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LA REDACCION Y EL CIERRE DE NO CONFORMIDADES EFECTIVA

TUTOR Lee Park

May 2011/p.1

INVITACION DEL CURSO DE AUDITOR LIDER

DESEA LIDERAR Y PLANEAR UNA AUDITORIA EFICAZ DEL SISTEMA DE GESTION? LO QUE USTED NECESITA ES EL CURSO DE AUDITOR LIDER DONDE SE APRENDER LIDERAR EFICAZMENTE LA PLANEACION, PREPARACION, REALIZACION DE AUDITORIA Y EL SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA.

ESTE CURSO REQUIERE UN MAXIMO DESEMPEO DE CADA PARTICIPANTE PARA LIDERAR UN EQUIPO AUDITOR.

23 27 MAY 2011
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OBJETIVOS

Comprender

la mejor forma de redactar no cfm. Comprender la mejor forma de cierre de no cfm.

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la mejor forma de redactar no cfm.

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Conceptos Relacionados con Requisito

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HALLAZGOS DE AUDITORIA
Para Qu se Hace

OBJETIVO

Cmo se Esta Haciendo

REALIDAD

CRITERIO
Qu se Debe Hacer R es igual al C y se cumple O

R es diferente al C y no se cumple O R es igual al C y no se cumple O R es diferente al C y se cumple O

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Generacin de hallazgos de auditora

Pueden indicar tanto conformidad como no conformidad u una oportunidad para la mejora. Las no conformidades deben registrarse. El auditor debe aplicar mtodos de muestreo.

Redaccin de las No Conformidades Las No Conformidades poseen cuatro componentes principales:

UBICACION DESCRIPCIN

EVIDENCIA

REFERENCIA

Valorar el Impacto

Dnde se encuentra el hallazgo

Cul es el hallazgo

Cmo lo puedo demostrar

Con qu incumple

Lugar

Descripcin

Evidencia

Referencia

Cuestionar para auto respuesta

May 2011/p.7

Redactando No Conformidad

Escena:
Produccin de Jamn de Pavo
Turno 1 de 3 Se observ que 4 de 18 operarios no usan gorros de nylon. Los gorros se encuentraban en la entrada del area de preparacin. El instructivo de trabajo I-20, clausula 3, se requiere que todo el personal que ingresa al area de produccin deb usar el gorro de nylon. El instructivo se encontraba visible en la entrada.

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Redactando No Conformidad
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)

site

Office
I-20

Proceso
Preparacin

Product
Jamn de Pavo

Ubicacin

Produccin

No. Of NCR: Date: : 5/86

Procedure:

Clause: Auditee: Mayor

6.4
Audi. Tee

Audi. Tor Auditor : Clasificacin Non conformance

Menor

Descripcin Evidencia

Se evidenci que 4 de 18 operarios no usaban los gorros de nylon. Durante el turno 1 de 3, Los gorros estaban disponibles en la entradas del area de preparacin. Instructivo de trabajo I-20, clausula 3, indica que se requiere que todo el personal que entra al area d eproduccin debe usar gorors de nylon . La norma requiere que la organizacin debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesarios para lograr la conformidad de los requsiitos de producto.

Referencia
sign :

Audi.Tor

date:
May 2011/p.9

Redactando No Conformidad

Escena: Oursoursing S.A, oficina de Miami, el proceso de Recursos Humanos

Se observa que el plan de formacin para el ao en curso y todas las formaciones programadas se han realizado tales como Excel avanzado, SGC, acciones correctivas y preventivas y herramientas EFEQ con el fin de mejorar la competencia. El auditor pidi las evidencias de la evaluacin de la eficaca de estas formaciones dadas. El responsible del proceso no pudo mostrar ninguna prueba de evaluacin de la eficaca de las formaciones tomadas.
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Redactando No Conformidad
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)

Ubicacin

site Procedure:

Office
n.a
Audi. Tor

Proceso
RRHH

Product Clause: Auditee: Mayor

Oficiana Miami

No. Of NCR: Date: : 5/86

6.2.2 c)
Audi. Tee X

Clasificacin Auditor : Descripcin Evidencia

Non conformance

Menor

No se encuentran las evidencias de evalaucion de eficacia de formaciones toamdas tales como Excel avanzado, SGC,accin correctiva y preventiva y herramientas de EFEQ para mejorar la competencia. La norma requiere que evalue la eficacia de acciones tomadas para lograr la competencia necesaria.

