Base Legal

Ley archivo nacional

Ley del estado lara
Sigeda
Ejemplo practico
ACTAS
FORMATOS DE EXPURGOS

 CONTENIDO

Concepto
Herramienta de carcter normativo que regula la gestin del archivo de
los documentos de la Contralora General del Estado Lara,
estableciendo las medidas que permitan aplicar las tcnicas adecuadas
para el tratamiento, as como condiciones de acceso, conservacin y
preservacin de la documentacin.

Objetivo
Regular el funcionamiento interno del servicio de archivo,
documentacin e informacin, su relacin con las distintas unidades que
conforman el rgano contralor y las condiciones de acceso a la
documentacin por parte de los usuarios.

Coordinacin de Archivo Central, funciones:

1. Recibir, organizar custodiar y conservar la documentacin que le
sea remitida.
2. Aplicar los instrumentos para la administracin, control y
resguardo de la documentacin.
3. Gestionar el prstamo de la documentacin a las unidades que
lo requieran, de acuerdo con lo establecido en el presente
reglamento.
4. Proporcionar asesoramiento tcnico, en materia de manipulacin
y conservacin de documento, a las diferentes unidades del
rgano contralor.
5. Aplicar la valoracin documental como proceso de evaluacin y
seleccin de la documentacin, segn los criterios establecidos.
6. Custodiar y conservar el patrimonio documental de la institucin.

Conceptos
Archivo de Gestin: Archivo activo ubicado en las unidades
administrativas, donde se origina el documento y cuya frecuencia de
consulta es alta.
Archivo Central: Sistema de informacin que concentra los archivos
de gestin, integrado por las siguientes fases:
Archivo administrativo: Fase de archivo responsable de la
conservacin de los documentos una vez trasferidos por la
unidad de origen al archivo central. La consulta de los
documentos se considera semi-activa.
Archivo intermedio: Fase del archivo donde la Coordinacin de
Archivo procede a realizar la valoracin documental. La
consulta de los documentos se considere inactiva.
Archivo Histrico: Custodia de informacin sobre origen,
historia, organizacin, funcionamiento, y desarrollo de
unidades.

Conceptos
Documentos de archivo: Toda expresin de lenguaje natural o
convencional y cualquier expresin grafica sonora o en imagen,
recogida en cualquier tipo de soporte material e informtico.
Documento electrnico: Informacin contenida en formato generado y
manipulado por un programa de computacin.
Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedentes y fundamentos a una resolucin
administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Expurgo: Eliminacin legalmente autorizada y sistemtica de
documentos que, segn lo establecido en el presente reglamento y
oda la opinin de la comisin evaluadora, no son elegibles para la
conservacin permanente.

Archivo Histrico
Se consideran histricos por constituir la memoria institucional, los
siguientes documentos:

Todo documento an de efecto transitorio, que pueda ser utilizado

como antecedente y que sirva para reclamar, probar o crear un
derecho u obligacin.
Los que puedan probar algn derecho permanente a favor de un
particular.
Los que contengan informacin sobre la organizacin, funcionamiento,
historia u origen, desarrollo y modificaciones de una unidad,
departamento, u oficina administrativa.
Los expedientes de los funcionarios.
Los documentos de propiedad de los bienes muebles o inmuebles.
Cualquier otro documento a juicio de la Direccin Tcnica u otra
dependencia de la Contralora juzgue de trascendencia histrica.

DEL FONDO DOCUMENTAL

Lo que expresan el desarrollo de las actividades administrativas.

Los financieros y legales.

Los que reflejan informacin inherente sobre la creacin,

desarrollo y funcionamiento de la Contralora

Los que prueban algn derecho de los funcionarios que laboran o

a los que de alguna forma estn relacionados con la Contralora.

Los que prueban las acciones de Control externo sobre los

rganos, la Gobernacin del Estado y su entes descentralizados.

Gacetas Oficiales Nacionales y Regionales.

Prstamo de documentos

Slo podrn solicitar documentos en calidad de prstamo el

Contralor, Subcontralor (a), los Directores, Consultor Jurdico,
Coordinadores y los funcionarios autorizados por estos.

La duracin del prstamo ser de cinco (5) das hbiles. En los

casos necesarios el usuario podr solicitar una extensin o
renovacin del mismo.

El funcionario de la unidad que retire en calidad de prstamo

algn documento, se har responsable del deterioro, extravo
o prdida de ste y le sern aplicadas las sanciones de
acuerdo a lo contemplado en el artculo 32 de este
reglamento.

