Administracion de Archivos

ADMINISTRACION
DE
ARCHIVOS
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
INTRODUCCION
Un Archivo es un conjunto de elementos de informacin
relacionados entre si y que fueron definidos por su creador.
Por lo general, los archivos representan datos y programas.
Un archivo de datos puede ser numrico, alfabtico o
binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los
archivos de texto, o pueden estar rigurosamente
formateados. En general, un archivo es una secuencia de
bits, bytes, lneas o registros cuyo significado es definido
por el creador del archivo y por el usuario.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Un archivo se puede manipular como una unidad mediante
operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar,
renombrar y listar. Los elementos de informacin
individuales que conforman un archivo se pueden manipular
con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar.
De acuerdo a las caractersticas y tipo de trabajo que se
realicen sobre los archivos, estos pueden caracterizarse por
su: Volatilidad, Actividad y Tamao.
HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en la poca antigua
La historia de los archivos es en cierta manera paralela a la
de la escritura: el origen de los archivos es
contemporneo a las primeras manifestaciones escritas
de la organizacin social y poltica de los diferentes
pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la
memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy
diversos. La historia de los archivos est ligada a la
historia de la escritura y ms exactamente a la historia de
la difusin de la escritura y de los materiales escritos.

Los archivos en la poca antigua
La historia de los archivos es en cierta manera paralela a la
de la escritura: el origen de los archivos es
contemporneo a las primeras manifestaciones escritas
de la organizacin social y poltica de los diferentes
pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la
memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy
diversos. La historia de los archivos est ligada a la
historia de la escritura y ms exactamente a la historia de
la difusin de la escritura y de los materiales escritos.

El archivo es el espejo fiel del rgano o magistratura en el momento de
su actividad y reproduce, a travs de la documentacin producida ,
sus articulaciones, su contenido, su comportamiento y finalmente
las mismas personas que lo han gobernado.
Para analizar esta evolucin de los archivos en el tiempo la hemos
dividido en 5 periodos:
Los archivos en la Antigedad
La poca medieval
La poca de las monarquas absolutas
Desde la Revolucin francesa hasta hoy
Los archivos de la Iglesia Romana

Los archivos en la Antigedad:
Restos arqueolgicos de archivos: Los ms antiguos de los
que tenemos noticia se remontan al 2500-3000 a.C. y
pertenecen al Prximo Oriente, donde se han encontrado en
excavaciones arquelgicas de grandes ciudades y de
palacios, materiales escritos, especialmente tablillas de tierra
cocida, y que evidencian la existencia de centros
administrativos y de poder. Efectivamente es en los palacios
donde se han descubierto el mayor nmero de documentos
(tratados, correspondencia administrativa i diplomtica,
contabilidad y finanzas).

El acceso a esta documentacin era restringido a a funcionarios o
personas con permiso especial otorgado por la mxima
autoridad. De hecho, la conservacin y uso de los documentos
estaba vinculado a el ejercicio del poder. Acceder al archivo no
era un derecho sino un privilegio. Las tablillas ms antiguas
conocidas se remontan al Siglo IV a.C. Sucesivamente, los
archivos de los palacios de Lagash(+- 2900 a.C.) de Larsa, de
Mari, de Ugarit, de Nnive, de Perspolis ilustran el carcter de
los archivos en la Antigedad. Segn BRENNEKE, parece que
se trata de un tipo particular de archivo, un archivo-biblioteca, y
que la eleccin del material a conservar se haca con criterios de
propaganda poltica.

De los Hititas es fcil encontrar restos de la existencia de
archivos en el sentido ms prximo al concepto actual.
Las excavaciones de Nnive nos ensean el gobierno
de Asurbanipal y de la escritura cuneiforme. Los
archivos egipcios estaban en los templos y son los
sacerdotes los que los conservan. De la misma manera
que el Arca de la Alianza no es ms que un depsito de
documentos y constituira el archivo de Israel, donde se
depositaban los documentos de absoluta importancia
para la comunidad: las leyes.

Se sabe tambin que cuando se instaur la monarqua se habilitan
locales especiales para reunir las escrituras relativas al gobierno.
Este archivo estaba al cargo del mazquir(archivero). Los persas
tambin dispusieron de archivos que en la mayor parte de los
casos dependan de templos.
El mundo griego: desde los tiempos ms antiguos en las
poblaciones del Peloponeso se conservan algunos documentos
que, escritos sobre tablillas de madera, metal o piedra, se haban
expuesto en la plaza pblica para que toda la comunidad tuviera
conocimiento. Despus se conservaban en el templo como
memoria de la actividad legislativa y poltico-administrativa de la
.

Pero archivos propiamente dichos no aparecen en Grecia
hasta que no se desarrolla una organizacin interna de
estado democrtico y la figura del rey es sustituida por la del
arconte(3 arcontes :ejrcito, justicia y religin). Una vez
pasado el tiempo de su mandato, formaban parte del
Aerpago (consejo aristocrtico de Atenas que actuaba
como un rgano consultivo del rey, regulaba la eleccin de
los arcontes, ejerca como tribunal de garantas
constitucionales y los asuntos religiosos). La documentacin
de inters colectivo generada por estos oficiales y por el
Aerpago se depositaban en el templo de Ares.

En el s.IV a.C. ya existe un autntico archivo en el templo
de Cibeles, donde se conservaban los documentos
pblicos: leyes, actas del consejo y de la asamblea
popular, tratados... Comienzan a utilizarse otros
materiales como soporte de escritura: papiro y
pergamino, y los documentos hechos con este material,
en forma de rollos, se conservaban introducidos en
nforas de tierra cocida. Se organizan los archivos con
personal especializado y se le permita a los
ciudadanos la consulta.

Mundo romano: No exista una concentracin de archivos como en
Grecia. En el Aerarium (Templo de Saturno) se conservaban los
documentos de carcter econmico, las finanzas de Estado. En el
ao 73 se situaron en el Campidoglo documentos referidos a la
administracin del Estado: legislacin, actas del Senado,
decretos, correspondencia con los gobiernos provinciales, en el
templo de Cesar la documentacin de los ediles, en el Aedes
Nimpharum (campo de Marte) los censos y al Tabularium Caesaris
el catastro, en el Atrium libertatis, actas de los censores. Estos
depsitos documentales estaban bajo la direccin de los
cuestores. Durante el Imperio aparecen archivos ligados a las
administraciones provinciales y a los cargos pblicos que las
controlan.

Archivos en la Edad Media
Durante al poca medieval, despus de las invasiones y la
consiguiente desaparicin del Imperio Romano de
Occidente, los archivos dejaron de funcionar y de
existir, gran parte del material se destrua o se perda,
bajo el efecto de las destrucciones provocadas por las
invasiones y por la anarqua feudal que se
generalizaba.

De hecho durante el periodo entre la decadencia del poder
romano y la nueva situacin creada con las invasiones,
se produce una autntica decadencia de las funciones del
archivo (precedida por una decadencia o desaparicin de
muchas instituciones). La invasin provoc una situacin
que llev a la destruccin de la documentacin existente,
que adems es intil conservar (los ttulos de propiedad,
derechos o privilegios que no tienen ningn valor ante la
implantacin de un nuevo sistema de posesin de la
tierra).

En estas condiciones histrico-polticas el carcter jurdico
del archivo de la poca imperial romana deba ceder
paso a una nueva realidad. As el archivo se convierte,
no en la expresin de un centralismo poltico, sino en la
expresin de una realidad patrimonial, espejo de los
seores territoriales feudales, nacidos de la fracturacin
del imperio central. Los archivos son itinerantes. El
seor feudal no tiene una sede fija y se traslada con
aquellos documentos que le interesan y con el personal
necesario.

En los centros eclesisticos, afectados tambin por los
cambios generales, se produce paulatinamente un
resurgir de los archivos, gracias a las tentativas de los
monjes y clrigos de convertir los monasterios en
centros de irradiacin cultural, trabajando en la copia de
libros y procurando su distribucin. Se comienzan a
conservar los testimonios y pruebas de los derechos de
propiedad y privilegios en archivos donde se conserva
el material documental en cartularios (registros donde
se copiaban los documentos principales).

Pero la autntica formacin de los archivos eclesisticos
medievales es en el Siglo XII, cuando la Iglesia procede
a una 1 reforma de sus instituciones. Tambin en esta
poca se inicia la estabilizacin de los archivos
seoriales, de manera contempornea a la aparicin de
los archivos municipales. Se consolidan los grandes
archivos europeos, ya que a lo largo de los Siglo XIIXIV se organizan sus escribanas, estableciendo las
diferentes competencias de sus funcionarios, entre ellos
el de la corona de Aragn.

El Archivo de la Corona de Aragn se fue formando alrededor de
un ncleo constituido por los documentos de las escribanas
de los primeros condes de Barcelona, desde el Siglo IX, y por
los registros de la Real Cancillera Catalno-Aragonesa desde
mediados del Siglo XIII, que juntamente con las cartas reales
constituyen el Archivo Real de Barcelona. De entre los
inmensos fondos del ACA hay que destacar el Liber
Feudorum Maior, cartulario de Alfonso el Casto(1164-1196)
Uno de los hechos caractersticos de la Baja Edad Media es la
formacin de los archivos municipales, surgidos juntamente
con la aparicin de las instituciones de gobierno municipal.

A finales de Siglo XI, nombro las fuerzas polticas sociales se
enfrentaron a la autoridad central dando lugar a una
transformacin profunda de la sociedad agricultora. Esta
renovacin gener el surgimiento de una nueva organizacin, el
municipio, con rganos de poder controlados por los propios
ciudadanos; esta realidad comunal parta de la necesidad de
crear una autonoma jurdico-administrativa en la misma ciudad.
Los burgueses desean tener un lugar en la sociedad y exigen
una libertad administrativa, un espacio social y jurdico donde
poder desarrollar sus negocios. El primer paso, y el definitivo,
fue la conquista de privilegios arrancados al seor, que sern la
base de la autonoma de las ciudades.

En palabras de PIRENNE:Cada ciudad constituye un pequeo
mundo aparte; su exclusividad y su proteccionismo no tiene
lmites. Cada ciudad hace lo posible por favorecer su comercio e
industria y distanciarse de las otras ciudades. Cada una trata de
abastecerse por si misma y de producir todo aquello que le es
indispensable. Todas tratan de de extender su propia autoridad
sobre el territorio vecino para asegurarse las necesidades
bsicas. La adquisicin de privilegios por parte de las ciudades
ser vital para su desarrollo. As tratan de conseguir de los
monarcas o de los seores feudales privilegios sobre la creacin
de cargos municipales, de proteccin de sus productos etc.
(eleccin de jurados, justicia, derechos de deuda, pasaje...)

Estudiar la historia de los archivos municipales puede ser
suficiente para comprender esta transformacin de la
estructura poltico-administrativa feudal y comprender por
qu las nuevas clases sociales comienzan a adquirir libre
jurisdiccin que luego se convertir en permanentes y
legales.
Es por tanto la burguesa la que sentir en este momento la
necesidad de organizar archivos destinados a conservar y a
custodiar aquella documentacin que garantice los derechos
y los intereses de autonoma municipal y por tanto son la
expresin de los intereses de los ciudadanos.

Hay que remarcar que estos documentos en un principio no tienen
ningn orden y se conservaban nicamente como testimonio o
memoria y ser ms tarde cuando se plantear la exigencia de
tutelar con mayor atencin los documentos y los estatutos
municipales, estableciendo penas a aquellos que los destruyan o
roben.
A la sombra de los entes comunales o como consecuencia de la
relevancia que adquieren las ciudades, aparecen los archivos
notariales, producto de la figura de un notario, profesional que
plasma por escrito los contratos entre privados, y que tiene, por
concesin pblica (rey, seor feudal, obispo, municipio),
capacidad para dotar a dichos documentos de validez pblica.

La poca de las monarquas absolutas: la creacin
de archivos de Estado.
La concentracin de los archivos en la edad moderna fue
la consecuencia directa del surgimiento de las grandes
monarquas que crearon una administracin centralista.
Sern los archivos de Estado los que concentrarn
fondos archivsticos anteriormente esparcidos por el
territorio.

En Castilla, ya en el Siglo XV, Enrique IV intento crear un archivo
general en el castillo de la Mota (Medina del Campo). Pero
este intento tuvo ms consistencia con los Reyes catlicos,
que en 1489 trataron de reunir en la cancillera de Valladolid
los documentos repartidos por sus reinos y nuevamente en
1509, estableciendo el ncleo que dara origen al Archivo
General de Simancas. Carlos V en 1545 transfiri los archivos
de la Mota y del alczar de Segovia a la fortaleza de
Simancas. En cualquier caso aquella concentracin fue
parcial y no fue efectiva hasta 1568 cuando se traslad a
Simancas la documentacin de todos los Consejos,
Audiencias, Tesoreras, Secretaras, Capillas reales...

El archivo de Simancas contiene 61.505 legajos y 5.196
volmenes. Las series principales catalogadas son:
ttulos de Castilla, de Flandes, de Italia y de Portugal;
negociaciones con Inglaterra; registro de sellos. Otros
fondos importantes son: manual del Estado y del
patrimonio real, bulas, secretarios provinciales, guerra y
marina, inquisicin, patronato eclesistico, cortes, casa
real, gracias y privilegios, direccin general de rentas y
consejo real.]

En 1781 por orden de Carlos III se crea el Archivo de
Indias en Sevilla, ocupando la antigua lonja de
mercaderes del Siglo XV. anteriormente la
documentacin relativa a los descubrimientos,
conquistas y la administracin de las antiguas
posesiones castellanas de America y de otros territorios
de ultramar estaban en gran parte en Simancas
esperando una ordenacin adecuada. El traslado a
Sevilla y su posterior ordenacin va ser obra de Juan
Bautista Muoz.

(Entre los 14 secciones del archivo destacan: patronato real,
contratacin, justicia, audiencia, escribanas, arribadas y
correos, con un conjunto de ms de 35.000 documentos. El
patronato real comprende bulas y derechos pontificios
sobre creacin de catedrales y otras iglesias y
nombramientos de prelados. Figuran, principalmente, los
descubrimientos, la descripcin de territorios y poblaciones,
as como la informacin de los mritos y servicios de los
primeros descubridores, las reales cdulas de concesin
de escudos de armas y el fondo de la Casa de
Contratacin.)

Otro ejemplo de concentracin de archivos sera el
depsito documental creado el 1886 en Madrid y que
reuna diversos archivos del estado espaol y de otras
procedencias civiles o eclesisticas: el el Archivo
Histrico Nacional. En este depsito se instalaron los
documentos de los monasterios y conventos afectados
por la desamortizaciones y los de seoros suprimidos.
[Actualmente contiene, entre otros, los fondos
siguientes: secretara de estado, casa real, embajadas,
consejos de Aragn, Indias, Italia, Navarra y Portugal.

Forman otras secciones los archivos procedentes de las
universidades de Alcal y de Sigenza, el colegio de
nobles de Madrid, inquisicin, ultramar i ordenes
militares (Montesa) y archivos seoriales (Osuna).
Entre la documentacin de origen monstico (ms de
100.000 pergaminos, unos 100.000 legajos y unos
30.000 volmenes) hay que sealar los fondos de
Poblet, Scala Dei, Santas Cruces, Benifass,
Valldecrist, y San Miguel de los Reyes.]

