Universidad nacional Jorge Basadre Grohmann

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera en Industrias Alimentarias

El control
como funcin
Administrativa

Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez

mikiguanilo@hotmail.com
 El control es una etapa primordial en la
administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul
es la situacin real de la organizacin, si no
existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 2
 Algunas definiciones:
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se
est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin

de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin
de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los
objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una funcin administrativa:

es la fase del proceso administrativo que mide y evala el
desempeo y toma la accin correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 3
 Control

Una funcin administrativa, ya que conforma

parte del proceso de administracin, que permite
verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado
est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados
que se esperan.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 4

 Elementos de concepto del
Control

1. Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar

el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin.
2. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al
control, es descubrir las diferencias que se presentan entre
la ejecucin y la planeacin.
4. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es
prever y corregir los errores.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 5

 Requisitos de un buen control

Correccin de fallas y errores: El control debe

detectar e indicar errores de planeacin,
organizacin o direccin.

Previsin de fallas o errores futuros: el

control, al detectar e indicar errores actuales, debe
prevenir errores futuros, ya sean de planeacin,
organizacin o direccin.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 6

 Caractersticas de un buen
Control
Seleccin de los criterios de control.
Recoleccin, concentracin y procesamiento
de datos.
Interpretacin de los resultados.
Elaboracin de reporte de resultados.
Utilizacin del mismo, para aplicar las
medidas correctivas.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 7

 El Control consta de cuatro etapas

1. Evaluacin de resultados.
2. Comparacin de los resultados con los planeado.
3. Determinacin de las causas de desviacin.
4. Retroalimentacin.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 8

 Importancia del Control

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente
de cualquier organizacin.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la
demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo
de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos
que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y
servicios nuevos a los clientes.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una
manera de obtener ventajas competitivas.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin
aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que
los empleados trabajen juntos en equipo.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 9
 Bases del control

Asimismo funciona con el control

organizacional y sus basamentos, podramos
decir que el control se basa en la
consecucin de las siguientes actividades:

Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 10

 Elementos del control
El control es un proceso cclico y repetitivo. Est
compuesto de cuatro elementos que se suceden:
1. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control,
que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin.
Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a
continuacin:
a. Estndares de cantidad.
b. Estndares de calidad.
c. Estndares de tiempo.
d. Estndares de costos.
2. Evaluacin del desempeo: Tiene como fin evaluar lo que se est
haciendo.
3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido:
Compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para
verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con
relacin al desempeo esperado.
4. Accin correctiva: Busca corregir el desempeo para adecuarlo al
estndar esperado. Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez
26/06/2017 11
 reas del control
El control acta en todas las reas y en todos
los niveles de la empresa. Las principales reas
de control en la empresa son:

A. reas de produccin:
1. Control de produccin.
2. Control de calidad.
3. Control de los tiempos de produccin.
4. Control de inventarios.
5. Control de operaciones Productivos.
6. Control de desperdicios.
7. Control de mantenimiento y conservacin.

B. rea comercial:
1. Control de ventas.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 12
 reas del control
El control acta en todas las reas y en todos
los niveles de la empresa. Las principales reas
de control en la empresa son:

C. rea financiera:
1. Control presupuestario.
2. Control de costos.

D. rea de recursos humanos:

1. Controles de asistencia y retrasos:.
2. Control de vacaciones.
3. Control de salarios.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 13

 Instrumentos para efectuar el
Control

Los Instrumentos ms comnmente

empleados para efectuar el control son:

Informes.
Auditorias.
Estudios de tiempo y movimiento.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 14

 Principios de control
1. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado
de control correspondiente.
2. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin.
3. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos,
es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
4. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea
posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias
para evitarlas en futuro.
5. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar
el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas
reales que este reporte.
6. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.
7. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 15

 Fallas en el proceso de control
Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados
con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un
sistema de control deben expresarse con una explicacin
que se fundamenta en la bsqueda de respuestas y no
caer en errores tpicos de la supervisin como son los
siguientes:

1. Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y

culpables en vez de causas y posibles soluciones.
2. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser
demasiado especfico e involucrar al total del personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.
3. Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de
baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto
controlarse.
4. Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 16
 Tipos de Control
Control previo.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye
la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con
propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar
los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades, segn ocurran.

Control de posterior
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de
los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones
futuras del estndar aceptable.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 17
 Universidad nacional Jorge Basadre Grohmann
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera en Industrias Alimentarias

Control de

Gestin

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 18

 El Control de Gestin
Es un sistema dinmico e importante para el
logro de metas organizacionales, dichas metas
provienen inicialmente del proceso de
planeacin como requisito bsico para el
diseo y aplicacin del mismo, dentro de
ciertas condiciones culturales y
organizacionales.

No basta con decir claramente a donde queremos llegar con

nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible
establecer cules son para la organizacin aquellos factores
crticos que hay que cuidar para tener xito (FCE), muchos de
los cuales estn ntimamente ligados con las estrategias que se
van a desarrollar.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 19
 Fines del control de gestin

1. Informar: es necesario transmitir y comunicar la

informacin para la toma de decisiones e identificar
los factores claves de la organizacin para as
determinar cul es la informacin clave.
2. Coordinar: Encamina las actividades a realizar
eficazmente a la obtencin de los objetivos.
3. Evaluar: La consecucin de las metas u objetivos
se logra gracias a las personas y su valoracin es la
que pone de manifiesto la satisfaccin del logro.
4. Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha
importancia para alcanzar las metas.

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 20

 El control como funcin
Administrativa
Se define al control como la apreciacin del resultado
en cuanto al logro de objetivos organizacionales.
Es la funcin de medicin y correccin de las
ejecutorias de los subordinados tendientes al
aseguramiento del logro de los objetivos.
Es vigilar que todas las acciones y operaciones se
realicen de acuerdo a los planes adoptados, a los
principios establecidos y a las normas implantadas.
Se aplica a las personas, activos y cosas que se
cumplen en el seno de la organizacin.
Antes, durante y despus del desarrollo institucional.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 21
 El control como funcin
Administrativa
Principios:

Equilibrio: congruencia
entre resultados esperados
y resultados obtenidos.

Normativo: establecer
parmetros en documentos
legales para valorar
alcances y limitaciones del
plan.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 22
 El control como
funcin
Administrativa

Tipos y formas:

1. De acuerdo al la
oportunidad: Previo/Posterior.
2. De acuerdo a la cobertura:
Total /Selectiva.
3. De acuerdo a la relacin
evaluador evaluado:
Interno/Externo
4. De acuerdo al tiempo:
Permanente/Intermitente.
26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 23
 Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Industrias Alimentarias

Preguntas?

Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez

mikiguanilo@hotmail.com

26/06/2017 Lic. Adm. Miguel R. Guanilo Gmez 24