CONCEPTOS DE

AUDITORIA
Qu es una auditora?
Proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias
y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar el cumplimiento de
las disposiciones establecidas y su
eficacia.
Programa de la auditoria
Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico.
Criterios de auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.

Evidencia de la auditoria
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de
auditoria y que son verificables.
Nota. La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa
o cuantitativa.
Hallazgo de la auditoria
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria
Nota. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios
oportunidades de mejora.

Conclusiones de la auditoria
Resultado de una auditoria que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y
todos los hallazgos de la auditoria.
Para que hacer auditoras?
1. Para evaluar si:
El proceso es eficaz
Se realiza de acuerdo con lo establecido
Identificar fortalezas, debilidades y
oportunidades de mejora
2. Conocer la capacidad del S G C para:
cumplir los requisitos: Clientes, ISO 9001,
legales y de la organizacin
alcanzar los resultados planificados.
3. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las
acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
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Conducta tica
Confianza
Integridad
Confidencialidad
Discrecin

Presentacin objetiva
Claridad
Veracidad
Exactitud
Cuidado profesional
Importancia de la actividad
Confianza otorgada por los clientes
Poseer la competencia necesaria
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Relacionados
con las
caractersticas
personales del
auditor







Independencia
No auditar su propio trabajo
Libre de prejuicios
Conflicto de intereses

Evidencia
Evidencia verificable
Muestra de informacin disponible
Muestreo apropiado
Dos principios ms
Relacionados
con el proceso
TIPOS DE AUDITORIAS









Internas




Externas


De primera parte
De segunda parte
De tercera parte
9
Quines intervienen
AUDITOR
AUDITADO
CLIENTE
AUDITORIA INTERNA
FASES DE LA
AUDITORIA
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Programacin General
Seguimiento
Preparacin
Ejecucin
Documentacin
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 1
Programacin
General
Ayudar a la organizacin a proporcionar los recursos
para la realizacin de las auditorias individuales.
La asignacin de los recursos depender del objetivo,
alcance y los criterios establecidos.
La alta direccin debera designar la responsabilidad
de la gestin del programa de auditorias en una
persona que tenga conocimiento de la organizacin y
de las tcnicas de auditoria.
Propsito del programa
General de auditorias
Criterios para programacin
Proceso del SGC con mayor dificultad en implementacin
Estado e importancia de los procesos
Cambios organizacionales
Retiro de personas claves
Fusin / creacin / omisin de cargos
Traslados de personal
Elevada rotacin de personal
Nuevos procesos administrativos
Resultados no satisfactorios en auditorias anteriores
Cambios tecnolgicos.
Quejas de clientes.
EJ EMPLO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA
MES
PROCESOS A
AUDITAR
CRITERIOS AUDITORES AUDITADOS
Febrero
Plan. estratgica
G. Comercial
G. Diseo
CAP 5
7.2.1, 7.2.2, 7.2.3
7.3
Jaime Rojas
Diana Prez
Luis Lpez
Gte. General
Gte. Comercial
Dir. Diseo
Junio
Produccin
Montaje
7.1, 7.5, 7.6, 8.3
Jaime Rojas
Diana Prez
Dir.
Produccin,
auxiliares
Octubre
G. Humana
G. Mejora
Infraestructura
6.2, 6.3, 6.4
8.1, 8.2, 8.5
Jaime Rojas
Diana Prez
Luis Lpez
Dir.
Administrativo
Coord. Calidad
Fases
Fase 2
Preparacin
Responsabilidad de: Lder de equipo auditor
Contenido sugerido:
Objetivo de la auditoria
Alcance de la auditoria
Criterio de auditoria
Identificacin de auditados y auditores
Fecha y lugar de la auditoria
Duracin prevista para la auditoria
Personas a quienes se entrega el informe
El plan de Auditora
Responsabilidades del equipo
auditor
Revisar la informacin relacionada con las labores
designadas
Preparar documentos de trabajo (Listas de
verificacin)
Cumplir con los principios de la auditoria
Llevar a cabo las actividades de manera eficaz
Informar los hallazgos encontrados al lder del
equipo
La lista de
verificacin
Auditoria
Exitosa
Herramienta principal
Documento de trabajo
y registro
Ventajas de utilizar lista de verificacin
1. Ayuda para preparar la auditoria
2. Es una forma de analizar los procesos a auditar
3. Asegura que se cumplan los objetivos y el alcance
4. Ayuda al auditor a controlar el ritmo de la auditoria
5. Ayuda al auditor a asegurar que se cubren todos los
requisitos a auditar.
6. Constituye una forma para registrar las respuestas
de los auditados
Para realizar una lista de verificacin el
auditor debe considerar
1. Los procesos que se llevan a cabo
2. Los procedimientos, instructivos y dems documentos
que se estn utilizando
3. Los registros generados
4. Los requisitos de la Norma
5. Los requisitos del SGC
6. El ciclo PHVA
QUE AUDITAR EN UN
PROCESO?
HACER
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR
PREGUNTAR POR:

1. Los propsitos del proceso
2. El alcance y las responsabilidades
3. Recursos
4. Despliegue de objetivos
5. La identificacin de los requisitos del cliente
6. La metodologa de planificacin
HACER
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR
PREGUNTAR POR :

1. La disponibilidad de documentos y registros
incluyendo su control
2. La aplicacin de las tcnicas y mtodos de
operacin
3. La definicin y aplicacin de las disposiciones
establecidas en los documentos
4. Evaluar el contenido de los registros de calidad
HACER
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR
25
PREGUNTAR POR:
1. Medicin y seguimiento de los procesos
2. Seguimiento de los productos
3. Indicadores de gestin
4. Anlisis de datos generados
HACER
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR
26
PREGUNTAR POR:
1. La aplicacin de correcciones
2. El Tratamiento del producto/servicio no
conforme
3. El desarrollo de acciones correctivas
4. La implementacin de acciones preventivas
5. Las acciones de mejora continua

HACER
ACTUAR VEROIFICAR
PLANEAR
27
Para cada proceso se auditan
los siguientes elementos:
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
5.3 Poltica de la calidad
5.4.1 Objetivos de calidad
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
5.5.3 Comunicacin interna
8.2.3 Seguimiento y medicin de procesos
8.4 Anlisis de datos
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva


28
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Recolectar informacin
requerida
Aclarar ideas
Verificar la exactitud de la
informacin previamente
revisada
Propsito de las preguntas
29
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permiten obtener
descripciones de procesos o
actividades (Ej. que, por
qu, cmo)
suministran informacin
puntual: un responsable, una
fecha, un lugar, si / no. (Ej,
quin, dnde, cuando)
Concretan resultados,
cierran una idea (Ej. lo
que quiere decir es)
Abiertas
Cerradas
De
Confirmacin
T
I
P
O
S

D
E

P
R
E
G
U
N
T
A
S

30
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1. Cmo
2. Dnde
3. Cuando
4. Qu
5. Por qu
6. Quin
TECNICA PARA FORMULAR
PREGUNTAS
Seis palabras
importantes
para un auditor
31
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HOJA DE VERIFICACIN
PROCESO AUDITADO:
< AO >

CICLO DE
AUDITORIAS No ___
< FECHA >

AUDITADOS

AUDITORES

ALCANCE

PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO HALLAZGOS DE AUDITORIA RESPONSABLE














Ejemplo de lista de verificacin
32
Taller 6
Asignar
Proceso
Lista de
Verificacin
HACER
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR
Equipo auditor
Equipo auditor y auditados
fases
33
Fase 3
Ejecucin
34
Etapas a considerar
Reunin de apertura
Recoleccin de evidencia objetiva
Reunin de cierre
35
Debe ser conducida con participacin de la
gerencia de la organizacin
Considerar los siguientes puntos:
1. Presentacin de los participantes
2. Confirmar el plan de auditoria (Objetivos, alcance y
criterios de auditoria)
3. Explicar la metodologa para desarrollar la Auditora
4. Confirmar asignacin de recursos
5. Resolver posibles dudas de los auditados
6. Acordar la reunin de cierre
La reunin de apertura
36
Recoleccin de evidencia
objetiva
1. Entrevista
2. Observacin
3. Revisin de documentos y
registros
37
En las entrevistas
EL AUDITOR DEBE
1. Adoptar un enfoque
positivo, profesional y
constructivo
2. Tratar de obtener la
cooperacin, abierta y
honesta por parte del
auditado
38
Considerar aspectos como:
Entrevistar a personas de diferentes niveles
Siempre que sea posible la entrevista debe
realizarse en el lugar de trabajo del
entrevistado
Formular preguntas claras y concisas
Respetar horas de descanso
Resumir los resultados de la entrevista
Agradecer a las personas entrevistadas su
participacin y cooperacin
39
EN LA
ENTREVISTA EL
AUDITOR DEBE
1. Preguntar
2. Observar
3. Escuchar
4. Analizar
5. Evaluar
6. Registrar
40
En las entrevistas el auditor
debe ser:
Diplomtico
Respetuoso
Seguro
Decidido
Persistente


41
Errores que no se deben cometer al
realizar las entrevistas:

Auditar solamente documentos
Permitir que el auditado marque el paso
de la auditoria
Tomar las cosas de forma personal
Expresar antipata por el auditado
Aceptar afirmaciones sin tener acceso a
los hechos
Expresar juicios propios
Involucrarse en discusiones
42
Administracin del tiempo
Realizar primero las actividades ms
complejas, difciles.
Asignar trabajo a los otros auditores
Adquirir el hbito de hacerlo de
inmediato
Conocer su curva de cansancio
Establecer lmite de tiempo y
cumplirlo

43
Hallazgo (Def.)
Es registrado en la hoja de verificacin como
respuesta a los cuestionamientos que han sido
preparados
Un hallazgo puede ser:
1. No Conformidad
2. Observacin
Resultados de la Auditora
44
No Conformidad
El no cumplimiento de un requisito
Puede ser requisito de:
1. La Norma aplicable
2. Requisito documentado o especificado
por la organizacin. (Manual de calidad,
procedimiento, instructivo etc.)
3. Requisito legal o contractual.
45
Tener en
cuenta
Si no existe un
requisito especificado,
NO puede existir una
no conformidad.
Aquello que el auditor
piensa que debera
llevarse a cabo, NO
constituye un requisito
especificado.
46
Tipos de no conformidad
Mayor

1. Ausencia total de un requisito requerido por la
Norma contra la cual se realiza la auditoria
2. Falla total de un proceso, procedimiento o
instructivo crtico para la realizacin del producto o
prestacin del servicio
3. Existen numerosas fallas menores con respecto a
un requisito especificado
4. Incumplimiento que afecta directamente la
satisfaccin del cliente o la eficacia del Sistema de
Gestin de Calidad

47
Menor

Cuando se identifican deficiencias en un
proceso pero no son tan graves.
La clasificacin de
una no
conformidad se
basa en el buen
juicio y experiencia
del auditor.
48
No es necesaria la
clasificacin de las no
conformidades.

Las no conformidades
tienen como funcin
ayudar a la gerencia a
mejorar el sistema, por
lo tanto las auditorias
deben ser positivas y
constructivas.

En
auditoria
interna
49
Observacin
1. Son puntos que el auditor desea comentar pero
que por algn motivo no constituyen no
conformidad.
2. Constituyen el valor agregado de la auditoria.
3. Una observacin puede incluir:
Aspectos que si no se tratan podran provocar
una no conformidad.
Beneficio de la duda
Sugerencias o recomendaciones para mejorar
la eficacia del sistema de gestin de calidad.

50
Componentes bsicos:

1. Observacin o no conformidad (Qu
incumple)
2. Evidencia objetiva que la soporta
3. Numeral que se incumple (Contra que se
incumple)
Redaccin de observaciones
y no conformidades
51
Para la redaccin tener en
cuenta:
1. Responder qu se observ
2. Responder en dnde se observ
3. Referenciar hechos y documentos
especficos
4. Evitar ambigedades y generalizacin
5. Usar terminologa del responsable del
rea auditada
52
La no conformidad debe:

1. Ser una observacin exacta de los
hechos
2. Hacer referencia al qu, quien,
cuando, dnde
3. Ser recuperable (Trazable)
4. Ayudar a la definicin de la accin
correctiva
53
Tendencia a escribir no
conformidades largas
Redaccin confusa
No es clara la No Conformidad
Se presentan detalles que no agregan valor
Fatiga al lector
En el rea comercial el estante donde se encuentran
archivadas carpetas de los diferentes clientes , la mayora
de los acuerdos comerciales sobretodo la carpeta
comercial de Coltejer el cual es un cliente muy importante
para la empresa, no se encontr el acuerdo comercial ni
los cambios en las condiciones de facturacin y destinos.
Incumpliendo el procedimiento comercial de cdigo PG-
COMER-02 del Sistema de Gestin de la Calidad
CONSECUENCIAS
54
En la carpeta comercial de Coltejer no se
encontr el acuerdo comercial, ni los
cambios en las condiciones de facturacin y
destinos incumpliendo lo definido en el
procedimiento PG-COMER-02, y el numeral
7.2.1 de la Norma ISO 9001: 2000
PROPUESTA
55
No conformidades con enfoque
disperso o incoherente
La orden de cargue para el vehculo
de placas SGF-600 recogi en
Bogot mercanca, esta mercanca se
trasbordo a otro vehculo .
Incumpliendo el procedimiento P-
DES-001
56
PROPUESTA
Segn la orden de cargue para el vehculo de palcas
SGF-600 realizada el 12 de febrero de 2007 se
recogi mercanca desde Laboratorios Mayer-Bogot
con destino Ipiales, esta mercanca se trasbord a
otro vehculo al cual no se le hizo orden de cargue,
Incumpliendo lo establecido en el procedimiento P-
DES-001.
57
EXPRESIN DE OPINIONES
No se realiz la evaluacin de desarrollo para el
segundo semestre de 2006 para evaluar el
entrenamiento prctico con lo cual muchos de los
problemas del rea de servicio al cliente pudieron
originarse por esta causa. Lo anterior incumple el
requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento.
58
PROPUESTA
No se realiz la evaluacin de desarrollo
correspondiente al segundo semestre de
2006 para evaluar el entrenamiento
prctico, incumpliendo lo establecido en
el requisito 2.2 del procedimiento de
entrenamiento.
59
No conformidades dudosas vagas
o triviales
La auditoria ejecutada el 14 de febrero de
2.007 al rea de mercadeo, establecida en el
plan de auditoria QF 1916-1, no est de
acuerdo con los requisitos de ISO 9001/2000
60
La auditoria ejecutada el 14 de
febrero de 2.007 al rea de mercadeo,
establecida en el plan de auditoria QF
1916-1, fue realizada por el director
de esta rea, incumpliendo el requisito
de imparcialidad exigido por la
clusula 8.2.2 de la Norma ISO
9001/2000
PROPUESTA
61
Repeticin de las mismas o similares
no conformidades
Se encontr que el procedimiento PMV-001 del
rea comercial tena versin 2 en el listado
maestro y el que se est usando es la versin 1
Las instrucciones I-005 e I-006 utilizadas en
servicio al cliente tienen versin 3 y 4
respectivamente, en el listado maestro se
presenta la versin 6
62
Se encontraron en uso documentos del rea comercial
(PMV-001) y servicio al cliente (I-005, I-006) cuyas
actualizaciones no corresponden a las versiones
vigentes presentadas en el Listado Maestro
contraviniendo el requisito 4.2.3 de la Norma ISO
9001/2000
PROPUESTA
63
Reunin de cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo,
donde el auditor dar a conocer los hallazgos y las
conclusiones de la auditoria.
Contar con la presencia del gerente y los responsables
de los procesos auditados.
Asegurar que el auditado entiende y reconoce los
hallazgos.
Acordar la fecha para la cual se presentarn las
acciones correctivas.
64

