Definicin de sistema

Algunas definiciones de Sistema:

Se ha definido el sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los lmites, identificable de su ambiente o suprasistema. Un sistema es un todo que no puede ser tomado en partes sin que se pierdan sus caractersticas esencial y, por lo tanto, se debe estudiar como un todo. El sistema consiste en subunidades con ciertas condiciones de frontera entre las cuales se dan procesos de transporte.

Principales caractersticas de un sistema

Segn Kast, Fremont y Rosenzweig, James se pueden enumerar 9 caractersticas principales claves de los sistemas organizacionales: sistemas artificiales, los limites, Jerarqua de los sistemas, entropa negativa, estado estable o equilibrio dinmico, mecanismo de retroalimentacin, mecanismos de adaptacin y mantenimiento, crecimiento a travs de la elaboracin interna y equifinalidad de los sistemas abiertos.

Los sistemas artificiales son una caracterstica de los sistemas sociales, los cuales poseen una estructura pero de eventos ms que de comportamientos fsicos y no pueden separarse de los procesos del sistema.

Los lmites son las lneas o regiones de demarcacin para la definicin de las actividades apropiadas del sistema, para la admisin de miembros dentro del sistema y otros componentes. Jerarqua de los sistemas, la estructura jerrquica no solo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas. Entropa negativa, es el proceso de organizacin completo y de capacidad para transformar los recursos. La entropa est relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Los sistemas abiertos combaten la entropa mediante un proceso de

organizacin ms completo y de capacidad para transformar los recursos.

Estado estable o equilibrio dinmico, ocurre cuando el sistema puede mantener su funcionamiento y trabaja de manera efectiva, siendo capaz de adaptarse a los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Mecanismo de retroalimentacin, es la recepcin contina de informacin desde su medio externo lo que le ayuda a ajustarse. Esta puede ser negativa o positiva. Mecanismos de adaptacin y mantenimiento, el mecanismo de mantenimiento asegura que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio, los mecanismos de adaptacin suministran un equilibrio dinmico que le permite responder a los cambios internos y externos. Crecimiento a travs de la elaboracin interna, tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar mayores niveles de diferenciacin, organizacin y especializacin en sus subsistemas. Equifinalidad de los sistemas abiertos, define que los resultados finales dentro de una organizacin pueden lograrse con diferentes condiciones inciales y de manera diferente

Teniendo en cuenta el ejemplo de la BIBLIOTECA como un sistema cerrado, aplicando la definicin de sistema podemos observar los siguientes elementos:

Libros Revistas Cds Videos Peridicos Sillas Mesas Computadores Salas de consulta Salas de lectura Bibliotecarios Auxiliares

Dichos elementos se hallan relacionados e interactan con otros sistemas como son:

Planteles educativos Universidades Empresas

Quienes se vern beneficiados con los servicios que la biblioteca les pueda prestar; as mismo la biblioteca se relaciona con otros sistemas: Editoriales Proveedores de contenidos Proveedores de mobiliarios Que se encargaran de proveer los elemetos necesarios para el buen funcionamiento de la biblioteca.

Si en dado caso, llegara a faltar uno o mas elementos conformantes de la biblioteca, sta se vera afectada y dicho sistema tendera a cambiar, es decir, si los proveedores de muebles no brindaran a la biblioteca los muebles necesarios, los usuarios no podran acomodarse de una buena manera y la biblioteca no ofrecera el Servicio como se lo hubiera propuesto, es decir, no cumplira con su objetivo.

Caractersticas de la teora general de los sistemas

Las caractersticas que los tericos han atribuido a la teora general de los sistemas son las siguientes:

1. Interrelacin e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teora de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelacin existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.

2. Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analtico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata ms bien de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interaccin.

3. Bsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactan, y la interaccin hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posicin de equilibrio.

4. Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originarn el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.

5. Transformacin. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas "inputs-outputs". Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energa, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por ste de tal modo que la forma de la salida (productos, ventas, eventos) difiere de la forma de entrada.

6. Entropa. La entropa est relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si se los deja aislados, perdern con el tiempo todo movimiento, convirtindose en una masa inerte.

7. Regulacin. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interaccin, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.

8. Jerarqua. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas ms pequeos. El trmino "jerarqua" implica la introduccin de sistemas en otros sistemas.

9. Diferenciacin. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempean funciones especializadas. Esta diferenciacin de las funciones por componentes es una caracterstica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

10. Equifinalidad. Esta caracterstica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relacin de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que slo existe un camino ptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica poseer diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas, de diversa manera, es decir flexibilidad y adaptabilidad.

Dadas estas caractersticas se puede imaginar con facilidad una organizacin, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactan: produccin, comercializacin, contabilidad, investigacin y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros.

Al tratar de comprender la organizacin se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a travs de un componente o un rea funcional. Por ejemplo el estudio de un sistema de produccin no

producira un anlisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercializacin.