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Kelly pren menco

Gestin documental en el entorno


laboral
Actividad 4

Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A.

Daniel, es el responsable del almacn en


la Empresa Pilos S.A., recibe una
notificacin de su jefe inmediato de
manera improvista donde es notificado
de un traslado a la oficina de Cartera, ya
que la funcionaria encargada presenta un
accidente laboral y debe ausentarse por
un periodo de 30 das. Por lo tanto, en la
notificacin se fundamenta la entrega de
su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazar, realizando el inventario del
archivo. Daniel, debe de asumir el cargo
nuevo de manera inmediata y no logra
realizar la entrega formal de su puesto
por falta de tiempo. Este le solicita a su
compaero que reciba el cargo sin el
inventario documental.

Cmo debe de comenzar hacer el inventario documental?

lo primero que debe


hacer es ver cules son
las series y subseries de
un fondo documental
despus organizar y
ordenar los documento
para darle la
conservacin pertinente
a los archivos.

Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn?


Justifique su respuesta.

no es correcto ya
que no pudo hacer la
entrega del cargo
que tena y tampoco
fue correcto la forma
de
cmo
le
entregaron el otro
cargo porque no
hicieron
un
inventario
documental para ver
cmo estaba los
archivos
organizados

Cules son las causas que se presentan por la carencia del


inventario documental?

las causas es que si no


tenemos
un
inventario
documental no va hacer
complicado
tener
los
archivo organizado y ver su
series ya que si tenemos
un inventario documental
bien ello no va a permitir
orientarnos al momentos
de recibir o producir los
documentos

Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de


archivo. Cmo debe ser archivado esos documentos?

Arnulfo debe Archivar


esos documentos en forma
magntica de igual manera
que los archivos se
encuentren en el mismo
formato, se organizaran
cronolgicamente, por tipo
de
consulta
o
poco
frecuentes.

Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario


Documental? Justifique su respuesta.

No
porque
en
el
inventario documental es
como un balance de
verificacin entre lo que
se encuentra relacionado
en el archivo y la
carencia de el indicara un
desorden de archivo y
una demora en la
bsqueda
de
documentos

Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia


de la aplicacin del Inventario Documental?

Desde el punto archivstico es


muy importante ya que es un
registro que sirve para indicar
la cantidad de los expedientes
que existen en un archivo, y
tiene como principal utilidad, el
poder expedientar
correctamente los documentos
existentes o nuevos, de cada
UDT, adems de que sern los
nicos que permitan realizar
una Transferencia Primaria,
que es la operacin de traslado
al Archivo de Concentracin de
los expedientes, cuyo trmite
ha terminado, o su consulta es
muy espordica

CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE ARCHIVOS

Los Archivos son instituciones que procesan documentos producidos o recibido por ella, en el
ejercicio de sus funciones con el fin de utilizarlos como recursos y patrimonio al servicio de sus
objetivos, de los ciudadanos y de la comunidad donde se encuentran

Objetivo de la conservacin y preservacin

El principal objetivo de la preservacin y la conservacin den los archivos


es impedir la continuidad del deterioro progresivo de los documentos
evitando que se acabe o desaparezca totalmente

Preservar y conservar el contenido intelectual de la informacin registrada


transfiriendo la misma a otros soportes
Preservar y conservar los materiales documentales en forma ms exacta
posible

RAZONES PARA CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS EN


PAPEL

La conservacin y preservacin, es indispensable, ya que de ah depende el


conocimiento de la realidad social en diferentes aspectos. El documento es
en esencia, la minora que da cuenta a los hechos vividos por el hombre
como ser social y que quedan como testimonio para las sociedades
presentes y futuras