Guia Planes de Gestion Gerentes

GUIA PARA FORMULACIN DE PLANES DE GESTIN Y EVALUACION DE GERENTES DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO TERRITORIALES Decreto 357 y Resolucin
473 de 2008
El presente es un documento tcnico de referencia. Es una gua no obligatoria para la formulacin de los planes de gestin y evaluacin de los Gerentes de las Empresas Sociales del Estado
Direccion General de Calidad de Servicios
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios
GUIA PARA FORMULACIN DE PLANES DE GESTIN Y EVALUACION DE DIRECTORES O GERENTES DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL Decreto 357 y Resolucin 473 de 2008 1. Plan de gestin
El plan de gestin al que se refieren el Decreto 357 y la Resolucin 473 de 2008 se constituye en el documento que refleja los compromisos que el Director o Gerente establece ante la Junta Directiva de la entidad, los cuales deben incluir como mnimo las metas y actividades en las reas de gestin gerencial y estratgica, gestin de la prestacin de servicios de salud y gestin administrativa, que sin ir en contrava de la planeacin general de la ESE, se constituye en un documento aparte, cuyo cumplimiento se debe medir a travs de los indicadores definidos en el anexo tcnico de la Resolucin 473 de 2008. Si no existe un plan general de la ESE, el plan de gestin formulado debe constituirse en base para el desarrollo de la entidad. El plan de gestin presentado por el Gerente a la Junta Directiva debe contener los resultados a alcanzar durante el perodo para el que se ha nombrado, determinando las actividades a ser realizadas y las metas que debern ser evaluadas de manera semestral. El plan debe ser coherente con los planes estratgicos, operativos, de desarrollo, de accin, o cualquier otra forma de planeacin que exista en la institucin (si la hubiere). A continuacin se plantean algunas directrices para la formulacin del plan de gestin.
1.1.
DIAGNSTICO INICIAL
El documento debe contener un diagnstico inicial de las condiciones en que se encuentra la entidad. Para ello se sugiere abordar el anlisis desde cada una de las reas de gestin establecidas en el Decreto 357 y en la Resolucin 473 de 2008 que se explica a continuacin: 1.1.1. rea de Gestin Gerencial y Estratgica
Esta rea incluye el anlisis de los aspectos de direccionamiento estratgico, la gestin financiera y los sistemas de informacin y control interno. Frente al direccionamiento estratgico se debe verificar la existencia de herramientas de planeacin y su grado de desarrollo y aplicacin, la ejecucin de los planes y la necesidad o no de ajustarlos para el perodo siguiente. Igualmente se debe verificar, la existencia de mecanismos de evaluacin de dichos planes, el cumplimiento de las metas establecidas en los mismos y la necesidad o no de ajustarlos para el perodo que inicia. En cuanto a la gestin financiera, el diagnstico debe incluir el nivel de desarrollo de los procesos contables presupuestales, de costos, de tesorera, facturacin y cartera, as como
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios la oportunidad, confiabilidad y validez de la informacin que generan estos procesos, requerida para la toma de decisiones. Frente a los resultados financieros, es necesario analizar el equilibrio operacional teniendo en cuenta ndices de liquidez, endeudamiento, rotacin de cartera, niveles de glosa, rotacin de inventarios y todos aquellos mecanismos que permitan establecer claramente las condiciones financieras de la ESE, sus posibilidades a futuro y las limitantes existentes. Es importante utilizar los informes del rea de contabilidad, de revisora fiscal o de los entes de control como fuente de verificacin de la informacin. En relacin con la implementacin de sistemas de informacin, el diagnstico deber incluir los aspectos de generacin, consolidacin, anlisis y uso sistemtico de informacin financiera y de costos, produccin y calidad de servicios, registro de prestaciones en salud, utilizacin de capacidad instalada, gestin de recursos humanos y fsicos, sistema compras y apoyo logstico. Adicionalmente se debe analizar el estado de automatizacin de estos procesos y el cumplimiento en el envo de informacin a las instancias de direccin, vigilancia y control del sistema, entre las que se incluye el Ministerio de la Proteccin Social, la Superintendencia Nacional de Salud, la Contadura general de la Nacin y Contraloras. Con relacin a la implementacin del sistema control interno de la entidad, se debe tener en cuenta el Modelo Estndar de Control Interno para el sector pblico con los subsistemas de Control Estratgico, de Control de Gestin y de Control de Evaluacin, en funcin de la Resolucin No. 142 de 2006, por la cual se adopta el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Estado Colombiano Para ello, las entidades debern realizar una evaluacin sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos, a fin de establecer el diseo, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implantacin y mejora, siguiendo las directrices y metodologas establecidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno 1000:2005 de marzo de 2006, cuyo anexo 2 establece el procedimiento para la tabulacin de las encuestas y la interpretacin de los resultados, sean estas diagnsticas (en el perodo de tiempo de la implementacin) o de auto evaluacin (una vez haya sido implementado). 1.1.2. rea de Prestacin de Servicios de salud
En esta rea hay que establecer como mnimo el estado de implementacin del Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad de que trata el decreto 1011 de 2006 y sus normas reglamentarias, verificando los avances y/o dificultades en de los componentes del mismo: a) Sistema nico de Habilitacin: inscripcin en el registro especial de prestadores, solicitud de visita de verificacin y verificacin del cumplimiento de los estndares de calidad por parte de las secretarias departamentales o Distritales de salud segn corresponda. b) Auditoria para el mejoramiento de la calidad de los servicios: Diseo e implementacin del PAMEC segn los lineamientos del Ministerio de la Proteccin
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios Social, c) Sistema nico de Acreditacin: auto evaluacin de acreditacin con base en los estndares contenidos en la Resolucin 1445 de 2006, tal y como lo establece el decreto 4295 de 2007 y d) Sistema de Informacin para la calidad: revisando el comportamiento histrico de los diferentes indicadores establecidos en la Resolucin 1446 de 2006, verificando el cumplimiento de su reporte a la Superintendencia Nacional de Salud. En cuanto a la contratacin de prestacin de servicios, se deben evaluar las condiciones de negociacin y contratacin con cada entidad responsable del pago, teniendo en cuenta las condiciones establecidas en el Decreto 4747 de 2007. Igualmente se debe analizar la composicin del portafolio de servicios en funcin de las necesidades de la demanda, los volmenes de produccin, la oportunidad en la atencin, la utilizacin de la capacidad instalada y el anlisis de la frecuencia de uso e intensidad de uso de servicios a partir del anlisis de Registro Individual de Prestaciones (RIPS). Con relacin a las redes de prestacin de servicios de las que hace parte la empresa, en funcin de los contratos de venta de servicios de salud a las diferentes entidades responsables del pago que operan en el sistema, se deber evaluar el cumplimiento de las normas de referencia y contrarreferencia establecidas por cada pagador. 1.1.3. rea administrativa
En relacin con los procesos del rea administrativa, se debern analizar, entre otros aspectos, la operacin de los procesos de gestin de recursos humanos, recursos fsicos, externalizacin de servicios y contratacin de personal, sistema compras y apoyo logstico en reas como mantenimiento, transportes y comunicaciones, vigilancia y aseo, alimentacin de pacientes. Igualmente debe revisarse la implementacin del Programa de Salud Ocupacional. El diagnstico se debe establecer para cada una de las reas, y debe contener la totalidad de los indicadores definidos en el anexo tcnico de la resolucin 473 de 2008. Los resultados obtenidos son el punto de partida para la formulacin del plan y se constituyen en la referencia para los futuros procesos de evaluacin. Este diagnstico se formula con base en la informacin evidenciada, se deben realizar las observaciones que se consideren pertinentes para obtener una visin concreta y real del estado de los mismos, de su tendencia y de los retos a asumir para su adecuada gestin o su mantenimiento, el mismo debe ser ajustado a la realidad de la Institucin. Se sugiere la siguiente tabla para documentar el diagnstico realizado.

