ORGANIZACION

CONCEPTO DE ADMINISTRACION
Administracin:
Ad: direccin hacia, tendencia Minister: Comparativo de inferioridad Ter: Subordinacin u obediencia

Quien cumple una funcin bajo el mando de otro.

TAREA ADMINISTRATIVA
Interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en accin empresarial mediante planeacin, organizacin, direccin y control de las actividades realizadas en las diversas reas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos con eficiencia y eficacia.

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

1. nfasis en las tareas: Comienzos del siglo XX. Escuela de la administracin cientfica. Aplicar los mtodos de las ciencias a los problemas de la administracin para lograr una eficiencia industrial. Aplicacin de la observacin y la medicin. Federick W. Taylor, fundador de la TA moderna.

Cuatro principios de la administracin cientfica de Taylor:

Principio de planeacin Principio de preparacin Principio de control Principio de ejecucin

Estudio de tiempos y movimientos

Subdivisin de las tareas

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Homo economicus. Tecnologa de produccin en masa:
1. Estandarizacin. 2. Racionalizacin del trabajo. 3. Movimiento ordenado del producto a travs de la lnea de montaje. 4. Operaciones planeadas. 5. Puestos de trabajo especficos.

Estandarizacin.

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Seleccin cientfica del trabajador Plan de incentivos salariales

Estudios de tiempos y movimientos

Determinacin del mtodo de trabajo

Estndar de produccin

Supervisin funcional

Eficiencia mxima

Mayores ganancias y salarios

Ley de la fatiga

Condiciones ambientales de trabajo

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Papel del gerente:
1. 2. 3. 4. 5. Principio de planeacin Principio de preparacin Principio de control Principio de ejecucin Principio de excepcin

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2. nfasis en la estructura organizacional: Administrar se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. La eficiencia de la empresa es mucho mayor que la eficiencia de sus trabajadores. Adecuar los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar.

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2.1. Enfoques: Teora clsica de Fayol Teora de la burocracia de Weber Teora estructuralista

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Teora clsica: Visin anatmica de la empresa en trminos de organizacin formal, sntesis de los diferentes rganos que componen la estructura organizacional, sus funciones y sus relaciones dentro del todo.
Funciones bsicas de la empresa: Tcnicas, comerciales, financieras, seguridad, contables y administrativas. Elementos de la administracin: Prever, organizar, mandar, coordinar, controlar.

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Principios de la administracin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Principio de la divisin del trabajo Principio de autoridad y responsabilidad Principio de unidad de mando Principio de jerarqua o cadena jerrquica Principio de departamentalizacin Principio de coordinacin

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Teora de la burocracia: Max Weber (18641920)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Formalizacin Divisin del trabajo Principio de la jerarqua Impersonalidad Competencia tcnica Separacin entre propiedad y administracin Profesionalizacin del empleado

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Consecuencias de la teora de la burocracia: Previsibilidad del comportamiento humano Estandarizacin del desempeo de los participantes Objetivo: Eficiencia mxima de la organizacin

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Disfunciones de la burocracia: Impersonalidad de las relaciones Directrices convertidas en fines Toma de decisiones a cargo de la jerarqua Exceso de formalismo y papeleo Signos de autoridad Conformidad extrema con las reglas Propensin de los participantes a defenderse de presiones externas Resistencia al cambio

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

Teora estructuralista: Sistema abierto en la estructura de las organizaciones conciliando aportes de las teoras clsicas y humanistas. Enfoque mltiple y amplio en el anlisis de las organizaciones que las concibe como complejos de estructuras formales e informales. Ambiente externo Innovacin y cambio como fuentes de conflicto en las empresas Conflicto como seal de vitalidad de las organizaciones Administracin del conflicto

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

3. nfasis en las personas: Persona como centro de la empresa dejando a un lado las estructuras y las tareas. Enfoque humanista: Se divide en:
Escuela de las relaciones humanas Teora del comportamiento en las organizaciones

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Escuela de las relaciones humanas: Elton Mayo (1880-1959) Enfoque ms democrtico y liberal de la TA Teora opuesta a la teora clsica Psicologa y sociologa industrial Organizacin informal, motivacin, incentivos sociales, dinmica de grupo, comunicacin, liderazgo Homo economicus a homo social Las organizaciones de gran tamao tienden a frenar el crecimiento individual y el autodesarrollo , lo cual conduce a la apata, al desperdicio de las capacidades humanas y a actividades disfuncionales, como huelgas, reduccin del trabajo y competencia destructiva.

