Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Organizacin Funciones
Actividad administrativa
Documentos
Aplicacin de los principios de respeto al origen y orden
original a los fondos de archivo
DOCUMENTOS DE DECISIN
(contienen una declaracin de RESOLUCIONES
voluntad de un rgano
ACUERDOS
administrativo sobre materias
de su competencia)
DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN COMUNICACIONES
(comunican la existencia NOTIFICACIONES
de hechos o actos a otras
PUBLICACIONES
personas, rganos o
entidades)
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaracin de ACTAS
conocimiento de un rgano CERTIFICADOS
administrativo, cuya finalidad es la CERTIFICACIONES ACTO
acreditacin de actos, hechos o PRESUNTO
efectos)
10.2.- Los documentos. Tipos documentales
DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaracin de juicio de un
rgano administrativo, persona o entidad INFORMES
pblica o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo)
DOCUMENTOS DE LOS
CIUDADANOS SOLICITUDES
(el instrumento por el que el DENUNCIAS
ciudadano se relaciona con la ALEGACIONES
actividad de las RECURSOS
Administraciones Pblicas)
Fondo
Seccin
Series
Expedientes
Los expedientes.
Estn unidos por la relacin causa efecto, de ah que deban ser ordenados
de acuerdo a este ritmo.
Desde el punto de vista de su tradicin y de su contenido, podemos
diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:
Procedimiento.
Finalizacin: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:
Resolucin.
Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud.
Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no
est prohibido por el ordenamiento jurdico.
Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona
interesada caducan a los tres meses de su paralizacin.
1
INICIACIN
denuncia.
Los interesados en
cualquier momento del
2
PROCEDIMIENTO procedimiento van
producciendo y recibiendo
documentacin hasta que
finalize el hecho.
El Expediente
Tramitacin
Por RESOLUCIN: mediante desicin
motivada del rgano que le compete. En
ningn caso el silencio administrativo
finaliza un expediente.
Por DESISITIMIENTO: del interesado en
3
el caso de que el haya iniciado el
FINALIZACIN expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no est
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen trminos de vencimiento que
cierran el expediente.
El Expediente
Tramitacin
La ejecucin de los
4
actos es inmediata y
EJECUCIN cuenta con plazos
definidos segn el tipo
de procedimiento.
Los expedientes.
- Evitar la multiplicidad y dispersin de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar
antes si ya existen.
- No extraer documentos originales de los expedientes en tramitacin. En ese caso se deben realizar fotocopias y
devolverlos a su lugar.
-No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso
se deben utilizar fotocopias.
- Conservar los documentos respetando el orden natural. Si stos contienen subexpedientes, se deben conservar
en carpetillas identificados por medio de un ttulo y sus documentos asimismo ordenados cronolgicamente.
- Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos dao que el clip.
- Si llegara a ser extrado un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el
lugar del faltante, con fecha, razn del prestamo y nombre de los responsables.
Las series.
COMPETENCIAS
unin de tipos
documentales
iguales
FUNCIONES
SERIE
DOCUMENTAL
RGANOS
ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES
Las series.
Ejemplo 1: Ejemplo 2:
AYUNTAMIENTO: AYUNTAMIENTO:
Granada Granada
FUNCIN: FUNCIN:
F Pblica Velar por el Medio Ambiente
ACTIVIDAD: ACTIVIDAD:
Reuniones de la Otorgar licencias de aperturas
Comisin de Gobierno de act. peligrosas
Criterios de clasificacin:
- Lo ms estable posible.
- Objetivo.
Criterios de ordenacin:
Ordenacin cronolgica: la unidad de orden establecida es la fecha
de los documentos aos meses das. Ej: Libros de Registro de
Entrada y Salida.
Ordenacin alfabtica: los documentos se ordenan siguiendo las
letras del alfabeto. Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los
documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej:
Expedientes personales.
Ordenacin numrica: los documentos se ordenan siguiendo el
nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos. La numeracin correlativa hay que hacerla para
cada serie y anualmente.
Ordenacin por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
ndice previamente confeccionado. Muy vlido cuando hay un gran
volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia;
aqu los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por
orden cronolgico.
Inventarios Series
Catlogos Unidades
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
La Gua
Objetivo Contenido
Censo-Gua
Gua de fuentes
Gua orgnica
Gua de archivo
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
Censo-Gua
Objetivo Contenido
Denominacin del centro
Informar de un gran Entidad de que depende
nmero de archivos Direccin
Clasificacin
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
Gua de fuentes
Recopila
fuentes sobre un tema o un
rea geogrfica.
Fuentes para la historia de las naciones,
del CIA
Fuentes para la historia de Iberoamrica,
del CIDA.
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
Gua orgnica
Objetivo Contenido
Informa sobre Muy somero por el
archivos gran nmero de
relacionados con un fondos
organismo
determinado.
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
Gua de archivo
Objetivo Contenido
Historia de la entidad
productora
Informa sobre un solo
Organizacin
archivo y sus fondos Contenido de agrupaciones
documentales
Denominacin del centro
Entidad de que depende
Direccin
Clasificacin
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin
El Inventario
Objetivo Contenido
Tipos de inventarios
Inventario analtico
rea de mencin de identidad:
Signatura
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen
eliminacin
Resumen de alcance y contenido
Sistema de organizacin
1986. 3.3.4. ICV
15.610-15.615.
6 cajas.
Acceso restringido.
1973. 2.5.4. Concesin de obras.
73.555.
1 caja.
El catlogo
Contenido
Objetivo Conjunto de documentos reunidos
por autor, fecha, lugares, asuntos
Descripcin individualizada de una o varias series, sin respetar
y exhaustiva de cada as el orden natural.
documento, tanto en sus Elementos fundamentales:
caracteres internos como fecha, tipologa, tradicin, autor,
externos destinatario, asunto o materia,
descripcin fsica, datos de
localizacin.
1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1
Contiene:
f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de
Estado.
f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a
Brisseau las operaciones que expona en su memorial.
f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del qumico real Pedro
Gutirrez Bueno.
f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca,
pidiendole audiencia para exponer sus pretensiones.
f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda
prrroga para la devolucin del prstamo que le concedieron del fondo de bienes
mostrencos.
f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado
general de mostrencos, Francisco Nogus, notificndoles la prrroga
durante dos aos.
f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey
La descripcin de material de archivo
Instrumentos de descripcin