Tabla 1. DIAGNOSTICO INICIAL
AREA INDICADOR SITUACION INICIAL (Resultado del indicador al momento de la formulacin del plan) OBSERVACIONES
Porcentaje de cumplimiento del plan estratgico, de desarrollo u operativo Equilibrio financiero operacional ajustado (pesos) Equilibrio o dficit presupuestal del perodo (pesos) Porcentaje de participacin de los ingresos provenientes de la venta de GESTION servicios de salud en la financiacin de DIRECTIVA Y la entidad ESTRATEGICA Razonabilidad de estados Financieros Cumplimiento en el reporte de la informacin del Decreto 2193 de 2004 Calificacin de la Gestin del control interno Procesos judiciales contestados dentro de los trminos de ley (incluidas las tutelas). Oportunidad de la asignacin de cita en la Consulta Mdica General (das) Oportunidad de la asignacin de cita en la Consulta Mdica Especializada (das) Oportunidad en la atencin en consulta de Urgencias (minutos) GESTION DE LA PRESTACION DE Proporcin de cancelacin de ciruga SERVICIOS DE programada SALUD Proporcin de vigilancia de eventos adversos Porcentaje de satisfaccin de los usuarios **Certificacin del cumplimiento de requisitos de habilitacin *Auto evaluacin para la acreditacin Monto de la deuda de salarios superior a un (1) mes Monto de la deuda de aportes a seguridad social (pesos) Monto de la deuda de parafiscales GESTION (pesos) ADMINISTRATIVA Nmero de accidentes de trabajo gestionados durante la perodo Fenecimiento de la cuenta Monto de la deuda a contratistas o terceros superior a un (1) mes (pesos)
1.2.
LINEAMIENTOS GENERALES DEL PLAN DE GESTIN
Una vez establecido el diagnstico, el Gerente deber plantear en forma general sus propuestas para el desarrollo de la gestin durante el perodo para el cual fue nombrado y que le permitirn cumplir con las metas propuestas. Para ello, es necesario establecer los logros a alcanzar en cada una de las reas de gestin mencionadas, as como las principales actividades a desarrollar, teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos por cada rea: 1.2.1. rea de Gestin Gerencial y Estratgica:
Se debe abarcar, como mnimo, los mismos aspectos mencionados en el diagnstico. Relacionados con el direccionamiento estratgico, la formulacin o ajuste de los planes de la entidad, la creacin e implementacin de herramientas y el desarrollo de sistemas de evaluacin. Es importante contemplar aspectos relativos a la oferta y demanda de servicios en el rea de influencia, el desarrollo tecnolgico y de infraestructura, los usuarios potenciales, la capacidad para acceder a nuevos mercados, la calidad de los servicios ofertados, entre otros. En el tema financiero, la gerencia se debe orientar a asegurar la sostenibilidad de la institucin, plantear actividades que le permitan controlar el gasto, aumentar el ingreso por venta de servicios, fortalecer los procedimientos de mercadeo, mejorar los ndices de cobro de la cartera, y mejorar los procedimientos financieros para la facturacin y radicacin de las cuentas de cobro de los servicios prestados. Se debe prestar especial atencin al desarrollo de los sistemas de informacin y control interno. Para el tema del Control interno, es importante consultar los documentos tcnicos del Departamento de la Funcin Pblica, los cuales establecen todos los procedimientos para el desarrollo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI), aplicable a todas las entidades pblicas del pas. 1.2.2. rea de Prestacin de Servicios de salud
Se debe implementar el Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad (Decreto 1011 de 2006). Se deben consultar las normas y los documentos tcnicos emitidos por el Ministerio de la Proteccin Social, los mismos contienen las metodologas para el desarrollo de cada uno de los componentes del Sistema: Sistema nico de Habilitacin y Programa de Auditoria para el mejoramiento de la calidad en la Atencin (Resolucin 1043 de 2006 y las normas que lo modifican anexos tcnicos 1 y 2 y pautas indicativas de auditoria, guas prcticas de implementacin del programa de auditoria), Sistema nico de Acreditacin (Resolucin 1445 de 2006 anexos tcnicos 1 y 2 y Sistema de Informacin para la calidad (Resolucin 1446 y anexo tcnico). 1.2.3. rea administrativa:
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios En esta rea los logros deben estar dirigidos a estandarizar y hacer eficientes los procesos logsticos y de soporte, as como al desarrollo de un clima organizacional adecuado para la gestin y orientado a la consecucin de resultados. Establecimiento de programas para el bienestar de los funcionarios, el saneamiento de pasivos laborales, entre otras, asegurando tambin condiciones laborales dignas y seguras. Se propone la siguiente tabla para resumir los lineamientos generales del plan de gestin. Para cada indicador debe describir en forma cualitativa los logros a alcanzar y las actividades que le permitirn cumplir con los mencionados logros.
Tabla 2. LINEAMIENTOS GENERALES DEL PLAN DE GESTION
AREA LOGROS A ALCANZAR ACTIVIDADES GENERALES A DESARROLLAR
GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA GESTION DE LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD GESTION ADMINISTRATIVA
Los lineamientos as presentados se constituirn en la base para la gestin a desarrollar por el gerente.
1.3.
COMPROMISOS ESPECFICOS POR REAS DE GESTIN
Para cada una de las reas y de acuerdo con los lineamientos propuestos, se debern fijar las metas cuantitativas, alcanzables y tendientes a la mejora hasta donde sea posible, las cuales deben reflejar el resultado esperado en cada semestre, para cada indicador definido en la Resolucin 473 de 2008. Cuando en el diagnostico se determine que el resultado de la lnea base de cualquiera de los indicadores es el ideal para la Empresa, el Director o Gerente lo informar as a la Junta Directiva y si est de acuerdo lo aprobar en esas condiciones. 1.3.1. Del rea de Gestin Gerencial y Estratgica
Para cada indicador se debe establecer la meta cualitativa de gestin en perodos semestrales. Las mismas deben corresponder al resultado propuesto para cada perodo.