Proceso de Transferencia
Objetivos
Aprovechamiento del espacio, evitar la aglomeracin de documentos
en las oficinas descargndolas de aquellos cuyo uso es poco
frecuente.
Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin,
conservacin (temporal o indefinida) y consulta de los documentos.
Periodo de duracin de los documentos:
Unidades de gestin: no mayor a cinco (5) aos.
Coordinacin de Archivo Central, de acuerdo a la siguiente
clasificacin:
Contables: 10 aos
Tcnicos: 10 aos
Jurdicos: 15 aos
Expedientes de Auditoria: 15 aos
Expedientes de Personal: Permanente
Dictmenes de Decisin: Permanente
Histricos: Permanentes

Proceso de Transferencia
Las transferencias de documentos se deben enviar en
memorandum, con una lista de los documentos elaborada por la
unidad emisora, en la cual se asentarn los siguientes datos:

fechas de remisin

unidad remitente, unidad receptora

nmero de carpetas

descripcin

Responsables del cotejo y del envio

Proceso de Transferencia
La documentacin clasificada y ordenada deber remitirse
en perfecto estado al Archivo Central, introducida en
carpetas de lomo ancho, llenas en su totalidad o evitando
dejarlas semivacas.
El lomo de las carpetas debe ser identificado segn el
formato correspondiente, con el nombre de la unidad
remitente, descripcin del contenido, ao de referencia, con
un nmero correlativo de la carpeta, y anexo a la parte
interna la lista del contenido.

Proceso de Transferencia
La documentacin se remitir desprovista de cualquier
elemento que pueda ser perjudicial para la correcta
conservacin del documento: gomas elsticas, grapas,
clips metlicos.
En el caso de que considere imprescindible mantener
unidos varios documentos, debern ponerse en contacto
con el Archivo Central donde se le indicar la forma
correcta de hacerlo.

Proceso de Transferencia
La

documentacin transferida, deber ser enviada

eliminando:
Copias intiles y copias de un mismo documento.
Solicitud de informacin, memorandos o notificaciones
que no impliquen acciones de tipo administrativo.
Convocatorias o invitaciones a reuniones, artculos de
prensa, avisos, boletines, circulares, oficios de remisin
del Safe
Documentacin de apoyo informativo que se ha
utilizado para la resolucin de un expediente, pero que
no forma parte de l, (fotocopias, fotocopias de otros
expedientes, disposiciones informativas).

Proceso de Transferencia
La

documentacin transferida, deber ser enviada

eliminando:
Soportes de papeles de trabajo duplicados y auxiliares.
Cualquier otra documentacin que no sea propia del
expediente.
Copias de textos bibliogrficos.
Documentos que han servido para confeccionar un
documento definitivo (cuestionarios, Borradores de
informes).
Copias de comunicaciones remitidas a otras oficinas
(guardarla slo el receptor principal y el que la remiti).

Proceso de Transferencia

Los expedientes de los funcionarios activos (personal

empleado y obrero, permanecern en la Direccin de
Recursos Humanos, hasta tanto el funcionario finalice su
gestin en la institucin, envindose posteriormente a la
Coordinacin de Archivo Central por un periodo de cincuenta
(50) aos, excepto aquellos con trascendencia histrica.

Para realizar la transferencia, la unidad de gestin debe

ponerse en contacto con la Coordinacin de Archivo Central
a fin de acordar la fecha de traslado y establecer la forma en
la cual debe remitirse la documentacin.

La Coordinacin de Archivo Central podr rechazar las

transferencias que no cumplan con los requisitos sealados.
No debern remitirse documentos cuya eliminacin
corresponda a la propia unidad de gestin.

Archivo de Gestin
Los archivos de gestin (perifricos) permanecern en las
unidades orgnicas el tiempo estipulado en la Tabla de
Temporalidad Documental, debiendo ser transferidos al
Archivo Central, de acuerdo al cronograma establecido en
dicha Tabla
Los documentos deben clasificarse en el archivo de gestion:
1. Por Tipo: Correspondencia, gacetas y otros.
2. Por Unidad Orgnica: Se archivan en carpetas
recibidas y/o enviadas.
3. Por nmero y fecha de emisin y/o recepcin.

SANCIONES

Los infractores a estas disposiciones sern sancionados por la

Coordinacin de Archivo Central, con la suspensin temporal del
servicio, mientras se instruya el correspondiente expediente
disciplinario, ordenado por la mxima autoridad del rgano
contralor.