DISEO Y EVALUACIN

DE PROYECTOS ITIL
Mg(c) Ing. Miguel Huamn Yanarico
Grupos de Procesos de la
Direccin de Proyectos
Inicio Planeacin Ejecucin Control Cierre
Origen Equipo de proyecto
Carta
Alcance
Plan Avance Aceptacin Entrega
Producto
Gestin de las Comunicaciones
la generacin,
la recopilacin,
la distribucin,
el almacenamiento,
la recuperacin y
la disposicin final de la informacin del proyecto
Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto.
Planificar las Comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto.
Distribuir la Informacin
Poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto.
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Comunicarse y trabajar en conjunto con interesados .. satisfacer necesidades.
Informar el Desempeo
Recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo.
Procesos sean
adecuados y
oportunos.
Los directores del
proyecto pasan la
mayor parte del
tiempo
comunicndose con
los miembros del
equipo y otros
interesados en el
proyecto
Herramientas y Tcnicas
Anlisis de los Interesados
Recopilar y analizar de manera sistemtica la informacin cuantitativa y cualitativa, a fin
de determinar qu intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.
Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e informacin relevante,
como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y
niveles de influencia.
Interesados clave. Incluyen a cualquier persona con un rol de direccin o de toma de
decisiones.
Los dems interesados, se consiguen por medio de entrevistas y se ampla la lista hasta
incluir a todos los interesados potenciales.
Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra generar, y
clasificarlos para definir una estrategia de abordaje.
La matriz de poder/inters: interesados nivel de autoridad y nivel de preocupacin.
La matriz de poder/influencia: interesados nivel de autoridad y participacin activa.
La matriz de influencia/impacto: participacin activa y capacidad de efectuar cambios.
El modelo de prominencia: clases de interesados segn poder, urgencia y legitimidad.
Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en
diferentes situaciones, a fin de planificar cmo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar
los impactos negativos potenciales.
Planificar las comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin de
los interesados en el proyecto y para definir
cmo abordar las comunicaciones.
Herramientas y Tecnicas
Analisis de Requisitos de Comunicaciones
determina las necesidades de informacin de los
interesados en el proyecto.
La cantidad total de canales de comunicacin
potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa
la cantidad de interesados.
Por consiguiente, un proyecto con 10 interesados
tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicacin
potenciales.
Herramientas y Tecnicas
Modelos de Comunicacin
La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que
es comprendido por otras personas.
El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La salida de la
codificacin.
El medio. El mtodo utilizado para transmitir el mensaje.
El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y comprensin
del mensaje
La decodificacin. Traducir nuevamente el mensaje en
pensamientos o ideas coherentes.
Herramientas y Tecnicas
Mtodos de Comunicacin
Comunicacin interactiva.
Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo
multidireccional.
Ms eficiente para asegurar entre los participantes, una comprensin comn
acerca de temas especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas,
videoconferencias, etc.
Comunicacin de tipo push (empujar).
Enviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto
asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente
haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida.
Incluye las cartas, los memorandos, los informes, los correos electrnicos, los
faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc.
Comunicacin de tipo pull (halar).
Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy
grandes, que requieren que los receptores accedan al contenido de la
comunicacin segn su propio criterio.
Incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido,
etc.
Gestionar las Comunicaciones
Es el proceso de crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la disposicin
final de la informacin del proyecto de
acuerdo con el Plan de Gestion de las
comunicaciones.
Este proceso va mas alla de la distribucipon de
informacin relevante y procura asegurar que
la informacin que se comunica a los
interesados del proyecto haya sido generada
adecuadamente, recibida y comprendida.
Herramientas y Tecnicas
Tecnologias de la Comunicacin
Modelos de Comunicacin
Metodos de Comunicacin
Sistemas de Gestin de la Informacin
Informes de desempeo
Sistemas de Gestin de la
Informacin
Gestin de Documentos impresos
Cartas, memorandos, informes, comunicados de
prensa
Gestin de Comunicaciones electrnicas
Correo electrnico, fax, correo de voz, telfono,
videoconferencia, sitios web
Herramientas electrnicas para la direccin de
proyectos
Interface Web con software de programacin y de
gestin de proyectos
Informes de Desempeo
Informar el desempeo es el acto de recopilar y
distribuir informacin de desempeo, incluidos
informes de estado, mediciones de avance y
pronsticos.
Pueden incluir:
Analisis de desempeo pasado
Analisis de las proyecciones del proyecto
Estado actual de los riesgos e incidentes
Trabajo completado durante el periodo
Resumen de los cambios aprobados en el periodo
Otra informacin relevante que debe ser revisada y
analizada
Controlar las Comunicaciones
Es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de
vida del proyecto, para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto.

Herramientas y Tecnicas
Sistemas de Gestin de la Informacin
Proporciona un conjunto de herramientas estndar
para que el director del proyecto capture, almacene
y distribuya a los interesados, la informacin
relativa a los costos, al avance del cronograma y al
desempeo del proyecto.
Juicio de Expertos
Reuniones
Necesita del debate y del dialogo con el equipo del
proyecto para determinar la manera mas adecuada
de actualizar y comunicar el desempeo del
proyecto.
Herramientas y Tcnicas
Mtodos de Comunicacin
Las reuniones individuales y grupales, las videoconferencias y las audio
conferencias, la mensajera instantnea y otros mtodos de
comunicacin remota.
Herramientas para la Distribucin de la Informacin
Entre la variedad de herramientas que pueden utilizarse para distribuir
la informacin del proyecto, se incluyen:
distribucin de documentos impresos, sistemas manuales de archivo,
comunicados de prensa y bases de datos electrnicas de acceso
compartido;
herramientas electrnicas de comunicacin y conferencias, tales como
correo electrnico, fax, correo de voz, telfono, videoconferencias y
conferencias por Internet, sitios Web y publicacin en Internet;
herramientas electrnicas para la direccin de proyectos, como por
ejemplo interfaces Web con software de programacin y de gestin de
proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales,
portales y herramientas colaborativas de gestin del trabajo.