Tabla 3 (a)METAS GESTION AREA DIRECTIVA Y FINANCIERA
AREA INDICADOR Porcentaje de cumplimiento del plan estratgico, de desarrollo u operativo Equilibrio financiero operacional ajustado (pesos) Equilibrio o dficit presupuestal del perodo (pesos) Porcentaje de participacin de los ingresos provenientes de la venta de servicios de salud en la financiacin de la entidad Razonabilidad de estados Financieros Cumplimiento en el reporte de la informacin del Decreto 2193 de 2004 Calificacin de la Gestin del control interno Procesos judiciales contestados dentro de los trminos de leyl (incluidas las tutelas). META SEMESTRE 1 META SEMESTRE 2 META SEMESTRE 3 META SEMESTRE 4 META SEMESTRE 5 META SEMESTRE 6 META SEMESTRE 7 META SEMESTRE 8
GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA
1.3.2.
Del rea de Gestin de la Prestacin de Servicios de Salud
Tabla 3 (b). METAS DE GESTION AREA PRESTACION DE SERVICIOS
AREA INDICADOR Oportunidad de la asignacin de cita en la Consulta Mdica General (das) Oportunidad de la asignacin de cita en la Consulta Mdica Especializada (das) Oportunidad en la atencin en consulta de Urgencias (minutos) Proporcin de cancelacin de ciruga programada Proporcin de vigilancia de eventos adversos Porcentaje de satisfaccin de los usuarios Certificacin del cumplimiento de requisitos de habilitacin Auto evaluacin para la acreditacin META SEMESTRE 1 META SEMESTRE 2 META SEMESTRE 3 META SEMESTRE 4 META SEMESTRE 5 META SEMESTRE 6 META SEMESTRE 7 META SEMESTRE 8
GESTION DE LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios Los indicadores de oportunidad, deben recolectarse como lo indican las fichas tcnicas del anexo de la Resolucin 1446 de 2006. Estos deben medirse con agenda abierta y permanente para la asignacin de citas, es decir de no darse la cita, debe quedar registrada la demanda insatisfecha. La proporcin de cancelacin de ciruga programada debe registrarse as la responsabilidad sea del usuario, la institucin debe asegurarse que el usuario haya recibido y entendido las recomendaciones de preparacin para la ciruga esto le evitar cancelaciones innecesarias. En el indicador de proporcin de vigilancia de eventos adversos, debe tenerse en cuenta que el indicador mide la gestin para la prevencin (ver ficha tcnica del indicador) que se haga a cada evento adverso detectado, en otras palabras no se califica el nmero de eventos adversos los cuales pueden incluso subir por mejoras en la deteccin y recoleccin de la informacin, se califica la vigilancia que se les estn haciendo para evitar que se repitan. Frente al indicador del certificado de habilitacin, si bien la visita de verificacin no depende del gerente, este debe cumplir con los requisitos para cada servicio y solicitar la visita a la entidad territorial de salud departamental o distrital segn corresponda. 1.3.3. Del rea de Gestin administrativa
Tabla 3 (c). COMPROMISOS DE GESTION AREA ADMINISTRATIVA
AREA INDICADOR Monto de la deuda de salarios superior a un (1) mes Monto de la deuda de aportes a seguridad social (pesos) Monto de la deuda de parafiscales (pesos) Nmero de accidentes de trabajo gestionados durante la perodo Fenecimiento de la cuenta Monto de la deuda a contratistas o terceros superior a un (1) mes (pesos) META SEMESTRE 1 META SEMESTRE 2 META SEMESTRE 3 META SEMESTRE 4 META SEMESTRE 5 META SEMESTRE 6 META SEMESTRE 7 META SEMESTRE 8
GESTION ADMINISTRATIVA
Adelantadas las anteriores actividades el Director o Gerente establecer en forma clara la situacin en la que recibe la institucin, los objetivos y las actividades generales a desarrollar durante el perodo y los resultados esperados con esa ejecucin. El Gerente deber plantear y sustentar ante la Junta directiva, de acuerdo con la informacin recolectada y los lineamientos generales planteados, el estndar deseable a alcanzar por la institucin, as como el semestre o perodo de tiempo en el cual piensa lograrlo. Una vez
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios aprobado el plan de gestin se constituir en el referente de evaluacin para esa institucin. Es importante tener en cuenta que la Junta Directiva, una vez presentado el plan de gestin por parte del Gerente lo debe estudiar, ajustar y aprobar, si los anlisis efectuados al plan de gestin concluyen, que no es lo que la Junta considera procedente para la Institucin, debe la misma efectuar los ajustes que estime pertinentes expidiendo el acuerdo con el plan de gestin ajustado y aprobado (artculo 4 del Decreto 357 de 2008). El acuerdo deber ser notificado al Director o Gerente quien podr sealar de manera escrita y fundada las razones por las cuales estima inadecuado el plan aprobado. La Junta Directiva deber analizar y decidir sobre los argumentos formulados por el Director o Gerente en un trmino no superior a quince (15) das hbiles, resueltos los mismos la Junta Directiva expedir el Acuerdo mediante el cual se adopta el plan de gestin.
2. INDICADORES DEL ANEXO TCNICO

De acuerdo con lo establecido en la Resolucin 473 de 2008, el plan de gestin presentado por el Gerente a la Junta Directiva, debe contener las metas semestrales de gestin del perodo para el que ha sido nombrado, es decir para los cuatro aos. Su cumplimiento se medir con el seguimiento a los indicadores establecidos en el anexo tcnico y de acuerdo con la herramienta adoptada para ello. La tabla Nro. 4 del Anexo Tcnico de la Resolucin 473 de 2008, establece el instructivo para la calificacin de cada uno de los indicadores definidos en dicha resolucin, determinando el puntaje que debe ser asignado a cada indicador a partir de la variacin producto de la comparacin del resultado del periodo evaluado frente a la lnea de base, para la primera, evaluacin o frente al resultado de la evaluacin del perodo anterior, para las evaluaciones diferentes a la primera. A continuacin se precisan algunos aspectos acerca de la valoracin y uso de los indicadores.
2.1.
GESTIN GERENCIAL Y ESTRATGICA
En esta se miden los resultados alcanzados en el desarrollo de herramientas gerenciales consideradas estratgicas y vitales para toda institucin, tales como la planeacin, los sistemas de informacin y los sistemas de control, entre otros. 2.1.1. Cumplimiento del plan estratgico, de desarrollo u operativo.
Mide el cumplimiento de los logros planteados por la entidad durante el semestre a evaluar. Corresponde al avance en actividades o al cumplimiento de metas planeadas para el perodo y se desprende de los mecanismos de evaluacin a la ejecucin de la planeacin que la entidad haya definido.
