Presupuesto como herramienta

en los programas de
conservacin
INTRODUCCION

La aplicacin de los Presupuestos en las empresas se ha convertido en la base para

la toma de decisiones, a travs de la planeacin, la coordinacin y el control.
El presupuesto es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las
condiciones y de los resultados a obtener por una empresa en un perodo
determinado. Constituyen una importante medida de control que facilita la direccin y
coordinacin de los distintos departamentos de una empresa.
Un presupuesto podr estar relacionado con cualquiera de las actividades de un
negocio. El mejor tipo de presupuesto, sin embargo, es el que comienza por las
ventas anticipadas y trabaja hacia atrs a travs de todos los detalles de produccin y
comercializacin. Indica a la administracin que ocurri en la empresa y cual es su
tendencia futura.
 Ante la necesidad que los managers tomen decisiones correctas, ha sido
necesario crear diversas herramientas que satisfagan esos requerimientos.
As, dependiendo el contexto en el cual se encuentran las distintas
organizaciones
se han desarrollado diversas herramientas administrativas. Solo para
mencionar algunos ejemplos diremos que en los pases con alta inflacin
se han desarrollado tcnicas contables que contemplen adecuadamente
los problemas generados en la unidad de medida al tiempo que en otros
pases con economas ms estables y mercados maduros, una de las
herramientas ms poderosas que han sido concebidas ha sido el
Presupuesto.
La funcin del presupuesto en la Administracin se comprende mejor cuando
se relaciona con los fundamentos de la Administracin:
Planificacin, Organizacin, Coordinacin, Direccin y Control
* La Planificacin y el Control, como funciones de la gestin administrativa,
son rasgos esenciales del Proceso de elaboracin de un Presupuesto
 La Organizacin, la Coordinacin y la Direccin permiten asignar recursos
y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El Control Presupuestario mantiene el plan de operaciones dentro de unos

lmites razonables, y mediante el, se comparan los resultados reales frente a
los Presupuestos que determinan variaciones y facilitan a la Administracin los
elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas.
Esto quiere decir, que sin presupuesto la direccin de una Empresa no sabe
hacia cual meta debe dirigirse, y no puede reducir los campos de la inversin
que merecen invertir.
 EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN LAS
ORGANIZACIONES
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los presupuestos,
los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos
programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que sta condicionar los planes que
permitirn la consecucin del fin ltimo al que va orientado la gestin de la empresa.
Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la organizacin,
proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los distintos segmentos, o reas
de actividad de la empresa y de la gerencia.
El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evala el resultado de las
acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la
fijacin de nuevos objetivos.
Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos
que pueden tener la consideracin de "requisitos imprescindibles"; as, por un lado, es necesario
que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a travs de la
que se fijara todo el proceso de asignacin y delimitacin de responsabilidades

 Un programa de presupuestacin ser ms eficaz en cuanto se puedan asignar

adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendr que
contar con una estructura organizativa perfectamente definida.
El otro requisito viene determinado por la repercusin que tiene la conducta del
recurso humano que interviene en el mismo, el papel que desempean dentro del
proceso de planificacin y de presupuestacin los factores de motivacin y de
comportamiento.

La presupuestacin, adems de representar un instrumento fundamental de

optimizacin de la gestin a corto plazo, constituye una herramienta eficaz de
participacin del personal en la determinacin de objetivos, y en la formalizacin
de compromisos con el fin de fijar responsabilidades para su ejecucin. Esta
participacin sirve de motivacin a los individuos que ejercen una influencia
personal, confirindoles un poder decisorio en sus respectivas reas de
responsabilidad.
El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara mucho
dependiendo del tipo de organizacin de que se trate, pero se puede afirmar
que consiste en un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas:
Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de la
preparacin de los presupuestos: La direccin general, o la direccin estratgica, es la
responsable de transmitir a cada rea de actividad las instrucciones generales, para
que stas puedan disear sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que
las directrices fijadas a cada rea de responsabilidad, o rea de actividad, dependen
de la planificacin estratgica y de las polticas generales de la empresa fijadas a largo
plazo.
Elaboracin de planes, programas y presupuestos: A partir de las lneas directrices
recibidas, y previamente acordadas o aceptadas, cada responsable de rea
elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender
para poder cumplir los objetivos marcados. Es conviene que al preparar los planes
correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que
contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del
entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.
 Negociacin de los presupuestos: La negociacin es un proceso que va de abajo
hacia arriba, en donde, a travs de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles
jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los
niveles anteriores. Se deben realizar distintas simulaciones de escenarios y presentar y
negociar la alternativa mas conveniente en forma consensuada
Coordinacin de los presupuestos: A travs de este proceso se comprueba la
coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir las
modificaciones necesarias y as alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas
reas.
Aprobacin de los presupuestos: La aprobacin, por parte de la direccin general,
de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los
objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as como los resultados
previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.
Seguimiento y actualizacin de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto
es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolucin de cada una
de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.
Este seguimiento permitir corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar
las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.