Referencia
sign : Audi.Tor date:
May 2011/p.11

No Conformidad

Escenario: planta de Produccin, Sede Valencia, seccin mezcla, turno 1

Durante el recorrido de la planta en la seccin de mezcla de pintura YHU, se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol Isopropilico sin tapas en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio. El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operacin para garantizar la correcta mezcla debido su alta presin de vapor en la seccin de mezcla y su contaminacin al medio ambiente.

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Reporte de No Conformidad
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)

Ubicacin
Clasificacin descripcin
Evidencia

site Valencia Procedure:

Office P-2

Proceso Mezcla

Product
Pintura YHU

No. Of NCR: Date: : 5/86

Loha Gocaso
X

Clause: 6.4 (ISO 9001), 4.4.6 (ISO 14001/OHSAS 18001) Auditee: Mayor

Lomi Rotodo Auditor : Non conformance

Menor

Referencia

Firma

sign :

Se evidencian el incumplimiento de el sellado de recipientes ni el uso de EPP, ya que Se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol Isopropilico sin tapas que se encuentran en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio, de acuerdo con El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operacin para garantizar la correcta mezcla debido su alta presin de vapor en la seccin de mezcla y su contaminacin al medio ambiente.

LR

date:

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Redactando No Conformidad
Escena: BonTex S.A., Proceso de produccin de fibra.

Termmetro # 3 ubicado en el horno # 2 - la etiqueta de calibracin no fue encontrada. Verificar con Control de Calidad / metrologa: Para Qu es? Algn impacto en la medicin de calidad? Debe ser calibrado? Ha sido calibrada? Compruebe los registros? Por qu no tiene la etiqueta? Verificar los Procedimiento
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Ejemplos de No Conformidades con una redaccin mejorable.

Mejorable En general, los informes de auditoras internas no identifican al auditor responsable de su realizacin. No se concreta Comentario aporta evidencia Nueva redaccin En general los informes de auditoras internas no identifican al auditor responsable de su realizacin no pudindose comprobar su independencia respecto al rea auditada. Por ejemplo: Informes 01/02,02/02,03/02 En la mayora de los casos se comprueba que los pedidos no se ajustan a los requisitos indicados en el POC-03 rev. 1 en lo referente al certificado de calidad a enviar por el proveedor. Por ejemplo: Pedidos X, Y, Z Se detectan 9 partidas de producto Aditivo PS-274 localizadas en el almacn de materias primas sin identificar su estado respecto a los requisitos de seguimiento y medicin. Por ejemplo partidas X, Y, Z. Los criterios establecidos para la evaluacin continuada de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del producto puesto que admite la aprobacin de proveedores con un 80% de entregas defectuosas. En algunos casos se detecta una falta de rigor en la cumplimentacin de los informes de no conformidades definidos en el POC-08. Por ejemplo: El informe X no indica fecha ni responsable El informe Y no completa la no conformidad y no est firmado.

La naturaleza de la NC no refleja exactamente el por qu del incumplimiento de la norma de referencia. No informa de la incumplimiento. escala del

Se comprueba que los pedidos de compra no se ajustan a lo establecido en el POC-03 rev. 1 en lo referente al certificado de calidad a enviar por el proveedor Se detecta producto aditivo PS-274 sin identificar su estado respecto a los requisitos de seguimiento y medicin.

No aporta evidencia.

No se especifica cuanto producto ni su localizacin. Sera conveniente citar el procedimiento que incumple

Los criterios establecidos para la evaluacin continuada de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del producto

Es un juicio de valor que es necesario ampliar y demostrar para que la NC sea aceptada.

En algunos casos detecta una falta de rigor la cumplimentacin de informes de conformidades definidos el POC-08

se en los no en

No se aporta evidencia. El auditado puede no entender lo que el auditor quiere decir con falta de rigor en la cumplimentacin de los informes

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Generacin de hallazgos de auditora

una oportunidad de mejora.