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios DEFINICION OPERACIONAL
DEFINICION MATEMATICA a (/) (=) Unidad de medicin Factor b a*100/b CONCEPTO FUENTE PRIMARIA
Nmero de logros Informe de planeacin institucional o alcanzados en el quien haga sus veces, certificado por la semestre Gerencia Nmero de logros Plan estratgico, de desarrollo u programados para el operativo de la institucin semestre Porcentaje de cumplimiento Porcentaje de cumplimiento 100%
VARIABLES
CONCEPTO Nmero de logros o metas alcanzadas o con cumplimiento adecuado para el perodo Nmero de logros o metas programadas en la planeacin institucional para el perodo DEFINICION Corresponde a aquellas metas o logros planteados cuya evaluacin en el perodo arroj un cumplimiento adecuado segn la metodologa utilizada por la institucin Nmero total de metas o logros a alcanzar en el perodo, de acuerdo con los planes institucionales
2.1.2.
Equilibrio financiero operacional ajustado
Mide la sostenibilidad financiera de la institucin en trminos del dinero recaudado y el proyectado a recaudar por la venta de servicios de salud durante el perodo objeto de evaluacin frente a los costos y gastos causados durante la misma. DEFINICION OPERACIONAL
OPERACIN MATEMATICA A CONCEPTO Ingresos recaudados por venta de servicios en el perodo Menor valor entre cartera por venta de servicios < a 60 das, y el recaudo de cartera de perodos anteriores FUENTE PRIMARIA Columna de recaudo de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar, certificadas por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad. Cartera por venta de servicios < a 60 das: Formulario de cartera reportado en funcin del Decreto 2193 de 2004 al cierre del perodo a evaluar, certificado por el contador de la entidad. Recaudo de perodos anteriores: Columna de recaudo de ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar debidamente avalado y certificado por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad.
(+)
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OPERACIN MATEMATICA (-) (-) (+) (=) C D E {(a+b)}{(c+d-e)} CONCEPTO Costo de Ventas y de Operacin Gastos Operacionales Depreciaciones, amortizaciones, provisiones y agotamiento FUENTE PRIMARIA
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental debidamente avalado y certificado por el Revisor Fiscal, en su defecto por el contador de la entidad.
Equilibrio financiero operacional ajustado Valores en pesos corrientes > Cero
Unidad de medicin Estndar propuesto
VARIABLES
CONCEPTO a Ingresos recaudados por venta de servicios en el perodo Recaudo de Cuentas por cobrar de perodos anteriores Cartera menor a 60 das Costo de Ventas y de Operacin DEFINICION Son los valores recaudados por la facturacin generada y radicada durante la perodo objeto de evaluacin (no se debe incluir la disponibilidad inicial ni el recaudo de perodos anteriores) Es el valor de la recuperacin de cartera en el perodo objeto de evaluacin, de las acreencias a favor de la entidad generada en aos anteriores. Es el valor de las facturas por venta de servicios generadas pendientes de recaudar que en el estado de cartera tienen entre 0 y 60 das de antigedad. Son los costos causados durante el perodo objeto de evaluacin de acuerdo con las normas tcnicas y procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos del Rgimen de la Contabilidad Pblica1. Son los gastos asociados con actividades de direccin planeacin y de apoyo logstico de la entidad durante la perodo objeto de de acuerdo con las normas tcnicas y procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos del Rgimen de la Contabilidad Pblica. Representan los montos determinados para cubrir las previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de prdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio pblico, as como el valor relativo al desgaste o perdida de la capacidad operacional por uso de los bienes, su consumo, o extincin2.
Gastos Operacionales
Depreciaciones, amortizaciones, provisiones y agotamiento
Resolucin 356 del 05 de Septiembre de 2007 la Contadura General de la Nacin. Definicin tomada del Manual de Procedimientos de la Resolucin 356 del 05 de Septiembre de 2007 la Contadura General de la Nacin.
2
12
Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios 2.1.3. Equilibrio o dficit presupuestal del perodo
Mide la sostenibilidad presupuestal de la institucin en trminos del dinero recaudado del perodo a evaluar frente a los gastos comprometidos durante el mismo perodo. DEFINICION OPERACIONAL
OPERACIN MATEMATICA CONCEPTO Ingresos recaudados del perodo sin incluir recursos de convenios FUENTE PRIMARIA Columna de recaudo de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar, certificadas por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad, sin incluir los recursos recaudados por concepto de convenios. Columna de recaudo de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar avalados y certificados por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad. Columna de recaudo de ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar debidamente avalado y certificado por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad. Columna de compromiso de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar y Balance General debidamente avalados y certificados por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad. Columna de compromiso de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar y Balance General debidamente avalados y certificados por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad.
(-)
Disponibilidad Inicial
(-)
Recaudo de cuentas por cobrar de perodos anteriores
(-)
Compromisos del perodo
(-)
Cuentas por pagar de perodos anteriores
(=)
{(a-b-c)}{(d-e)}
Equilibrio o dficit presupuestal del perodo Valores en pesos corrientes > Cero
VARIABLES
CONCEPTO DEFINICION
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CONCEPTO a Ingresos recaudados del perodo sin recursos de convenios Disponibilidad Inicial Recaudo de cuentas por cobrar de perodos anteriores. DEFINICION Son los valores totales recaudados por todo concepto sin incluir los recursos percibidos a travs de convenios. Se entiende por recursos percibidos a travs de convenios aquellos asignados por la nacin o la entidad territorial destinados al fortalecimiento o reorganizacin institucional. Es el saldo de caja, bancos e inversiones temporales y que corresponden a la disponibilidad final del periodo anterior. Es el valor de la recuperacin de cartera en el perodo objeto de evaluacin, de las acreencias a favor de la entidad, generada en perodos anteriores. Gastos que comprenden las apropiaciones para funcionamiento, operacin comercial, servicio de la deuda e inversin que se causen durante el perodo fiscal respectivo. Se deben excluir los compromisos generados con los recursos percibidos a travs de convenios asignados por la nacin o la entidad territorial destinados al fortalecimiento o reorganizacin institucional. Son las obligaciones pendientes por cancelar generadas durante perodos anteriores, con respaldo presupuestal del perodo actual.
