Capítulo 13

Gestión de los Interesados del Proyecto

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Procesos de la gestión de Interesados
 Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto,
identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias,
influencias y potencial impacto

 Planificar la gestión de los interesados

Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva
con base en sus necesidades e intereses

 Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados

 Controlar los compromisos con los interesados

Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias
y planes para involucrar a todos los interesados
Análisis de los Interesados

 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
 Identificar a los potenciales interesados relevantes

 Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje

 Matriz de poder/interés

 Matriz de poder/influencia

 Matriz de influencia/impacto

 Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Análisis de los Interesados

 Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas

negativamente
 Conocer las razones de su oposición
 Elaborar un plan de tratamiento

 Para los implicados del equipo de trabajo

 Elaborar plan de tratamiento
Análisis de los interesados

 El análisis de los Interesados es un documento que brinda

información importante sobre:
 Las organizaciones y nombres de los interesados
 Funciones de los interesados en el proyecto
 Hechos únicos sobre los interesados
 Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
 Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
 Interesados claves
del proyecto

Ahmed Susan

Organización Dirección interna Equipo del proyecto

Ejemplo de análisis de rol Patrocinador y uno de Experto en

los fundadores de la secuenciación del
interesados del proyecto compañía ADN

(Stakeholders) Factores únicos Tranquilo, enfocado PHD en biología, fácil

en el negocio trabajar con ella

Nivel de interés Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el Mantenerlo Puede hacer trabajo

manejo de las informado, dejarlo desde casa;
relaciones liderar, hacer lo que asegurarse de revisar
dice y rápido las especificaciones
Matriz de Poder / Interés
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
 Información de identificación
 Nombre
 Puesto en la organización
 Ubicación
 Rol
 Datos de contacto

 Información de evaluación
 Principales requisitos
 Principales expectativas
 Expectativas
 Influencia potencial
 Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor

 Clasificación de los interesados

 Interno/Externo
 Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
Ejemplo 1

Interés(es) en el Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

Interesado Evaluación de impacto
Proyecto o Reducir Obstáculos

Ejemplo 2

Seguimiento

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad

Fecha Observación Acción Responsable Estado
Identificar a los Interesados

5.2
Collect
requirements

4.1
Project Stakeholder Management
Develop Project
Charter 8.1
Plan Quality
Management

Project charter
12.1 13.1 10.1
Plan procurement Identify Plan
Management Procurement documents stakeholders Stakeholder register
Communications
Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors 11.1
Plan Risk
Enterprise/ Management
Organization

Stakeholder register 11.2

Identify Risks
13.2
Plan Stakeholder
Management

12.1
Plan procurement
Management
Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Análisis de los Interesados 1. Registro de Interesados
2. Documentos de Adquisición 2. Juicio de Expertos
3. Factores Ambientales de la 3. Reuniones
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Clasificación de interesados
 Indiferente
 Resistente
 Neutral
 De apoyo
 Líder

Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder

Interesado 1 D D

Interesado 2 D D

Interesado 3 D A

A Actual
D Deseado
Plan de gestión de los interesados
 Formal / informal
 Detallado / Genérico

 Contenido sugerido:
 Niveles de compromiso actuales y deseables
 Alcance e impacto de cambio de interesados
 Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
 Requisitos de comunicación de los interesados
 Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
 Motivo de distribución de información e impacto esperado
 Tiempo y frecuencia de distribución de información
 Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión
Planificar la Gestión de los Interesados

Gestión de los Interesados del Proyecto

Empresa/ 13.1
Identificar a los
Organización Interesados

Activos de procesos Registro de interesados

de la organización Documentos
Factores ambientales Documentos del proyecto actualizados
del proyecto
de la Empresa 13.2
Planificar la
4.2
Desarrollar el Plan
Gestión de los
para la Dirección del Interesados
Proyecto Plan de dirección del proyecto
Plan de gestión de interesados 5.2
Recopilar Requisitos

13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Planificar la Gestión de los Interesados

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan de Gestión de los Interesados
2. Registro de Interesados 2. Reuniones 2. Actualizaciones a los Documentos
3. Factores Ambientales de la 3. Técnicas Analíticas del Proyecto
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Entender necesidades de comunicación
grupales e individuales
 Las personas no son partes intercambiables

 Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se

puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas

 Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!

* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicación
 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público

 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente

 Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones

 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente

 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto
 Diferentes horarios laborables

 Barreras idiomáticas

 Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados

 Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las

diversas partes interesadas

 Idear maneras para identificar y resolver problemas

 Dos instrumentos importantes:

 Matriz de expectativas de gestión

 Registro de polémicas
Ejemplo de matriz de expectativas de gestión
Medida de éxito Prioridad Expectativas
Alcance 2 La especificación del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del
proyecto. Cada gran ítem se debe acordar
y programar de la manera más realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organización. Si se justifica claramente la
necesidad de más fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prevé un ROI* del 40% dentro de los dos
años siguientes a la implementación
Etc.
* ROI: Return On Investment
Sugerencias
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en éstos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estándares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Nuestro departamento de finanzas trabajará
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos
ayudará en futuros negocio con este y otros
clientes
Ejemplo de registro de polémicas

Polémica Descripción Impacto Fecha de Reportada Asignada a Prioridad Fecha de Estado Comentarios
en el reporte por respuesta
# (A/M/B)
proyecto

1 Costo de los Pequeño 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador

servidores incremento accedió a
10% mayor a de costos aumentar los
lo planeado en el fondos para
proyecto cumplir el plazo

2 Dos personas Necesario 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
abandonaron reasignar reasignar personal
el proyecto personal en una semana
deberá hablar
directamente con
Peter

Etc.
Formas de manejar los conflictos

 Confrontación: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un

acercamiento problema-solución

 Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir

 Suavizar: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de

acuerdo

 Forzar: Acercar a ganar-perder

 Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno
 El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más
duro y con más colaboración

 Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de

un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos

 Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con

frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Informe de lecciones aprendidas

 El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas
 Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al
trabajar en el proyecto

 El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas

los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen

 Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Gestionar los Compromisos de los Interesados

Gestión de los Interesados del Proyecto

Documentos
del proyecto
4.5
Realizar el Control 13.2
Planificar la Gestión
Documentos del
Integrado de
Cambios de los Interesados proyecto actualizados
Plan de gestión 4.2
de interesados Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Plan de dirección del Proyecto
Registro de cambios proyecto actualizado
13.3
10.1
Planificar la gestión
Gestionar los
de las compromisos 4.5
Comunicaciones Plan de gestión de las comunicaciones de los Realizar el Control
Integrado de
Interesados Solicitud de cambios Cambios

Registro de asuntos 9.4

Activos de procesos de la organización Dirigir el Equipo del
Proyecto
Empresa/
Organización 13.4
Controlar los
compromisos de los
Activos de procesos de la organización actualizados Interesados 10.3
Controlar las
Comunicaciones
Gestionar los Compromisos de los Interesados

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan de Gestión de Interesados
2. Plan de Gestión de
Comunicaciones
3. Registro de Cambios
4. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Métodos de Comunicación
2. Habilidades Interpersonales
3. Habilidades de Gestión
1. Registro de Incidentes
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Controlar los Compromisos de los Interesados

Gestión de los Interesados del Proyecto

13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Plan de dirección del proyecto actualizado
4.2
Desarrollar el Plan
Registro de asuntos Empresa/
Organización
para la Dirección del
Proyecto

Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la

organización actualizados
13.4
4.3 Controlar los 4.4
Dirigir y Gestionar la compromisos
Ejecución del Monitorear y
Proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo de los
Interesados Información sobre el desempeño del trabajo
Controlar el Trabajo
del Proyecto

Documentos del proyecto

Documentos
del proyecto Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios 4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
Controlar los Compromisos de los Interesados

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos sobre el Desempeño del
Trabajo
4. Documentos del Proyecto
1. Sistema de Gestión de Información
2. Juicio de expertos
3. Reuniones
1. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados