ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

AUTOMATIZACIN DE LAS ACTIVIDADES

ADMINISTRATIVAS
Actualmente la Administracin est mostrando cada vez ms inters en ser eficaz y
eficiente en el desempeo de todos sus amplios y diversos cometidos. En este sentido,
juega un papel fundamental los avances informticos en la gestin de los procesos
administrativos, tanto para agilizar la tramitacin, como para obtener datos que
debidamente interpretados nos puedan ser tiles para extraer conclusiones sobre la
calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de las unidades o cumplimiento de
objetivos. Automatizacin de procedimientos es la gestin de las tareas administrativas
mediante la asistencia del computador, mediante una sucesin de pasos ordenados y
estructurados que deben cumplir reglas, que culminan en la decisin administrativa.

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OBJETIVOS
Agilizacin de la Administracin. Mediante una herramienta
ofimtica predefinida y flexible al mismo tiempo, se eliminan
dudas de tramitacin en el gestor y se ayuda a la necesaria
interpretacin de las normas.
Eficacia en la prestacin de servicios.
La automatizacin lleva aparejada una mayor celeridad en la
resolucin
y
adems
conlleva
obligatoriamente
una
racionalizacin de los procedimientos, con supresin de trmites
superfluos o reiterativos.

Mejora del rendimiento. Con la finalidad de evitar al principio

nuevas culturas de trabajo que puedan ralentizar el proceso, se
ha de empezar por proyectos de no excesiva envergadura que
permitan una asuncin asequible por el trabajado.

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OFIMATICA
Ofimticas Se le llama ofimtica al equipamiento hardware y
software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar,
manipular y trasmitir digitalmente la informacin necesaria en
una oficina para realizar tareas y lograr objetivos bsicos. La
ofimtica ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos
ofimticos existentes.

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USO DE LOS PROGRAMAS DE

AUTOMATIZACIN
Los Programas automatizados pueden ser utilizados para:
Incorporar, almacenar y utilizar informacin sobre el registro electora
Capturar y analizar resultados electorales;
Conservacin de inventarios;
Operar un sitio de internet y una red interna
Compartir archivos a travs de una red
Organizar un sistema de administracin financiera, etc.

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PROGRAMAS MS
USUALES EN EL ENTORNO
OFIMTICA
Editores de textos:
Son programas que permiten crear archivos, texto y programas
fuente.
Estn pensados para facilitar la elaboracin de textos y
posibles
modificaciones
futuras.
Entre
sus
tareas
fundamentales se pueden mencionar, editar, visualizar, borrar,
insertar y buscar/sustituir caracteres.

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TIPOS DE EDITORES DE TEXTOS

Editores de lneas: Se opera lnea a lnea. Ejemplo ADLIN de MS-DOS y ED
de UNIX. Editores de Pantalla:
Se puede manejar toda la pantalla.
Se utilizan para la creacin y edicin de archivos de textos.

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PROCESADORES DE TEXTO.
Son programas de edicin de texto que permiten borrar o modificar segn se va escribiendo.
Permiten intercalar prrafos, en algunos casos se puede cambiar el tipo y tamao de la letra e
imprimir y/o guardar el documento.
En el campo de la edicin de texto se ha avanzado mucho y los editores de texto han pasado a
ser procesadores de texto. Son ms avanzados, incorporan nuevas herramientas, por ejemplo
los correctores ortogrficos y de errores gramaticales, diferentes formatos de prrafos, letras,
colores y efectos especiales.
Los ms conocidos;
Word (Microsoft)
Works (Microsoft)
Word Perfect (Corel)
Word Star (Softkey)
AmiPro3 (Lotus)
Writer (Sun)
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HOJAS DE CLCULO.
Permiten manejar diferentes tipos de datos normalmente de tipo numrico o tipo texto pero
tambin hay otros formatos: alfanumrico, moneda, fecha.
Cuentan con la posibilidad de realizar directamente clculos sencillos y tambin incorporan las
funciones para operaciones ms complejas.
Los datos en las hojas de clculo de presentan en un formato que el usuario puede manipular
para obtener el resultado ms ptimo tambin incluyen creacin de grficos.
Los ms conocidos:

Excel (Microsoft)
Lotus123 (IBM)
Quattro Pro(Corel)
Calc (Sun)

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Conocidos como gestores de bases de datos

Cuando se maneja mucha informacin esta se distribuye en ficheros,
cuando la informacin esta repartida en muchos ficheros hablamos
debases de datos. Estabase de datossuele estar organizada con un
programa gestor que permite la recuperacin sencilla de la informacin,
como puede ser la ordenacin, la bsqueda bajo ciertos criterios, la
relacin entre ficheros etc.
Hay varios programas, algunos muy complejos y otros ms sencillos
pero para todos es necesario conocer los fundamentos de la gestin
debase de datosy comprender conceptos como relaciones, registros,
integridad, campos, claves.

