TEORIA DE

SISTEMAS
PARTE II
LA INFORMACION

Profesora: Monique Olmos C

Contenidos

1. Los Sistemas
2. La información
3. Diagramas de Flujos. Aplicaciones
de transformación de la
información.
La información y algunas interrogantes ..

 ¿Cuan dependientes somos de la información?

 ¿Qué sucedería si en una organización

desapareciera la información?

 ¿Que rol juega la información en nuestras vidas?

 ¿Que tipos de información existen?

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION
EN LA GESTION.
La información es fundamental hoy.

– Informatización cada vez es mayor

– La necesidad de los datos actualizados

– Mantener relaciones (complejas) entre

datos

– Integración de las distintas fuentes de

información dentro de una organización

Toma de decisiones
1. Concepto de información

 Crear una idea o noción, presentar , representar.

 Es la clasificación de símbolos y la relación es la

conexión.

 Adquisición del conocimiento.

 Es una función de las relaciones de las respuestas

posibles antes y después de haberlas recibido.

 Es disminución de la incertidumbre
Concepto de información

 Es un conjunto de datos que se presentan de

forma inteligible al receptor.

Tiene un valor real o percibido para el usuario y

se agrega a lo que ya conocía respecto a un
suceso o un área de interés.

Se agrega conocimiento al receptor pero debe

ser relevante para la situación en la cual se
aplicara.
2. Información y Comunicación

Sistema de Comunicación

Mensaje Señal Señal Mensaje

transmitido transmitida recibida Recibido

Origen de la Transmisor Receptor Destino

Canal
información

Ruido y
Distorsión
Es claro que el mensaje recibido no tiene por que ser el original, ya que
existen posibilidades de distorsión.

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YQO8W0¡
 PERTURBACIONES , RUIDOS

BARRERAS

PERSONALES FISICAS SEMANTICAS

2.1. Barreras

 Barreras Personales
 Barreras Físicas
 Barreras Semánticas
Barreras Personales

Interferencia de comunicación que surge debido a

emociones humanas, valores o hábitos de escucha
deficiente, común en situaciones de trabajo

Ejemplo
María habla con altanería a Janet, quién se resiste
ante su actitud, posteriormente este resentimiento
las separa.
Barreras Físicas

Interferencia de comunicación que ocurre en el

ambiente el que se está desarrollando.

Ejemplo:
 el ruido que distrae y provoca pérdida temporal de
mensaje
 las paredes
 la estática en el mensaje de la radio
Barreras Semánticas

Se origina en las limitaciones de los símbolos

utilizados en la comunicación.

Ejemplo:
 Palabras con diferente significado
 Falta de ortografía
 Omitir símbolos como la coma.
 En la organización, la comunicación puede definirse como un
proceso mediante el cual se reciben:

Coordinar esfuerzos para

alcanzar objetivos que persigue la empresa

“A través de la comunicación los empleados se pueden manifestar,

utilizando los elementos básicos para lograr una COMUNICACIÓN
EFECTIVA”.
3. La información es la resultante de un proceso en el
ámbito organizacional

En el ámbito organizacional se puede decir que la

información es la resultante de un proceso mediante el cual
un suceso se convierte en una señal que puede afectar el
comportamiento o provocar una reacción en el elemento que
la percibe o es estimulado por una señal.
La información es la resultante de un proceso en el
ámbito organizacional

Suceso : Todo aquello que ocurre dentro de un sistema o de su entorno

inmediato, con la particularidad que ese cambio genera un cambio de
estado en la naturaleza del sistema (que definen las variables del
sistema).

Señal : Estimulo que predispone a una persona o máquina a reaccionar

respectivamente, de determinada manera.

Dato : El registro en algún medio de un evento.

 No todos los sucesos o eventos tienen el carácter de dato.

 Un dato es potencialmente información, es decir, un dato es
información sólo si afecta a las personas que lo reciben.

Decidir : “Es elegir opciones frente a un conjunto de ellas, con

información incompleta”
La información es la resultante de un proceso en el
ámbito organizacional

CONDUCCION

INFORMACION
Toma de decisiones
Proceso Acción

La toma de decisiones es la selección de la mejor opción,

tomando en cuenta dos o más posibilidades.

Ejemplo: Una persona desea comprar un par de zapatos, unas

botas o unos tenis, pero no sabe cuál elegir. Al final esta
persona opta por las botas, fue la mejor decisión.
4. Tipos de información

Los tipos de información producida en la

organización son diferentes y ellos depende:

 Nivel
 Área
Tipos de sistemas de información

Directores o
administradores
Nivel Estratégico de nivel superior

Nivel de Gerentes o
Administración administradores
medios

Nivel de Trabajadores del

conocimiento conocimiento y la
información

Nivel Operativo Gerentes

operativos

Ventas y Recursos
mercadotecnia Manufactura Finanzas Contabilidad
humanos
Tipos de información

 Nivel estratégico:
La información entregada en este nivel ayudan a los directivos
con la planeación a largo plazo.

