Microsoft Access

es un sistema de manejo grfico de datos

relacionales corren en sistema operativo Windows
y fue desarrollado por Microsoft Corporation en
los Estados Unidos. es usado como base de datos
simple en computadora, funciona como una base
de datos multiusuario en una red local. permite
convertir objetos en formatos HTML para que
puedan ser utilizados en Internet por una gran
cantidad de usuarios, ya sea para consulta.

 Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado

base de datos con la extensin (.mdb).
Tabla. Almacena Informacion en filas. Aqu se define la
estructura de informacin.
Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los
procesos en lenguaje (Structure Query Language).
Formulario. Se trata de un objeto diseado para capturar y
confirmar informacin.
Informe. Una manera de extraer la informacin de base de
y un formato de impresin.
Pgina. es posible utilizar una base de datos a travs de la
web.
Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones
que tu necesitas hacer.
Mdulo. Es un objeto para automatizar acciones que
necesitas pero directamente en lenguaje Visual Basic

 Una tabla es un objeto para manejar datos con un

contenido especfico en una tabla de dos
dimensiones
La columna (campo) es una coleccin de datos con
la misma categora y con el mismo tipo de datos.
La fila (registro) es una coleccin de datos de cada
columna. Cada tabla puede estar relacionada a
otras por campos clave, generalmente numricos.
De esta manera, cada registro es una fila y al
ordenar un campo ascendente o
descendentemente, los registros se ordenarn de
acuerdo al campo seleccionado pero no perdern
la relacin que tienen con los datos de las dems
columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

para crear una tabla, tienes que seguir los pasos

Nombre del campo. Define el nombre de las columnas.
Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para valores almacenar en el
campo.
Descripcin. Es la descripcin del contenido del campo. puede ser utilizada
como un mensaje.
TIPO DE DATOS.
Texto. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 255 caracteres.
Memo. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 65,535
caracteres.
Numrico. Slo datos numricos y permite hacer clculos matemticos.
Fecha/hora. Slo permite fechas y horas. Desde el ao 100 hasta el 9999.
- Moneda. Evita redondeo en clculos. Se permiten 15 decimales.
Autonumrico. Nmeros secuenciales exclusivos o nmeros aleatorios que se
insertan automticamente cuando se agrega un registro.
- Si/no. Contiene slo uno de dos valores posibles, S/No, Verdadero/Falso.
Objeto OLE. Objetos creados en otros programas, que se pueden incrustar en
una tabla de Access.
- Hipervnculo. Utilizado para crear un vnculo con otras aplicaciones.

DESCRIPCIN DEL TAMAO DEL CAMPO

PARA EL TIPO DE DATOS NUMRICO
Byte. Maneja datos numricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin
puntos decimales y no puede manejar fracciones.
Entero. Maneja datos numricos dentro del rango -32,767 ~
32,768. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones
Entero largo. Maneja datos numricos dentro del rango -2, 147,
483,648 ~ 2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede
manejar fracciones
Simple. Maneja datos numricos dentro del rango -3.402823 x
1038 ~ 3.402823 x 1038. Acepta siete dgitos a la derecha del
punto decimal.
Doble. Maneja datos numricos dentro del rango:
-1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324
para valores negativos. 1.79769313486231 x 10308 ~
-4.94065645841247 x 10 -324 para valores positivos. Acepta 15
dgitos a la derecha del punto decimal.

REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS

CAMPOS En Microsoft Access
los nombres de los campos: - Pueden tener hasta 64
caracteres.
- Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros,
espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el
signo de exclamacin (!), el acento grave () y corchetes
([ ]). - No pueden comenzar por un espacio en blanco.
- No pueden contener caracteres de control (valores ASCII
de 0 a 31). - No pueden incluir comillas dobles (") en los
nombres de tablas, vistas o procedimientos almacenados
en un proyecto de Microsoft Access.
Los atributos de cada campo son definidos por la
propiedad del campo. es diferente de acuerdo al tipo de
datos del campo.

Continuacin de el cuadro
Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es definido
como tal para identificar con datos nicos a cada registro de una tabla.
Una vez que la clave principal es definida, la combinacin o relacin de
mltiples tablas llega a ser posible, es decir, si no tenemos definida una
clave principal en cada una de nuestras tablas, stas no podrn
relacionarse entre s. En estas relaciones, la clave principal sirve para
indicar claramente qu registro de la tabla A est relacionado con qu
registro de la tabla B. Las relaciones son hechas para crear conexiones
entre tablas.
Una relacin no es ms que una indicacin que le debemos hacer a
ACCESS de cuales son los campos que contienen los datos claves para que
dos tablas puedan relacionarse (ver figura de la pgina 8), es decir, una
relacin trabaja por el empalme de datos iguales de campos clave en
diferentes tablas. La integridad referencial es un sistema de reglas que
utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los
registros de tablas relacionadas sean vlidas y que no se eliminen ni
modifiquen accidentalmente datos relacionados.

Una consulta es definida como el requerimiento

especfico de informacin dirigido a los datos
almacenados en las diferentes tablas de una base
de datos. Las consultas nos sirven para analizar,
ver o recuperar informacin especfica de todas
nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a
utilizar para una consulta pueden ser elegidos
visualmente en un ambiente amigable, ya que a
pesar de que estas consultas son elaboradas en
lenguaje SQL (Structured Query Language), Access
nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera
sencilla, pero en la que sin embargo, debemos
tener mucho cuidado con las tablas y campos que
necesitamos para obtener realmente la informacin
que solicitamos.

tipos de consulta para un objetivo diferente, stas son:

Consultas de Seleccin. Es el tipo de consulta ms habitual.

Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas
y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se
pueden actualizar los registros (con algunas restricciones).
Consultas de Parmetros. Es una consulta que cuando se
ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita
informacin, por ejemplo, criterios para recuperar registros
o un valor que desea insertar en un campo.
Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para
calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis
sea ms sencillo. Las consultas de tabla de referencias
cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro
tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de
informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja
de datos, y otro a lo largo de la parte superior

Tabla 1. Consulta de seleccin. Esta

consulta agrupa los totales
verticalmente, por empleado y
categora, con un mayor nmero de
registros, lo que hace que la
comparacin entre totales de los
distintos empleados sea ms
complicada