EL INFORME Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerrquico superior.

Como tal, el informe da cuenta de la situacin de un proyecto de investigacin o de un proceso cualquiera en el cual est comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisin de importancia si antes no han sido informadas tcnicamente de las hiptesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo tcnico a cuyo cargo est el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboracin de un informe tcnico: Proceso de preescritura Anlisis cuidadoso del asunto o problema Obtencin de los datos requeridos Ordenamiento de los datos y referencias bibliogrficas que ilustren o refuercen las ideas Bosquejo del informe Estructura del informe Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigacin para un contexto acadmico, el informe tcnico se caracteriza por la concisin del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos bsicos de la investigacin cientfica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son: Portada : contiene el ttulo del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha. ndice : es igual al que se usa en un libro. Resumen : constituye la sntesis del trabajo o proyecto. Introduccin : incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el contexto general, esto es, cmo y dnde se realiz la investigacin o se desarroll el proyecto. Mtodo : es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del trabajo. Resultados : resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio. Anlisis : exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser del trabajo. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones : en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigacin. Bibliografa : sustento terico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicacin. Apndices : tablas o grficos que amplan la informacin, glosario de trminos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe

COMO HACER UN INFORME O REPORTE Un informe escrito o reporte es una comunicacin dirigida a una o varias personas con un propsito esencialmente instructivo respecto a un tema preciso. En el se entrega la informacin sistemtica, los datos y resultados obtenidos en una investigacin la cual puede ser bibliogrfica, emprica o mixta. Antes de desarrollar el informe: 1. Hay que tener claro cual es el propsito del informe (informar, describir, comentar, explicar, discutir, opinar, recomendar o persuadir) Es necesario tener muy claro el objetivo del trabajo. 2. Tambin es importante tener claro las caractersticas de quien va a leer el informe, si es experto o no en la materia y en que puntos se fija ms. 3. Uno debe tener claro si la informacin es superficial (de ser as, el reporte no debera necesitar mas de unas 500 palabras) o de lo contrario, una investigacin causal por ejemplo, debe ser un informe ms detallado y extenso. 4. Debe tenerse bien claro las delimitaciones y pequeas ideas del tema para desarrollar el informe con un punto de vista ms general. Por lo contrario el informe se puede desarrollar a partir de varios aspectos tomando de entre ellos lo comn. No conviene presentar un informe incompleto o parcial. Durante el desarrollo del informe: 1. La organizacin debe ser tal que exprese el tema claramente y articule firmemente sus componentes ms importantes. Un informe consta de 3 partes bsicas: A) Introduccin: Presenta el tema en rasgos generales y busca centrar la atencin en las ideas principales. Tambin expone el punto de vista y el mtodo adoptado y puntualiza las limitaciones en las que se trata el tema. B) Desarrollo del Tema: Analiza, descompone l todo en partes y las estudia sin perder el punto de vista global del tema. Los prrafos en que se agrupan las varias oraciones de esta parte, debern caracterizarse por la unidad, la coherencia, la claridad, el nfasis, etc. Todo prrafo deber tener una idea central diferente que se desenrollan en diferentes prrafos, la transicin de un elemento a otro debe ser fluida y firme. C) Conclusin: Debe recoger los resultados logrados en el cuerpo de la composicin, de tal forma que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del informe. Frecuentemente resume las ideas ms importantes del informe. Se recomienda elaborar conclusiones temticas en orden jerrquico. Bibliografa: Debe llevar: * En caso de bibliografa electrnica: E) Glosario Temtico Bsico: Un mnimo de 10 Conceptos definidos y explicados en el contexto del tema. 2. La estructura del cuerpo de un informe se compone de 2 operaciones complementarias: A) Organizacin: Para que el trabajo presente una unidad en la composicin, se debe buscar una forma de orden para la presentacin y discusin de las ideas: Orden Cronolgico Orden Espacial Orden Temtico Una vez adoptado el principio de orden, este se usara uniformemente. Divisin: Durante la investigacin es aconsejable usar microfichas de contenido. Estos son los apuntes que se obtienen en las diferentes fuentes de informacin. Junto con la informacin de los contenidos, tambin se buscan en las referencias de la obra (Bibliografa) Despus de construir la composicin, se deben agrupar las fichas en un orden predefinido y un esquema de ideas adaptado al propsito especfico del informe. En la elaboracin se podr efectuar un control de las ideas asegurndose que todas y cada una contribuyen al desarrollo orgnico del tema principal. 3. Para desarrollar ideas existen al menos 5 mecanismos: A) Definicin: Permite aclarar el significado de las palabras, especialmente de las tcnicas B) La Comparacin: Desarrollar un elemento recorriendo a otro que se suponen conocidas. C) Contraste: Permite dar nfasis en las facultades y virtudes en comparacin con otros. D) La Explicacin: Relaciona diversas ideas que tienen relaciones de orden deductivo. Ilustracin: Recurre al ejemplo, a la ancdota, a figuras similares para adornar. 4. La expresin de las ideas necesitan justificacin. Los mecanismos ms frecuentes para justificar son: Detalles especficos (Dato, Fecha, Lugar, Etc.)