 Nivel Administrativo:
La información en este nivel ayudan a los gerentes medios en el
seguimiento y control.

 Nivel de Conocimiento:
La información ayudan a los trabajadores del conocimiento e
información a diseñar productos.

 Nivel Operativo:
La información entregada en este nivel ayudan a los gerentes
operativos al seguimiento de las actividades diarias.
Ejemplos de Tipos de Información.

 Información de apoyo
Mantiene informados a los administradores en
relación con situaciones actuales o niveles de
logros.
 Volúmenes de ventas del día de ayer.
 Porcentaje de ocupación del hotel en esta semana.
 Numero de vuelos cancelados.

 Información de avance
Mantiene a los administradores al tanto de los problemas
presentes y de las crisis, así como de los avances
reportados, cuyo fin es aprovechar oportunidades.
 Avance del día de ayer en las negociaciones de los contratos
laborales.
 Estado del trabajo en la construcción de una nueva planta de
manufacturas.
Ejemplos de Tipos de Información.

 Información de advertencia
Indica que están ocurriendo cambios, ya sea por
oportunidades o presagios de problemas futuros
que afectan el éxito de la empresa.
 Fluctuaciones significativas en los precios de las materias primas
como el acero o la energía.
 Pruebas de las características del mercado para nuevos productos.

 Información de planeación
Descripción de los principales desarrollos y
programas que deben iniciarse en un futuro.
 Participación en el mercado que la empresa planea abarcar en los
próximos tres años.
 Ingreso de nuevos competidores o sustitutos de productos.
Ejemplos de Tipos de información

 Información de operaciones internas

Son indicadores de claves de cómo la organización o
las personas se están desempeñando.
 Rendimiento acumulado sobre capital patrimonial.
 Participación porcentual en el mercado cubierto por la organización.
Información Interna y externa

 Interna
 Datos de contabilidad
 Detalles numéricos
 Detalles de excepción
 Comunicación de oficina
 Supuestos de planeación
 Estimaciones
 Opiniones.
 Externa
 Datos económicos
 Datos de mercado comprados
 Opiniones sobre desarrollos económicos esperados.
 Legislación.
 Rumores en la industria
5. Información v/s Datos

Los datos se convierten en información cuando se

les transforma para comunicar un significado o
proporcionar un conocimiento.

Saldo inicial $36

¿Cuál es el saldo final?
Retiro $100 Transformación por
procesamiento Información:
Sobregiro de $4.997
Retiro $36

Información creada:
Cuenta Corriente
- La cuenta esta sobregirada;
- Tomar las medidas correspondientes.

Pero paradójicamente, lo que es información para

una persona puede no serlo para otra.
6. Atributos de la información.

Son características que tienen significado para el

usuario de cada elemento de la información.

 Exactitud
 Forma
 Frecuencia
 Extensión
 Origen
 Temporalidad
Exactitud

La información es cierta o falsa, exacta o inexacta.

¿la información representa la situación o el estado como

realmente es.?
¿La información inexacta puede ser tratada por el usuaria como
si fuera exacta?
Ejemplo:
Un gerente recibe un informe donde erróneamente muestra que
las ventas totales del mes es de 6 millones, el toma una
decisión sobre ese informe aunque esta sea inexacta,
(realmente fueron 60 millones). Por tanto se debe revisar
dicha información.
Forma

Se clasifican en:
 Cualitativa y Cuantitativa
 Numérica y Gráfica.
 Impresa y Visualizada.
 Resumida y Detallada.

Por lo común la selección de alguna de las formas

esta dada por la situación.
Ejemplo:
Formularios
Frecuencia

La frecuencia es la medida de cuan a menudo se

requiere, se recaba o se reproduce.

Ejemplo:
La información para preparar la declaración de
impuesto, puede recopilarse sólo una vez al año.
Extensión

El alcance de la información define su campo de

acción. Alguna información puede cubrir una amplia
área de interés. Otra puede tener una esfera de
acción muy reducida. El uso determina el alcance
necesario.

Ejemplo:
Un amplio alcance de una información sobre ventas
puede referirse a todas las zonas de ventas de una
compañía que tiene negocios en Estados Unidos.
Un alcance reducido puede comprender únicamente una
región de una compañía o una parte de su territorio.
Origen

La información se puede originar desde fuentes en

la organización o fuera de ella.

Ejemplo:
Desde gobierno o desde organizaciones de negocio.
Temporalidad

La información puede estar orientada hacia el

pasado, hacia los sucesos actuales, o hacia las
actividades y sucesos futuros.

