TECNOLOGIA

INFORMATICA
APLICADA A ARCHIVOS
UCSS Ing. Paul Lorenzo Gallardo
 Gestin
documental
con software
libre
Sistema de Gestin
Documental
A la hora de implementar unsistema de gestin documentalen un
entorno profesional existen en la actualidad una gran variedad de
soluciones, tanto de software libre como propietarias. Seguro que a la
mayora os suena Sharepoint (Microsoft), Documentum o SAP. An
persiste cierta tendencia a otorgar mayor validez al software propietario
frente asoluciones open sourcey eso a pesar de que varias propuestas
de estas ltimas pueden ser merecedoras de la misma dignidad y
confianza por mritos propios.
Nuxeo
Nuxeo es un software que permite implementar con gran funcionalidad un
repositorio documental corporativo. Aporta soluciones a las necesidades
primarias de gestin documental de las empresas, permitiendo gestionar
cmodamente documentos mediante control de versiones, flujos de
trabajo asociados, publicacin remota o bsqueda avanzada a texto
completo, adems de integracin con suite ofimticas habituales como
Microsoft Office y Open Office. Adems, a travs de Nuxeo DAM tambin
se ofrece
Nuxeo soporte para
actualmente imgenes
est y vdeos. en sus procesos de gestin por
siendo empleado
cientos de empresas y organismos pblicos de tamao medio y grande.
Alfresco
Se trata de otro gran ejemplo de ECM open source. Es una solucin
verstil compatible con software tanto de la vertiente Microsoft, como de
la rama Linux. Posibilita la creacin y gestin de contenidos empresariales
desde una gran cantidad de CMSs, blogs y paquetes ofimticos (Office y
OpenOffice). Adems ofrece una gran variedad de herramientas
colaborativas como calendarios individuales y de equipo, feeds de
actividad, tableros de discusin, etc. Alfresco es para las empresas ante
todo COLABORACIN, pero tambin constituye un gestor documental y un
completo CMS corporativo. Su base de programacin, junto a Nuxeo, es
Java, lo que los convierte en soluciones multiplataforma adaptables a
cualquier
Est entorno, a
disponible endiferencia de Sharepoint
dos versiones: que depende de tecnologa
Alfresco
propietaria Windows,
Community y AlfrescoloEnterprise.
cual restringe susversiones
Ambas posibilidades de despliegue.
son Open Source, aunque su versin Enterprise,
diseada para importantes volmenes de trabajo,
es de pago. Se trata de una plataforma ECM lder
en su mercado con ms de 2.500 implantaciones y
probada en entornos con ms de 100 millones de
ArchiveSpace
Construido para centros de archivo por archiveros. As se presenta
ArchivesSpace, una aplicacin nacida de la unin del trabajo previo
realizado por la New York University, la University of Illinois Urbana-
Champaign, la University of California San Diego, y el Andrew W. Mellon
Foundation con los Archivistss Toolkit y Archon.

Se trata de un software muy completo que permite gestionar la gran

mayora de los procesos tpicos de un centro de archivo (creacin del
cuadro de clasificacin, descripcin de la unidades documentales, gestin
de donaciones, creacin de autoridades y materias, derechos y
restricciones de acceso, etc.