En Auditoria Interna

La reunin de cierre puede ser un proceso
informal, debe ser constructiva y apuntar a
la mejora del sistema, teniendo en cuenta
que el auditor y el auditado pertenecen a la
misma organizacin y persiguen los mismos
objetivos.
65
TALLER 7
REDACCIN DE NO CONFORMIDADES
66
Fase 4
Documentacin
67
Recuerda el objetivo y alcance de la
auditoria
Indica la fecha de la auditoria
Establece la composicin del equipo
auditor
Define no conformidades y observaciones
Puntos fuertes de la actividad auditada
El informe de Auditora
68
INFORME DE AUDITORIA

1. INFORMACIN GENERAL
Alcance
Exclusiones
Fecha de la auditoria
Representante de la gerencia
Equipo auditor
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
4. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Total No Conformidades
Total Observaciones
5. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS
6. FORTALEZAS DEL SGC
7. ASPECTOS POR MEJORAR

69
PROCESO ELEMENTO NC O DESCRIPCION
TODOS LOS
PROCESOS
8.5.3 X
No se evidencia la determinacin de acciones preventivas
incumpliendo lo definido por la norma en el numeral 8.5.3
TODOS LOS
PROCESOS
8.4 X
No se evidencia el anlisis de datos, incumpliendo con lo definido
por la norma en el numeral 8.4.
Modelo de Descripcin de Hallazgos
70
Fase 5
Seguimiento
71
Identificar las causas y definir e implementar
acciones correctivas y/ preventivas
Definir fechas limite para la implantacin de
estas acciones
Verificar la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas
Responsabilidades del auditado
Las auditorias de seguimiento
72
Acordar la fecha de la auditoria de
seguimiento
Desarrollar la auditoria de seguimiento de
acuerdo con las acciones correctivas y
preventivas propuestas
Presentar e informar los resultados de la
auditoria de seguimiento
Evaluar la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas tomadas
Responsabilidades del auditor
Las auditorias de seguimiento
73
RESUMEN
Fases de Auditoria
74
Fase Documento Responsable Acciones
Programacin
General
Programa de auditoria
Coordinador de
Auditorias
Programa peridico
Criterios para
programacin
Preparacin
Plan de auditoria
Hoja de Verificacin
Equipo de Auditoria
Aprobado por el cliente
Informar a auditados
Ejecucin
Hoja de verificacin Equipo de auditoria
Reunin de apertura
Evidencia objetiva
Reunin de cierre
Documentacin
Informe de Auditoria
Acciones Correctivas
Equipo de auditoria
Auditados
Definicin de acciones
Seguimiento
Acciones Correctivas
Equipo de auditoria
Auditados
Seguimiento a las
acciones correctivas
Evaluacin de la eficacia
75
Los informes
para la
Revisin por
la Direccin
76
COMPETENCIAS DE
UN AUDITOR
INTERNO
77
Educacin
Segn asignacin: Profesional, o tecnlogo

Formacin
Conocimiento de la familia de normas ISO 9000:2000
Formacin como Auditor Interno de Calidad
Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Procesos y servicios de la organizacin
Marco legal relacionado con los servicios prestados
78
Experiencia

Segn asignacin: entre 12 y 18 meses en la empresa
interactuando con dos o ms reas de la organizacin
Haber estado / estar relacionado con procesos de
documentacin durante ms de 6 meses
Es deseable haber desarrollado labores de revisin,
inspeccin, evaluacin, auditoria o similares incluyendo otras
ramas del conocimiento
79
Habilidades
Manejo de dificultades
Capacidad para comprender rpida y eficientemente
Capacidad para comunicarse con todas las personas y hacerse
entender
Capacidad para adaptar el plan a situaciones cambiantes
Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento
tanto con la norma como por lo establecido por la empresa
Habilidad en formulacin de preguntas y realizacin de
entrevistas
Capacidad para elaborar informes concretos y redactar no
conformidades
Mantener el control del tiempo en todas las fases de la auditoria
80

Diplomtico
Honesto
Justo
Buena memoria
Discreto
Brinda apoyo
Confiado en si mismo
tico

Atributos
personales