LOS COMITES

DE UN EVENTO
COORDINADOR GENERAL

Se encarga de coordinar y dirigir a los

integrantes de las diferentes comisiones que
comparten el compromiso de planificar,
organizar, ejecutar y controlar el evento en
respuesta a las necesidades de la institucin y
sociedad en general.
 LOS COMITS

Son grupos de personas que contribuyen el

trabajo para hacer cumplir los pasos del evento
satisfactoriamente, las mismas son nombradas
por el comit organizador.
 COMIT DE PROGRAMAS
Este comit presta apoyo al comit organizador en todo
lo concerniente a la estructuracin del programa general
del evento. Principales funciones:
Preparar un cronograma de actividades estableciendo
fechas topes.
Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.

Estructurar el programa tcnico.

 COMIT DE PROGRAMAS
Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.

Seleccionar coordinadores de actividades.

Establecer los mecanismos para la preseleccin

y hacer la seleccin final del trabajo.

Entregar las ponencias y trabajos al comit

organizador dentro del plazo establecido para su
reproduccin y distribucin.
 COMIT DE PROGRAMAS
Estructurar el programa social.

Elaborar el programa de acompaantes.

Fijar fechas de reuniones peridicas con el fin de

revisar las actividades ejecutadas y programar
acciones pendientes.

Mantener informado al comit organizador a

travs de reuniones peridicas.
 COMIT DE FINANZAS
Para la ejecucin de todo evento se requieren
recursos econmicos y saber cmo distribuirlos de
acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:

Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

Buscar recursos econmicos necesarios.

Abrir cuentas bancarias.

 COMIT DE FINANZAS
Mantener reuniones peridicas con el comit
organizador.

Establecer las prioridades de gastos.

Efectuar los pagos.

Llevar el balance detallado de los gastos

efectuados.
COMIT DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificacin y

logstica de las actividades relacionadas con la
celebracin del evento. Funciones:

Reservacin del centro de convenciones.

Montaje de los salones.

COMIT DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Alquiler de equipos de sonido.

Alquiler de todos los equipos audiovisuales.

Reproduccin del material.

Organizacin y contratacin del personal

tcnico.
 COMIT DE PROMOCIN
Y RELACIONES PBLICAS

Sus funciones son:

Diseo y elaboracin del logotipo.
Diseo y elaboracin del afiche, los programas,
folletos, papelera especial, invitaciones,
distintivos y todo lo relacionado con impresos.
Promocin interna y externa.
Diseo y compra de todo el material
promocional.
Elaboracin de las pancartas.
COMIT DE PROMOCIN
Y RELACIONES PBLICAS
Planificacin y coordinacin del protocolo.

Coordinacin de informacin y entrevistas con los

medios de comunicacin.

Coordinar los programas especiales para el comit

organizador, los conferenciantes e invitados
especiales.

Coordinar los actos de inauguracin y clausura.

Elaborar los instructivos.

 COMIT DE TRANSPORTE

Sus funciones son:

Coordinacin general de todo lo referente al

transporte areo, terrestre y martimo.

Coordinar la llegada y salida de los delegados e

invitados en los terminales.

Coordinar los servicios de estacionamiento y

traslado al lugar del evento.
 COMIT DE SEGURIDAD
Funciones:

Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los

invitados especiales como los delegados y participantes.

Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su

reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.

Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de

prevencin de incendios.

Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

 COMIT DE RECEPCIN

Funciones:

Es el responsable de dar la bienvenida a todos

los participantes.

Recibir a los invitados especiales.

Brindar toda informacin tanto de las actividades

del evento como otra que sea requerida por los
delegados e invitados.
 COMIT DE REGISTRO
Sus funciones son:

Coordinar todo lo referente a la inscripcin.

Disear las planillas de inscripcin.

Entregar al material.

Suministrar informacin.
 COMIT DE ALOJAMIENTO

Funciones:
Seleccionar las diferentes alternativas de
hospedaje.

Contratar los servicios de alojamiento.

Distribuir las habitaciones.

Asignar habitaciones a los

invitados especiales.
 COMIT DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Funciones:

Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y

bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios,
etc.

Organizar los horarios.

Seleccionar el men.
 COMIT DE DAMAS
Funciones:

Coordinar el programa de acompaantes.

Cooperar en la recepcin y despedida de los

invitados y participantes.

Solicitar obsequios y donaciones.

Ayudar en la organizacin del programa social.

Colaborar en la decoracin.
 BIBLIOGRAFIA
GERARDI, Eliana: Cmo Hacer Eventos Exitosos. Coleccin Quiron N36, Los Libros
del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.

GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las

Relaciones Pblicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

GMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las

Relaciones Pblicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organizacin Exitosa. Editorial

McGraw-Hill. Mxico 1997.