ACTA

DOCUMENTO EN EL QUE CONSTA

LO SUCEDIDO, TRATADO Y
ACORDADO EN UNA REUNIÓN
ACTA REGISTRADA
 DOCUMENTO QUE CORRESPONDE A
REUNIONES DE SOCIEDADES ANÓNIMAS,
LIMITADAS, EN COMANDITA, CONSEJOS
Y JUNTAS DIRECTIVAS, QUE OBLIGA A
CUMPLIR CONDICIONES ESPECÍFICAS DE
LA ENITIDAD COMPETENTE.
ACTA NO REGISTRADA

 DOCUMENTO QUE CONSTITUYE LA

MEMORIA DE REUNIONES O ACTOS
ADMINISTRATIVOS
NATURALEZA DE LA REUNIÓN

1. CARÁCTER DE ORDINARIA

2. O EXTRAORDINARIA
TITULO

 TODA ACTA DEBE LLEVAR EL NOMBRE DEL

GRUPO QUE SE REÚNE. ADEMÁS SE DEBE
ACLARAR CUANDO EL CARÁCTER DE LA
REUNIÓN SEA EXTRAORDINARIO

 SE ESCRIBEN CENTRADOS, EN MAYÚSCULA

SOSTENIDA, A TRES INTERLÍNEAS DEL
LOGOSÍMBOLO (PUEDE UTILIZARSE NEGRILLA)
EJEMPLO

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA

NÚMERO

 IDENTIFICACIÓN CONSECUTIVA DEL DOCUMENTO

 LAS ACTAS REGISTRADAS DE SOCIEDADES

MERCANTILES SE NUMERAN DE MANERA
CONSECUTIVA Y SIN INTERRUPCIÓN.

 EN LAS ACTAS DE COMITÉS INTERNOS PUEDE

INICIARSE LA NUMERACIÓN CADA AÑO
EJEMPLO

ACTA 001

Se suprime el símbolo de #
o la abreviatura de No.
PRESENTACIÓN
 LAS ACTAS SE PUEDEN PRESENTAR EN HOJAS
SUELTAS O EN LIBROS QUE SE DESTINEN PARA
EL EFECTO.

 LAS ACTAS DE ASAMBLEAS O JUNTAS

DIRECTIVAS, SE PUEDEN LLEVAR EN EL MISMO
LIBRO Y EN TAL CASO SE DISTINGUE CADA
ACTA CON EL NOMBRE DEL ORGANSMO Y CON
LA NUMERACIÓN CONTINUA PARA CADA UNA.
ELABORACIÓN DE UN ACTA
1. SE REDACTA EN TIEMPO PASADO
2. NINGÚN PÁRRAFO DEL ACTA SE INICIA EN
GERUNDIO
3. EL ACTA NO SE DEBE REDACTAR EN
LENGUAJE TELEGRÁFICO; TAMPOCO DEBE
PRESENTAR ERRORES TÉCNICOS,
ORTOGRÁFICOS, GRAMATICALES NI DE
PUNTUACIÓN
 CONTINUACIÓN

4. LA PRESENTACIÓN DE ORIGINALES Y
COPIAS DEBE SER IMPECABLE, SIN
BORRONES NI REPISADOS

5. LOS PÁRRAFOS DEBEN SER CONCISOS,

CLAROS Y QUE HAGAN ÉNFASIS EN LAS
DETRMINACIONES TOMADAS, SIN
EMBRAGO POR SOLICITUD EXPRESA SE
ANOTAN LAS DISCREPANCIAS
CONTINUACIÓN
6. SE INDICA EL NOMBRE DE LA PERSONA
QUE INDICA UNA MOCÍÓN, PERO NO ES
NECESARIO ANOTAR EL NOMBRE DE
QUIENES SE ADHIEREN A ELLA.