Ejemplo:
Las empresas examinan la información para planear
contrataciones, expansiones, desarrollos de nuevos
productos, etc.
7.Tipos de decisiones

En las empresas las decisiones se toman de

diferentes maneras:

1. Decisiones programadas
2. Decisiones no programadas
Tipos de decisiones

1. Decisiones programadas. Son aquellas medidas rutinarias o

repetitivas, en donde la empresa puede realizar tareas específicas
y tomarlas.

Ejemplo: Si una persona vende paletas heladas, como es lógico,

en el invierno las ventas serán casi nulas. Su decisión podrá
ser: cambiar de producto o dedicarse a otra cosa.

2. Decisiones no programadas. Son aquellas que no se toman muy

frecuentemente y que son únicas. (Se toman para resolver
problemas).

Ejemplo: Un empresario, para elaborar los productos, requiere

de materia prima, y ésta se la compra a un proveedor, suponga
que no tiene los materiales en existencia. ¿Qué haría en ese
momento? Tendría que tomar una decisión que no se había
programado; además de decidir si compra los materiales con
otro proveedor.
Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Una decisión estructurada es aquella en la cual la generación de

alternativas y la selección de una de ellas se realiza siguiendo reglas pre-
fijadas.

Una decisión no estructurada es aquella en la cual tales reglas no existen.

Ambas son definiciones de los extremos de un espectro muy amplio, y en

la práctica toda decisión tendrá grados intermedios de estructuración.

Ejemplo:
Una persona solicita un préstamo en un banco. El gerente de crédito
aprobará o no el otorgamiento del servicio dependiendo si el cliente
cumple o no con los requisitos y garantías prefijadas.

Un detective puede seleccionar una de tres pistas para continuar la

investigación de un crimen.

Un alumno que esta terminando 4°medio debe decidir a qué carrera

postular.
Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Observación:

 Los procesos que involucran decisiones

programadas y de carácter estructurado son
candidatos ideales a ser automatizados.

 Si las decisiones son programadas pero no

estructuradas, sólo se automatiza una parte
para la toma de decisiones.

 Para el caso de decisiones no programadas, se

puede realizar lo mismo pero el beneficio de
automatizar será dudoso en este caso.
8. El control y el rol de la información

La información permite al decisor tener eficacia en su tarea

lo cual consiste en el logro del control del sistema.

Entropía = Incertidumbre, ya que la incertidumbre representa

un cierto grado de desorden.

La información hace disminuir la incertidumbre y con ello la

entropía, de modo que la información es un flujo
neguentrópico.

No toda la información es neguentrópica. Todo sistema por ser

finito tiene una capacidad limitada de absorber variedad.
El control y el rol de la información

entropía

información

Si el sistema supera su capacidad de absorber variedad, la

información se transforma en un flujo entrópico.

El valor de mínima entropía corresponde a aquel donde la capacidad

de un conductor de absorber variedad llega a un máximo.

Todos estos conceptos encierran el proceso de control.

9. Problemas de la información

¿Cuáles son los problemas de la información básicos

que se repiten comúnmente?

¿ ?
 Redundancia

 Exceso o Defecto

 Clasificación

 Inoportunidad
Redundancia

Existencia de dos o más copias o versiones de la misma

información, almacenada en forma separada.

Ventajas:
Aumento de seguridad
Resguardo de interés contrapuestos

Desventajas:
Riesgos de inconsistencia
Mayor espacio de almacenamiento
Ineficiencia
Exceso o Defecto

Es cuando se tiene una cantidad abrumadora de

información de la cual solo se utiliza parte de ella, o
en caso contrario no se tiene registrada toda la
información necesaria para ser utilizada.
Clasificación

Existe información, es oportuna, no esta en exceso

ni en defecto, sin embargo su modo de almacenarla
es el inadecuado.
Inoportunidad

Se refiere a cuando la información no llega a

tiempo a donde corresponde, es decir , carece de
oportunidad.
El jefe del área de contabilidad de una organización mediana desea
implementar un cambio en los sistemas informáticos utilizados para
el registro de la información contable.
Para ello, pregunta sólo a dos de sus diez empleados los aspectos
que desearían mejorar.
Con la información obtenida, solicita al centro de Cómputo que
concrete la propuesta.
Una vez implementada, los resultados esperados no fueron
positivos, pues se detectaron otros aspectos que no habían sido
tomados en cuenta oportunamente.
En consecuencia esta decisión produjo mayores costos, y además
pérdida de tiempo y esfuerzos.
Según el caso:
•¿Cuál fue el problema?
•Cómo daría a conocer la información a sus subordinados?
•De la información entregada por los dos empleados, cuales son los
atributos que resaltan.