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

Teora del comportamiento en la organizacin: Herbert A. Simon: El comportamiento administrativo (1947). Teora de las decisiones: La decisin es ms importante que la ejecucin. Las empresas se conciben como sistemas de decisiones. Recientemente surge el enfoque del desarrollo organizacional: Estrategias de cambio organizacional.

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

nfasis en la tecnologa: Utilizar la tecnologa para obtener la mxima eficiencia posible. Imperativo tecnolgico. Empresa como un sistema socio-tcnico conformado por dos sub-sistemas:
Subsistema social o humano Subsistema tecnolgico

BREVE HISTORIA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

nfasis en el ambiente: Para administrar es esencial enfrentar las demandas del ambiente y obtener la mxima eficacia de la empresa. Influencia de la teora de sistemas Estudio de las variables exgenas a la empresa adicional al estudio de las variables endgenas. Explicacin de la estructura y procesos operacionales a partir del anlisis de las relaciones de la empresa y sus ambientes. Surge la teora situacional segn la cual no existe una nica mejor manera de organizar la empresa. Las caractersticas ambientales se explican mediante las caractersticas ambientales que las determinan. Imperativo ambiental. Las empresas exitosas son aquellas que logran adaptarse de manera exitosa a las demandas ambientales.

REPASO PLANEACION
Planeacin estratgica: Toma deliberada de y sistemtica de decisiones que incluye propsitos que afectan o deberan afectar a toda la empresa durante largos periodos.
Largo plazo Orientada hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente: Incertidumbre. Basa sus decisiones en juicios y no en datos. Incluye la empresa como totalidad.

REPASO PLANEACION
Etapas de la planeacin estratgica: 1. Determinacin de los objetivos empresariales 2. Anlisis ambiental externo 3. Anlisis organizacional interno 4. Formulacin de las alternativas estratgicas y eleccin de la estrategia empresarial 5. Elaboracin de la planeacin estratgica 6. Implementacin mediante planes estratgicos y operacionales

REPASO PLANEACION
Categoras de los objetivos empresariales: 1. Utilidad 2. Expansin 3. Seguridad 4. Autonoma

REPASO PLANEACION
Jerarqua de los objetivos:
Empresariales Tcticos Operacionales

Ejemplo:
Objetivo empresarial: Mayor retorno de sobre la inversin empresarial

REPASO PLANEACION
Administracin por objetivos (APO)
nfasis pas de actividades-medios a los objetivos de la empresa. 1. Establecimiento conjunto de los objetivos 2. Establecimiento de los objetivos para cada departamento 3. Interrelacin de los diversos objetivos para lograr sinergia 4. Revisin peridica y retroalimentacin 5. nfasis en la medicin y control de resultados

REPASO PLANEACION
Anlisis de las condiciones ambientales:
Anlisis del ambiente general (Macro-ambiente):
1. 2. 3. 4. 5. 6. Factores tecnolgicos Factores polticos Factores econmicos Factores legales Factores demogrficos Factores ecolgicos

REPASO PLANEACION
Anlisis del ambiente de tarea:
1. Consumidores o usuarios de los bienes y servicios producidos por la empresa 2. Proveedores de recursos 3. Competidores 4. Agencias reguladoras Grupos de presin

REPASO PLANEACION
Anlisis organizacional:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Misin y visin organizacionales Recursos empresariales disponibles Estructura organizacional Tecnologa empleada por la empresa Las personas El estilo de administracin

REPASO PLANEACION
reas de la empresa Recursos Financieros Fsicos Humanos Sistemas organizacionales Produccin Comercial Finanzas Administracin

REPASO PLANEACION
Formulacin de alternativas estratgicas:
Clases de posicin estratgica:
1. 2. 3. 4. Estrategia defensiva Estrategia ofensiva Estrategia analtica Estrategia reactiva

REPASO PLANEACION
Elaboracin de la planeacin estratgica:
1. 2. 3. 4. 5.

Horizonte temporal a largo plazo dependiendo del ambiente. El diagnostico de la situacin actual de la empresa frente al ambiente es el punto de partida. Canales de comunicacin abiertos en todos los niveles de la empresa. Debe iniciarse de manera informal y espontanea. Debe tener en cuenta todos los factores (Siete Ss):
Staff Style Skills Systems Structuture Shared values Superordinate goals

6.