De las grandes monarquas a la Revolucin Francesa.
Una de las notas primordiales de los archivos nacionales
era el carcter secreto de los documentos y su
pertenencia a la persona del soberano, hecho que se
mantiene hasta la Revolucin Francesa.
En el periodo jacobino la organizacin institucional francesa
sufri una fortsima reforma que afect tambin a los
archivos. El 25 de junio de 1794, la Convencin
promulg un decreto con el que se estableca la
publicidad de los archivo de la nacin:

las deliberaciones, las peticiones, los ttulos de propiedad... podan
ser libremente consultados, y que los documentos archivados en
los depsitos franceses, es decir, los que procedan de las
instituciones pblicas, fueron puestos bajo la tutela directa del
Estado, al mismo tiempo que se trataba de concentrarlos en
Pars, en el Archivo Nacional que ya se haba constituido el 29
de julio de 1789 . As, los documentos procedentes de 10.000
depsitos archivsticos que haba en aquel momento en Francia,
deberan haber sido transferidos al Archivo Nacional. Pero
debido a problemas de carcter prctico y a la falta de
indicaciones precisas sobre la manera de llevarlo a cabo, la idea
de la centralizacin, en un nico fondo, no se llev a cabo.

Como consecuencia de la imposibilidad de trasladar todos
los archivos, especialmente por falta de espacio, se inici
una eliminacin de documentos, al menos de todos
aquellos que se consideraban intiles. Esta eliminacin
fue confiada en un primer momento a la Agencia temporal
de Documentos y posteriormente a una Oficina de
Seleccin de Documentos, organismos integrados
principalmente por eruditos, historiadores, y archiveros.
Las prdidas de documentos fueron cuantiosas durante
los 10 aos que funcion esta oficina.

Pero no va ser la cantidad de documentos lo que va obstaculizar
una autntica concentracin de documentos en un nico
depsito, varias fueron las circunstancias que modificaron el
proyecto inicial: una disposicin posterior estableci que se
creara un depsito archivstico por cada departamento.
Esta nueva disposicin introdujo grandes cambios a la misma
estructura de la archivstica:
Publicidad de los documentos y el reconocimiento de
su valor como patrimonio histrico y cultural.
La unificacin de archivos locales en un archivo
departamental y la confiscacin de archivos privados.

El proyecto de una concentracin de archivo en Pars va ser
retomada por Napolen en 1810. Napolen consciente de
que los archivos podan constituir una autntica mquina de
guerra, intent no slo concentrar los archivos franceses en
un nico depsito con sede en Pars, sino tambin los
archivos de aquellas instituciones europeas sujetas a la
autoridad francesa (se trata de la pretensin de crear un
Archivo Universal). Si Napolen se empe en reunir en
Pars los archivos de Estados europeos anexionados o
ocupados militarmente era, para privar al adversario de
ciertas armas y utilizarlas l mismo para reforzar su poltica
adems de como medio propagandstico

equipos de estudiosos preparaban memorias sobre la poltica
pontificia o se encargaban de elaborar libelos (escritos
propagandsticos) sobre la violacin del derecho de gentes en
Inglaterra. Pero slo llego a recoger una parte del inmenso
patrimonio archivstico europeo (Viena, el Vaticano, Simancas),
y que muchos aos despus de la cada del mismo Napolen
comenz a ser restituida en 1941 durante el gobierno de Petain.
Varias tentativas de concentracin se realizaron a imitacin de la
francesa. En Gran Bretaa algunos depsitos archivsticos
fueron reunidos en las capitales de Inglaterra, Escocia, Gales.
En Italia, en Florencia, y Turn, pero tuvieron un carcter
limitado y espordico.

As se paso de los archivos secretos, a disposicin
nicamente de los soberanos, a los archivos pblicos,
accesibles en un principio a todos. Una nueva concepcin
del archivo que tuvo, al menos tericamente, una rpida
difusin.
5. Los archivos de la Iglesia Romana
Como cualquier ciudad, persona privada o institucin, la
Iglesia, desde su nacimiento, ha conservado y organizado
sus documentos.

En primer lugar hay que aclarar que los archivos eclesisticos
son aquellos que se han generado en entes que forman
parte de la ordenacin administrativa y jurdica de la Iglesia
a todos los niveles de su jerarqua, desde la Cancillera
Pontificia, como archivo central, hasta los archivos
parroquiales o monsticos.
Una primitiva forma de archivo central de la Iglesia se puede
encontrar a finales del Siglo III con el Archivo de la
Cancillera Apostlica, donde se conservaron los
documentos de los Mrtires recogidos en el Liber
Diurnus(formulario de documentacin eclesistica).

Pero no ser hasta el final del Siglo VI cuando se advierta una
estructuracin de la administracin eclesistica y por tanto
unas condiciones para organizar sus archivos.
A partir del Siglo VII se destina una sede permanente al archivo
central de la Iglesia, la baslica de San Juan de Letrn, del que
toma su nombre:Sacrum Lateranense Scrinium, aunque no
se llev toda la documentacin, ya que, parte de ella
permaneci en la Turris Chartularia, prxima al arco de Tito.
Inocencio III(1198-1216) inici la serie ininterrumpida de los
registros papales y uni el archivo de Letrn y el de la Baslica
de San Pedro, que se haba convertido en la sede del papa y
donde se haba instalado la Cancillera Pontificia.

Pero tambin a partir del Siglo XIII, con las luchas entre
papado e imperio (otomano?) se inici la desmembracin
de los archivos centrales de la Iglesia. Con el papa
Inocencio IV(1243-1254), por las disposiciones del Concilio
de Lin en 1245 se trasladaron parte de los documentos
pontificios a esta ciudad y lo mismo hicieron los papas
posteriores.
Durante los aos que van de 1336-1339, a instancia de
Benedicto XII(1334-1342) se intent reunir en una sola sede,
la de Avin, los documentos repartidos por todo el territorio,
especialmente los de Agnani y Ass.

Con la vuelta de la Sede Apostlica a Roma se inici una
inversin de la tendencia. Los archivos vuelven en parte y se
centralizan en el castillo de San Angelo (1518).
Uno de los momentos ms importantes de la Iglesia, que influy
decisivamente en los archivos eclesisticos fue el Concilio
de Trento(1545-1563). En algunas de sus disposiciones se
reform la jerarqua y estructura de la Iglesia, hecho que tuvo
notables consecuencias archivsticas. En la sesin del 11 de
Noviembre de 1563 se estableci la obligacin por parte de
los rectores parroquiales de plasmar por escrito y conservar
los libros de registros de bautizos, matrimonios,
defunciones...

La gran obra de creacin de un archivo fue efectuada por el papa
Pablo V(1605-1621) que fund el Archivo Secreto del
Vaticano en 1610.
Una nueva fase de la historia de los archivos eclesisticos
comenzara con el papa Benedicto XIII(1724-1730), el cual
aport novedades en la estructura del archivo de la Santa
Sede. Instituy archivos parroquiales siguiendo los dictmenes
del Concilio de Trento: orden que en cada parroquia existiera
un armarium para conservar los documentos; indic la
manera de hacer los inventarios de archivo, inici la
restauracin de pergaminos y public normas archivsticas
para la conservacin y uso de los archivos eclesisticos.

Pero el gran mrito del papa archivero (como se le
denominaba) fue la Constitucin Mxima Vigilancia(1727),
que es un autntico tratado de archivstica, ya que en ella,
entre otras cosas, prescribe la creacin por toda Italia de
archivos eclesisticos, la realizacin de inventarios de todos
los fondos archivsticos, la apertura de los archivos al
pblico, la inspeccin de estos archivos (para comprobar
que se cumplan las normas de conservacin y uso), la
recuperacin de documentacin eclesistica dispersa y el
nombramiento de funcionarios especializados en archivos.

Despus de la Revolucin Francesa hay un intento por
parte de Napolen de trasladar en 1810 el Archivo
Secreto del Vaticano a Pars.
En 1918 se promulga el Cdigo del Derecho Cannigo
donde se hace la distincin entre archivo pblico y
archivo secreto, es decir, entre documentos que pueden
ser consultados y documentos que no.
Pablo VI, en 1976, reorganiz la Escuela de Paleografa,
Diplomtica y Archivstica.

[Actualmente el A.S.V. comprende como principales secciones las
siguientes: cancillera (registros de bulas y de breves del
Vaticano; registros de Avin, datara (suplicas para beneficios,
indulgencias o privilegios, registros de Letrn, breves,
encuestas episcopales); cmara apostlica (administracin
fiscal, obligaciones); consistorio (deliberaciones); secretara de
estado (nunciaturas, correspondencia, negocios interiores y
exteriores).]
VOLATILIDAD.
Se refiere a la frecuencia con la que se inserta o elimina
informacin.

ACTIVIDAD.
Se refiere al porcentaje de los elementos de informacin de un
archivo al que se tuvo acceso en un periodo de tiempo dado.
TAMAO.
Se refiere a la cantidad de informacin que conforma el archivo.
ARCHIVO FISICO.
La informacin vista desde la perspectiva de hardware. Por ejemplo,
el archivo 1 est formado por los sectores 3, 10 y 15 del archivo.
Otro ejemplo: el archivo X es la secuencia de bytes localizados en
la RAM en el bloque 0A703h:03000h al 0A703h:04200h.

ARCHIVO LOGICO.
Son datos cuyo significado esta definido por el usuario.
Ejemplo, el archivo Y es la informacin de 1000 artculos,
cada uno con su cdigo, descripcin y precio. Generalmente,
un archivo lgico se representa de manera tabular.
EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE UN SISTEMA OPERATIVO.
Lo conforman todas aquellas rutinas encargadas de administrar
todos los aspectos relacionados con el manejo de Archivos.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE

ARCHIVOS
En general, un Sistema de Archivos est compuesto por:
Mtodos De Acceso, Administracin De Archivos,
Administracin De Almacenamiento Secundario,
Mecanismos De Integridad.
Mtodos De Acceso. Se ocupan de la manera en que se
tendr acceso a la informacin almacenada en el
archivo. Ejemplo: Secuencial, Directo, indexado, etc.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE

ARCHIVOS
Administracin De Archivos. Se ocupa de ofrecer los
mecanismos para almacenar, compartir y asegurar
archivos, as como para hacer referencia a ellos.
Administracin De Almacenamiento Secundario. Se
ocupa de asignar espacio para los archivos en los
dispositivos de almacenamiento secundario.
Mecanismos De Integridad. Se ocupan de garantizar que
no se corrompa la informacin de un archivo, de tal
manera que solo la informacin que deba estar en el, se
encuentre ah.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser
organizada la informacin de los archivos, as como las
diferentes maneras en que sta puede ser accesada.
Dado que hay 2 niveles de visin de los archivos (fsico
y lgico), se puede hablar tambin de 2 aspectos de
organizacin de archivos: Organizacin de archivos
lgicos y de archivos fsicos.
DE ARCHIVOS LOGICOS. Contempla la organizacin
desde el punto de vista lgico. Por ejemplo, secuencial,
directo, etc.
DE ARCHIVOS FISICOS. Contempla la administracin de
archivos desde la perspectiva fsica, particularmente la
organizacin del almacenamiento en disco a nivel de
pistas y sectores.
Este tipo de organizacin muestra a su vez, 2 aspectos
importantes: Mtodos De Asignacin De Espacio
Libre y Asignacin De Espacio De Almacenamiento
Del Archivo.
METODOS DE ASIGNACION DE ESPACIO LIBRE
Un mtodo de asignacin de espacio libre determina la
manera en que un Sistema Operativo controla los
lugares del disco que no estn siendo ocupados.
Para el control del espacio libre se puede utilizar
como base alguno de los mtodos tericos: Vector de
Bits, Lista Ligada, Por Agrupacin y por Contador.
VECTOR DE BITS
Se tiene un arreglo de bits, el nmero de bits que tiene,
representa cada sector del disco, o sea que si los
sectores 10 y 11 estn ocupados su representacin
ser:
LISTA LIGADA
Existe una cabecera en la que se tiene la direccin del
primer sector vaco, ese sector a su vez, tiene un
apuntador al siguiente bloque, y as sucesivamente
hasta que se encuentre una marca indicando que ya no
hay espacio libre.
POR AGRUPACION
Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por
cada sector, un grupo de apuntadores a varios espacios
vacos, al final de cada bloque se tiene un apuntador a
otro grupo de apuntadores.
POR CONTADOR
Aqu, por cada conjunto de bloques contiguos que estn
vacos, se tiene por cada apuntador, un nmero de
inicio y el tamao del grupo de sectores vacos.
MTODOS DE ASIGNACIN DE ESPACIO EN DISCO.
Un mtodo de asignacin de espacio en disco determina la manera en
que un Sistema Operativo controla los lugares del disco ocupados por
cada archivo de datos. Se debe controlar bsicamente la identificacin
del archivo, sector de inicio y sector final.
Para el control del espacio ocupado en disco se puede utilizar como
base alguno de los mtodos tericos: Asignacin Contigua, Asignacin
Ligada, Asignacin Indexada.
ASIGNACIN CONTIGUA.
Este mtodo consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que
las direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo
definen un orden lineal. Por ejemplo:
VENTAJAS
- La cabeza de lectura no se mueve demasiado en la
lectura de un archivo.
DESVENTAJAS
- Produce fragmentacin externa.
ASIGNACIN LIGADA
En este mtodo, cada archivo es una lista ligada de
bloques de disco. En el directorio hay un apuntador al
bloque de inicio y un apuntador al bloque final para
cada archivo. En cada uno de los bloques donde se
encuentra un archivo hay un apuntador al siguiente
bloque de la lista. Por ejemplo:
VENTAJAS
- No produce fragmentacin externa.
DESVENTAJAS
La cabeza de lectura se puede mover demasiado en la lectura
de un archivo.
- Si una liga se pierde, se perder el archivo completo.
Es ineficiente para la implementacin de archivos directos.
Se necesita un campo extra para el apuntador.
ASIGNACIN INDEXADA
Como ya se vio, la asignacin ligada resuelve problemas de
fragmentacin externa, sin embargo, la asignacin ligada no soporta
eficientemente el acceso directo a los archivos. La asignacin
indexada resuelve este problema poniendo todos los apuntadores en
una sola localidad: El bloque ndice.
Cada archivo tiene su bloque ndice, El cual es un arreglo de direcciones
de bloques de disco.
La i-sima entrada en el bloque ndice apunta al i-simo bloque que
conforma el archivo. En el directorio se controla la direccin del
bloque ndice de cada archivo, por ejemplo:
VENTAJAS
No produce fragmentacin externa.
Eficiente para la implementacin de archivos directos.
DESVENTAJAS
Existe desperdicio cuando hay archivos muy chicos.
Desbordamiento de bloque ndice. (Solucin: creacin de un
esquema ligado; el ultimo bloque ndice apunta a otro ndice)
MTODO FAT (MS-DOS)
Un aspecto importante de cualquier Sistema Operativo es la
manera de gestionar los archivos. En el antiguo MS-DOS, la
gestin de los archivos era casi todo lo que haca el Sistema
Operativo, esencialmente cuando se ejecutaba Windows de 16
bits sobre l. Windows de 16 bits se ocupaba de todo a
excepcin de la manipulacin de los discos fijos y flexibles,
que los dejaba para MS-DOS.
El objetivo de la FAT es el de asignar espacio en disco para
archivos. Esta contiene una entrada para cada grupo que est
en el disco. Cada grupo que est en el disco. Cada grupo es un
conjunto de sectores.
Al querer crear un archivo o revisar uno existente, el sistema
operativo revisa las entradas que estn asociadas a la
FAT de acuerdo con la ubicacin del archivo.
Despus de la versin 3, la entrada depende del numero
de cluster, o sea, que si excede de 4096 bytes se utilizarn
16 bits para el direccionamiento.
El rea de sistema tiene 3 componentes: Registro de
arranque, FAT y directorio. La tabla tiene una captacin
por bloque, sta define cuantos bloques tiene el primer
archivo. Esta ranura de la FAT contiene el nmero de
bloque del siguiente bloque.
METODO VFAT
La VFAT emplea la misma tcnica que la FAT, a diferencia
de que la VFAT la implementa Windows '95 con
direccionamiento a 32 bits. En s ste mdulo de 32 bits
est escrito en cdigo reentrante, lo que permite que
mltiples hebras concurrentes ejecuten el cdigo del
sistema de archivos.
DOCUMENTO ARCHIVSTICO
El documento en un sentido amplio se puede definir como todo
aquel objeto que sirve de testimonio de la actividad del hombre.
Sin embargo, para el marco conceptual de esta investigacin nos
vemos en la necesidad de restringir este concepto al campo de la
archivstica y de las organizaciones empresariales. Para tal efecto
debemos tener en cuenta que los documentos aqu enmarcados
son aquellos que reflejan las relaciones y actividades del hombre
y de la sociedad, entendidos como testimonio de un hecho o
prueba fehaciente de la realizacin o verdad de una cosa.
Fuster Ruz (1999) nos dice que existen dos clases de documentos:
"de naturaleza exclusivamente jurdica, que engendran derechos y
obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza
jurdica pero que sin embargo son documentos testimoniales,
autnticos, objetivos y, por tanto, verdicos o fehacientes."18 Como es
de notarse, esta diferenciacin se basa principalmente en el uso y
objetivo del documento, sin embargo, los documentos de archivo
poseen caractersticas propias que lo diferencian de los dems
documentos que se pueden encontrar disponibles en cualquier otra
institucin, y en dichas caractersticas es que se basa la
diferenciacin entre la Archivstica y la Documentacin.
Resumiendo las caractersticas presentadas por Fuster 19
se define como documento archivstico a toda expresin
testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de
carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente
administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha,
de forma automtica y espontnea, conservado ntegro
en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de
su especie por un vnculo originario y necesario,
interdependiente o interrelacionado (condicionando a
los dems y siendo por ellos condicionado),
y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, siendo
producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso
natural de la actividad o gestin de una persona o entidad
pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines
jurdicos y/o administrativos, y conservado como prueba,
informacin y continuidad de gestin. Al respecto Fuster nos
dice: "los documentos de archivo se originan natural y
fluidamente de la institucin u organismo generador de
actividades, y slo crecen y se desarrollan en la medida que
lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o
fines jurdicos y/o administrativos."
El Documento de Archivo o Documento Archivstico tiene como caracterstica
principal el ser testimonio de una gestin, reflejando las funciones y
actividades del hombre en forma objetiva, conservando un carcter seriado y
un principio de procedencia. Asimismo, es un documento nico e irrepetible,
producido en forma natural a travs del trabajo habitual de la vida
administrativa, pblica o privada. El carcter seriado de un documento
deviene de la necesidad de conservarse dentro de un conjunto orgnico,
vinculado a los dems documentos de su misma especie por su origen, orden
cronolgico y de significacin (valor del documento como parte de un todo).
Se puede reconocer la existencia de familias documentales, llamadas as por
estar producidas por un mismo organismo administrativo, una misma oficina,
e incluso por un mismo funcionario o empleado.
EL SERVICIO DOCUMENTAL
La finalidad de todo archivo es el servicio de informacin que
presta a sus usuarios. Este servicio se brinda inicialmente en la
misma institucin generadora de la documentacin, pero a futuro,
si este archivo es transferido a un archivo pblico, ser brindado
en el local de la institucin receptora, lo cual implica que el
servicio inicialmente brindado a un pblico reducido (al personal
de la institucin generadora principalmente) se ver ampliado al
pblico en general.
Estos servicios son similares a los brindados por cualquier otra
unidad de informacin, y consisten en: lectura en sala, prstamo
interno, prstamo externo y fotocopiado principalmente.
Documento de archivo
Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua espaola,
viene del latn documentum, y es "Diploma, carta, relacin u otro
escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los
histricos"; y en otra acepcin, "Escrito en el que constan datos
fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para
probar algo".
Las definiciones que anteceden apuntan a dos elementos que
forman parte de los documentos archivsticos: informacin y
testimonio.
De manera general y muy amplia podra decirse que
documento es la manifestacin de una actividad
humana fijada a un soporte que asiste para informar
acerca de esa actividad. Sin embargo este producto no
es seguramente un documento de archivo. "En los
documentos de archivo hay que distinguir varias partes:
una material o fsica, el soporte (pergamino, papel,
cinta, disco); otra, la que pudiramos considerar el
andamio o estructura, que es el vehculo de la
informacin (formulario, clusulas, segn el tipo)
y el contenido que hemos de identificar con la informacin, es decir, el
mensaje o noticias que nos transmiten, que pueden ser similares si
la tipologa es la misma y el medio (escritura, cdigos, signos,
dibujos) que fijan y transmiten dicho contenido" (Heredia, 93).
Reunidas las "partes" que lo integran, y agregando la razn de su
generacin, podr decirse que un documento archivstico es aquel
producido o recibido por una institucin o por una persona "durante
el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines
y conservados como prueba e informacin" (Heredia, 93).
Por su parte, Manuel Vzquez, en su "Documento de archivo:
nuevos elementos para su definicin", comienza
determinando que "Documento de archivo es un texto o
mensaje adherido a un soporte, que surge vinculado a una
tramitacin o actividad administrativa y que tiene como
fines imperar, testimoniar o simplemente transmitir una
informacin til para el trmite".
Luego de un exhaustivo anlisis, Vzquez examina desde
el carcter original de los documentos su autenticidad, con
la preocupacin puesta ahora en los soportes electrnicos.
Y llega a la siguiente definicin: Documento de archivo es un
soporte que lleva adherido, de manera indeleble, un texto
autntico, que surge vinculado a una tramitacin o
actividad administrativa y que tiene como fines, imperar,
testimoniar o simplemente transmitir una informacin til
para el trmite" (Vzquez, 94).
El Arquivo Nacional do Brasil dice que "Documentos de
arquivo sao todos os que, produzidos e/ou recebidos por
uma pessoa fisica ou jurdica, pb1ica ou privada, no
ejercicio de suas atividades, constituem elementos de
provo ou de informao.
Forman um conjunto orgnico, refletindo as atividades que se
vinculam, expressando os atos de seus produtores no
ejercicio de suas funoes. Assim, a razao de sua origem ou
a funo pela qual sao produzidos que determina a sua
condio de documento de arquivo e nao a natureza do
suporte ou formato". (Indolfo, Cascardo, de Oliveira, da
Costa e Cauville, 1995).
Por qu esta preocupacin en dejar sentado los que son
documentos de archivo y los que no lo son?
Debido al desarrollo de la tecnologa y el lugar que la
misma est ocupando en las organizaciones que
generan documentos, es preciso tener absolutamente
claro el concepto de documento archivstico. Es el
destinatario de la metodologa archivstica aplicable a
su produccin, tramitacin, uso, evaluacin, eliminacin
y guarda permanente. No toda la documentacin que
producen los ordenadores es documentacin
archivstica.
ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

El archivo entendido como un todo indivisible, unitario. La
informacin documental tiene una vida semejante a un organismo
biolgico; nace (momento de la produccin), vive (vigencia
administrativa) y muere( prdida del valor administrativo). El
documento pasa en su vida por diferentes fases: desde su
elaboracin y durante un periodo de tiempo variable, se utiliza de
manera ms o menos intensa para la resolucin de los asuntos
propios del productor; con el tiempo dejar de ser utilizado,
perder valor para el creador y finalmente se plantear su
conservacin permanente en un archivo o su destruccin. El
mayor o menor valor primario del documento de archivo
condicionar las etapas de su vida y su supervivencia. Las etapas
por las que pasa la documentacin son:

Archivo de Gestin: Los documentos en fase de tramitacin, as
como los que son de uso frecuente para la gestin de los asuntos
corrientes, estn bajo la responsabilidad y uso directo de las
unidades administrativas que los han producido. Por esta razn
se les denomina tambin archivos de oficina. Tradicionalmente se
considera que la documentacin debe permanecer en esta fase
durante 5 aos una vez finalizada su tramitacin. No obstante este
plazo puede resultar excesivamente largo. Las razones para
acortar este plazo seran que, en la actualidad la informacin til
para la gestin prescribe cada vez ms pronto; en una oficina de
cualquier nivel de administracin en 5 aos se produce tanta
documentacin que resulta imposible mantenerla en la misma
oficina.