Situacin especifica que no implica la no conformidad o desviacin, pero podra ser un riesgo. Redaccin de Oportunida de Mejora poseen cuatro componentes principales:
UBICACION DESCRIPCIN

Riesgo

REFERENCIAS

Valorar el Impacto

Dnde se encuentra el hallazgo

Cul es el hallazgo

Cmo podra impactar

Con qu incumple

Lugar

Descripcin

Riesgo

+ Referencias

Cuestionar para auto respuesta

May 2011/p.16

Redactando Oportunidad de Mejora

Escena:
Omni transporte Ltd., el proceso de Gestin de la Calidad
El auditor pregunta por evidencias para la mejora continua. Se encuentran los registros de acciones correctivas y preventivas y las fuentes de estas acciones eran solamente las auditorias externas (certificacin) y internas.

May 2011/p.17

Redactando Oportunidad de Mejora

Ubicacin

En el proceso de gestin de la calidad, Las fuentes actuales de las acciones correctivas y preventivas no se incluyen las quejas, las caractersticas y tendencias de procesos y productos (8.3, 8.2.3, 8.2.4) que podran dar ms informacin de evalaucin en la eficaca en el SGC.

Descripcin

Riesgo

Referencia

May 2011/p.18

la mejor forma de cierre de no cfm.

May 2011/p.19

Ejemplo de cierre
Al verificar los pagos que efecto la entidad por conceptos de subsidio del servicio de agua a los estratos bajos, se aceptan evidencias que no aseguran que el servicio adquirido cumple con los requisitos contractuales, no se hallo relacin alguna de la facturacin o evidencia de los suministros a los beneficiarios del subsidio. Se venia confiado de buena fe, en los informes que presenta la ESP del municipio en cuanto el pago que realiza el municipio relacionados con el subsidio de agua potable, alcantarillado y aseo. No se peda una relacin detallada de los usuarios que son beneficiados y el monto del subsidio a pagar por usuario. El pago se venia haciendo mucho tiempo, por tal razn no se crea necesario pedir la Informacion detallada de esp. Solicitar un informe detallado acerca de los beneficiarios de subsidios de agua potable, alcantarillado y aseo. Ajustar el procedimiento de compras y contratacin, de tal forma que se describen los criterios mnimos que deben tener los informes presentados por los contratistas y las evidencias para tener la certeza que lo contratado es realmente lo que se esta recibiendo o desarrollando.

No cfm

Causas

Correccin Acciones correctivas

May 2011/p.20

Ejemplo de cierre
No cfm
Se revisa el registro de botiqun en el taller y en el vehiculo que usa la empresa y se evidencia que no coincide el registro de inspeccin de botiqun con las cantidades materializadas que tiene el taller y el vehiculo. (4.4.6) El documento inicial no facilita la inspeccin de botiqun, no es claro, no es entendible en su uso. La responsabilidad del persona encargada no son claras, ni estaban documentadas.

Causas

Correccin Acciones correctivas

Verificar las cantidades reales y modificar el formato de inspeccin de botiqun Redisear el formato de inspeccin de botiqun. Actualizar el manual de funciones el cargo de HSEQ Designar mensualmente la inspeccin y verificacin de los botiquines.

May 2011/p.21

Ejemplo de cierre
No cfm
Se revisaron los registros de soluciones de accin correctiva y preventiva no. 19 y 30 del cual se evidencia ejecucin del plan de accin, sin embargo, no se incluye la evolucin de la eficacia a las acciones tomadas No se tenia el concepto de cerrar las acciones de mejoramiento confirmando esta actividad en el espacio asignado para ello en el formato de solicitud de accin correctiva y preventiva. Actualizar el formato de solicitud de acciones correctivas y preventivas identificado el espacio asignado para la verificacin del cierre de las acciones correctivas Realizar la actualizacin del formato SACP, incluyendo el tem de verificacin de la accin correctiva. Realizar el chequeo de acciones correctivas con la verificacin de eficacia Realizar la capacitacin de esta actividad.

Causas

Correccin Acciones correctivas

May 2011/p.22

Taller de redaccin de no cfm y el cierre de no cfm.

1. Formar un grupo entre 5 a 3 personas 2. Seleccionar una no cfm

3. Redactar la no cfm
4. Plantear correccin, causa y AC.

May 2011/p.23