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INTRANET Sistemas de informacin claves en las comunicaciones internas de la organizacin

Antecedentes
El fenmeno intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet. Es una proyeccin al interior de lo que las organizaciones han puesto a disposicin de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz nica para realizar sus procesos administrativos cotidianos.

Antecedentes
La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa de apoyo a la gestin de sus procesos administrativos.

Antecedentes
Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en 1995, pone de moda el concepto de Groupware y tambin percibe en la Web un entorno ms estdar sobre el cual desarrollar sus productos.

Qu es una intranet?

Una Intranet es una red privada que utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir informacin y aplicaciones a las que slo puede tener acceso un grupo controlado de usuarios. Es un sitio web que resulta accesible slo para los miembros de la organizacin u otrasz personas con autorizacin. El firewall la protege contra usuarios y redes no autorizados, mediante un bloqueo de trfico, intermediacin, monitoreo y seguimiento.

Una definicin con enfoque tnico, sostiene que "intranet es un conjunto de Sitios Web que estn instalados en la red interna de una empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella, adems alberga informacin que slo puede utilizar quien est definido como usuario vlido de la intranet.

Una definicin desde el punto de vista funcional, sostiene que intranet es un sistema para la gestinde informacin

Debido a que la intranet suele estar en la propia red de la organizacin, el ancho de banda no es un problema y esto permite tener una Web enriquecida, es decir una Intranet llena de recursos que no sera posible en otro entorno, con ficheros, audio, video, etc.
La Intranet es mucho ms que un sistema tcnico, una Intranet es un cambio en la filosofa de gestin de las actividades de la empresa, de los empleados y de todos los involucrados en pos de una mayor competitividad en una sociedad cada vez ms universal y donde cualquier ventaja competitiva hace sobrevivir una empresa en este entorno. La Intranet es una de las herramientas de competitividad ms poderosas que hoy en da puede tener una organizacin, si se aplica de forma adecuada.

Tipos de intranet
El parmetro utilizado para su clasificacindesde una perspectiva tecnolgica, es la capacidad que se le atribuye para ingresar, modificar y consultar datos dentro del sistema y se mencionan las siguientes: Pasivas Son interactivas pero no dinmicas, esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos de origen y slo permiten desplegar informacin estica en la pantalla. Activas Son interactivas y dinmicas, ya que permiten acceso e interaccin con los datos por parte del usuario o cliente, tienen herramientas de trabajo colaborativo y mltiples funcionalidades.

Tipos de intranet
Visto desde una perspectiva funcional, el parmetro de clasificacin que se considera es, la funcin a la que sirve la intranet. En este caso, encontramos: aquellas que apoyan a la toma de decisiones, control y gestin y, aquellas que apoyan a la parte operativa y administrativa de la empresa.

Las primeras aportan informacin relevante para el ciclo gerencial de la empresa en sus funciones de decisin, control y gestin. Las segundas en cambio, sirven con mayor propiedad a las funciones operativas de la empresa.

Qu se necesita para tener una intranet


Hardware: El equipamiento bsico indispensable para instalar una intranet es:
- Servidor de Web (Webserver) - Conexin a red de datos - Equipos clientes.

Software: ste debe definir

- Sistema operativo de los servidores y de los clientes : es necesario distinguir dos tipos de sistemas operativos: el del sistema administrador de red y el del sistema cliente.

Software: ste debe definir - Protocolos de comunicacin - Software de seguridad - Software para desarrollo: existe una gran variedad de ellos, dependiendo del ambiente en que se vaya a desarrollar la aplicacin, y no del ambiente en que se vaya a usar la aplicacin.

Algunos de los programas ms conocidos para estos propsitos son: - Front Page, Microsoft (PC) - Page Mill Adobe/Acrobat. (PC y Mac) - Aolpress, American On-line (PC) - lnterDev, Microsoft (PC) - Merchant, Commerciant, Studio.

A quien beneficia la intranet


A la empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitacin, soporte o apoyo tcnico y adquisicin perifica de software y hardware. Permite reorientar los procesos que generan informacin y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no slo los propios. Al las personas que trabajan en la organizacin con informacin oportuna y pertinente, fruto de la actualizacin constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes.

Los bancos por ejemplo, que tienen sitios Web desde donde es posible obtener el estado de cuenta en su calidad de clientel. La informacin del cliente est protegida slo personal autorizado puede acceder a sus datos. El cliente usa recursos de la intranet, pero no participa ni en la generacin ni en la administracin sin embargo, es parte de ella. De hecho, es posible otorgar al cliente atributos para modificar datos simples como su direccin, telfono, mail con lo que tambin participa en el proceso de generar informacin en la intranet.

Para implementgar una intranet, las consideraciones funcionales son tan importantes como las tcnicas. stas estn condicionadas a los requerimientos funcionales definidos por la organizacin.

Esto, porque la concepcin de una intranet no slo considera el uso de cierta tecnologa disponible en el mercado, sino tambin el re-pensar los procesos de generacin y administracin de los recursos de informacin.

Evolucin de intranet
Intranet 1.0 -Corporate news -Executive speech -Quick poll -Annual employee broadcast -CMS -Directories (a-z) -Sticky content Intranet 1.0 -Submit news -Executive blogzs -Discussion Forums -Regular Podcast -Wikis -Tagging -RSS

La infraestructura de Informacin de una Intranet y sus roles


Usuarios: Pueden acceder y ver la informacin. Hay diferentes motivaciones para el usuario y su bsqueda de informacin, pero lo importante es la relacin entre el valor de la informacin y su esfuerzo en la bqueda, cuanto ms valor tenga y menos esfuerzo exija mayor ser la eficacia de este sistema de informacin.

La infraestructura de Informacin de una Intranet y sus roles


Autores: Personas generadoras de informacin. Tradicionalmente el autor y creador de la estructura de la informacin ha sido el mismo personaje. En el nuevo mundo del hipertexto permite al usuario coger y elegir el orden en el cual ellos quieren acceder a la informacin. La estructura en este caso del autor debe estar dirigida a ayudar a los usuarios a saber cul es la informacin ms valiosa para su necesidad concreta y no determinar una solucin genrica predeterminada.

Intermediarios: son la llave para encontrar la informacin. En la mayora de las empresas, la autora y la intermediacin recaen en un mismo empleado que gestione estas dos funciones. Es generalmente un webmaster. Como est de cara al usuario debe recoger sus inquietudes y necesidades

RECOMENDACIONES: Si la Intranet todava est en la fase de propuesta, o si se est analizando su expansin debemos
Hacer una prueba piloto con una parte pequea de la empresa antes de generalizarla. Esto le permitir testar las mejores tecnologas, analizar los verdaderos costes de mantener esta infraestructura, y tener un escenario ms realista de lo que cuesta y aporta esta infraestructura.

1.

2.

Investigue los costes involucrados en unos cuantos comunicados que se realicen internamente y haga otros experimentos para cuantificar costos y ahorros de comunicar a travs de la intranet. Tambin puede hacerlo con la actualizacin y revisin de documentos y sus costos tradicionales y a travs de la Intranet

3. Enfquese en la intranet que pueda tener tangibilidad en sus beneficios as como en la reduccin de costos. Obviamente se vera mejor estas virtudes si nos planteamos una intranet para mejorar la productividad y eficacia de nuestro equipo de ventas que si lo hacemos para publicar el manual del empleado en la misma. Y por mismo no pensemos que la intranet es simplemente una reduccin de costos, es un cambio de filosofa, de colaboracin, de secuencia de trabajo, y probablemente una herramienta de competitividad.

Estructura de proceso para la implementacin de una intranet