b c
Compromisos del perodo
Cuentas por pagar de perodos anteriores
Es importante mencionar que las evaluaciones ordinarias al corte de Junio de cada ao o de las evaluaciones extraordinarias, el valor comprometido deber reflejar los valores que cubran el perodo a evaluar. 2.1.4. Porcentaje de participacin de los ingresos provenientes de la venta de servicios en la financiacin de la entidad
Mide qu proporcin de la operacin de la empresa est financiada con los ingresos recaudados que la empresa destina a la prestacin de servicios de salud. DEFINICION OPERACIONAL
DEFINICION MATEMATICA a CONCEPTO Ingresos recaudados por venta de servicios en el perodo FUENTE PRIMARIA Columna de recaudo de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar avalados y certificados por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad. Columna de recaudo de las ejecuciones presupuestales al cierre del perodo a evaluar, certificadas por el Revisor Fiscal o en su defecto por el contador de la entidad, sin incluir los recursos recaudados por concepto de convenios. % Participacin
(/)
Ingresos recaudados en el perodo sin incluir recursos de convenios 100
(*) (=)
c (a / b) *c
14
Porcentaje 100%
VARIABLES
CONCEPTO a Ingresos recaudados por venta de servicios en el perodo Ingresos recaudados del perodo sin recursos de convenios DEFINICION Son los valores recaudados durante la perodo objeto de evaluacin para la prestacin de servicios de salud (no se debe incluir la disponibilidad inicial ni el recaudo de perodos anteriores) Son los valores totales recaudados por todo concepto sin incluir los recursos percibidos a travs de convenios. Se entiende por recursos percibidos a travs de convenios aquellos asignados por la nacin o la entidad territorial destinados al fortalecimiento o reorganizacin institucional.
2.1.5.
Razonabilidad de los estado financieros
La contabilidad es una de las herramientas de gestin ms importantes para una empresa y debe expresar la situacin financiera de la entidad para posibilitar la toma de decisiones racionales, oportunas y adecuadas para el desarrollo y crecimiento de la misma. Los estados contables expresan, en forma indirecta, el adecuado funcionamiento de los sistemas de informacin y de control de la entidad y son conceptuados por la Revisora Fiscal y por los entes de control, concepto contenido en sus informes. En aquellas entidades que no estn obligadas a tener Revisor Fiscal, el concepto deber ser emitido por el contador de la misma. Para las evaluaciones ordinarias con corte a Junio 30 y las evaluaciones extraordinarias se mantendr la calificacin obtenida en el informe ms reciente. 2.1.6. Cumplimiento en el reporte de la informacin del Decreto 2193 de 2004
Mide el cumplimiento de los trminos establecidos en los artculos 2 y 5 del Decreto 2193 de 2004, para el reporte de informacin de gestin de IPS pblicas DEFINICION OPERACIONAL
CONCEPTO Oportunidad Calidad FUENTE PRIMARIA Certificacin expedida por la Direccin General de Calidad de Servicios del Ministerio de la Proteccin Social. Validacin de la direccin departamental o distrital de salud La informacin debe hacer sido recibida en forma oportuna por parte del Ministerio y contar con la Carrera 13 No. 32 76. PBX: 3305000. FAX: 3305050. www.minproteccionsocial.gov.co. Bogot, Colombia
Estndar propuesto
15

validacin de la direccin departamental o distrital de salud
2.1.7.
Calificacin de la gestin de control interno
La normatividad vigente exige a las Empresas Sociales del Estado el desarrollo de un Modelo Estndar de Control Interno MECI, concediendo un plazo para mximo para su implementacin que vence el 8 de Diciembre de 2008 (Ley 87 de 1993, Ley 734 de 2002, Decretos 1599 de 2006 y 2913 de 2007 entre otras normas). El Modelo Estndar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de estos a los fines esenciales del Estado. En l se aprecia que la calificacin obtenida luego de la aplicacin de las encuestas y la tabulacin de las mismas, arroja un resultado que vara entre 0 y 5 y se proponen cuatro rangos de calificacin, los que estableceran el grado de implementacin y el nivel de desempeo del sistema. Para efecto de aplicar esta evaluacin, la cual es obligatoria para las entidades del Estado y responsabilidad de la alta direccin segn las normas vigentes, se debe transformar la calificacin obtenida a una escala porcentual. Con ello, cada punto obtenido correspondera a un 20% de avance, tal como se muestra en la siguiente tabla.
INTERPRETACION DE RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL MECI AVANCE PUNTAJE FACTOR DE RANGO CRITERIO PORCENTUAL (Ejemplo) CONVERSION (Ejemplo) 0,00 0 Puntaje total entre 0,0 y inadecuado 1,00 20 2,0 2,00 40 Puntaje total entre 2,1 y 2,10 42 Deficiente 3,0 0,2 * 100 3,00 60 Puntaje total entre 3,1 y 3,10 62 Satisfactorio 4,0 4,00 80 Puntaje total entre 4,1 y 4,10 82 Adecuado 5,0 5 100
Entonces, para obtener el avance porcentual en la implementacin o el funcionamiento del MECI es necesario multiplicar por 0,2 * 100 la calificacin obtenida del sistema de evaluacin estandarizado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y trasladar el resultado a la columna de resultados de la herramienta de calificacin del Anexo tcnico de la Resolucin 473 de 2004. Para las evaluaciones ordinarias con corte a Junio 30 y las evaluaciones extraordinarias se mantendr la calificacin obtenida en el informe ms reciente. 2.1.8. Procesos Judiciales contestados dentro del trmino legal
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios La totalidad de los procesos judiciales instaurados contra la entidad deben ser atendidos en forma oportuna y eficaz, siendo responsabilidad directa del Representante Legal de la ESE el control y la verificacin de dicho cumplimiento. Para la construccin del indicador deber analizarse en el perodo cuntos procesos judiciales se han interpuesto en contra de la entidad que requieran la presentacin de recursos para la defensa de la institucin, y cuntos de estos fueron interpuestos dentro de los trminos legales establecidos para ello. Su calificacin solo admite, segn lo establecido en la tabla 4 del anexo de la Resolucin 473, dos posibilidades: 5 cuando la totalidad de los recursos que deban ser presentados estuvieron dentro de los trminos establecidos o 0 cuando alguno de dichos trminos se haya vencido sin que se hubiera presentado el respectivo recurso. En ese orden de ideas, las casillas correspondientes a lnea de base y resultado del perodo evaluado debern registrar el total de recursos judiciales instaurados dentro de los trminos establecidos, especificando la proporcin de los mismos interpuestos en trminos, expresando dicha proporcin en forma numrica: 5/8, 10/10, etc. DEFINICION OPERACIONAL
DEFINICION MATEMATICA a CONCEPTO FUENTE PRIMARIA
(/) (=)
b a/b
Recursos interpuestos Informe del Abogado de la institucin o dentro de los trminos quien haga sus veces avalado por establecidos durante el Control interno perodo Total de recursos que Informe del Abogado de la institucin o deban ser interpuestos quien haga sus veces avalado por durante el perodo Control interno Proporcin de recursos interpuestos en trminos durante el perodo
Unidad de medicin Estndar propuesto VARIABLES

CONCEPTO Recursos interpuestos dentro de los trminos establecidos durante el perodo Total de recursos que deban ser interpuestos durante el perodo
Proporcin La proporcin debe ser 1/1
DEFINICION Nmero de recursos judiciales interpuestos dentro de los trminos establecidos en los diferentes procesos judiciales en contra de la institucin, incluidas tutelas Nmero total de recursos judiciales que deban ser interpuestos por la institucin pues sus trminos vencan dentro del perodo a evaluar, en los diferentes procesos judiciales en contra de la institucin, incluidas tutelas
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2.2.