Funciona de acuerdo a esquemas de metadatos normalizados como EAD,

MARCxml, MODS, Dublin Core o METS.
AtoM
AtoM (Access to Memory) ofrece un producto muy interesante que, en la
lnea de ArchivesSpace, nos permite crear cuadros de clasificacin,
realizar descripciones a diferentes niveles, crear registros de autoridad,
gestionar ingresos, la creacin de pginas estticas, etc. Resulta
interesante la posibilidad de crear taxonomas y de personalizar las
existentes. Tambin el hecho de ser un software multirepositorio y multi-
idioma.
CollectionSpace
Otro completo sistema de gestin para todo tipo de colecciones.
Collecionspace se ha desarrollado a partir del sistema de gestin
documental de cdigo abierto Nuxeo, y est ms pensado para museos
que para otro tipo de instituciones. Adems de algunos de los aspectos
vistos en los casos anteriores, incorpora la gestin de procesos propios
de este tipo de instituciones como la gestin de los prstamos de las
piezas, informacin sobre las exposiciones de las que han formado parte,
etc.
CollectiveAccess
Sus desarrolladores lo definen como un framework altamente
configurable para la catalogacin de cualquier tipo de material, y eso es
lo que es exactamente. CollectiveAccess permite de una manera
relativamente fcil la integracin de cualquier esquema de metadatos
disponible en XML para la descripcin de los diferentes objetos digitales
del repositorio. Esto se debe realizar en el momento de la instalacin,
cuando cargaremos nuestro perfil, bien desde una lista bastante amplia y
disponible en abierto, donde podemos encontrar perfiles preconfigurados
con Dublin Core, EAD, Premis, VRACore, PBCore, etc.; bien desde un
esquema personalizado en el que adems de definir nuestro/s esquemas
de metadatos, podemos configurar otras propiedades del sistema.
Invenio
Desarrollado por el CERN (European Organization for Nuclear Research)
se trata de una excelente alternativa a los archiconocidos DSpace y
EPrints. Una de las principales diferencias de este software respecto a sus
competidores es el uso nativo del formato MARC21 como estndar para la
descripcin de los objetos digitales. Como DSpace y Eprints es
interoperable y permite personalizar el flujo de trabajo relativo al envo
de tems al repositorio.
Islandora
Islandora es otro sistema de gestin de repositorios basado en Fedora
Commons y en el sistema de gestin de contenidos Drupal. Desarrollado
por la University of Prince Edward Island, soporta cualquier tipo de objeto
digital, opciones multidioma va Drupal, soporte para cualquier tipo de
estndar de metadatos en XML incluidos esquemas personalizados, el
uso de Apache Solr como motor de bsqueda y un interesante flujo de
trabajo para la ingesta de objetos digitales en el repositorio.
Archivematica
Archivematica es un software para la creacin de repositorios de
preservacin basado en la estructura propuesta por el modelo OAIS.
Entre sus principales funcionalidades destacan su modelo de distribucin
como servicio virtualizado, lo que le confiere una gran flexibilidad, la
integracin de planes de preservacin para una gran cantidad de
tipologas y formatos de archivo, monitorizacin de los diferentes
procesos de gestin, trazabilidad absoluta a travs de metadatos PREMIS,
o la posibilidad de integrarse con otras plataformas como AtoM o DSpace.
DAITSS
DAITSS (Dark Archive in the Sunshine State) es un software de
preservacin digital desarrollado por el Florida Center for Library
Automation. Se trata de una aplicacin que funciona como caja negra,
es decir, que no proporciona acceso pblico a los objetos digitales que
alberga, sino que se centra en su preservacin. DAITSS proporciona
soporte automatizado para las diferentes fases de un flujo de trabajo
basado en el modelo de referencia OAIS (Open Archival Information
System): submission, ingest, archival storage, access, withdrawal y
evidentemente la propia gestin del repositorio.
Pressbooks
Pressbooks funciona como plugin para WordPress, lo que nos permite
disponer de una gran plataforma orientada totalmente a la gestin
editorial de libros electrnicos. Pressbooks tambin ofrece diferentes
planes de pago en la nube, y uno bajo el modelo freemium pensado para
pequeos autores o editores. La plataforma es completamente
independiente de cualquier canal de distribucin editorial, por lo que la
distribucin de nuestro catlogo queda totalmente en nuestras manos.
Adems permite exportar nuestros libros electrnicos en mltiples
formatos como PDF, ePub, Mobi o XHTML entre otros.

La interfaz es tan sencilla como la de cualquier otro producto desarrollado

a partir de WordPress, del que hereda todas sus caractersticas.
FIN
GRACIAS