Archivo administrativo: Cuando la documentacin deja
de ser utilizada en las oficinas que las han generado,
son trasferidas a un depsito donde permanecern para
ser utilizadas en caso de que haga falta. La tramitacin
est acabada, pero un recurso o la vuelta sobre un
asunto puede hacer necesaria su utilizacin. Pasados
los 15 aos los documentos pasaran a la etapa
siguiente.
Archivo intermedio: La documentacin ha perdido

prcticamente la utilidad para la que haba sido creada.
En este momento se procede a la valoracin,
clasificacin y seleccin, para decidir qu se ha de
conservar de manera permanente y qu no. Este
proceso se realiza cuando la documentacin tiene entre
25 y 30 aos de antigedad.
Archivo Histrico: Toda la documentacin que pasa al

archivo histrico se conserva perpetuamente, con las
condiciones tcnicas y ambientales ptimas que
permiten conservar la documentacin y con garantas
de libre accesibilidad.

Sistematizacin de los archivos.
Los archivos atendiendo a su origen y a su alcance
territorial se agrupan en:
Archivos civiles: Generales o estatales (los de
administracin del Estado, ministerios...), autonmicos,
provinciales (Generalitat, consellerias, diputaciones),
judiciales, notariales, municipales, empresariales
(comercio, industria, banca...)

Archivos religiosos: Los denominados archivos
eclesistico, pertenecientes a la iglesia catlica,
organizados siguiendo la jerarqua de estructura territorial
eclesistica en un archivo central (Archivo Secreto del
Vaticano) y archivos metropolitanos, diocesanos y
capitulares (dependientes del obispo, arzobispo,
catedrales y colegiatas) y por ltimo los parroquiales y los
de las rdenes religiosas y monsticas, cofradas...
Dentro del grupo de archivos religiosos habra que incluir
todas las religiones diferentes de la catlica.

Documentalismo
Es un conjunto de tcnicas dirigidas a la reunin, clasificacin, y
distribucin de los documentos de todo tipo referidos a cualquier
campo de la actividad humana. Actualmente el gran incremento de
la produccin de informacin cientfica, tcnica, divulgativa... Ha
dado origen a nuevos recursos y tcnicas documentales, como las
bases de datos o las redes documentales, y nuevos soportes de
datos o documentos: fotogrficos (fotografa, fotocopia...),
microformas (microfilm, microficha), magnticos (cintas
magnetofnicas, de video, discos magnticos) y pticos (disco
ptico). El tratamiento de la informacin y el servicio al usuario es
asumido por las personas especializadas (documentalistas).

La palabra documentalismo fue acuada por Paul OTLET y Henri
LAFONTAINE en la Dcima Conferencia Internacional del Instituto
Bibliogrfico Internacional del ao 1931 al proponer la sustitucin de
la palabra bibliografa por la de documentacin. La herramienta
bsica del documentalista, teniendo en cuenta que su finalidad es la
difusin de la informacin, es la telecomunicacin. Estas colecciones
de informacin se renen en los centros de documentacin.
Los antecedentes del documentalismo hay que buscarlos en los
organismos dedicados a la recogida y difusin de repertorios
bibliogrficos con una unidad temtica. Uno de los ms antiguos es
el Instituto Bibliogrfico de Sociologa(1893), que comenz por
publicar repertorios bibliogrficos sobre sociologa y posteriormente
ampli su campo al Derecho y se proyectaron 5 campos de trabajo:

Repertorio legal universal
Repertorio para las ciencias sociales
Repertorio clasificado de legislacin comparada
Repertorio de estadstica
Repertorio general de autores
Estos proyectos se basan en la idea de universalidad del
trabajo cientfico. Se trata de reunir en un nico fondo
documentos de procedencia diversa: archivos, bibliotecas,
prensa para ser conservados, automatizados y distribuidos
entre todos aquellos que lo requiriesen.

En 1985 se crea el Instituto Internacional de Bibliografa al entrar en
contacto OTLET con Melville DEWEY, inventor de la CDU, ya que esta
obra responda a la idea de universalidad del proyecto de OTLET, es
decir unidad de mtodo, ya que permita un ilimitado nmero de
divisiones y subdivisiones en las materias. En 1943 OTLET public el
Tratado de Documentacin que establece basndose en la
clasificacin de DEWEY una tabla sistemtica de materias. En la
primera parte OTLET expone las lneas generales del concepto de
documento y de documentacin. En su concepcin, libro es el
trmino convencional para designar cualquier tipo de documento. As
bibliologa, documentologa y documentacin son las tres
denominaciones propuestas y utilizadas para la ciencia en general
del documento, que tiene como finalidad:

Analizar, ordenar y sintetizar los datos, la informacin,
adquiridas en el dominio del documento, y al mismo
tiempo promover nuevas bsquedas.
Elaborar una serie completa de formas documentales en
las que se plasmen los datos del pensamiento cientfico
o prctico, desde el documento simple hasta las grandes
colecciones, y las formas superiores como son el los
tratados y las enciclopedias.
Elaborar los mtodos para que la informacin pueda ser
expuesta de manera racional y sistemtica.

Archivos y bibliotecas.
El mayor inters que las bibliotecas han despertado, ha determinado que en
muchos casos se apliquen los principios de la Biblioteconoma a la
Archivstica (clasificaciones temticas o siguiendo la CDU). Uno de los
elementos de distincin entre archivo y biblioteca es la relacin entre fondo
documental y su progenitor(institucin o persona que lo ha generado),
cosa que no ocurre en la biblioteca. Los archivos no son creados
artificialmente como las bibliotecas. Los archivos se van formando de
manera espontnea y natural, mientras que la biblioteca se forma y crece de
manera albitraria, artificial, condicionada por la voluntad de su responsable.
En realidad la biblioteca es una coleccin de libros. Las diferencias entre
archivo, biblioteca y centro de documentacin se resumen en la diferente
formacin y origen de cada uno de estos centros de informacin y en el
carcter individual, y las relaciones de las piezas o unidades documentales
que los integran.

La biblioteca crece y se configura por compra o donaciones, siguiendo la
voluntad o el criterio de la persona encargada y limitada por un
presupuesto econmico.
-El archivo se origina d manera natural y crece en proporcin a la actividad
que desarrolla la institucin productora.
-El centro de documentacin se forma por recogida de materiales de
procedencias diferentes: prensa, documentos archivsticos, libros...
teniendo una materia preestablecida.
La biblioteca est constituida por piezas individuales y el archivo por
unidades interrelacionadas que forman secciones y series documentales.
El centro de documentacin es mixto y est integrado ,generalmente, por
materiales en copias y que tienen procedencias muy diversas, y ninguna
relacin entre ellas que no sea la materia de la que tratan.
PROCESOS TCNICOS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Los diferentes procesos tcnicos relativos a la

organizacin documental (clasificacin, ordenacin,
descripcin), se adelantan en la dependencia llamada
de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia
con la normatividad vigente. Tal es el caso de la
utilizacin de la Norma General para la Descripcin
Archivstica, hoy norma tcnica colombiana ICONTEC
4095, resultado de la homologacin de la norma
conocida como ISAD (G) -Norma Internacional General
para la Descripcin Archivstica- propuesta por el
Consejo Internacional de Archivos.
PROCESOS TCNICOS DE ORGANIZACIN

DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

DOCUMENTAL
ORIENTACIN AL USUARIO
El usuario puede contar con la asistencia necesaria para
guiar la bsqueda de la informacin en el acervo. Una
vez ubicada, puede solicitar la reproduccin del material
documental a travs de fotocopia, fotografa o microfilm,
as como copia impresa por computador de aquellos
documentos que ya se encuentren digitalizados.

