Aguilera Medina Sal Alfredo Domnguez Mares Roco Guadalupe Flores Alcntar Blanca Esthela Robles Ochoa Martha

Sarah Valdez Barrios Rosa Emma

 La obtencin de eficiencia slo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organizacin.

 Una vez que se han obtenido los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeacin, ser necesario determinar cmo hacerlo y qu medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a travs de la organizacin.

 Etimolgicamente proviene del griego organn que significa instrumento; La organizacin como una entidad o grupo social; La organizacin como un proceso.

 La organizacin establece la disposicin y correlacin de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

Estructur a

Simplificaci n de funciones

Sistematizacin

Jerarqua

Asignacin de actividades

Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematizacin: Todas las actividades y recursos de la empresa deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Asignacin de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.

Jerarqua: La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa

Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Con estos elementos se puede definir la organizacin como:

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

 Es de carcter continuo: jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes Se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social Suministrar los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, el delimitar funciones y responsabilidades.

Del objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.

Especializacin:

El trabajo se realizar ms fcilmente si se subdivide en actividades relacionadas y delimitadas. Mientras ms especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia.

Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, su autoridad y responsabilidad deben fluir claramente. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua.

Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, se debe corresponder con el grado de autoridad para cumplirla.

Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin; debe asignarse un solo jefe. Los subordinados no debern reportar a ms de un superior.

 Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito a disposicin de todos los miembros de la empresa.

Amplitud de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

De la coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben mantenerse en equilibrio.

Continuidad: La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

ETAPAS DE ORGANIZACIN

Las etapas de la organizacin son:

1. DIVISIN DEL TRABAJO COORDINACIN

2.

Para llevar a cabo el proceso de organizacin , es necesario aplicar simultneamente las tcnicas y principios organizacionales, as como delimitar que tipo de organizacin es la idnea en la situacin especfica que se est manejando.

Divisin del trabajo:

Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: 1. Jerarquizacin 2. Departamentalizacin 3. Descripcin de funciones, actividades y obligaciones.

1. Jerarquizacin
Proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal en la jerarqua eclesistica. Desde el punto de vista administrativo: Jerarquizar es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango , grado o importancia.

Jerarquizacin
Los niveles jerrquicos son e conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre s con precisin.

jerarquizacin
REGLAS 1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mnimos e indispensables. 2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.

Director
Profesores

Alumnos

2. Departamentalizacin
A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin.

Departamentalizacin
A.Secuencia de la departamentalizaci n:
le conviene seguir la siguiente secuencia. 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agrupar segn un orden jerrquico. 4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamento.

Departamentalizacin
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones, entre las funciones y los puestos. 6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos. 7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento deben relacionarse con el tamao y las necesidades especificas, y de las funciones involucradas.

DEPARTAMENTALIZAC IN
B. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN : 1. FUNCIONAL: consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin, y con ello, una mayor eficiencia del personal. Comn en empresas industriales.
Finanzas

Contabilidad

Tesorera

Presupuestos

Tipos de departamentalizacin
2. POR PRODUCTOS: la departamentalizacin se hace en base en un producto o grupo de productos relacionados entre s.

Produccin

Farmacuticos Qumicos Colorantes

Tipos de departamentalizacin
3. GEOGRFICA O POR TERRITORIOS. Proporciona un instrumento lgico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, y/o cuando e tramo de operaciones y de personal supervisado es un extenso y est disperso en reas muy grandes.
Ventas Regionales

Bajo

Sureste

Norte

Tipos de departamentalizacin
4. CLIENTES: Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los diferentes compradores o clientes. Se aplica en empresas comerciales.

Ventas ropa Caballeros Damas Nios

Tipos de departamentalizacin
5. Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si se reportan ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc. Ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso as Fundicin lo requiera. Ensamble

Proceso

Pintura Soldadura

Tipos de departamentalizacin
6. Secuencia: En muchas empresas es necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos; o cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de nmeros y/o letras , establece diversas secciones de acuerdo con la numeracin o de manera alfabtica.

Secuencia por turnos..

Turno matutino Produccin Turno vespertino Turno nocturno

Secuencia por letras

3. DESCRIPCIN DE FUNCIONES,

ACTIVIDADES Y OBLIGACIONES
Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las actividades que habrn de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organizacin. Consiste en la recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

 La descripcin de funciones se realiza, a travs de las tcnicas de anlisis de puestos y de la carta de distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades.

COORDINACIN
Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Comprende lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y os resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen. La eficacia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin, misma que se obtiene a travs de establecimientos de lneas de comunicacin y autoridad fluidas.