Sinergia entre todos los factores.

REPASO PLANEACION
Filosofas de planeacin:
Conservadora Optimizante Adaptativa

REPASO PLANEACION
Caractersticas de la planeacin tctica:
1. 2. La planeacin es un proceso permanente y continuo. Siempre se orienta al futuro y est estrechamente ligada a la previsin. 3. Se preocupa por la racionalidad en la toma de decisiones. 4. Selecciona determinado curso de accin entre varias alternativas. 5. Es sistmica. 6. Es iterativa. 7. Es una tcnica de asignacin de recursos estudiada y decidida con anticipacin. 8. Es una tcnica cclica. 9. Es una funcin administrativa que interacta dinmicamente con las dems. 10. Es una tcnica de coordinacin. 11. Es una tcnica de cambio e innovacin.

REPASO PLANEACION
Planeacin operativa:
Se orienta hacia la optimizacin y maximizacin de resultados. Se caracteriza por la forma detallada en que se establecen las tareas y operaciones. Se centra en el corto plazo. Esta constituida por numerosos planes operacionales de las diversas reas y funciones de la empresa.

REPASO PLANEACION
Clases de planes operacionales:
Planes relacionados con mtodos: Procedimientos Planes relacionados con dinero: Presupuestos Planes relacionados con tiempo: Programas Planes relacionados con comportamiento: Reglamentos.

DEFINICION DE SISTEMA
Sistema:
Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Conjunto o combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario. Conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas.

Ambiente

Entradas

Salidas

REPRESENTACION DE LOS SISTEMAS: MODELOS

Representacin simplificada de alguna parte de la realidad. Razones para utilizar modelos:
La manipulacin de las entidades reales es inaceptable o ilegal. La incertidumbre es el anatema de la administracin. La capacidad de construir modelos representativos de la realidad aument.

CONCEPTOS PRINCIPALES DE SISTEMAS

1. Concepto de homeostasis: Equilibrio dinmico obtenido por la autorregulacin. 2. Concepto de informacin: Involucra un proceso de reduccin de incertidumbre.
a. Dato: Registro o anotacin de un evento u ocurrencia. b. Informacin: Conjunto de datos con un significado. c. Comunicacin: Ocurre cuando una informacin se transmite a alguien.

TEORIA DE LA INFORMACION
1. Fuente: Emisor de los mensajes por medio del sistema. 2. Transmisor: Proceso que opera el mensaje, transmitindolo de la fuente al canal. Codificador de mensajes. 3. Canal: Espacio intermedio entre el transmisor y receptor. 4. Receptor: El proceso que recibe el mensaje en el canal. 5. Destino: Destinatario del mensaje en el punto final del sistema de comunicacin. 6. Ruido: Cantidad de perturbaciones indeseables que tienden a alterar de forma imprevisible los mensajes transmitidos.

TEORIA DE LA INFORMACION
Concepto de redundancia: Repeticin del mensaje para que su recepcin correcta se garantice. Capacidad de eliminar el ruido y prevenir distorsiones y engaos en la recepcin del mensaje. Concepto de entropa y sinergia:
Entropa: Perdida de energa en sistemas aislados llevndolos a la degradacin, desintegracin y desaparicin. Entropa negativa: Proceso de obtencin de reservas de energa informacin. A medida que aumenta la informacin disminuye la entropa. Sinergia: Trabajo conjunto. Dos o ms causas producen, actuando conjuntamente un efecto mayor que la suma de los efectos que produjeron actuando individualmente.

Concepto de informtica: Disciplina que se ocupa del tratamiento racional sistmico de la informacin por medios automticos.

CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA ADMINISTRACION

a. Automatizacin: Sntesis de ultra mecanizacin, superracionalizacion, procesamiento continuo y control automtico.
1.
2. 3.

Integracin en cadena continua de diversas operaciones realizadas por separado. Utilizacin de dispositivos de retroalimentacin y regulacin automtica. Utilizacin de la computadora para acumular volmenes de datos en bancos de datos y analizarlos a travs de operaciones lgicas complejas.

b.

Tecnologa de la informacin: Convergencia de la computadora con las telecomunicaciones:

1. 2. Compresin del espacio: Concepto de oficina virtual o no territorial. Compresin del tiempo: Las comunicaciones se hicieron mviles, flexibles, rpidas, directas y en tiempo real, lo que permite ms tiempo de dedicacin al cliente. Conectividad: Con lo computadores porttiles, trabajo en grupo, estaciones de trabajo, surgi el teletrabajo.

