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1.

Introduccin
Se debe hacer una descripcin general de los bienes a adquirir, el propsito
de los mismos, la fuente de financiamiento, y adems, cualquier limitacin o
impedimento general que sea aplicable a los bienes. Se debe evitar la
inclusin de detalles, los detalles se introducirn en las secciones
subsiguientes.
Aunque esta seccin es la primera del contenido, es recomendable que sea la
ltima en escribirse, ya que slo cuando se haya escrito todo el resto del
documento, se tendr una idea clara y global del mismo, de manera que se
podr mencionar, entre otras cosas, aspectos que resulten importantes
subrayar.

Los alcances constituyen un resumen de la extensin y limitaciones de los


requisitos. As como se establece en esta seccin el lmite de los compromisos
del proveedor, tambin deben especificarse los requisitos a los que no est
obligado, sobre todo con ciertos requisitos que a primera vista pudiesen parecer
parte normal del requisito general.
Finalmente, en esta seccin se pueden sealar los aspectos ms importantes de
los requisitos, los que sern descritos detalladamente en una seccin posterior.

3 3. Antecedentes
Es recomendable describir la forma en que surgi la necesidad del bien, y la
importancia de su adquisicin. Resulta apropiado describir el bien que se va sustituir,
as como las implicaciones que tendr para el usuario la adquisicin del bien.
Cuando la adquisicin forme parte de un programa ms amplio, es recomendable
mencionarlo.

Definir los trminos menos corrientes, o bien aquellos que puedan prestarse a
interpretaciones diversas. As mismo, en esta seccin se debern incluir
abreviaturas, y siglas utilizadas en el documento.

5. Documentos Relacionados
Los documentos relacionados ms comunes son las normas. Se debe presentar una
lista detallada de las normas citadas en los requisitos, agrupndolas por organismo
normalizador, especificando el cdigo y ttulo de la norma. Al citar las normas deber
establecerse la versin a la que se refiere, usualmente se utiliza la ltima versin de la
norma.

Se detallan las condiciones en las que se desempear el producto, y las


particularidades ambientales que puedan afectar negativamente el producto, as
como las condiciones que debe cumplir para que no afecte negativamente al
medio.
La relacin entre el bien y el medio es bi-direccional: el medio puede afectar
considerablemente el desempeo o la vida til de un bien, pero el bien tambin
puede afectar sensiblemente el medio en el que se desempea.

Esta seccin es quizs la ms importante, en ella se deben describir las


caractersticas principales que se quieren del bien que se adquirir. En la
redaccin de esta seccin se debe tener especial cuidado de no favorecer a
ninguno de los potenciales proveedores.
La mencin de marcas comerciales no est permitida, salvo en casos en los que
no haya otra forma de describir las caractersticas del bien, en cuyo caso debera
contarse con la anuencia de una autoridad superior. Siempre que se mencionen
marcas se debern utilizar palabras como similar o bien equivalente, de
manera que no se limite el bien a la marca mencionada.

Estas especificaciones definen la funcin o papel que se espera del bien que se
pretende adquirir. En trminos muy generales describe lo que se espera que el
bien haga. Las especificaciones funcionales definen la tarea que el bien debe
realizar, haciendo nfasis en lo qu debe lograr, pero no en cmo lo debe lograr.
Se pueden sealar algunas ventajas de este tipo de especificaciones:
Los Oferentes pueden proponer soluciones alternas e innovadoras,
Los Oferentes tratarn de ofrecer la mejor solucin; y
Se puede obtener mejores bienes con los recursos disponibles.

Estas especificaciones definen el propsito del bien en trminos de capacidad y


rendimiento.
Las especificaciones de desempeo son una extensin natural de las
especificaciones funcionales, ya que las primeras solamente agregan a la funcin
que el bien va a desempear, el rendimiento con el que se espera que lo haga.
Es decir como lograrlo.
Rangos medicin velocidad tiempo entre otros.

Cuando las dos especificaciones descritas anteriormente no son suficientes para


caracterizar el bien deseado, entonces se recurre a las especificaciones tcnicas.
Estas especificaciones describen las caractersticas tcnicas y fsicas de un
producto.
Cuando se utilicen, podran mencionarse:
Aspectos fsicos (dimensiones, colores, etc.)
Propiedades de los materiales (si son materiales sintticos o no, densidad o
peso especfico, substancias que no deberan utilizarse)
Procesos (mtodos de manufactura o ensamblaje)
Requisitos de mantenimiento (cuando y como se debe realizar el
mantenimiento)
Planos detallados, diseos y diagramas tcnicos

Con el fin de facilitar la elaboracin de especificaciones tcnicas, se pueden


utilizar las normas elaboradas por organizaciones nacionales, regionales o
internacionales.
Segn el Ente Nazionale Italiano di Unificazione (UNI), las normas no son
leyes:

Las normas tcnicas son documentos que definen las caractersticas


(por
ejemplo dimensiones, aspectos de seguridad, requisitos de
rendimiento) de un
producto, proceso o servicio de acuerdo al estado
actual de la tcnica o de la tecnologa.
En una norma generalmente se establecen las dimensiones, tipos de
materiales, mtodos de ensayo/prueba, caractersticas de seguridad para el
operador, etc., sin embargo, es vlido preguntarse, de qu sirve tener esas
formidables especificaciones si no se tienen los medios necesarios para
verificar el cumplimiento de las mismas?