Hechos pblicamente conocidos Cifras y estadsticas pertinentes D) Mediante racionamiento lgico Nombre de la obra Nombre del autor Paginas consultadas Editorial Ao de edicin Nombre de la obra Nombre del autor Paginas consultadas Editorial Ao de edicin

. Carta comercial La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. El encabezamiento El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se indica tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qu se trata. El cuerpo El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes: una introduccin, un ncleo y una conclusin. En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin. Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo. El cierre El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el nmero de stos. Adems es posible aadir posdata o indicar si se envan copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesa. Los tratamientos de respeto para el saludo son distinguido(s) seor(es) o distinguida(s) seora(s). Otra forma un poco ms personal es Estimado seor y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con usted o ustedes. Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c. seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorizacin de la persona responsable. Ejemplo: Santiago, 14 de junio de 2003 Manuel Montt 367 A la atencin del Sr. H. Riveros SANTIAGO DE CHILE Asunto: Invitacin a charla Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters. La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad". Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente Pamela A. Ritchie Gerente General Ejemplo de modelo carta empresarial. Cuando nos decidimos a escribir un modelo carta empresarial, tenemos que pensar siempre en la persona que recibir dicha carta empresarial, y no pensar que nos dirigimos a la empresa en cuestin a nivel general. La persona que se encarga de leer las cartas empresariales, seguramente disponga de poco tiempo o valore su tiempo como valioso y no quiera perder demasiado el tiempo con lecturas vanas o carentes de contenido. Por ello debemos expresarnos de manera clara y concisa, explicando brevemente los motivos por los que redactamos la carta empresarial, con una exposicin clara de las ideas y pensamientos que queremos transmitir. La carta empresarial puede versar sobre distintas materias, como son el caso de las cartas para solicitar empleo, o solicitar un catlogo, o pedir un aumento de sueldo, o quejarnos por un producto defectuoso...etc. La carta empresarial debe cuidar sobre todo el lenguaje y la forma de expresin. Se deben evitar las faltas de ortografa, por lo que se recomienda utilizar un procesador de textos, conseguiremos una carta escrita por ordenador, mucho mejor formato que a mano, y a la vez nos corregir los errores tipogrficos o faltas de ortografa. Un lenguaje cordial y una despedida amistosa, no importa que la carta empresarial sea de queja por algn fallo de ellos, nos despediremos siempre con cordialidad y con educacin. 1 DOCUMENTO: concepto y tipologa. a) Concepto de documento: Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas. El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la Administracin Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s. La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento. En relacin con la incorporacin de medios tcnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. seala que la Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y aplicaciones de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la C.E. y las leyes. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

b) Impreso y documento: Impreso sera un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos especficos a cumplimentar por el interesado. El impreso sera el soporte del documento escrito. Una vez que ste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el rgano competente adquiere la consideracin de documento. Aunque los tipos de impresos son muy variados, segn la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, stos deben reunir unas caractersticas bsicas. Entre otras, las siguientes: Homogeneizacin en cuanto a tamao y contenido. Debe facilitar su cumplimentacin por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al mximo. Facilitar el anlisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicacin de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos. La calidad del papel depender de su finalidad o destino; as los impresos a los que se prev una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relacin con la calidad tambin se tendr en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirn de mayor calidad y de una presentacin ms esttica. Cuando un impreso conste de varias copias, stas sern de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administracin, etc.) y facilitar la clasificacin en su caso. El contenido, aunque muy diferente segn la finalidad que cumpla, constar bsicamente de: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definicin del impreso; un nmero de referencia correlativo que permitir su identificacin; identificacin del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogern al dorso. Parte central o cuerpo: est directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposicin, declaracin del I.R.P.F....) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso. Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc. El nmero de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administracin a los particulares y al contrario. En el prximo tema hablaremos y conoceremos sobre la estructura de los documentos administrativos bsicos. 2 LA ORDENACIN: En el trabajo archivstico, una vez que hemos establecido la clasificacin de los documentos de un fondo o de una seccin, atendiendo a los rganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendr una localizacin determinada con relacin a los otros. Tipos de ordenacin: Los diversos tipos de ordenacin que existen estn en funcin de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenacin. Las unidades de orden y los tipos de ordenacin son los siguientes: Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenacin cronolgica. Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenacin alfabtica. Si se elige un nmero como unidad-orden, estaremos ante la ordenacin numrica. Operaciones relacionadas con la ordenacin: Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenacin documental: Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc. Signaturacin y Sellado como medida de seguridad y control. Datacin indicar fecha completa.

 Numeracin y foliacin se indica en lpiz en el lado superior derecho. Agregacin reubicacin de documentos mal colocados, exige un testigo. 3 EL ARCHIVO: Concepto de archivo: La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.: Local en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan). La misma Administracin reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histrico Espaol. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institucin cuya funcin primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las tcnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario. El material de archivo ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas, etc. Funciones del archivo: La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca. Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo. Clases de archivos: Segn el grado o frecuencia de utilizacin: Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta frecuente. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental. Segn el lugar de emplazamiento: Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s. El archivo de gestin: Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El nmero de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados. El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones oportunas. Slo debern estar por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento,

debindose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitacin o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre stos. El archivo de gestin debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuacin y la perfecta localizacin del documento. Conservacin de la informacin: Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios bsicos: Adopcin de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos: Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones elctricas, estanteras, etc.) Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destruccin o desaparicin de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc. Restauracin de documentos deteriorados. Reproduccin de la documentacin ms representativa. Aplicacin de los criterios y mtodos de organizacin documental (clasificacin y ordenacin) segn las normas de la teora archivistica. Realmente solo existe archivo cuando hay una organizacin, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles. 4 EL REGISTRO: concepto: Encontramos para este termino dos acepciones: Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad. Clases de registros: Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos: Registro general de entrada.- se har el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos: .- de registro nico: un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano. .- de registro mltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia. Registro general de salida.- se anotar la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple. Registro auxiliar: los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten. Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados. Contenido de los registros: Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.) Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento. Identificacin del interesado. Derecho de acceso: La Ley 30/92 en relacin con el art. 105 b. C.E. regula el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos, que formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud. El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuren incompletos o inexactos podrn exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso del tiempo. El acceso podr ser denegado por razones de inters publico, por intereses terceros ms dignos, o porque lo disponga la Ley.

Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito o documento adems de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin. Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos. DOCUMENTO, REGISTRO, ARCHIVO; concepto, funciones y clases. Pagina 7

Polticas institucionales sobre el uso del correo electrnico

1 Direccin de Informtica y Telecomunicaciones Mircoles 1 de agosto de 2001

Estimada Comunidad Universitaria: Como es ya sabido, se encuentran circulando por e-mail diferentes tipos de correos con virus, por lo cual consideramos conveniente reiterar las polticas institucionales sobre el uso del correo electrnico. DE LOS CORREOS A TODA LA COMUNIDAD 1 Para enviar correo a toda la comunidad, debe poner en destinatario a UIA Santa Fe. Favor de no seleccionar a cada uno de los usuarios. La temtica de los correos generales debe ser precisamente esa: de inters general. Deben evitarse anuncios personales, compra/venta de productos, chistes, propaganda de cualquier tipo, cadenas, etctera. Todo correo general debe contener un breve texto en el ttulo o subject, de modo que identifique la temtica del mensaje. De esta forma el usuario podr conocer el asunto que trata sin tener que abrirlo. Queda estrictamente prohibido enviar correos generales con documentos adjuntos (attachments). Esto, para evitar la diseminacin masiva de virus. les rogamos copiar el contenido del documento en el cuerpo del mensaje. Queda prohibido mandar mensajes con imgenes, puesto que stas ocupan mucho espacio y saturan los buzones de correo rpidamente. Si llegan a recibir una advertencia de virus o algo parecido, NO LA DISTRIBUYAN MASIVAMENTE, pues los creadores de estos virus estarn logrando justamente su propsito: congestionar los buzones con ene copias de estos mensajes y alentar la red mundial. Si tienen dudas, por favor enven una copia a los siguientes direcciones: eduardo.pontes@uia.mx y edgar.hernandez@uia.mx , pertenecientes a la Direccin de Informtica y Telecomunicaciones, para que se evale la posible amenaza y, en su caso, le indiquen las medidas a tomar.

DE LOS CORREOS PERSONALES 1 En correos a una persona o grupo de personas, que no sean generales (a UIA Santa Fe), se permite la inclusin de archivos anexos; queda bajo responsabilidad del emisor la verificacin de que el documento enviado est libre de virus.

1 Direccin de Informtica y Telecomunicaciones Mircoles 1 de agosto de 2001

1 Como medida preventiva, si recibe un archivo anexo por correo electrnico, debe revisarlo con algn antivirus (se recomienda usar el institucional McAfee) antes de abrirlo, para evitar contaminar su computadora. Dado que el correo electrnico de la UIA est conectado al Internet, la posibilidad de recibir correspondencia no bienvenida es alta, por lo cual si llegase a recibir mensajes de un remitente desconocido, se recomienda no abrir el mensaje y eliminarlo de inmediato. Cabe mencionar que el riesgo de contagio por un virus proveniente del servidor de correo institucional es de nivel bajo, debido a que ste se encuentra protegido por un antivirus suficientemente eficaz para la deteccin y eliminacin de correos con virus, aunque el peligro de infeccin siempre ser latente, debido a que los virus siempre van un paso adelante de los productos para su deteccin. Es muy importante que el antivirus nunca sea desactivado por el usuario, ya que esto volver a su equipo vulnerable a cualquier ataque de virus. En el caso de presentarse una posible infeccin, los pasos a seguir sern los mismos que para cualquier solicitud de servicio normal, es decir, por medio de Intranet. En estos casos se recomienda apagar su PC, para de esta forma evitar una posible propagacin del virus.

DE LA ADMINISTRACIN DE SU BUZN PERSONAL 1 Sus correos se almacenan temporalmente en el servidor de correo hasta que el usuario prende su PC, abre el manejador de correo que utilice (Outlook Exchange o Eudora) y es entonces cuando los mensajes bajan del servidor a su PC. Le rogamos verificar y depurar peridicamente su buzn, para esto cuide de borrar mensajes ledos, as como el contenido de las carpetas Elementos Enviados o Sent Items y Elementos Eliminados o Deleted Items, todos estos pertenecientes al Mailbox. Una vez depurado su buzn, debe compactarlo para que su disco duro aproveche el espacio liberado. Para ello, siga el siguiente procedimiento: en el men Herramientas o Tools, en Servicios o Services seleccione Carpeta Personal o Personal Folder. Oprima el botn Propiedades o Properties y en la pantalla que aparece, oprima el botn Compactar Ahora o Compact Now. Con estos sencillos pasos compactar su buzn.

Agradecemos su atencin a estos lineamientos y esperamos que este recurso les sea muy til. Estamos a sus rdenes para cualquier comentario, sugerencia o duda al respecto.

Atentamente Direccin de Informtica y Telecomunicaciones