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Los ms conocidos son:

Access (Microsoft)
Oracle (Oracle).
Progress (Progress).
Paradox (Corel).
dBase (dBase).
Lotus Approachment/Notes (IBM).

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GESTORES DE CORREO ELECTRNICO

Con la llegada de Internet los clientes de correo electrnico han aumentado mucho.
Un cliente de correo electrnico es un programa que instalado en nuestro ordenador
nos permite enviar y recibir mensajes va Internet. Los primeros gestores permitan
enviar solamente mensajes de tipo texto. Actualmente se pueden adjuntar ficheros de
todo tipo y cada vez de mayor tamao. Tambin estos gestores ofrecen un gestor de
contactos, direcciones y de mensajes recibidos y enviados. No hay que confundir los
clientes de correo con pginas Web que ofrecen los servicios de correo. La diferencia
es que el cliente de correo no hay que estar conectado constantemente a una pgina
Web para saber si tenemos o no correo
Los ms conocidos:

Outlook/Outlook Express (Microsoft).

Eudora (Qual Comm).
Mozilla Mail.
Evolution.

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SUITES OFIMTICAS
Los distintos programas ofimticas se agrupan en conjuntos completos llamados
suites. Generalmente se forman cuando un fabricante decide reunir todos sus
productos bajo un conjunto funcional comn, incluso aadiendo nuevas funciones.
Las caractersticas de los productos tpicos que forman una suite son su versatilidad y
su amplitud de funciones, hacer que su utilizacin se haya extendido no solo en el
mundo empresarial sino tambin en el mbito domestico. La tendencia actual en el
desarrollo de suites ofimticas avanza por dos caminos. Primero, la sencillez e
integracin de sus componentes. Segundo, el trabajo en grupo.
Con respecto a la sencillez, las suites ofrecen lo siguiente:

Ayudas cada vez ms interactivas, sencillas y potentes.

Configuracin personalizada de las barras de herramientas.
Uso de plantillas, asistentes, esquemas, galeras de dibujos y sonidos.
Gran potencia de los diccionarios y los correctores ortogrficos.

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la compatibilidad entre suites viene determinada por el

uso de estndares admitidos por distintos paquetes
como el RTF (Formato de Texto Rico) o el XML( Lengua
de Margen Extensible)
Los paquetes ms conocidos son:
Microsoft Office Edition Professional 2003:
Microsoft Word.
Microsoft Excel.
Microsoft Power Point.
Microsoft Access.
Microsoft Outlook 2003.
Microsoft Publisher.
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TECNOLOGA DMINISTRATIVA
El uso de la tecnologa en la gestin empresarial es la aplicacin de
un conjunto de prcticas que le permiten establecer una estrategia en materia de
tecnologa congruente con sus planes de negocio. En el ambiente empresarial la
gestin tecnolgica se revela en sus planes, polticas y estrategias tecnolgicas
para la adquisicin, uso y creacin de tecnologa, as como cuando se asume
la innovacin como eje de las estrategias de desarrollo de los negocios. Tambin
es evidente cuando en la cultura de las empresas se han logrado "crear una
mentalidad innovadora, enfocada hacia el aprendizaje permanente que sirva de
sustento al crecimiento de la acometividad en el largo plazo.

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ACCIONES O PASOS PARA LA INICIACIN

DE UN PLAN TECNOLGICO
INVENTARIAR: Consiste en recopilar tecnologas disponibles a
nivel mundial lo cual implica conocer las tecnologas utilizadas y
dominadas por la empresa que constituyen su patrimonio tecnolgico
VIGILAR: Significa estar alerta sobre la evolucin de nuevas
tecnologas, sistematizar las fuentes de informacin de la
empresa, vigilar la tecnologa de los competidores. Identificar el
impacto posible de la evolucin tecnolgica sobre las
actividades de la empresa.

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EVALUAR: Determinar la competitividad y el potencial tecnolgico propio,

estudiar posibles estrategias de innovacin e identificar posibilidades de
alianzas tecnolgicas.
ENRIQUECER:
En esta etapa se trata de:
Disear estrategias de investigacin y desarrollo.
Priorizar tecnologas emergentes, clave y perifricas.
Definir una estrategia de adquisicin de equipo y tecnologas externas.
Definicin de proyectos conjuntos o alianzas.
Determinar estrategia de financiamiento a proyectos.

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ASIMILAR:
Una vez que haya repasado los pasos anteriores ahora procede asimilar y actuar, en la explotacin
sistemtica del potencial tecnolgico mediante:
Programas de capacitacin.
Documentacin de tecnologas de la empresa.
Desarrollo de aplicaciones derivadas de tecnologas genricas.
Gestin eficiente de recursos.

PROTEGER:
Por ltimo resta proteger la tecnologa de su empresa a travs del establecimiento de una poltica de
propiedad intelectual que incluya: patentes, derechos de autor, marcas, diseos industriales y
secretos.
Cabe indicar que equivocadamente se piensa que la tecnologa es un aspecto que tiene que ver
solamente con actividades de la produccin a travs de los cuestionamientos sobre cmo mejorar un
producto existente, cmo ingeniar uno nuevo y cmo hacer ms productos.
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OBJETIVOS DE LA INNOVACIN
TECNOLGICA
Mejorar la competitividad de las empresas aumentando el nivel tecnolgico
mediante la creacin de nuevas tecnologas aplicadas a productos y
procesos.
Gestionar la concesin de ayudas pblicas para la mejora de la tecnologa.
Fomentar las tareas de investigacin y desarrollo.
Potenciar la colaboracin entre empresas, universidades y centros de
investigacin.
Promover la transferencia de tecnologa y organiza sesiones de divulgacin
que ponen en contacto la oferta y la demanda de tecnologa.

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CONCLUCIONES

Hace unos aos los maquinas autmatas o robots tan solo

se vean como un producto de la ciencia ficcin, hoy en
da es ms que una realidad. Sin embargo, aun faltan
avances para llegar a contar con ese robot que podemos
ver en las pelculas que habla e interacta con
razonamiento hacia los humanos, pero sin duda, tan solo
es cuestin de tiempo, para poder encontrarlo en cada
uno de nuestros hogares, ya que como he demostrado en
el presente trabajo, dichas maquinas automatizadas
traern una serie considerable de beneficios para la vida
diaria.

El uso de productos autmatas permitir a las personas

realizar sus actividades de manera ms rpida, precisa, y
con menores costos, adems de brindarles mayor
seguridad
en hogares, industrias y cualquier lugar TEORIA
en queDEL DELITO
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RECOMENDACION
De los propietarios de la empresa, depende el tener una buena
automatizacin al 100%, siempre y cuando esto les garantice
remuneracin econmica, lo cual se les podra demostrar con los
resultados obtenidos al final del proyecto de automatizacin.

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LA DEPARATAMENTALIZACIN
Se entiende por departamentalizacin la accin de organizar la actividad empresarial por
departamentos
La departamentalizacin es un proceso por el cual se agrupan, entre los rganos de una determinada
organizacin, actividades o funciones similares y, lgicamente, relacionadas. En un primer momento se
reparte el trabajo por tareas logrando una especializacin que permite obtener ganancias de
productividad. A continuacin, se procede a la departamentalizacin con el objetivo de lograr una
gestin eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas,
originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber:
Divisin por jerarqua
Divisin por funciones
Divisin por divisin (unidad/ delegacin, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.)
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TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
POR FUNCIONES:
Tambin denominada como departamentalizacin funcional, la cual consiste en agrupar actividades y
tareas en relacin a las funciones que se desarrollan en la empresa. La divisin del trabajo hace que la
organizacin se departamental ice de acuerdo con el criterio de similitud de funciones, en actividades
agrupadas e identificadas por la misma clasificacin funcional, como por ejemplo tenemos:
produccin, ventas y finanzas. La departamentalizacin por funciones es el criterio ms utilizado para
organizar actividades empresariales.

POR PRODUCTOS
La departamentalizacin por productos, tiene como piedra angular a los productos; es por ello que es
necesario agrupar las actividades de acuerdo con el producto o servicio que ofrece la empresa. La
base de este tipo de departamentalizacin es que para suplir un producto o servicio, debern
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agruparse
reas
(aunque
sean diferentes) en un mismo departamento esta.

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POR REA GEOGRFICA

Se denomina departamentalizacin territorial o registral o por ubicacin geogrfica. Requiere
diferenciacin y agrupacin de las actividades de acuerdo con la ubicacin donde el trabajo se
desempeara, o con un rea de mercado a ser servida por la empresa.
La departamentalizacin territorial es bastante comn en empresas que operan en amplias reas
geogrficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada rea del
territorio se agrupen y se asignen a un gerente.