Gestin de la Prestacin de Servicios de Salud
Corresponde a algunos de los indicadores establecidos por la Resolucin 1446 de 2006, de obligatorio cumplimiento y reporta para las IPS del pas. Se adopta la descripcin realizada en la norma citada, aclarando que la administracin deber soportarse en la informacin radicada ante la Superintendencia Nacional de Salud para el semestre en evaluacin. La construccin de los indicadores deber realizarse con base en las fichas tcnicas para cada uno de ellos, contempladas en el anexo tcnico de la citada resolucin. 2.2.1. Oportunidad de la asignacin de cita en la consulta mdica general
La atencin por el mdico general es la ms importante y frecuente puerta de entrada al sistema. La oportunidad en la atencin es directamente proporcional al acceso a los servicios y su resolutividad es vital para la eficiencia del sistema pues orienta y racionaliza la demanda a niveles superiores de complejidad y especialidad. Una respuesta rpida contribuye a la deteccin y tratamiento en etapas iniciales del proceso patolgico disminuyendo la incapacidad, secuelas y riesgos inherentes a l y disminuye la congestin e inadecuada utilizacin de servicios especializados y de urgencias. El tiempo de respuesta en los prestadores es til para medir la suficiencia institucional para atender la demanda de servicios que recibe, orientando decisiones de mejoramiento. Puede servir para la evaluacin contractual entre las entidades promotoras de salud y los prestadores. Su monitorizacin puede proveer al usuario de informacin relevante para su decisin de acudir a un determinado proveedor de servicios de salud y para la auditora para el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud, puede representar adems un trazador indirecto de la capacidad resolutiva de los procesos de atencin y de la suficiencia de la oferta. La monitorizacin por parte de las instituciones del indicacdor de oportunidad de la asignacin de cita, debe incentivar las acciones de mejoramiento que incrementen la posibilidad del usuario de obtener los servicios que requiere, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo su vida o su salud, reducir las fallas relacionadas con la organizacin de la oferta de servicios en relacin con la demanda, y con el nivel de coordinacin institucional para gestionar el acceso a los servicios. Para una correcta evaluacin de este indicador es necesario que la institucin implemente adecuadamente un proceso de asignacin de citas, de manera que pueda establecer para cada usuario del servicio la fecha en que solicita la cita y la fecha en que se le programa o asigna. Es necesario que se correlacione su evaluacin con un anlisis de la demanda insatisfecha en la organizacin, como quiera que esta permitir validar si el proceso de asignacin de citas asignado est funcionando adecuadamente y de manera indirecta permitir evaluar la fiabilidad del resultado presentado. El resultado de la oportunidad permitir a los prestadores evaluar la suficiencia de la oferta institucional y los ajustes necesarios para atender la demanda que presenta, entre otras cosas.
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta mdica general y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas generales asignadas en la Institucin Das 1 Se divide el numerador entre el denominador y el resultado se presenta con una cifra decimal
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin Fuente primaria Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control Institucin prestadora Libro/registro de asignacin de citas Mensual Denominador Institucin prestadora Libro/registro de asignacin de citas
Semestral
IPS Ente territorial - Superintendencia Nacional de Salud
De haber sido planteado y aprobado el estndar deseable de oportunidad para la entidad, el proceso de calificacin en la evaluacin se referir a la variacin observada con referencia a dicho estndar. As, si la oportunidad es superior al estndar corresponder a la escala de aumento del indicador (calificacin 0), y si es igual o inferior al mismo deber interpretarse como un mejoramiento continuo en el resultado del indicador (calificacin 5). De no haberse fijado estndar institucional, la calificacin corresponder a la variacin observada en el indicador, tal como lo plantea la tabla 4 del anexo a la resolucin 473 de 2008. 2.2.2. Oportunidad de especializada la asignacin de cita en consulta mdica
La oportunidad en la respuesta a la necesidad de la atencin de casos de mayor complejidad que requieren de la intervencin de especialistas tiene impacto sobre la
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios capacidad resolutiva de los casos por su deteccin y atencin temprana disminuyendo los riesgos de incapacidad en tiempo, severidad, secuelas y en la congestin y mal uso de servicios de urgencias. Para efectos de la evaluacin a realizar, solo se tomarn como referencia las cuatro especialidades bsicas (Medicina Interna, Pediatra, Ciruga General y Ginecoobstetricia), distribuyendo entre ellas la ponderacin otorgada a este indicador. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta mdica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita Nmero total de consultas mdicas especializadas asignadas en la institucin Das 1 Se divide el numerador entre el denominador y el resultado se presenta con una cifra decimal
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin Fuente primaria Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control Institucin prestadora Libro/registro de asignacin de citas Mensual Denominador Institucin prestadora Libro/registro de asignacin de citas
Semestral
IPS Ente Territorial - Superintendencia Nacional de Salud
Para efectos de calificar este indicador se procede de igual manera que para el anterior. 2.2.3. Oportunidad de la atencin en consulta de urgencias
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios La oportunidad de la atencin en este servicios es directamente proporcional al acceso a los servicios ambulatorios y su resolutividad es vital para la seguridad y efectividad de la atencin en salud a los usuarios. Debe brindarse una respuesta rpida para lograr la disminucin de la mortalidad, la incapacidad, secuelas y los riesgos inherentes al proceso patolgico que origina la demanda de atencin. Para evaluar correctamente este indicador es necesario que la institucin establezca instrumentos que le permitan determinar la hora de llegada del paciente al servicio de urgencias, y la hora en que es atendido por un profesional de la salud en dicho servicio. Es necesario que se correlacione su evaluacin con un anlisis de los usuarios que no son atendidos en el servicio de urgencias y su respectivo anlisis causal, como quiera que esta permitir evaluar de manera indirecta la fiabilidad del resultado presentado. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Sumatoria del nmero de minutos transcurridos entre la solicitud de atencin en la consulta de urgencias y el momento en el cual es atendido el paciente en consulta por parte del mdico Total de usuarios atendidos en consulta de urgencias Minutos 1 Se divide el numerador entre el denominador
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin Fuente primaria Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control IPS Libro/Registro Urgencias Mensual de Atencin en IPS Libro/Registro Urgencias de Atencin en Denominador
Semestral
Para efectos de calificar este indicador se procede de igual manera que para el anterior.