7. CUANDO SEA NECESARIO MENCIONAR

LA INTERVENCIÓN DE UNO DE LOS
ASISTENTES, SE HACE CON SU NOMBRE
COMPLETO.
CONTINUACIÓN
8. CUANDO HAY LUGAR A VOTACIONES, SE
INDICA EL NÚMERO DE VOTOS EMITIDOS A
FAVOR, EN CONTRA Y EN BLANCO. EN CASO
DE NOMBRAMIENTOS, SE REGISTRAN LOS
RESULTADOS Y LOS NOMBRES COMPLETOS.
CONTINUACIÓN
9. EN CASO DE ACTA REGISTRADA, SE ESCRIBE
EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE DE ACUERDO
CON LOS ESTATUTOS DEBE PRESIDIR LA
REUNIÓN, ASÍ COMO LA PERSONA QUE ACTÚA
COMO SECETARIO DE LA MISMA.

10. EN LAS ACTAS REGISTRADAS, FIRMAN EL

PRESIDENTE Y EL SECRETARIO, O EN SU
DEFECTO EL REVISOR FISCAL.
PÁGINAS SIGUIENTES
PARA LAS PÁGINAS SIGUIENTES DE LAS
ACTAS ADMINISTRATIVAS SE ESTABLECEN
LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

1. SE UTILIZA PAPEL DE LA MISMA CALIDAD,

COLOR Y TAMANO, QUE EL DE LA PRIMERA
HOJA Y QUE NO TENGA IMPRESIÓN ALGUNA
PÁGINAS SIGUIENTES
2. EL ENCABEZADO SE SITÚA ENTRE 2 Y 3 CM DEL
BORDE SUPERIOR, CONTRA EL MARGEN
IZQUIERDO Y CON MAYÚSCULA INICIAL. SE
IDENTIFICA EL DOCUMENTO CON EL NOMBRE
DE LA REUNÓN Y EL NÚMERO
CORRESPONDIENTE SEPARADOS POR GUIÓN.
EN LA MISMA LÍNEA CONTRA EL MARGEN
DERECHO SE ESCRIBE EL NÚMERO DE PÁGINA ,
SIN PRECEDERLO DEL SÍMBOLO (#), NI LA
ABREVIATURA (No.)
EJEMPLO

Reunión Comité Académico-Acta 002 2

FECHA
 A TRES INTERLÍNEAS A LA
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y EL
NÚMERO SE ESCRIBRE LA PALABRA
FECHA, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y
SEGUIDA DA DOS PUNTOS (:), AL FRENTE
SE ANOTA LA CIUDAD DONDE SE HA
REALIZADO ALA REUNIÓN Y LA FECHA
COMPLETA
EJEMPLO

FECHA: Medellín, 8 de mayo de 2007

HORA
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DE LA FECHA SE
DIGITA LA PALABRA HORA, EN
MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DE
DOS PUNTOS (:), AL FRENTE SE ANOTAN
LA HORA DE INICIO Y DE FINALIZACIÓN
DE LA REUNIÓN
 EJEMPLOS

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

HORA: De 14:20 a 16:00 horas

LUGAR
 DE 1.5 A 2 INTELÍNEAS DE LA HORA SE NOTA
LA PALABRA LUGAR, EN MAYÚSCULA
SOSTENIDA Y SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:),
AL FRENTE SE NOTA EL SITIO DE LA REUNIÓN.

 EJEMPLO

LUGAR: Hotel Las Molas, Salón One

ASISTENTES

 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DEL LUGAR, SE

ESCRIBE LA PALABRA ASISTENTES, EN
MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DE DOS
PUNTOS (:), AL FRENTE SE ESCRIBEN LA
RELACIÓN DE LOS CON MAYÚSCULA INICIAL, A
INTERLINEACIÓN SENCILLA, EL CARGO QUE
DESEMPEÑA CADA UNO EN LA REUNIÓN SE
SEPARA EL NOMBRE CON COMA (,) Y SE SIGUE
EN ORDEN JERÁRQUICO ESTABLECIDO EN LA
REUNIÓN. EN CASO DE IGUAL JERARQUÍA EN
ORDEN ALFABÉTICO POR APELLIDOS.
EJEMPLOS ORDEN JERÁRQUICO

ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Duarte, Presidente

Arquitecta Teresa Luna V., Vicepresidenta
EJMPLO DE IGUAL JERARQUÍA

ASISTENTES: Rubén Acosta Z.