COORDINACIN
LA COORDINACIN ES LA SINCRONIZACIN DE LOS RECURSOS Y DE LOS ESFUERZOS DE UN GRUPO SOCIAL, CON EL FIN DE LOGRAR OPORTUNIDAD, UNIDAD, ARMONA Y RAPIDEZ, EN EL DESARROLLO Y LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS.

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION

DEFINICIN
Se refiere a los distintos tipos de sistemas o modelos de las estructuras organizacionales que se pueden implementar en un organismo social. La clase de la organizacin mas adecuada depende de factores tales como : El giro y magnitud de la empresa Recursos Objetivos Tipos y volumen de produccin

Los tipos de organizacin mas usuales son:

Organizacin lineal o militar : caracterizada por la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica de mando.

SUPERVISO R

EMPLEADO

RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD

El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos que reportan a un solo jefe Se utiliza en instituciones militares.

GERENTE GENERAL

VENTAJAS
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Es claro y sencillo til en pequeas empresas. La disciplina es fcil de mantener

DESVENTAJAS:
Es rgida e inflexible La organizacin depende de hombres claves lo que originan trastornos. No fomenta la especializacion Los ejecutivos estan saturados de trabajo.

ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Creada por Frederick Taylor ,quien observo que la organizacin lineal no propiciaba la especializacin : Propuso que el trabajo del supervisor se dividieran entre 8 especialistas uno por cada actividad principal y que los 8 tuvieran autoridad cada uno en su propio campo.
La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera de cada hombre desde el gerente hasta el obrero ejecuten el menor numero de funciones.

VENTAJAS: Mayor especializacin De obtiene la mayor eficiencia de cada persona. La divisin del trabajo es planear y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presin sobre un solo jefe

DESVENTAJAS
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las ordenes. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina con funcin y conflictos. La no clara definicin de la autoridad da lugar a razonamiento entre los jefes.

ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL.
En esta se combinan los dos tipos de organizacin estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una de ah el nombre de organizacin lineo-funcional, ya que se conserva.

 De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmiten atreves de un solo jefe para cada funcin en especial. De la funcin, la especializacin de cada actividad en una funcin.

Director de fabrica

Superintendente Encargado de las tarjetas de instruccin

Encargado de gasto y tiempo

Encargado de ordenes

Encargado de la disciplina

Jefe de abastecimie nto de materiales

Jefe de control de calidad.

Jefe de adiestramie nto

Jefe de mantenimie nto

obreros

Organizacin Estaf
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamento de lnea. En esta organizacin no disfruta la autoridad de lneas o poder para imponer sus decisiones .

Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la VENTAJAS manera de resolver los problemas de direccin. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad invisible y al mismo tiempo permite la especializacin de estaf.
presidente Director de fabrica Superinte ndente Superviso r obrero Asesor jurdico

Consultor del director

DESVENTAJAS
Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales puede producirse una confusin considerable de toda la organizacin. Puede ser ineficaz de faltar de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente de la aplicacin. Puede existir razonamiento con los departamentos de la organizacin lineal

ORGANIZACIN POR COMITES

Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se encomiendan. Clasificacin : los comits mas usuales son: Directivos: representan a los accionistas de una empresa que se encargan de liberar y resolver los asuntos que surgen en la misma

presidente

Comit de presupuestos

Comit de mercadotecnia

produccin

mercadotecnia

Recursos humanos

finanzas

Ventajas:
Las soluciones son mas objetivas ya qe representan la conjuncin de varios criterios. Se comparten las responsabilidades permite que las ideas se fundamenten y se critiquen Se conoce a mximo los conocimientos especializados.

DESVENTAJAS
Las decisiones son lentas ya que las liberaciones son tardas. Una vez constituido un comit , es difcil disolverlo. En ocasiones los gerentes se desligan de sus responsabilidades y se valen del comit para que se haga responsable

 Son las herramientas necesarias para llevar a cabo la organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Principales tcnicas de organizacin:

Organigramas Manuales Diagramas de procedimiento o de flujo Carta de distribucin del trabajo o de actividades Anlisis del puesto

Organigrama
Tambin conocidos como grficas de organizacin o cartas de organizacin. Representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin. Muestra las interrelaciones , funciones, niveles jerrquicos, obligaciones y la autoridad.

Clasificacin
Por su objeto - Estructurales: Muestran slo la estructura administrativa de la empresa. - Funcionales: Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. - Especiales: Se destaca alguna caracterstica.

 Por su rea - Generales: presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras. - Departamentales: representan la organizacin de un departamento o seccin.

 Por su contenido - Esquemticos: contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. - Analticos: ms detallados y tcnicos.

Formas representativas de organigramas

Vertical: en la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
Asamblea de accionistas Gerente general

Mercadotecni a

Finanzas

Abastecimiento s

Personal

 Horizontal: los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

Finanzas

Mercadotecnia Gerente general

Personal Abastecimiento s

 Circular: donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

Mercadotecni a

Abastecimiento s

Gerente general

Finanzas

Personal

 Mixto: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Gerente general Mercadotecni a Finanzas Personal Abastecimiento s

Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin a cerca de la organizacin de la empresa. De acuerdo a su contenido: A) De polticas B) Departamentales C) De bienvenida D) De organizacin E) De procedimientos F) De contenido mltiple G) De tcnicas H) De presupuesto

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer.

 Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar a eficiencia.

Formato e ndice de los manuales

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas: ndice Objetivos y antecedentes del manual Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible Redaccin clara, concisa y ordenada Complementarse con grficas

Manuales de organizacin
Explican los detalles mas importantes de la organizacin e incluyen: Finalidad de cada elemento de la organizain. Declaracin de funciones Glosario de trminos utilizados

 Contienen: Objetivos generales de la organizacin Polticas generales Glosario de trminos administrativos Nombres de reas o departamentos, y puestos Procedimientos de organizacin Responsabilidades de los altos niveles

Funciones Cartas de organizacin Descripcin de puestos Descripcin de actividades Introduccin y objetivos del manual Historia de la empresa

Manuales departamentales
Contienen: A) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones bsicas B) Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente C) Carta de organizacin general y departamental D) Anlisis de puestos E) Grficas de proceso, y de flujo

 Ventajas: - Describen el funcionamiento de un departamento - Se emplean para dar instrucciones en el departamento - Presentan el flujo de trabajo - Delimitan funciones, actividades y responsabilidades - Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin: - Comprenden a todos los departamentos de la organizacin - Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos

Diagrama de Procedimiento o Diagrama de Flujo

Flujogramas
George Terry
La representacin grafica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento.

Objetivo
Mayor simplificacin del Trabajo Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras Una mejor distribucin de la planta

TIPOS

Grafica de flujo de operaciones

Graficas Esquemticas de Flujo

Grafica de Ubicacin de Equipo

Grafica de Flujo de Formas

Simbologa
Operacin: Se dice que hay operacin cuando algo esta siendo creado, cambiado o aadido, es decir, cuando se modifican las caractersticas de ese algo.

Inspeccin: Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus caractersticas.

Transporte: Acto de mover de un lugar a otro.

Simbologa
Espera o Demora: Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Tambin se le llama almacenamiento o archivo temporal. Almacenamiento: Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carcter definitivo.

Secuencia para elaborar un Diagrama

de Procedimiento
a) Escoger el procedimiento por realizar b) Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn de utilizarse c) Analizar el trabajo d) Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo e) Establecer el procedimiento mas factible f) Presentar la proposicin g) Obtener la aprobacin h) Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos i) Implantar el nuevo procedimiento j) Observar el procedimiento implantado k) Preparar una gua de adelantos logrados l) Llevar registros adecuados de realizacin

Carta de distribucin del trabajo o de actividades

Se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince personas.

Tcnicas de Organizacin Ventajas

a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponda. b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo c) Normaliza y estandariza procedimientos. d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulacin
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin. c) Se vacan dichas listas en la forma de carta de distribucin de actividades. d) Se complementa la informacin con la observacin y la entrevista e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

Anlisis de puesto
Tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que desempean en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto) as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea.
a) b) c) d) e) f) Mejorar los sistemas de trabajo Delimitar funciones y responsabilidades Evitar fugas de autoridad y responsabilidad Fundamentar programas de entrenamiento Retribuir adecuadamente al personal Mejorar la seleccin del personal

El anlisis de puestos contiene:

1. Descripcin del puesto: Determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer, integrada por: a) El encabezado o identificacin: Titulo Ubicacin Instrumental Jerarqua b) Descripcin genrica: Definicin breve y precisa del puesto c) Descripcion especifica: Detalle de las actividades que se realizan en el puesto.

2. Especificacin del puesto: Enunciacin precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempear el puesto: a) b) c) d) e) Escolaridad y conocimientos Requisitos fsicos, legales, mentales y personales. Esfuerzo Responsabilidad Condiciones de trabajo