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios 2.2.4. Proporcin de cancelacin de ciruga programada
La cancelacin de cirugas programadas puede estar relacionada con ineficiencia en los procesos de programacin o asignacin de recursos, planificacin de la atencin al paciente y causas inherentes al propio paciente. La evaluacin de este indicador deber realizarse teniendo en cuenta la totalidad de las causas detectadas, como quiera que en muchas ocasiones las causas que se atribuyen como inherentes al paciente son secundarias a falencias en algunos procesos de la institucin (v.g. informacin al paciente). La oportunidad en la respuesta a la necesidad de realizacin de procedimientos quirrgicos tiene impacto sobre la capacidad resolutiva de los casos por su deteccin y atencin temprana, disminuyendo los riesgos de incapacidad en tiempo y severidad y las secuelas, e impactan positivamente en la contencin de costos de no calidad originados por una atencin inoportuna El tiempo de respuesta en los prestadores mide la eficiencia en los procesos clnicos y administrativos que deben confluir para que estos procesos de atencin en salud se den exitosamente. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Nmero total de cirugas canceladas en el perodo Nmero de cirugas programadas en el perodo Relacin porcentual 100 Se divide el numerador entre el denominador, se multiplica por el factor y el resultado se presenta con una cifra decimal en valor porcentual.
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin Fuente primaria Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) IPS Libro/Registro de Cirugas Mensual IPS Libro/Registro de Cirugas Denominador
Semestral
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Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control
2.2.5.
Proporcin de vigilancia de eventos adversos
La seguridad paciente est recibiendo atencin cada vez mayor en los sistemas de atencin en salud. Una medida importante de la seguridad del paciente es la ocurrencia de Eventos Adversos en los pacientes atendidos. Los Eventos Adversos son lesiones o complicaciones involuntarias que son causadas con mayor probabilidad por la atencin en salud, que por la enfermedad subyacente del paciente, y que conducen a la muerte, la inhabilidad a la hora del alta o a la hospitalizacin prolongada. Muchos de estos eventos pueden ser prevenibles. Existe evidencia que demuestra la asociacin entre la calidad de la atencin y la ocurrencia de eventos adversos. La vigilancia de la ocurrencia de los Eventos Adversos debe estar acompaada del anlisis y de la gestin de los factores que llevan a su ocurrencia, impactando en la mejora de la seguridad con la cual son atendidos los pacientes en la institucin. La informacin que genera este indicador no pretende evaluar la frecuencia con la cual ocurren los eventos adversos en la institucin, sino en que medida la institucin hace un esfuerzo sistemtico para vigilar, evaluar y mejorar la seguridad de la atencin. Este indicador no evala el nmero de eventos adversos presentados en el perodo, sino la proporcin de stos que han sido adecuadamente gestionados. Se entiende por gestin de eventos adversos los esfuerzos que realiza la institucin por detectarlos, realizar un anlisis causal sobre su ocurrencia y desarrollar las acciones necesarias tendientes a prevenir su futura ocurrencia. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Nmero total de eventos adversos detectados y gestionados Nmero total de eventos adversos detectados Relacin porcentual 100 Divide numerador entre el denominador y multiplica por el factor. El resultado se presenta con una cifra decimal
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin IPS IPS Denominador
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Numerador Libro / registro de vigilancia de eventos adversos Continua Denominador Libro / registro de vigilancia de eventos adversos
Fuente primaria Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control
Semestral
IPS Entidad Territorial - Superintendencia Nacional de Salud
2.2.6.
Porcentaje de satisfaccin de usuarios
La percepcin de satisfaccin de los usuarios es uno de los factores con mayor incidencia sobre la toma de decisiones al momento de seleccionar instituciones prestadoras de servicios de salud La monitorizacin de este indicador permitir identificar el nivel de satisfaccin de los usuarios con los servicios y trato recibido por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Dada la dificultad en encuestar a la totalidad de usuarios que acceden a los servicios de la ESE es posible utilizar la metodologa de clculo establecida en la Resolucin 1446, utilizando el nmero de pacientes encuestados como denominador. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Nmero total de pacientes que se consideran satisfechos con los servicios recibidos por la IPS Nmero total de pacientes encuestados por la IPS Relacin porcentual 100 Divide numerador entre el denominador y multiplica por 100
VARIABLES
Numerador Origen de la informacin Fuente primaria IPS Encuesta de satisfaccin IPS Encuesta de satisfaccin Denominador
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Numerador Periodicidad recomendada (no obligatoria) de generacin de la informacin Periodicidad de remisin de la informacin (obligatoria) Responsable de la obtencin y remisin de la informacin del indicador Vigilancia y control Mensual Denominador
Semestral
2.2.7.
Certificacin del cumplimiento de requisitos de habilitacin
Los estndares de habilitacin definen el punto por debajo del cual los potenciales riesgos exceden los beneficios esperados de la atencin en salud, y por lo tanto es preferible que la Atencin en salud no se d en condiciones que pueden amenazar la seguridad del paciente. Este indicador busca evaluar en qu medida la institucin cumple con las condiciones bsicas requeridas y en qu medida la institucin hace esfuerzos por garantizar este entorno seguro, lo cual es evidenciado tanto por las acciones que adelante ante el ente territorial para agilizar el proceso de verificacin externa que ratifique las condiciones declaradas por la misma institucin, como por la obtencin de la certificacin luego de realizado el proceso de verificacin, lo cual es indicativo del esfuerzo por ofrecer y mantener condiciones de atencin en salud seguras. El cierre parcial o total de un servicio, o de la misma institucin durante el perodo de evaluacin, por incumplimiento de las condiciones de habilitacin, se considera un indicio de la falla en desarrollar esfuerzos para favorecer las condiciones bsicas de seguridad de atencin en la institucin DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Servicios certificados en el cumplimiento de habilitacin Nmero total de servicios que ofrezca la institucin Relacin porcentual 100 Divide numerador entre el denominador y multiplica por el factor. El resultado se presenta con una cifra decimal
2.2.8.
Auto evaluacin para la acreditacin

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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios Los estndares de acreditacin definen el nivel de desempeo que idealmente deben alcanzar las instituciones de salud en Colombia para cumplir con su finalidad de ofrecer servicios con calidad y garantizar la seguridad del paciente. La metodologa de la acreditacin busca que la institucin genere procesos de mejoramiento a travs de un proceso de auto evaluacin contra los estndares de acreditacin. Para las instituciones del estado, en virtud del mandato establecido por el Decreto 4295 del 2007, este proceso de auto evaluacin y mejoramiento es obligatorio. Este indicador busca evaluar en que medida la ha desarrollado los procesos de auto evaluacin y mejoramiento de acreditacin, dando una mayor calificacin cuando estos se acompaan de una verificacin externa o de la obtencin del certificado de acreditado en salud expedido por el ente acreditador. La ausencia de auto evaluacin o el desarrollo de esta sin acciones de mejoramiento, se considera indicio de una gestin deficiente que lleva a una deficiente evaluacin. DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Sumatoria de la calificacin de los estndares de acreditacin aplicables Nmero de estndares de acreditacin aplicables a la institucin Relacin numrica entre numerador y denominador 1 Divide numerador entre el denominador y multiplica por el factor. El resultado se presenta redondeando hasta el entero mas prximo
2.3.