Ensayo/prueba: determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un


procedimiento.
(definicin en ISO-9000:2000)
Cuando se trate de bienes numerosos, el mtodo de muestreo que se utilizar; en general
el ensayo/prueba se repite varias veces, por consiguiente, se debern indicar los criterios
que se utilizarn para aceptar o rechazar un bien, en otras palabras, para decidir si el bien
pasa o no pasa el ensayo/prueba, despus de repetir el ensayo/prueba un determinado
nmero de veces (nmero que deber ser establecido en las especificaciones).
Certificacin: accin de avalar por medio de documento fiable por organismo autorizado
que determinado producto, proceso o servicio cumple con requisitos o exigencias definidas
por una norma.
Acreditamiento:
reconocimiento formal de una metodologa preestablecida, de la
capacidad tcnica de laboratorio, ensayo, calibracin, de la conformidad de la norma.
Cuando la entidad no tiene medios tecnolgicos de evaluar la conformidad, puede solicitar
certificacin.

8. Requisitos de Calidad
Por otra parte, as como existen normas especficas para numerosos tipos de
materiales, productos terminados, etc., ahora existen normas genricas que son
aplicables a cualquier tipo de organizacin, pequea o grande, privada o pblica, de
servicio o de produccin. Estas normas estn orientadas a los procesos y no a
productos especficos.
Siempre es posible combinar las pruebas de aceptacin especficas con requisitos de
calidad ms generales.

En algunos casos se deben tomar previsiones en lo que concierne al


mantenimiento (preventivo o correctivo) futuro, o bien de actualizaciones del
producto, (por ejemplo en el caso de programas de computacin). Estas
previsiones debern quedar explcitamente sealadas en las especificaciones.

En lo que concierne al mantenimiento correctivo se deber establecer


claramente si la substitucin de piezas o elementos daados estar a cuenta
del Adquirente o del proveedor. Dnde se realizar el mantenimiento, quin
asumir el costo de la mano de obra, etc.
Se debern describir las condiciones de garanta de mantenimiento, as como
la de substitucin del bien, expresndose claramente en qu casos el bien
deber ser substituido en su totalidad.
Muchos de estos requisitos podran ser incluidos en el contrato.

En esta seccin se establecern las caractersticas del etiquetado. Entre algunos


aspectos que podran sealarse en esta seccin estn:

Indicar que el bien es propiedad del Estado


Identificacin del producto
Proveer alertas o informacin precautoria
La direccin del destinatario
Cualquier precaucin especial que debera tomarse con el bien
Cdigo de la norma utilizada en su produccin.

En esta seccin se sealarn las medidas especiales de transporte y almacenamiento


que requieran los bienes para evitar daos o degradacin de los mismos.
En el caso de la adquisicin de un equipo, que incluya la instalacin, deber
indicarse explcitamente que el proveedor tiene la responsabilidad del producto
durante el transporte, almacenamiento e instalacin.

12.Entrenamiento
Cuando el uso u operacin del bien adquirido requiera de un entrenamiento particular,
se deber indicar en las especificaciones el tipo y nivel de entrenamiento, la frecuencia,
y las personas a las que estar dirigido, en particular el nivel escolar de los mismos.

Ciertos bienes, sobre todo cuando se trata de equipos o instrumentos


complejos, requieren de una documentacin tcnica abundante, la que es
producida de manera exclusiva por el productor o proveedor. Tambin se deber
especificar el nmero de ejemplares que el proveedor deber entregar.

14. Plazos
En esta seccin se establecern los plazos de entrega del producto, ya sea en su
totalidad, o cuando se trate de entregas parciales.
Generalmente estos plazos estn en el Pliego de Bases y Condiciones (PBC), en cuyo
caso esta seccin puede ser omitida de las Especificaciones.

Situacin real al elaborar una ET


3 Equipos de Computacin con sus respectivas UPS,
pantalla plana, teclado, mouse, quemador de CD,
garanta y manuales del equipo.
Tiempo de Entrega 05 das

Especificacin Tcnica Completa


Computadoras de Escritorio
Procesador

Intel Dual 2 Core de 2 Ghz o superior

Memoria RAM

:1 Gb

Disco Duro

100 Gb o superior

Tarjeta de Red

10 /100 Mbps

Unidad de Diskette

3.5 , 1.44 Mb

Unidad ptica

DVD /RW

Vdeo

256 Mb. Mnimo

Monitor

De 17" LCD

Teclado

Espaol

Mouse

ptico

Software

Windows XP Profesional en Espaol con SP2 o


superior

Drivers

Incluidos

Manuales del Equipo

Incluidos

Certificaciones

ISO 9001:2000 actualizado y vigente

Garanta

3 aos

UPS con Estabilizador integrado


Voltaje:

750 VA o superior

Tiempo de Entrega

05 das

El bien no es utilizable!!!
Gastamos tiempo y recursos

Las Especificaciones, deben ser escritas en lenguaje claro y llano, lo que asegura
que se est transmitiendo correctamente toda la informacin necesaria para que
el Oferente pueda elaborar su oferta y estimar sus costos. Los Especificaciones
no son una obra literaria, sino un documento tcnico.
Por otra parte, la claridad da igualdad de oportunidades a todos los Oferentes,
ya que las frases ambiguas u obscuras, se pueden prestar a prcticas
corruptivas, cuando uno de los Oferentes logra conocer el significado que el
Adquirente da a una frase ambigua y los otros no lo conocen.