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Garibaldo, Yaleisy Jan, Doreida Madrid, Militza

Dentro de las mltiples definiciones propuestas se puede decir que manuales administrativos son: Un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quin los realizar, qu actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas. Tambin son elementos bsicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseados de los esfuerzos del personal

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Un manual bien concebido tiene: Logra y mantiene un slido plan de organizacin Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general Facilita el estudio de los problemas de organizacin Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de la modificaciones necesarias Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones Pone claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles La informacin sobre las funciones y puestos suele servir de base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin de progreso Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos Sirve de gua en el adiestramiento de novatos.

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Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso prepara un manual y conservarlos al da Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Por su alcance: 1. Generales 2. Departamentales 3. De puestos Por su funcin especifica: 1. De personal

Por su contenido:
1.De la historia 2. De organizacin 3. De polticas 4. De procedimientos 5. De contenido mltiple

2. De ventas
3. De produccin 4. De finanzas 5. Generales 6. Otras funciones

Segn George Terry es importante darle a los empleados informacin respecto a la historia de la compaa, sus comienzos, crecimiento, logros ya que esto le da al empleado una introspectiva de tradicin, contribuyendo a una mejor comprensin, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compaa La informacin histrica por lo comn se incluye como la parte de presentacin a un manual de polticas o de organizacin o de personal

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Por medio de estos se puede proporcionar al personal de sus:

Responsabilidades

Deberes

Reglamentos de Trabajo

Polticas

Objetivos

Este es el manual que pone por escrito las polticas de empresa

Una poltica es una gua bsica para la accin y prescriben los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades
Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin. Pueden haber manuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, etc.

Es un manual con contenidos mltiples que trata de principios y tcnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano responsable de la actividad y como informacin generales para todo el personal interesado en esa actividad.

 Tambin llamado manual individual. Este precisa las labores, los procedimientos y rutinas de un particular. Describe las labores y explica como deben ejecutarse.

Los manuales de este tipo, que trata de administracin de personal, pueden elaborarse en 3 clases de usuarios
a) Prestaciones del empleado

1. Para personal en general

b)
c) d)

Uso de los servicios

Reglamento de trabajo Temas de inters

2. Para los supervisores

a) b)

Comunicacin de actividades y polticas Sealar circunstancias en las que pueden ejercen criterios a) b) Procedimiento y polticas por departamento Reclutamiento de personal, anlisis, valuacin de puestos, etc.

3. Para unidad de personal

Este manual este vital importancia pues es necesario coordinar el control de produccin, fabricacin, inspeccin y personal de ingeniera; siendo utilizados en las operaciones de la fbrica

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen que den numerosas instrucciones, ya que deben proteger los bienes de la empresa. Por eso este manual ayuda a la comprensin de todos los niveles administrativos

Junto a las ventas, la produccin, las finanzas y la administracin de personal, en todas las empresas se dan otras reas de actividad. Dependiendo de la naturaleza de la empresa se ponderar las funciones que necesiten la elaboracin de un manual. Las principales categoras manuales de empresas son: de

*Normas

Organizacin
Procedimientos

* Directrices normas bsicas de la empresa

Detalle de estructura de organizacin
Sistemas y y tcnicas especificas

Exponen a detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones ,las actividades.
Generalmente contienen grficas de organizacin, descripcin de trabajo cartas de lmite de autoridad, etc.

El manual de organizacin debe incluir los siguientes aspectos: Identificacin -Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. -Ttulo y extensin del manual (general o especfico). -Niveles jerrquicos que comprende. -Lugar y fecha de elaboracin. -Nmero de revisin, en su caso. -Unidades responsables de su elaboracin. -Cantidad de ejemplares impresos. ndice o contenido : Es una relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento.

Prlogo y/o introduccin: Consiste en una explicacin acerca de lo que es el documento, de la ocasin que da origen a su elaboracin o revisin, y de los propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin sobre el mbito de su aplicacin, a quien va dirigido, cmo se usar y cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Directorio: Relacin de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organizacin de una unidad administrativa. Antecedentes histricos: Breve descripcin histrica sobre la empresa -Origen.
-Causas que dieron lugar a su creacin. -Desarrollo. -Sealar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura y funciones.

 Legislacin o base legal: Consiste en una relacin de los ttulos de los principales ordenamientos jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella; es recompensable relacionar las disposiciones jurdicas como sigue: constitucin poltica, tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y/o circulares.

Atribuciones: Consiste en una transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan base legal a sus actividades. Objetivo: Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a travs de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

 Polticas Las polticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas adquieren una expresin significativa e individual. Estructura orgnica Forma en que estn ordenadas las unidades que componen una entidad administrativa y la relacin que guardan entre s sus unidades internas. Dentro de la estructura orgnica se definen por lo tanto: Principales puestos y unidades que dependen de ella. Lneas de autoridad y responsabilidad. Niveles jerrquicos. Listado Se listan en orden jerrquico cada una de las unidades administrativas de la dependencia, a la cual se circunscribe el manual principiando por los rganos superiores.

Organigrama estructural Es la representacin grfica del ordenamiento de las unidades, sus relaciones, sus niveles jerrquicos, los canales de comunicacin, las lneas de autoridad y supervisin, as como las unidades de categora especial. Normas a seguir en la elaboracin del organigrama: Debe ser vertical en funcin de la facilidad de comprensin, ya que en la parte superior van las unidades directivas, y las lneas de autoridad y responsabilidad de arriba hacia abajo. Niveles jerrquicos. Se consideran 4 niveles bsicos:
Nivel directivo Nivel corporativo Nivel operativo Nivel descentralizado o desconcentrado

Organigrama estructural Es la representacin grfica del ordenamiento de las unidades, sus relaciones, sus niveles jerrquicos, los canales de comunicacin, las lneas de autoridad y supervisin, as como las unidades de categora especial. Normas a seguir en la elaboracin del organigrama: Debe ser vertical en funcin de la facilidad de comprensin, ya que en la parte superior van las unidades directivas, y las lneas de autoridad y responsabilidad de arriba hacia abajo. Niveles jerrquicos. Se consideran 4 niveles bsicos:
Nivel directivo Nivel corporativo Nivel operativo Nivel descentralizado o desconcentrado

Glosario Se recomienda que los manuales de organizacin incluyan una lista de aquellos trminos tcnicos que auxilien en la comprensin del texto formulado.

Este manual presenta los procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo con ilustraciones, diagramas, cuadros y dibujos para aclarar datos

Los manuales de procedimientos, se utilizan tambin como un medio para comunicar los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas.
Beneficios: Reduccin de gastos generales Control de las actividades Mejoramiento de la eficiencia de operacin y reduccin de costos Gua de trabajo a ejecutar Revisin constante y mejoramiento de las polticas y procedimientos Auditora administrativa de polticas, procedimientos y controles.

Dentro de este tipo de manual, existen tres secciones que aparecen invariablemente en todos ellos. stas son: Texto Diagramas Formas

Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras. ste describir el procedimiento, enumerando en orden cronolgico las operaciones de que se compone, en qu consiste cada operacin y quin debe ejecutarla, cmo, cundo, dnde y para qu debe ejecutarse. Adems de sealar quin es el responsable del procedimiento, el objetivo que se persigue con su ejecucin y por supuesto las polticas que debern aplicarse.

Dentro de esta seccin, va la clasificacin de las grficas administrativas, aunque existe una gran confusin dentro de la terminologa administrativa; ya que se utilizan varios trminos para un mismo contenido; es decir, existen autores que nombran a los diagramas por medio de otros trminos o conceptos. Veamos.
Expresin Autor

Cuadro de Proceso
Diagrama Esquemtico de Trabajo Diagrama de Flujo Esquema de Ruta Cuadro de Curso de Actividades Grfica de Operaciones Diagrama de Conjunto Carta de Flujo del Proceso Grfica de Desarrollo de las Etapas de Trabajo

Hendrick
Pommeroy IACE De la Llera Littlefield Pommeroy Barnes Terry AID

La mayor parte del material que se maneja est constituido por formas. Por eso, es importante incluir en el manual una seccin de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe, aadiendo adems una explicacin detallada y ejemplos sobre la manera de llenarlas.
El empleo de cada una de estas, depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate.

Todo manual de procedimiento debe constar de las siguientes partes:

La Presentacin Los Objetivos La Justificacin de su necesidad Definicin, caractersticas y clasificacin de los procedimientos

La metodologa propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas: Planeacin del estudio: El primer paso ser definir la naturaleza del problema en cuestin, esto permitir fijar las bases para determinar el objetivo del estudio, adems de proporcionarnos elementos de juicio para decidir la formulacin y ejecucin del plan de trabajo.

Investigacin de la situacin actual: Cubre la finalidad de obtener una visin del procedimiento tal como se desarrolla, esta fase incluye:

-Recopilacin de la informacin: consiste en obtener una descripcin lo ms detallada de cmo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y el tiempo de ejecucin de las mismas. -Registro y documentacin del procedimiento actual: en este punto, es importante la adopcin de un mtodo mediante el cual se registrarn los hechos del estudio, se deben registrar ordenadamente. *La presentacin del documento debe ajustarse a la siguiente estructura:
Introduccin Objetivos del procedimiento Diagramas de flujo de actividades Descripcin literaria del procedimiento Formas e instructivos Apndices

- Hojas de operaciones - Cuadros comparativos - Conclusiones generales -Obtencin de la aprobacin correspondiente: una vez documentado el procedimiento actual, se proceder a obtener la aprobacin de los responsables de su operacin.

Anlisis y Crtica de la informacin:

Ya concluida la fase de investigacin, se proceder a la realizacin de un examen crtico a travs de los siguientes puntos: Anlisis: consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Entre ms crticas se hagan y ms ideas se aporten, ms precisa ser la identificacin de lo no esencial. Tanto el anlisis como la crtica de la informacin deben realizarse desde diferentes puntos de vista. Diagnstico: es el medio que deber utilizar el analista para dar a conocer a los afectados o usuarios del procedimiento, los resultados del anlisis y crtica de la informacin. La etapa del diagnstico es la ms importante del estudio de procedimientos.

Diseo de Procedimientos:

Ya efectuado el anlisis, se est en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias de acuerdo con el resultado del mismo, estos podran ser:

- Rediseo de formas - Diseo de nuevas formas - Reportes - Registros - Creacin o supresin de archivos - Eliminacin de operaciones innecesarias - Creacin de nuevos controles

En resumen, el manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa; y a su vez, contiene informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones, y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

Unidad administrativa Nombre del conjunto de procedimiento Nombre del proceso

Numeracin arbiga

N de la actividad

rea de la actividad

Horas invertidas por un hombre para realizar la actividad

Tiempo acumulado en horas.