos.
Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de:
• Documentar la investigación.
1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la
organización.
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2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener
en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización.
Y por último, ¿Cuáles son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para
llevar a cabo la investigación preliminar?.
Un paso previo:
comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro
proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo
de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida.
• Internas
• Externas.
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Fuentes documentales internas:
Una vez recogida la información necesaria de las fuentes documentales que nos
proporcione la organización, el paso siguiente sería validarla mediante una
entrevista con el personal de la misma.
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Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos
tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organización.
Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sería la
realización de un informe que debería circular por todo el personal identificado
como entrevistado potencial y que incluiría:
Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra
investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas.
Objetivos y estrategias
Función Función
Activida Activida
d d
Mismo
proceso
Transacción Transacción
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Etapas del análisis de la actividad de la organización
Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas
realizado en el paso anterior.
Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca
de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por
ejemplo, de:
• los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen
desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización.
• la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a
realizar determinadas funciones, actividades y tareas.
Este proceso, sería conveniente que se completara con la realización de una serie de
entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y
actividades.
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ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .
• La creación de un documento.
• Su retención durante un período específico.
• Su disposición.
• Sus condiciones de acceso.
• Su contenido.
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En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización
proporciona la base para:
En la siguiente transparencia
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Fuentes de Fuentes de
informació informació
n internas n externas
Personal de
la
Investigación previa sobre organización
requerimientos funcionales. Legislación que afecte a la
organización.
Análisis llevado a cabo para el
diseño e implementación de Normas internacionales de
otros sistemas de información. gestión de documentos.
Directivos.
Tablas de disposición. Encargados del Las mejores prácticas de
funcionamiento de la gestión de documentos.
Políticas corporativas, guías organización.
internas, manuales de Auditores y
procedimiento, programas de especialistas en leyes.
control de calidad, etc. Encargados del
control de calidad.
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Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro
sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que
afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.
Muchas posibilidades:
• Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar
referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con
términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta
forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando
requerimientos funcionales legales.
• en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su
totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.
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Algunos ejemplos:
• Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular
debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos.
• Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto
tiempo debe retenerse el mismo.
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ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si
existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
Ejemplo:
ANÁLISIS E
IDENTIFICACIÓN
de
establecimiento de
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
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Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:
• Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar
documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).
• Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos
relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p.e.: pérdida de documentos
de valor).
• Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de
valoración y las acciones de disposición.
• Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna,
factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que
influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos.
• Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de
documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos
requerimientos (Paso D).
• Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de
documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a
estos requerimientos (Paso E).
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• La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas
de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F).
Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o
identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización;
aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos”
(documentos contables, de la correspondencia, etc.)
La gestión de documentos: normativa
Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada
por un sistema de gestión diferente.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas,
herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los
puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los
requerimientos establecidos en el paso C. Para elegir la estrategia debemos
Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos tener en cuenta diversos aspectos:
• La naturaleza de nuestra
Identificación de Evaluación de los factores organización.
estrategias a aplicar. a favor o en contra de las • El tipo de actividades que lleva a
estrategias.
cabo.
Identificación de las
estrategias más adecuadas. Selección de la/s • Su soporte tecnológico.
estrategia/s más
adecuada/s. • Su cultura corporativa.
• Las restricciones externas.
Paso E
La gestión de documentos: normativa
Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar
Por ejemplo:
• normas para el almacenamiento de documentos,
• normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y
otros datos,
• normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
• etc.
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción
de estas estrategias.
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño
con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos
que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden
satisfechas estas necesidades.
La gestión de documentos: normativa
Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la
estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos
decidir:
Paso F
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Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión
económica.
Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo,
será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta
metodología ISO.