DOCUMENTAL

DOCUMENTAL
TEMTICAS DE INVESTIGACIN
El importante acervo documental del Archivo ofrece al usuario
mltiples posibilidades de investigacin. Si bien la documentacin
correspondiente a los siglos XVI, XVII y XVIII se ha venido
consultando desde hace una centuria hoy tambin se estudian
testimonios documentales producidos durante los siglos XIX y XX,
entre otros temas: la vida cotidiana, conducta criminal y su
castigo, el papel de los programas de educacin en las corrientes
independentistas, los antecedentes de la prdida de Panam, el
anlisis de las guerras civiles de la Repblica, el papel del oro,
caminos reales y ordenamiento territorial, datos demogrficos en
general y sobre la vida religiosa, enfermedades y epidemias, la
rebelin comunera.

DOCUMENTAL
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Detalle normalizado de todos los datos relevantes que
contiene un documento para un sistema documentario
especfico. Comprende los elementos de la descripcin
bibliogrfica, y los smbolos de la descripcin temtica,
recogidos a partir del anlisis documental, el resumen y la
indizacin.
La descripcin de la documentacin podr hacerse indistinta
o conjuntamente a dos niveles:
- Descripcin de expedientes.
- Descripcin de documentos o piezas documentales.
Para describir expedientes se dispone de los siguientes campos:
- Numero de Expediente. (o)
- Signatura Archivo de oficina.(o)
- Signatura Archivo Central.
- Dgitos de Clasificacin. (o) (c)
- Serie. (o) (c)
- Sub-serie. (o) (c)
- Ttulo. (o)
- Fechas lmites.
- Descriptores.
- Estado de tramitacin. (c)

- Expurgo Si/No.
- Fecha prevista de expurgo.
- Fecha de expurgo.
- Fecha de transferencia Archivo de Oficina
-Archivo Central.
- Notas.
Para describir los documentos que componen un expediente se dispone de los
siguientes campos:
- Numero de expediente. (o)
- Numero de documento. (o)
- Ttulo del expediente. (o)
- Fecha del documento. (o)
- Registro de entrada.
- Registro de salida.
- Emisor. (c)
- Destinatario. (c)
- Soporte. .(c)
- Tipo de documento. (c),.
- Tema. (o)
- Anexos.
- Notas.
Todos los campos son recuperables, por lo que el programa

permite realizar bsquedas empleando cualquiera de los
elementos que se han utilizado para hacer la descripcin
de la documentacin.
Es obligatoria la complementacin de los campos que
aparecen marcados con (o).
El contenido de los campos marcados con (c) es
codificado, debiendo tomarse de la tabla de codificacin
correspondiente, que debe definirse y cargarse en el
momento de la instalacin de la aplicacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Depuracin documental
Al hablar sobre valoracin documental es inevitable referirnos al
trmino depuracin y a la prctica que de sta se inici en los
aos cincuenta, al aplicarla como una medida urgente para
resolver el problema de la acumulacin de documentos,
originada por la explosin documental que caracteriza los
inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada
"sociedad de la informacin".
Ya en los aos ochenta se avizoraba a la depuracin como una
fase del ciclo vital de los documentos que mereca especial
atencin "porque defina el destino de los documentos al
trmino de la utilidad administrativa".
SELECCIN DOCUMENTAL
Jos Antonio Ramrez Delen en su artculo "La depuracin
dentro de la administracin documental" seala "...esta
fase consiste por un lado en seleccionar testimonios
documentales que despus de su utilidad administrativa
renan valores que por su carcter pueden considerarse
como histricos, y del otro, en eliminar o destruir
informacin asentada en documentos producidos y
administrados por los organismos gubernamentales que
no posean aqul carcter. La depuracin consiste a la vez
en seleccionar y destruir determinada documentacin".
SELECCIN DOCUMENTAL
Para responder a la anarqua que privaba tanto en la
produccin como en la circulacin de documentos haba
que establecer para efectos de una seleccin adecuada, un
sistema planificado que permitiera ordenar la informacin
documental, de acuerdo, en primer trmino, a su carcter
como factor administrativo y, posteriormente de
conformidad con la cobertura informativa. Esto significaba
establecer un sistema integrado de administracin de
documentos con base en los grupos documentales que
ofreciera un panorama de conjunto respecto a la realidad
que les dio origen
SELECCIN DOCUMENTAL
Slo en esta perspectiva planificadora podra obtenerse
informacin coherente tanto para el uso inmediato de
carcter administrativo como para su uso histrico.
Al hablar de que la depuracin debera constituirse como un
proceso permanente de valoracin, Jos Antonio Ramrez
en realidad estaba definiendo cul sera el ncleo duro del
trabajo archivstico: la valoracin. Vista desde esta
perspectiva, la depuracin queda reducida al proceso de
seleccin final de los documentos que sern conservados de
manera permanente de aquellos otros que por su
irrelevancia deban eliminarse.
SELECCIN DOCUMENTAL
La situacin expuesta por Ramrez Delen ha cambiado
radicalmente. La evolucin que ha tenido la archivstica en
estos ltimos veinte aos, nos plantea, bajo la nueva
concepcin de la administracin de archivos, la visin de
conjunto del ciclo vital de la documentacin y de las fases y
procesos tcnicos involucrados en l, pues el esfuerzo por
racionalizar la creacin, el flujo y el mantenimiento, la
conservacin y el uso de la documentacin, as como la
seleccin y la transmisin de archivos, no busca tener
papeles ordenados porque s, sino, tener acceso completo y
confiable a la informacin orgnica y organizada.
SELECCIN DOCUMENTAL
Con la aparicin del concepto global del ciclo vital de los

documentos cambi la perspectiva de la administracin
de documentos al contemplarlo como parte de un
proceso desde el cual es posible la planeacin,
seleccin, y eliminacin desde el momento mismo de
su creacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Valoracin documental
Muchos son los autores que se han ocupado de definir el concepto
de valoracin documental, sin embargo, en manuales tales como
Archivstica General: teora y prctica de Antonia Heredia,
Introduccin a la Archivstica de Pedro Lpez y Olga Gallego,
Archivstica y Archivos de Manuel Romero Tallafigo, Archivstica:
principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de Archivstica
de Cruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de
valoracin, seleccin, expurgo y evaluacin, sin hacer un
cuestionamiento terico acerca de este fundamento de la
archivstica, reducindolo en muchos casos a una fase del
proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores
inherentes de la documentacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Por otra parte Mara del Pilar Faci Lacasta en su artculo
"Metodologa y aplicacin de los principios de identificacin y
valoracin en Espaa. Resultados obtenidos" seala que "se
entiende por valoracin el proceso de anlisis y seleccin
cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia,
conservacin y acceso a las series documentales"; el Archivo
General de la Nacin, en sus programas de capacitacin
acerca de los archivos semiactivos seala que la valoracin
consiste en "el anlisis de los documentos para determinar su
utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, as como para
asignarle tiempo y espacio de conservacin o eliminacin".
SELECCIN DOCUMENTAL
La definicin que da La Torre Merino en su libro Metodologa
para la identificacin y valoracin de fondos documentales
nos parece muy atinada al sealar: "la valoracin ser por
tanto la fase del tratamiento archivstico en la que despus
de analizar los valores de los documentos se decide si stos
deben transferirse a otro archivo del sistema o si por el
contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en
cuyo caso debemos aplicar tcnicas de seleccin. Por lo
tanto no podemos identificar valoracin con eliminacin o
seleccin y menos con expurgo, sino que debemos entender
las anteriores como distintos procesos de una fase mucho
ms amplia".
SELECCIN DOCUMENTAL
Por ltimo, Carole Couture, autor canadiense, al hablar
sobre la funcin de la valoracin en la archivstica
contempornea la define como "el acto de juzgar los
valores que presentan los documentos de archivo (valor
primario y secundario) y de decidir los plazos de
aplicacin de estos valores a dichos documentos en un
contexto que considere la relacin esencial existente
entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los
documentos administrativos que l (ella) genera en el
marco de sus actividades.
SELECCIN DOCUMENTAL
En la archivstica contempornea el acto de valorar
consiste esencialmente en juzgar y decidir, apela al
concepto de valor, al plazo de conservacin y al vnculo
indeleble existente entre el creador y sus documentos.
Sin embargo como seala Jos Bernal Rivas
Fernndez, el enfoque sobre la valoracin no debe
verse reducido a la elaboracin de tablas de plazos de
conservacin sino como todo un cuerpo terico
producto de una profunda reflexin.
SELECCIN DOCUMENTAL
La valoracin implica un trabajo de cuidadoso anlisis
documental y de erudicin y no un mero procedimiento
como lo ven algunos, ya que implica entender factores
tales como la historia del creador de los documentos,
las funciones, las atribuciones legales, la estructura
organizacional, los procesos de toma de decisiones, los
procedimientos de creacin de documentos, la
naturaleza, la organizacin y administracin de los
documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.
SELECCIN DOCUMENTAL
La teora de la valoracin debe buscar especificar aquellos
atributos genricos, interconexiones y puntos de
interseccin especiales o de conflicto que existen, entre
los creadores de documentos y los patrones o sea las
funciones, las actividades y los programas.
SELECCIN DOCUMENTAL
El dilema de la valoracin documental
El desarrollo del trabajo archivstico depende de las decisiones
que se tomen en el proceso de valoracin. De ah que resulte
un tema relevante y su aplicacin haya sido objeto de una
enconada polmica entre archivistas e historiadores, quienes
se encuentran en los polos opuestos en el proceso de
creacin de los archivos. Pues mientras los primeros
consideran necesario aplicar criterios de seleccin
documental con miras a controlar la inundacin de
documentos, dando una solucin institucional a diversos
problemas derivados de la produccin de documentos, los
historiadores pugnan por una seleccin.
SELECCIN DOCUMENTAL
La posicin tanto de archivistas como historiadores parece ser
irreconciliable, pues mientras los primeros lo ven como una
medida necesaria para llevar a cabo la administracin de
documentos en sus instituciones de una manera eficiente,
dando una solucin institucional a los problemas derivados
de la produccin de documentos, los historiadores pugnan
por una solucin cultural orientada a conservar la
documentacin con fines sociales. Sin embargo la naturaleza
de estas soluciones en apariencia complementarias ha
creado un conflicto permanente entre lo institucional y lo
cultural, entre la produccin y la acumulacin de
documentos y el valor de la informacin que contienen
SELECCIN DOCUMENTAL
En realidad las disposiciones oficiales que han regulado la
conservacin y la eliminacin de documentos han
intentado implcitamente conciliar las soluciones sealadas
y neutralizar as el conflicto que las enfrenta. Sin embargo
la armona no se ha logrado pues la solucin cultural,
manifiesta en el acto de valorar la documentacin, busca
justificar la solucin institucional, es decir, la eliminacin de
documentos intiles para la administracin, sin conseguirlo
plenamente. Este es sin duda el problema de la seleccin
documental, tal como lo seala Juan Manuel Herrera.
SELECCIN DOCUMENTAL
Sin embargo, todava existe desacuerdo en el por qu de la
seleccin de documentos. Hay quienes opinan que debe
conservarse todo el material que genera la actividad
gubernamental. Esta posicin es altamente reveladora por
dos razones: en primer lugar porque es una posicin que
defiende cierto uso de la documentacin y en segundo
trmino, porque tal uso es por completo ajeno a la
institucin que genera la documentacin, as, debemos
considerar que la seleccin implica, obviamente, tanto la
produccin de documentos y su conservacin como su
utilizacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
En definitiva, la documentacin que genera una entidad
cualquiera en el desarrollo de sus actividades orgnicas
tiene caducidad administrativa, legal, fiscal, contable, y
esto quiere decir simplemente que la documentacin
pierde su sentido original, aunque no su informacin.
Pues bien esta diferencia fundamental entre
documentacin e informacin que se hace al trmino de
la vigencia de la primera es, en todo caso, la que
justifica la seleccin documental.
SELECCIN DOCUMENTAL
Problemtica que presenta la valoracin documental
Pese a que la valoracin es un aspecto que ha sido abordado
por mltiples autores de diferentes pases, an no hay
respuestas acabadas ni nicas. En el tratamiento que le han
dado los autores se reconocen principios, mtodos de
trabajo, procesos y planteamientos. Los especialistas han
transmitido sus experiencias, sus reflexiones y han elaborado
propuestas que abarcan tanto concepciones como principios
y tcnicas especficas, que pueden servir de referencia y
orientacin -muy valiosos- pero que no constituyen una
especie de recetario que puedan aplicarse universalmente.
SELECCIN DOCUMENTAL
Sera un error establecer reglas fijas, cada grupo documental
tiene sus peculiaridades, cada dependencia creadora de
documentos o cada institucin de archivo tendr sus
objetivos especficos, de tal manera que no puede decirse
la ltima palabra, y menos en abstracto. Lo que si se puede
hacer es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a
la responsabilidad de valorar, poner al alcance de su mano
una serie de reflexiones y experiencias al respecto, dar a
conocer criterios y tcnicas especficos, para que se tengan
presentes y se apliquen de la manera ms adecuada en
cada caso concreto.
SELECCIN DOCUMENTAL
Vale la pena sealar las preguntas que de acuerdo con Carol
Couture deberamos hacernos en torno a esta problemtica:
Cules pueden ser por ejemplo, las consecuencias de una
seleccin que nos lleve a
valorar para eliminar ms que para conservar?
Se debe valorar pensando en los intereses del organismo
creador o en los del usuario?
Se debe valorar para responder a necesidades
administrativas o a las de investigacin?
Cmo se explica que la mayora de los textos y ensayos
no traten la valoracin sino con fines de investigacin?
SELECCIN DOCUMENTAL
La respuesta que d el archivista a estas preguntas derivarn en
principios que debern regir su actividad. Esto implica que se
requiere, del responsable de las decisiones sobre valoracin,
caractersticas que le permitan aprovechar las propuestas de los
especialistas e identificar las diferencias entre los distintos tipos
de archivos a los que se aplicarn unos u otros criterios:
preparacin acadmica, experiencia de trabajo en archivos,
conocimiento de las tendencias, las metodologas y los enfoques
-tanto tradicionales como recientes- de las ciencias sociales y de
la historia, as como de la historia generadora de los documentos.
De ah la importancia de darle al archivista una formacin slida y
buscar una profesionalizacin que lo coloque a la altura del reto
que la valoracin representa.

Administracion de Archivos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Administracion de Archivos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ADMINISTRACION

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

COMPONENTES DEL SISTEMA DE

COMPONENTES DEL SISTEMA DE

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

Archivo intermedio: La documentacin ha perdido

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

Archivo Histrico: Toda la documentacin que pasa al

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO