GESTIN BSICA DE

STOCKS I.
Por
HENRY HELI GONZALEZ GAITAN.
Especialista en Logstica Integral.
E-mail: henryhelig@yahoo.es,
Cel: 3002844137

GESTIN BSICA DE STOCKS.

CONTENIDO
l. Aspectos Generales de la Gestin de Stocks.
ll. Tipos de Sistemas de Gestin de Stocks.
lll. Clasificacin Operativa y Funcional de los
Stocks.
lV. Clasificacin de los artculos segn su
importancia. Criterio ABC
V. El concepto de Rotacin y Cobertura de
Stocks.

GESTIN BSICA DE STOCKS

OBJETIVOS:
Entender la importancia logstica, econmico-

financiera y de servicio de una eficiente y eficaz

Gestin de Stocks.
Diferenciar entre un sistema de Gestin de Stocks de
revisin continua y de revisin peridica.
Establecer una clasificacin de las existencias del
almacn segn criterio ABC.
Conocer la funcin del stock de seguridad, stock
normal o de ciclo y stock de especulacin.
Aprender a calcular el stock medio de un producto
terminado.

GESTIN BSICA DE STOCKS.

OBJETIVOS:

Conocer las distintas variables que afectan a

la Gestin de Stocks de una empresa.

Realizar previsiones de demanda a partir de
series temporales.
Calcular lotes ptimos de pedidos, puntos de
pedidos y stocks de seguridad.

Importancia. !
Una correcta Gestin de Stocks

constituye uno de los pilares bsicos en

los cuales se apoyan las nuevas
tendencias logsticas en la empresa, a
fin de reducir costos, incrementar la
productividad, equilibrar el servicio y la
disponibilidad, mejorar la fiabilidad,
para ser ms competitivos.

Importancia en la reduccin de costos

operativos y de capital. !
El alto nivel competitivo con que se mueven

los mercados de hoy, obligan a las empresas

a reducir los costos operacionales, uno de
cuyos componentes ms importantes est
ligado al llamado Capital Cautivo, que las
empresas en carcter ptimo estn
obligadas a mantener, como consecuencia
de cuantiosas inversiones en stocks para dar
el servicio comercial que el mercado
requiere.

LA GESTION DE STOCKS
EL STOCK de una empresa

puede definirse como el

conjunto de materiales y
articulos que la empresa
almacena en espera de su
utilizacion o venta posterior.

Gestion de stocks

Inventarios o stocks
Ej Empresas industriales: almacenan M
primas y otros aprovisionamientos para
ser sometidos a elaboracion posterior
Empresa Comercial: el stock se limita a
mercaderias que se almacenan para ser
vendidas a los clientes.
LA GESTION DE STOCK ES LA PARTE DE
LA GESTION LOGISTICA QUE SE
ENCARGA DE ADMINISTRAR LAS
EXISTENCIAS DE LA EMPRESA

Qu significan altos inventarios?

Esconden ineficiencias gerenciales.
Esconden problemas de procesamiento.
Amarran capital.( capital cautivo ).
Generan lucro cesante.
Consumen espacio en el piso.
Se tienen que administrar, mantener, manejar, contar,

almacenar y vigilar.
Generan los llamados costos ocultos de inventario.
Generan obsoletos, caducados, roturas, robos.
Pierden valor en el tiempo.

Algunas de estas frases

le son comunes?...
El inventario esta muy alto?
Tenemos una gran cantidad de obsoletos.
Esos productos llevan aos ah, son de muy lenta
rotacin.
Entonces que pido?
Cul es el mnimo?, cual es el mximo?
Ser que asistimos a otro seminario de inventarios.
Tendr alguien la bolita mgica
Para el manejo de inventarios

GENERAN COSTOS OPERATIVOS .

COSTO ADECUADO

COSTOS DE LOS PEDIDOS

Personal de Compras ( Salarios, Seguridad Social).
Gastos Generales.
Comunicaciones.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL

COSTO ADECUADO
COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES

Alquileres.
Amortizaciones.
Impuestos.
Financiacin.
Seguros.
Mantenimiento y Reparacin.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITA

COSTO ADECUADO

COSTOS DE MANIPULACIN
Personal Directivo.
Reparaciones y Mantenimiento.
Financiacin.
Alquileres.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPIT

COSTO ADECUADO

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

Costo beneficio del stock de materiales y mercancas.
Primas de seguros sobre productos almacenados.
Administracin de las entradas o almacenamiento.
Administracin de las salidas.
Control de inventarios.
Costos de transporte.

GENERAN LOS LLAMADOS COSTOS OCULT

COSTO ADECUADO

COSTOS OCULTOS
Obsolescencia.
Deterioros.
Devoluciones.
Averas.
Agotados.
Robos - Hurtos.

Informacin
Informacin

Pedidos
Pedidos

Transporte
Transporte

Distribucin
Distribucin

Produccin
Produccin

Proveedores

INVENTARIOS

Proveedores

INVENTARIOS

POR QU AL DISMINUIR LOS INVENTARIOS SE MEJORA LA

ADMINISTRACIN DE LA EMPRESA?

El elevado nivel del agua

(volumen de inventario), oculta las
rocas (problemas administrativos)

Bajar el nivel del agua (volumen

de inventario), destapa las rocas
(problemas)
Esto procedimiento es parte del
proceso de mejoramiento
continuo

Qu es un stock?
El stock de una empresa puede definirse

como el conjunto de materiales y artculos

que la empresa almacena en espera de su
utilizacin o venta posterior. Casi la totalidad
de las empresas tienen que mantener un
inventario o stock de distintos tipos de bienes
o artculos para su funcionamiento y
desarrollo de su actividad econmica.

Stock industrial.
En el caso de empresas industriales, se debe

mantener un stock determinado de materias

primas y otros aprovisionamientos para ser
sometidos a elaboracin posterior, productos
semiterminados y productos terminados con
los que hacer frente a la demanda de sus
clientes.

Stock comercial.
Cuando la actividad de la empresa es

slo comercial, el stock se limita a

mercaderas que se almacenan desde
que se reciben del proveedor hasta que
se venden a los clientes.

Objetivos de una Gestin de Stocks.

La Gestin de Stocks es la parte de la funcin logstica que se

encarga de administrar las existencias de la empresa, los

objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestin
de stocks sea lo ms eficiente y eficaz posible son:
Almacenar la menor cantidad posible de artculos.
Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido
por el mercado.
Reducir las inversiones de Capital Circulante al mnimo posible,
sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el
mercado.
Evitar las roturas de stocks.
Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en
stocks.

Impacto Financiero. ! (ROI).

Dado el impacto econmico-financiero, que los inventarios

representan, conviene advertir el concepto del R.O.I (Return On

Investment).
ROI= (ingresos costos / inversin).
Mejorar la gestin de stocks implica necesariamente una mejora
del R.O.I, debido:
a . Disminucin del costo de inventarios permanentes.
b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la
Demanda Atendida, con la consiguiente mayor absorcin de
gastos indirectos.
c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva,
debido a una disponibilidad correcta de los materiales y
componentes necesarios en la produccin.

CONCENTRNDOSE EN LOS COSTOS DE SERVIR (MARGEN) Y AUMENTANDO LA ROTACIN DE LOS

INVENTARIOS DE TODA LA CADENA DE ABASTECIMIENTO OPTIMIZA LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA

RENTABILIDAD
Por qu el aumentar la rotacin y disminuir los costos
es tan importante?

GI

Equilibrio en la Gestin de Stocks.

La gestin de stocks tiene la difcil misin de

encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos.

Para ello tendr que determinar variables tales como:
El nivel de stock de cada artculo. (Unidades que se
almacenarn de cada artculo.
Momento de emitir los pedidos. Es lo que se
denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir
del cual emitiremos un nuevo pedido.
Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido
(Q). Cuanto ms grande sea el lote menos pedidos
haremos al ao, y viceversa.

UN SISTEMA DE GESTIN DE INVENTARIOS EFECTIVO LOGRA EL EQUILIBRIO ENTRE EL

SERVICIO DE LA ENTREGA, EL NIVEL Y LA DISPONIBILIDAD DE LOS INVENTARIOS, Y EL COSTO

Cul es el propsito de un Sistema de G I ?

Es lograr un equilibrio entre:
El nivel de servicio al cliente (Entregas)
El nivel de los inventarios
Y los costos de servir

TRINGULO LOGSTICO
Optimizar
las
Entregas

Optimizar
la gestin
de
Inventario
s

Rotacin

Justo a Tiempo

Optimizar
los Costos

Rentabilidad

Margen

II. Sistemas de Gestin de Stocks.

A la hora de gestionar sus existencias,

las empresas pueden emplear dos

clases de sistemas:
Sistemas de revisin continua.
Sistemas de revisin peridica.

Sistemas de Gestin de Stocks.

Sistema de Revisin continua.
Consiste en actualizar el stock registrado de forma
inmediata, despus de cada transaccin,
registrndose:
- Entradas de mercanca: Aquellas transacciones que
aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas
entradas sern las compras y las devoluciones de
mercancas que realizan los clientes.
- Salidas de mercanca: Son las transacciones que
disminuyen el nivel de stock de la empresa,
fundamentalmente las ventas, pero tambin las
devoluciones que hacemos a los proveedores, las
roturas, los robos, perecederos, obsoletos, etc.

Sistemas de Gestin de Stocks.

compras
Devoluciones

sobre ventas

STOCK

-Ventas
-Devoluciones
sobre compras
-Roturas
-Robos
-Obsoletos

Sistemas de Gestin de Stocks.

Sistemas de revisin peridica.
Es un sistema donde las entradas y las
salidas de mercancas no se registran. Para
conocer el nivel de stock de cada momento y
realizar pedidos se procede a realizar
recuentos de cada producto cada cierto
tiempo. Este sistema slo se puede emplear
cuando hay poca variedad de artculos (poco
surtido) y pocas unidades de cada artculo o
referencia.

Sistemas de Gestin de Stocks.

Las empresas emplean uno u otro sistema

dependiendo de su nivel de stock, tamao,

complejidad, etc. Las grandes empresas de
distribucin emplean:
Un sistema de revisin continua: Las entradas y
salidas se registran en el momento de producirse a
travs de sistemas informticos. Estos sistemas
llegan a lanzar pedidos a los proveedores de forma
automtica cuando el nivel de stock de un
determinado artculo llega a un tope establecido. A
este nivel de stock es a lo que se denomina punto
de pedido.

Sistemas de Gestin de Stocks.

Las empresas utilizan un sistema de
Recuentos peridicos por plazos
determinados, para subsanar errores y
actualizar el stock, adems de comprobar el
estado de las mercancas.
Independientemente de estos recuentos
peridicos, las empresas estn obligadas a
hacer un recuento de la totalidad de las
existencias contablemente.

III. Clasificacin Operativa y

Funcional de los Stocks.
Segn su funcin:
- Stock normal o de ciclo
Es el stock necesario para atender la demanda normal de la
empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el
siguiente.(Lead time de aprovisionamiento).
- Stock de seguridad o proteccin
Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por
encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la
demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como
finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se
produzcan:
- Por retrasos de los proveedores.
- Por fluctuaciones de la demanda.

.Clasificacin Operativa y Funcional

de los Stocks.
- Stock de especulacin y anticipacin
En ocasiones las empresas compran y
almacenan ms de lo habitual para
aprovechar precios bajos, cuando se piensa
que estos precios no se mantendrn en el
futuro.
Tambin es el caso del stock que se
constituye para atender la demanda de
productos de venta estacional (productos de
temporada).

Clasificacin Operativa y Funcional de

los Stocks.
Segn su naturaleza fsica.
- Segn su vida til.

-Artculos perecederos: Son aquellos que se deterioran

con el paso del tiempo. Normalmente son productos
alimentarios, el factor tiempo es fundamental en la gestin de
este tipo de artculos.
- Artculos no perecederos: Casi todos los productos sufren
con el paso del tiempo. Se consideran no perecederos aquellos
productos en los que el tiempo de almacenaje no es una
variable primordial.
- Artculos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se
pueden vender tras una fecha determinada.

Clasificacin Operativa y Funcional de

los Stocks.
- Segn la actividad de la empresa.
En empresas comerciales encontramos stocks de:
- Mercaderas: Artculos que suponen la venta
normal de la empresa.
- Artculos complementarios: Son aquellos que
aun no siendo esenciales, si son necesarios para
proporcionar una mejor atencin al cliente.
- Artculos obsoletos, defectuosos y deteriorados:
Son aquellos que proceden de periodos de venta
anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o
defecto de fbrica.

Clasificacin Operativa y Funcional de

los Stocks.
En empresas industriales, los productos en
stocks son:
- Materias primas y otros aprovisionamientos.
- Productos Semiterminados.
- Productos terminados.
- Repuestos.
- Suministros Industriales.

IV: Clasificacin de los artculos segn

su importancia. Criterio ABC
En un almacn se encuentran multitud de

artculos distintos y no todos ellos tienen la

misma importancia para la empresa, debido a
que cada uno supone una cantidad distinta
de inversin inmovilizada o porque cada uno
tiene una utilidad distinta en el
funcionamiento de la empresa. Por este
motivo, los procedimientos que se emplean
para la gestin de stocks de cada tipo de
artculos no tiene por que ser la misma.

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC
Qu factores afectan a la importancia de un producto, desde

el punto de vista de la Gestin de Stocks?

Venta anual en pesos
Costo unitario del producto
Escasez de material o dificultad de adquisicin.
Disponibilidad de recursos para fabricarlos.
Perodo de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros.
Condicionantes de almacenaje.
Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.
Costo del stock
Grado de servicio requerido.
Grado de disponibilidad.

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC
El criterio ABC clasifica los productos segn su porcentaje de

inversin inmovilizada que cada uno representa sobre el total de

las existencias. Esta clasificacin divide los stocks en tres
grupos:
Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades
fsicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje
en cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por
ello, la gestin de este grupo se basa en:
- Grado de control mximo.
- Sistemas de revisin continua, revisando el sistema cada cierto
tiempo.
- Recuentos peridicos frecuentes para subsanar errores.
- Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en
cuenta que son artculos de gran valor unitario, por lo que se
intentar no almacenar demasiadas unidades.

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC

Evaluacin mensual de las previsiones de venta o

inclusin de frmulas de Forecast para previsin
automticas de las mismas, con revisiones
peridicas de los resultados.
Actualizacin diaria de los registros de stocks, con
frecuentes recuentos cclicos para comprobar que las
existencias de almacn concuerdan con los valores
registrados.
Revisin frecuente de las necesidades y cantidades
pedidas.
Recalculo peridico del stock de seguridad.
Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC
Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades

fsicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para

este grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los
grupos A con menos frecuencia de revisin.
Grupo C: Representa el grupo ms numeroso en cuanto a
numero de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en
total solo representan un 5-10% de la inversin total en
existencias. Para gestionar este grupo se suelen emplear:
- Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los
grupos anteriores.
- Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su
escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas
unidades.
- Gestin de stocks basada en sistemas de revisin continua o
peridica,(semestrales o anuales), con errores aceptables,
revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que
entre los otros dos grupos.

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC
En definitiva el criterio ABC nos permite

centrar la gestin en el grupo A y en menor

medida en el grupo B. De esta forma,
gestionando una pequea porcin de las
existencias tendremos controlada casi la
totalidad de la inversin en existencias.
El esfuerzo y costo de gestin, debe ser
proporcional a la importancia del producto

Clasificacin de los artculos segn su

importancia. Criterio ABC
Pasos de clasificacin de artculos:
Ordenar los productos de mayor a menor valor total. Para ello

multiplicaremos el nmero de unidades que tenemos almacenadas por

el precio de compra o venta unitario de cada artculo.
Calcular el porcentaje que cada artculo representa sobre el total de
unidades y sobre el total del valor del inventario.
Hallamos porcentajes acumulados sobre las unidades y sobre la
inversin.
Estableceremos la clasificacin en los tres grupos citados:
- Grupo A: 80-90% del valor del inventario.
- Grupo B: Sobre el 10-15% del valor. Como estamos mirando valores
acumulados, el grupo B estar compuesto por aquellas referencias que
vayan desde la ltima del grupo A hasta la que sume un porcentaje
acumulado de 90-95%.
- Grupo C: Supondrn un 10-15%. Sern las referencias que queden
desde la ltima que forme el grupo B.

El concepto de rotacin y cobertura de

stocks.
La Rotacin de stocks nos da una nocin, en

trminos de promedio, del nmero de veces

que un artculo se renueva en el almacn al
cabo de un ao; as por ejemplo, un artculo
con una rotacin de 12 significa que el
artculo se renovara como promedio 12
veces al ao, mientras que cobertura es una
nocin ms bien comercial que nos indica el
nmero de das que con el referido stocks
podemos atender a la venta prevista.

El concepto de rotacin y cobertura de

stocks.
La rotacin se calcula dividiendo la Venta

Anual por el Stock promedio, bien sea en

unidades o pesos, siempre y cuando ambas
magnitudes estn valoradas al mismo precio
( precio de costo o precio de venta).
Rotacin= venta anual / stock promedio

El concepto de rotacin y cobertura de

stocks.
La cobertura, multiplicamos el inverso del

ndice de rotacin por el factor tiempo (das

meses o semanas); as por ejemplo la
cobertura sera:

Cobertura = ( 1 / ind.rot ) x factor tiempo

El concepto de rotacin y cobertura de

stocks.
Si tenemos en cuenta que el

ROI=Beneficio/Stock multiplicando y
dividiendo por ventas tendramos:
ROI = (VENTA / STOCK) X (BENEFICIO / VENTAS) O SEA:

ROI = IND. DE ROTACIN X MARGEN COMERCIAL