POR CLIENTELA
La departamentalizacin tomando como base a la clientela involucra la diferenciacin y la
agrupacin de las actividades segn el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el
trabajo. Las caractersticas que se deben tener en cuenta son: edad, sexo, nivel socioeconmico,
tipo de consumidor, etc.).
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POR PROCESOS
Tambin es conocida como departamentalizacin por etapas del proceso, por procesamiento o aun
por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles ms bajos de la
estructura organizacional de las reas productivas o de operaciones.
Esta base de departamentalizacin se puede encontrar en el agrupamiento de los procesos de
pintura o de galvanoplastia, o la colocacin en un rea de la planta de las prensas troqueladoras o
mquinas automticas para fabricar tornillos. En esta clase de departamentalizacin se renen las
personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operacin en particular.

POR PROYECTOS
La agrupacin u organizacin en la base de proyectos implica la diferenciacin y la agrupacin de
las actividades en relacin con las salidas y los resultados a uno o varios proyectos de la empresa.
La agrupacin por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinacin entre las partes
involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a
determinado proyecto, que las absorbe por completo.

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SELECCIN DE ALTERNATIVAS DE LA
DEPARTAMENTALIZACION
Los tipos de departamentalizacin expuestos no indican con claridad cmo se establecen
las interrelaciones entre los diversos departamentos ni cmo deben estar subordinados.

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La departamentalizacin es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el

fin de facilitar la consecucin de sus objetivos. Existen cuatro principios que en buena parte
permiten adecuar el problema de la departamentalizacin:

Permite de mayor uso. El departamento que ms se utiliza una actividad debe

tenerla bajo su jurisdiccin.

Principio de mayor inters. El departamento que presente el mayor inters por

una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella.

Principio de separacin del control. Las actividades de control deben ser

autnomas.

Principio de supresin de la competencia. Se debe eliminar la competencia

entre departamentos agrupando diversas actividades en un nico departamento.

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OBJETIVOS DE LA
DEPARTAMENTALIZACION
Es conocer y entender la aplicacin y los tipos ms comunes para la divisin de las
funciones de la organizacin.
A travs de la divisin del trabajo las diversas labores se subdividen de la manera
ms lgica posible para permitir la especializacin tanto de un actividad mental
como fsica. Su objetivo es conforme y vino a incrementar la eficiencia en la
ejecucin de las funciones.

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.
Agruparlas segn un orden jerrquico.
Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin
entre las funciones y los puestos.
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VENTAJAS
Fomenta un cierto tipo de coordinacin y permite el uso mximo de las
habilidades personales y del conocimiento especializado.
Permite el crecimiento y la diversidad de los productos y servicios
proporcionados por la empresa.
Este tipo de departamentalizacin ofrece un campo de capacitacin
medible para gerentes generales.
Permite a las personas identificarse con un producto en particular y
desarrollar un gran espritu de solidaridad.
Se concentra la atencin en las lneas de productos.
Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.
La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
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DESVENTAJAS
La necesidad de contar
administrativas generales.

con

ms

personas

con

capacidades

Necesitan tener suficientes decisiones y control a nivel de las oficinas

centrales para asegurar que no se desintegre toda la empresa.
Tiende a hacer ms difcil el mantenimiento de servicios centrales
econmicos y presenta cada vez ms problemas de control de la alta
gerencia.
Se concentra la atencin en las lneas de productos.
Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.
La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
DemasiadaCIVIL
especializacin
DERECHO
Y PENAL exige

un grupo numeroso de personas con saberes

especializados
a
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CONCLUCION
Se puede afirmar que la departamentalizacin no es un fin en s
misma, sino un medio para facilitar la obtencin del objetivo de
la empresa.

Es necesario realizar la funcin de departamentalizacin de una

empresa, ya que esta tarea permita el buen desarrollo de las
actividades que se establecen en la misma y por ende sirven de
soporte para el alcance de cada uno de los objetivos que ha
planteado la empresa.

La descripcin de puestos no solamente es un factor importante

para la buena organizacin de trabajo, sino que tambin permite
que cada uno de los empleados se adapten a sus puestos de
trabajo y por su propia voluntad asuman sus responsabilidades y
deberes al momento de desempear sus tareas.
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RECOMENDACIONES
Para realizar una buena departamentalizacin tenemos que tener en cuenta la divisin y el
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas con la finalidad de aplicar un
modelo de organizacin especifico. Para llegar a determinar esos criterios se tiene que aplicar el
siguiente procedimiento:
a) Listar todas las funciones de la empresa
b) Clasificar segn su funcin
c) Agruparlas segn orden jerrquico
d) Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas
e) Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los
puestos.
f) Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
g) El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el
tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.
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