PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 Elementos del proceso administrativo Medio Ambiente PLANIFICACION

CONTROL
DIRECCION

ORGANIZACIN

1.2.- Caractersticas: - Todo los elementos estn interrelacionados - Se desarrollan dentro de un medio ambiente

1.3.- Principales variables del entorno: - Economa Globalizacin -Tecnologa TIC - Sociedad Sociedad del conocimiento - Poltico - Jurdico - tnico-cultural - Costumbres-tradiciones

LA PLANIFICACION
Concepto: Consiste en establecer la misin, visin y metas; disear las estrategias y tcticas para el logro de los objetivos. Importancia: - Presentan los objetivos de la organizacin - Establecen los procedimientos para el logro de los objetivos - Que recursos se usaran - Todos trabajan en funcin de los objetivos - Los procesos pueden ser controlados y medidos

Elementos de la planificacin
Objetivos (Misin, Visin, Metas)

Toma de decisiones

Estrategias

Tcticas

Herramientas de la planificacin Anlisis FODA

Anlisis interno
Fortalezas

Anlisis externo
Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Planeamiento estratgico: Componentes :

Objetivos organizacionales Establecer alternativas de estrategias y seleccionar

Anlisis interno

Anlisis externo

BENCHMARKING
Anlisis comparativo de la competencia para obtener ventajas competitivas en la organizacin

FODA
Es una herramienta que permitir establecer las estrategias que utilizaremos para el cumplimiento de nuestros objetivos. Los objetivos deben ser temporales, medibles y alcanzables.

Fortalezas
Las fortalezas son todos los factores sobre los que podemos ejercer un control directo como empresa. Se refieren a aspectos internos.

Debilidades
Las debilidades son todos esos factores que -estando bajo nuestro control-, no hemos sabido manejar y que limitan nuestra capacidad para hacer frente a los retos que nos plantea el mercado. Tambin son de naturaleza interna.

Oportunidades
Las oportunidades son eventos que se presentan en el mercado sin que tengamos un control sobre ellos. Representan aspectos positivos para nuestra empresa y la posibilidad de hacerla crecer. Son de naturaleza externa

Amenazas
Representan limitantes para nuestro crecimiento en el sentido de que acotan nuestra capacidad para competir. Las amenazas tambin son externas, dado que como empresa no podemos influir en su ocurrencia .

Los errores ms comunes en el uso del FODA

El FODA es una herramienta cuyo xito depende de la forma en que se utilice. Siendo una de las herramientas ms difundidas, el anlisis FODA consiste en identificar las Fortalezas y Debilidades de una idea, proyecto o negocio, y asociarlas con las Oportunidades y Amenazas que nos presenta el entorno.

Es un sueo a alcanzar. Es la percepcin de un futuro realista y atractivo , por lo tanto es un ideal a alcanzar en un largo tiempo.

Es el rol social que cumple la organizacin en la sociedad. Es la razn de ser de una organizacin.

Son las normas morales o reglas mediante las cuales una sociedad o institucin se desarrolla con un sentido de orden y seguridad.

Es un instrumento de anlisis y toma decisiones, Cuyos principios obligan al proyectista a examinar, de forma sistemtica:

objetivo Global (finalidad) objetivo especifico (propsito) los resultados (componente) Acciones(Actividades)

POR QU ES IMPORTANTE LA UTILIZACIN DEL MARCO LGICO? Diseado el proyecto integral o plan de desarrollo deben de elaborar los planes de accin. El marco lgico se convierte en una herramienta para desarrollar el plan estratgico.

CUNDO LGICO?

ES

NECESARIO

UTILIZAR

MARCO

La metodologa del Marco Lgico fue elaborada originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos: - Planificacin de proyectos carentes de precisin, con objetivos mltiples. - Proyectos que no se ejecutan exitosamente, el alcance de la responsabilidad de gerente del proyecto no estaba claramente definida - No exista una imagen clara de cmo lucira el proyecto si tuviese xito

LA UTILIZACIN DEL MARCO LGICO AYUDA A: Clarificar el propsito y la justificacin de un proyecto, para hacerla ms VIABLE y SOSTENIBLE. Identificar los requerimientos de informacin, para acceder en el tiempo ms OPORTUNO y EFICAZ. Definir claramente los elementos clave de un proyecto, para garantizar RESULTADOS.

