Implementacin de programas de

prevencin
Competencia a lograr:
Verifica la implementacin de programas de SYSO, de
acuerdo a polticas de la organizacin y normativa vigente.

Implementacin de programas
de prevencin
UNIDAD 1: Implementacin y operacin de programas de prevencin.

4.4.4
Documentacin

SEGURIDAD-OHSAS
18001

POLTICA
DE SYSO

OBJETIVOS
Y METAS

SGSY
SO

PROCEDIMIENTOS DE
SYSO
Investigacin de
accidentes
Gestin de
contratistas
Gestin del Riesgo
Planes de
emergencia
Identificacin de
peligros y
evaluacin de
riesgos
Identificacin de
requisitos legales

Instructivos
de control
operacional

Registros

4.4.4
Documentacin
No existen requisitos para desarrollar la documentacin en un
formato concreto de conformidad con el estndar OHSAS
18001, ni es necesario reemplazar documentacin existente
como manuales, procedimientos, o instrucciones de trabajo si
stos describen adecuadamente los planes requeridos. Si la
organizacin ya tiene establecido y documentado un sistema
de gestin de la SST, puede resultar ms conveniente

y eficaz para su desarrollo, por ejemplo, un

documento general describiendo la interrelacin
entre sus procedimientos existentes y los requisitos
del estndar OHSAS 18001.

4.4.5 Control de documentos

Todos los documentos y datos que contengan

informacin requerida para el funcionamiento del
sistema de gestin de la SST y el desempeo de las
actividades de SST de la organizacin deberan estar
identificados y controlados.
La organizacin debera tener en consideracin elementos como los
siguientes:
los detalles de los sistemas de documentacin y de datos que dan
soporte a su sistema de gestin de la SST y a sus actividades de
SST, y que la permiten cumplir con los requisitos del estndar
OHSAS 18001;
los detalles de las responsabilidades y autoridades de SST que
haya asignado.

Los procedimientos escritos deberan definir los controles

para la identificacin, aprobacin, emisin y eliminacin de

 La documentacin y datos deberan estar disponibles

y accesibles cuando se requieran, bajo condiciones
rutinarias y no rutinarias, incluyendo situaciones de
emergencia. Se debera asegurar que los planos de
ingeniera de las plantas, las fichas de seguridad de
materiales peligrosos, procedimientos e instrucciones
actualizados, estn disponibles para todas aquellas
personas que los requieran en una emergencia.

 La organizacin debera establecer procedimientos para

identificar cualquier documento de origen externo requerido
para planificar e implementar su sistema de gestin de la
SST.
Es necesario controlar la distribucin de los documentos
para asegurarse de que se usa la informacin ms reciente
al tomar decisiones que impacten en la SST. Por ejemplo, la
organizacin debera establecer procedimientos para
gestionar las fichas de seguridad desarrolladas para las
sustancias peligrosas utilizadas por la organizacin.
Deberan asignarse responsabilidades para esta tarea. La
persona al cargo de esta tarea debera asegurarse de que se
mantienen informadas a todas las personas de la
organizacin sobre cualquier cambio relevante en dicha
informacin que afecte a sus deberes o a sus condiciones de
trabajo.

El desarrollo del proceso de control de los documentos

de una organizacin tendr como resultados tpicos, los
siguientes elementos:
un procedimiento de control de
incluyendo
las
responsabilidades
y
asignadas;

documentos,
autoridades

registros de documentos, listas maestras o ndices;

una lista de la documentacin controlada y su
ubicacin;
registro de archivos (algunos de los cuales pueden ser
necesarios de acuerdo con los requisitos legales u otros
requisitos temporales).

Los documentos deberan revisarse regularmente para

asegurarse de que siguen siendo vlidos y adecuados. Esto
tambin podra ser necesario:
como parte de una revisin de la evaluacin de riesgos de los
procesos;
como parte de una respuesta a un incidente;
como parte del procedimiento de gestin del cambio, y
posteriores cambios en los requisitos legales y otros requisitos,
en procesos, en instalaciones, en la disposicin del lugar de
trabajo, etc.
Debera tenerse mucho cuidado con el modo en cmo se
conservan los documentos obsoletos para asegurarse de que no
se vuelven a utilizar. Sin embargo, a veces es necesario conservar
documentos obsoletos como parte de los registros relacionados
con el desarrollo o el desempeo del sistema de gestin de la SST.