Patricia Campos Parra
Rosa Restrepo Bernal
EJEMPLO CON FUNCIÓN COMÚN

ASISTENTES: Miembros del Consejo Estudiantil

Pedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo Toro,
Vicepresidenta

ASISTENTES: Jefes de División

Carlos Amaya G., Administrativa
María Campos Rivera, Financiera
CUANDO PASAN DE 15
 CUANDO LOS ASISTENTES PASAN DE 15
SE ELABORA UNA LISTA APARTE, SE
INCLUYE COMO PRIMER ANEXO EN EL
ACTA Y SE ESPEIFICA ASÍ:

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO
NOMBRE DE LOS ASISTENTES, SE NOTA
LA PALABRA INVITADOS (SI LOS HAY) E
MAYÚSCULA SOSTENIDA SEGUIDA DE
DOS PUNTOS (:), LOS NOMBRES SE
ESCRIBEN EN MAYÚSCULA INICIAL

EJEMPLO:
 INVITADOS: Juan Gómez M., Escritor
Lucía Orjuela Rúa, Arquitecta
AUSENTES
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DE LOS
INVITADOS (SI LOS HAY) SE ANOTA EN
MAYÚSCULA SOSTENIDA LA PALABRA
AUSENTES, SEGUIDA DE DOS PUNTOS:
 EJEMPLO:

AUSENTES: Pedro Noriega G., (con justificación)

Javier Suárez Q., (Sin justificación)
ORDEN DEL DÍA
 A TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO NOMBRE,
CON MAYÚSCULA SOSTENIDA SE ESCRIBE LA
PALABRA ORDEN DEL DÍA, SEGUIDA DE DOS
PUNTOS (:).
 A DOS INTERLÍNEAS SE ENUMERAN LOS TEMAS
MOTIVO DE LA REUNIÓN, CON MAYÚSCULA
INICIAL, IDENTIFICÁNDOLOS CON NÚMEROS
ARÁBIGOS.

 ENTRE TEMA Y TEMA SE DEJAN DOS

INTERLÍNEAS.
DESARROLLO
 A TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO TEMA
Y CON MAYÚSCULA SOSTENIDA, SE
ESCRIBE LA PALABRA DESARROLLO,
SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), A DOS
INTERLÍNEAS SE INICIA EL PRIMER TEMA,
IDENTIFICÁNDOLO CON NÚMERO
ARÁBIGO Y ESCRITURA EN NEGRILLA SI
DESEA RESALTAR.
CONVOCATORIA
 SI SE PROGRAMA UNA NUEVA REUNIÓN
SE ESCRIBE LA PALABRA
CONVOCATORIA, EN MAYÚSCULA
SOSTENIDA, SEGUIDA DE PUNTO (.), A
TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO
RENGLÓN DEL TEXTO.
 EJEMPLO

 CONVOCATORIA. La próxima reunión se

realizará en la oficina de la sucursal de
Barranquilla, el 17 de junio de 2007, a partir de
las 09:00 horas.
FIRMA, NOMBRE Y CARGO
 DE CUATRO A SEIS INTERLÍNEAS SE
ESCRIBEN LOS NOMBRES DE LOS
RESPONSABLES CON MAYÚSCULA
SOSTENIDA O CON MAYÚSCULA INICIAL.

 ELCARGO SE ANOTA CON MAYÚSCULA

INICIAL, SIN CENTRAR Y A INTERLÍNEA
SENCILLA
EJEMPLO
MANUEL CHACÓN CARO ANA DIAZ RIOS
Presidente Secretaria

LUIS SALAS LEMUS MARÍA GARRO T.

Fiscal Vocal

LUISA MERLANO ASPRILLA

Contadora
 PASAN FIRMAS

 EN CASO DE NECESITAR VARIAS HOJAS

PARA FIRMANTES, SE ESCRIBE LA
EXPRESIÓN PASAN FIRMAS, SEGUIDA DE
DOS PUNTOS (:), SOBRE EL MARGEN
INFERIOR Y CONTRA EL MARGEN DERECHO
ANEXOS
 CUANDO EN UNA REUNIÓN SE
PRESENTAN DOCUMENTOS QUE
SUSTENTAN UNA INFORMACIÓN, ESTOS
SE DETALLAN EN EL DESARROLLO Y SE
ADJUNTAN AL ACTA.

 A DOS INTERLÍNEAS DE LOS FIRMANTES,

SE ESCRIBE LA PALABRA ANEXO O
ANEXOS, SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:)