Analizar el montaje del proyecto en un estadio temprano, para aprovechar los RECURSOS EXISTENTES dentro de un horizonte de planeamiento de proyecto adecuado. Facilitar la comunicacin entre todas las partes involucradas, para lograr la PARTICIPACIN ACTIVA DE LOS INVOLUCRADOS.
Identificar cmo deberan medirse los xitos y los fracasos del proyecto.

PROCEDIMIENTO METODOLGICO DEL MARCO LGICO Al utilizar el Marco Lgico como elemento clave y herramienta bsica de una Planificacin Estratgica nos permite abordar integralmente tres reas o aspectos de gran importancia: 1. Anlisis del Problema. 2. Anlisis de Objetivos. 3. Anlisis de Resultados.

1.- ANLISIS DEL PROBLEMA:

Los Proyectos surgen ante: un problema de desarrollo, un obstculo al desarrollo o una oportunidad desaprovechada. Podemos afirmar que existen 2 situaciones: Una situacin actual de insatisfaccin que justifica la propuesta de un cambio. Una situacin futura deseada que comprende un conjunto de acciones de mejora mediante un Proyecto de Desarrollo.

A) ANLISIS DE INVOLUCRADOS
Consiste en identificar a los grupos involucrados directa o indirectamente con el proyecto. (Actores). Considera: posicin actual, posicin futura y poblacin beneficiaria. Este anlisis permite conocer: intereses, potencial y limitaciones existentes. Permite reconocer:
Percepcin de las causas y efectos del problema por grupos. Grupos de apoyo o rechazo ante una estrategia propuesta. Como maximizar o minimizar la resistencia ante la ejecucin del proyecto.

B) IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA CENTRAL.

Para obtener xito o un buen resultado, es determinante una correcta identificacin del problema. Una vez determinado el problema, es necesario un buen planteamiento o formulacin mediante un enunciado claro, corto y fcil de comprender mediante un anlisis conjunto a travs de la lluvia de ideas utilizando para ello la herramienta denominada: El rbol de Problemas.

C) EL RBOL DE PROBLEMAS.

Es utilizado para diagnosticar una situacin. El abordar en conjunto una situacin se facilita el anlisis de los problemas. Permite obtener informacin de cmo perciben los involucrados una problemtica determinada. Permite focalizar problemas principales relacionados con el problema central as como sus relaciones de causa-efecto.

2.- ANLISIS DE OBJETIVOS:

Utiliza como instrumento al rbol de Objetivos. Es un reflejo positivo del rbol de Problemas. Se construye sobre la base de los resultados obtenidos en el rbol de Problemas. Se pasa de las situaciones negativas percibidas por los involucrados a estados positivos alcanzados que se establecen sobre la resolucin de los problemas anteriormente identificados.

3.- ANLISIS DE ALTERNATIVAS:

Consiste en identificar estrategias alternativas (conjunto de acciones) a partir del rbol de objetivos; que al ser ejecutadas promoveran un cambio de la situacin actual hacia la situacin deseada. Se procede a evaluar y seleccionar cada una de las distintas estrategias. El anlisis de alternativas es un medio para obtener informacin pertinente con el fin de tomar una decisin bien informada

ESTRUCTURA DE LA MATRIZ DEL MARCO LGICO

La Matriz del Marco Lgico es una herramienta para la conceptualizacin, diseo, ejecucin, seguimiento y desempeo y evaluacin de proyectos Complementa al documento del proyecto

OBJETIVO
Trata

de presentar de forma clara, lgica y secuenciada, los elementos centrales de la intervencin propuesta Es darle estructura coherente al proceso de planificacin y comunicar la informacin esencial sobre un proyecto.

Se presenta como una matriz de 4 x 4. Las columnas de orientacin HORIZONTAL suministran la siguiente informacin:

Un RESUMEN narrativo de los objetivos y las actividades. INDICADORES (Resultados especficos a alcanzar) MEDIOS de VERIFICACIN A travs de ellos se puede objetivar los indicadores SUPUESTOS (Factores externos que implican riesgos)

Las filas de la matriz de orientacin VERTICAL presentan informacin acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificacin y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto:
FIN al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el proyecto ha estado en funcionamiento. PROPSITO logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado.