3.

CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA ADMINISTRACION

c. Sistemas de informacin: Las organizaciones reciben y utilizan informacin que les permite vivir y sobrevivir en el ambiente que las rodea. SIG (Sistemas de Informacin Gerencial): Combinacin de software, procedimientos y personas sobre una base de datos. Integracin del negocio:
1. 2. 3. 4. Construir e integrar el sistema interno. ERM (Enterprise Resource Management). Integrar las entradas: La cadena integrada de proveedores. SCM (Supply Chain Management). Integrar las salidas: la relacin con los clientes. CRM (Customer Relationship Management). Integrar al sistema interno con las entradas y salidas. Internet, Intranet.

d.

e.

E-business: Negocios virtuales hechos por medio de las canales electrnicos. Web.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

Propsito u objetivo: Las unidades o elementos as como las relaciones definen un arreglo que tienen siempre como fin un objetivo o finalidad a alcanzar. Globalizacin o totalidad: Todo sistema tiene una naturaleza orgnica, una accin que produzca un cambio en una unidad del sistema produce cambios en todas las otras unidades. El efecto total de esos cambios proporcionar un ajuste en todo el sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estimulo producido en cualquier parte o unidad.

TIPOS DE SISTEMAS
1. En cuanto a su constitucin:
a. b. Sistemas fsicos o concretos: Hardware. Pueden describirse en trminos cuantitativos de desempeo. Sistemas abstractos o conceptuales: Software. Los smbolos representan atributos y objetos que muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los circunda, son hermticos a cualquier influencia ambiental. Sistemas cuya conducta es determinstica o programada. Sistemas estructurados donde los elementos y las relaciones se combinan de manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable. Sistemas mecnicos como las maquinas y los equipos. Sistemas abiertos: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.

2.

En cuanto a su naturaleza: Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.

a.

b.

PARAMETROS DE LOS SISTEMAS

1. 2. Entrada o insumo (Input): Importacin Salida o producto o resultado (Output): Estas deben ser congruentes con los objetivos del sistema. Los resultados de los sistemas son finales y los de los subsistemas son intermediarios. Exportacin. Procesamiento o proceso o transformador (Through-put): Mecanismo de conversin de las entradas en salidas. Retroalimentacin, retroinformacin (Feedback) o alimentacin de retorno: Es la funcin del sistema que compara la salida con un estndar previamente establecido. Ambiente: Es el medio que envuelve externamente al sistema. El sistema y el ambiente se encuentran interrelacionados e interdependientes. La viabilidad de un sistema depende de su capacidad para adaptarse a las exigencias y demandas del ambiente externo.

3. 4. 5.

EL SISTEMA ABIERTO
Se caracteriza por un intercambio de transacciones con el ambiente y se conserva constantemente en el mismo estado (autorregulacin) a pesar de que la materia y la energa que lo componen se renuevan constantemente (equilibrio dinmico u homeostasis).

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

1. 2. 3. 4. Comportamiento probabilista y no determinista. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores. Interdependencia de las partes. Homeostasis o estado de equilibrio
a. b. Unidireccionalidad o constancia de direccin Progreso en relacin con el fin

La organizacin debe conciliar dos procesos para su supervivencia: Homeostasis y adaptabilidad. 5. Frontera o limite. 6. Morfognesis: La organizacin tiene la capacidad de modificarse a s misma y a su estructura. 7. Resistencia: Grado de defensa o vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales externas.

MODELOS DE ORGANIZACION
1. Modelo de Schein:
1. La organizacin es un sistema abierto. 2. La organizacin es un sistema con objetivos o funciones mltiples. 3. La organizacin es un conjunto de subsistemas en interaccin dinmica unos con otros. 4. Los subsistemas son mutuamente dependientes. 5. La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros subsistemas. 6. Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente dificultan la definicin de las fronteras organizacionales.

MODELOS DE ORGANIZACION
2. Modelo de Katz y Kahn:
a. La organizacin como un sistema abierto:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Importacin (Entradas) Transformacin (Procesamiento) Exportacin (Salidas) Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten. Entropa negativa Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin. 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica. 8. Diferenciacin 9. Equifinalidad RT 10. Limites o fronteras

MODELOS DE ORGANIZACION
b. Caractersticas de primer orden de la organizacin como sistemas sociales:
1. Los sistemas sociales no tienen limitacin de amplitud. 2. Los sistemas sociales de necesitan de entradas de mantenimiento y de produccin. 3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada. 4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos. 5. Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema social. 6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones. 7. El concepto de inclusin parcial. 8. La organizacin en relacin a su medio ambiente.

MODELOS DE ORGANIZACION
c. Cultura y clima organizacional: Cada organizacin crea su cultura con sus tabes, usos y costumbres. d. Dinmica del sistema: Para que puedan mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicacin de mecanismos. e. Concepto de eficacia organizacional. f. Organizacin como sistema de papeles.

MODELOS DE ORGANIZACION
3. Modelos socio tcnicos de Tavistock: 1. Subsistema tcnico: Tareas, instalaciones fsicas, equipos e instrumentos utilizados. Tecnologa, territorio y tiempo. 2. Subsistema social: Personas, caractersticas y psicolgicas. Transforma eficiencia potencial en eficiencia real. Los subsistemas tecnolgico y social se encuentran en una interaccin mutua y reciproca y cada uno determina al otro hasta cierto punto.

RECURSOS DE LAS EMPRESAS

Fsicos Financieros Humanos Mercadolgicos Administrativos

ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA

Administracin General Administracin de recursos humanos

Administracin de la produccin

Administracin financiera

Administracin de mercados

NIVELES DE ACTUACION DE LAS EMPRESAS

Racionalidad Niveles organizacionales de la empresa:
Nivel institucional Nivel intermedio Nivel operacional

Ambiente del sistema

Nivel institucional Nivel intermedio

Entradas del sistema

Nivel operacional

Salidas hacia el ambiente

Fronteras de los niveles del sistema Penetracin de fuerzas ambientales

DISEO ORGANIZACIONAL
1. 2. 3. 4. Como estructura bsica Como mecanismo de operacin Como mecanismo de decisin Como mecanismo de coordinacin

DISEO ORGANIZACIONAL
ETAPAS Estructura bsica Mecanismo de operacin Mecanismo de decisin Mecanismo de coordinacin FUNCION BASICA Diferenciacin Reglas y reglamentos Jerarqua de autoridad Integracin

LAS CUATRO CARACTERISTICAS BASICAS DEL DISEO ORGANIZACIONAL

1. Diferenciacin
a. b. Vertical Horizontal

2.

Formalizacin:
a. b. c. El cargo El flujo de trabajo Las reglas y los reglamentos

3. 4.

Centralizacin Descentralizacin (Ventajas Desventajas) Integracin

ESQUEMAS DE INTEGRACION MAS UTILIZADOS

a. Jerarqua administrativa b. Departamentalizacin c . Asesora (staff ) d. Comisione s y fuerzas de tareas e . Reglas y procedimientos f . Objetivo s y planes g . Distribucin fsica o arquitectura

TAMAO ORGANIZACIONAL
1. 2. 3. 4. Crecimiento Desarrollo Supervivencia Declinacin

VARIABLES DEL CRECIMIENTO

1. Externas:
Demanda Oportunidades Costo de entrada Capacidad

2. Internas:
Economas de escala Subutilizacin de recursos

Amplitud de control
Numero de sub-ordinados que cada rgano o cargo puede soportar. Esta relacionada con la unidad de mando.

FACTORES DE INFLUYEN EN LA AMPLITUD DE CONTROL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tecnologa utilizada Interdependencia de los subordinados Semejanza de funciones de supervisin Competencia de los subordinados Utilizacin de asistentes personales Supervisin delegada Estabilidad del ambiente

TIPOS TRADICIONALES DE ORGANIZACION

Organizacin lineal:
Autoridad lineal o nica Lneas formales de comunicacin Centralizacin de las decisiones Forma piramidal

TIPOS TRADICIONALES DE ORGANIZACION

Organizacin funcional:
Autoridad funcional o dividida Lneas directas de comunicacin Descentralizacin de las decisiones nfasis en la especializacin

TIPOS TRADICIONALES DE ORGANIZACION

Organizacin lnea-staff:
Unidades de lnea relacionados directamente con los objetivos vitales de la empresa. Unidades staff indirectamente relacionados con los objetivos de la empresa.

Funciones del staff:

Servicios Consultora y asesora Seguimiento Planeacin y control