COMPONENTES/RESULTADOS completados en el transcurso de la ejecucin del proyecto.

ACTVIDADES requeridas para producir los componentes/resultados.

PROYECTO
Es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una modificacin al hogar, o la construccin de un mueble), profesionales (la creacin de una empresa, o la construccin de una estructura) o investigativos (un proyecto cientfico), posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente el la meta u objetivo establecido.

Anlisis situacional

Observacin Problematizacin

Estrategias para la bsqueda de soluciones

Objetivos Lluvia de ideas, Los 6 sombreros para pensar, otros. Planificacin

Estructura de la creacin de un proyecto

Toma de decisiones

Ejecucin

Plan de accin
Evaluacin

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Un ciclo de vida para un proyecto se compone de fases sucesivas compuestas por tareas planificables. Estas fases son los esfuerzos especficos que le tomar al evaluador para tomar la decisin correcta

FASES DE UN PROYECTO
Definir

Planificar

Evaluar

Gestionar

Definicin del proyecto

Conceptos clave:
Objetivos Finalidad a la que se orientan las acciones del proyecto Enfocados a lograr resultados realistas y posibles Expectativas Lo que el cliente desea obtener con la ejecucin del proyecto Interdependencias Relaciones existentes entre este proyecto y otros (pueden formar parte de un programa)

Agentes
Personas o instituciones relacionadas en algn aspecto con el proyecto Hitos y Productos Logros de especial relevancia en el proyecto, as como los entregables relacionados

Equipo y Organizacin
Grupo (o grupos) de personas que va a desarrollar el Proyecto, y cmo se organizan entre ellos y con el cliente

Planificacin del proyecto

Conceptos clave:
Desglose de tareas Desmenuzar el proyecto en sus tareas, al grado de detalle que se considere adecuado para su gestin Interrelacin Marcar la interrelacin entre tareas Responsabilidades Asignar responsable a cada tarea

Duracin
Estimacin de cuntas unidades de tiempo va a conllevar cada tarea Calendario Diagrama de Gantt como resultado del anlisis anterior

Esfuerzo
Nmero de horas de trabajo requeridas para completar una tarea

CICLO DE GESTIN DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO EN RELACIN AL ENFOQUE DEL MARCO LGICO (E.M.L.)

IDENTIFICACIN Etapa menos formalizada del ciclo

DISEO Expresa la lgica de la intervencin

EJECUCIN Y SEGUIMIENTO Se apoya la ejecucin en el seguimiento

EVALUACIN Tipos : Previa Simultnea Final posterior

TERCERA ETAPA
AL ENFOQUE DEL MARCO LGICO (E.M.L)

EJECUCIN
Momento de aplicacin de los resultados del diseo. Se trata de llevar a acabo lo previsto. Su maniobra depende de la calidad consistencia pertinencia del diseo aplicado. Sus modalidades pueden ser por : Procedimientos de gestin. Planes de trabajo. Estrategias de organizacin interna. Se adeca a un diseo impecable.

SEGUIMIENTO
Es til para realizar la ejecucin, favoreciendo el anlisis permanente de la ejecucin. Servir para reencauzar las caractersticas y evolucin de la ejecucin del proyecto.

CUARTA ETAPA
DEL ENFOQUE DEL MARCO LGICO (E.M.L)

Etapa central y principal del ciclo de gestin. Se aprecia, se valora, para sacar conclusiones y deseablemente utilizarlas. Se utiliza :Antes Durante Despus de la Ejecucin. Tipos que se usan en esta etapa : Previa Simultanea Final Posterior. Sirve para elaborar un robusto sistema de recopilacin, anlisis y tratamiento de la informacin. Apoya significativamente en el proceso de seguimiento. El enfoque del marco lgico incorpora componentes : Pertinencia Eficiencia Eficacia Impacto y Viabilidad Elementos bsicos de la atencin de prcticas evaluativas.

CONCLUSIONES

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL

PLANIFICACION

La planificacin responde las preguntas: - Dnde estamos ahora? - Hacia donde queremos ir? - Cmo llegar ah ?