Gestin administrativa
En ningn caso se admite como normal la existencia de deudas con funcionarios de la empresa, como tampoco se admite como normal la deuda con contratistas con los que se tengan externalizados los servicios. 2.3.1. Monto de la deuda de salarios superior a un (1) mes
Mide la gestin en el pago de las obligaciones laborales. DEFINICION OPERACIONAL

DEFINICION MATEMATICA a CONCEPTO Deuda correspondiente a la nmina FUENTE PRIMARIA Balance General de la cuenta Nmina por pagar y certificacin de revisora fiscal o en su defecto por el contador de la entidad En Pesos Corrientes 0
Unidad de medicin Factor
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Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios VARIABLES
CONCEPTO Deuda salarios del personal de planta DEFINICION Es el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relacin laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido por acuerdos laborales de conformidad con las disposiciones legales.
2.3.2.
Monto de la deuda de aportes a seguridad social
Mide la gestin en el pago de los aportes a la seguridad social. DEFINICION OPERACIONAL

DEFINICION MATEMATICA a CONCEPTO Deuda correspondiente a aportes de seguridad social descontados y no pagados FUENTE PRIMARIA Balance General y Certificacin de revisora fiscal o en su defecto por el contador de la entidad
En Pesos Corrientes 0
VARIABLES
CONCEPTO
Deuda correspondiente a aportes de seguridad social descontados y no pagados
DEFINICION
Es el valor acumulado de los descuentos realizados a los empleados de acuerdo con los porcentajes establecidos por la ley y que se encuentran pendientes de cancelar a las diferentes administradoras.
2.3.3.
Monto de la deuda de parafiscales
Mide la gestin en el pago de las obligaciones parafiscales. DEFINICION OPERACIONAL

DEFINICION MATEMATICA CONCEPTO Valor registrado de deuda correspondiente a pagos de aportes parafiscales no pagados FUENTE PRIMARIA Balance General de las subcuentas incluidas en Obligaciones laborales y de Seguridad Social Integral del Plan General de la Contabilidad Pblica y Certificacin de revisora fiscal o en su defecto por el contador de la entidad
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Unidad de medicin Factor VARIABLES CONCEPTO Aportes parafiscales no pagados
En Pesos Corrientes 0
DEFINICION Es el valor de los gravmenes establecidos con carcter obligatorio por la Ley, que no fueron pagados por la entidad, acumulados en el Balance General con corte al periodo evaluado.
2.3.4.
Nmero de accidentes de trabajo gestionados durante el perodo
DEFINICIN OPERACIONAL
Numerador Denominador Unidad de medicin Factor Frmula de clculo Nmero total de accidentes de trabajo detectados y gestionados Nmero total de accidentes de trabajo detectados Relacin porcentual 100 Divide numerador entre el denominador y multiplica por el factor. El resultado se presenta con una cifra decimal
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2.3.5.
Fenecimiento de la cuenta
La calificacin de si se cierra o no la cuenta anual presentada est dada por el organismo de control en el informe de auditoria. Mientras dicho informe no se genere se mantendr la calificacin obtenida en el informe ms reciente durante todos los procesos de evaluacin que se realicen. Para aquellas entidades que no sean objeto de auditoria por parte de la Contralora, por no haber sido seleccionadas en la muestra, se aceptar la certificacin de Control Interno de haber radicado la cuenta dentro de los trminos exigidos por el organismo de control, mantenindose la misma escala para la calificacin. (Si o No). 2.3.6. Monto de la deuda a contratistas o terceros superior a un (1) mes
Mide la gestin en el pago de las obligaciones adquiridas con contratistas con los cuales se tengan externalizados los servicios en las diferentes formas de contratacin (cooperativas de trabajo asociado, grupos de prctica profesional, firmas especializadas, etc.). DEFINICION OPERACIONAL
DEFINICION MATEMATICA a CONCEPTO Deudas por contratos de externalizacin de servicios FUENTE PRIMARIA Balance General y Certificacin de revisora fiscal o en su defecto por el contador de la entidad En Pesos Corrientes 0
VARIABLES
CONCEPTO Deudas por contratos de externalizacin de servicios DEFINICION Son los valores adeudados por efectos de la contratacin para la externalizacin de servicios, con personas naturales o jurdicas.
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3. FLUJOGRAMA PRESENTACIN Y APROBACIN DEL PLAN DE GESTIN DEL DIRECTOR O GERENTE DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL - Decreto 357 de 2008
ACCION 1. Presentacin Plan de gestin dentro de los 30 das hbiles siguientes a la posesin del Director o Gerente DIRECTOR O GERENTE
Presentacin
JUNTA DIRECTIVA
DOCUMENTO
Plan de gestin
2. Sustento, Estudio y/o Ajuste del Plan de Gestin dentro de los 15 das hbiles siguientes a la presentacin 3 Aprobacin del Plan de gestin mediante Acuerdo de Junta Directiva15 das hbiles siguientes a la presentacin 4. En caso de inconformidad con el plan aprobado se presentar por escrito las razones de las misma dentro de los 5 das hbiles siguientes a la expedicin de Acuerdo de aprobacin 5. Se analiza y decide sobre los argumentos formulados por el Director o Gerente dentro de los 15 das hbiles siguientes a la presentacin del documento de inconformidad 6. Ajustes al plan de gestin en caso de aceptarse las objeciones presentadas por el Director o Gerente
Sustentacin
Estudio y/o ajuste
Aprobacin
Acuerdo de junta directiva
Inconformidad
Escrito de inconformidad
Decisin de modificar
No
Acuerdo de junta directiva en firme
Si Ajuste plan de
Acuerdo de Junta Directiva plan de gestin
30
4. FLUJOGRAMA EVALUACIN ORDINARIA DEL DIRECTOR O GERENTE DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL - Decreto 357 de 2008
ACCIN 1. Plan de gestin aprobado por la Junta Directiva 2. Presentacin Informe de Gestin A ms tardar 1 de marzo corte 31 de dic. A ms tardar 1 de agosto corte 30 de junio 3. Evaluacin ordinaria dentro de los 15 das hbiles siguientes a la presentacin de los informes de gestin 4. Resultado de la Evaluacin dentro de los mismos 15 das hbiles siguientes a la presentacin de los informes de gestin 5. Notificacin Acuerdo resultados de la evaluacin de
Notificacin
DIRECTOR o GERENTE
JUNTA DIRECTIVA
DOCUMENTO
A
Presentacin Informe de gestin Informe de gestin
Sustentacin del informe de gestin
Evaluacin del informe de gestin
Acuerdo motivado resultados evaluacin
Acuerdo Junta Directiva
6. Presentacin recurso de reposicin dentro de los 5 das hbiles siguientes a la notificacin del acuerdo 7. Resuelve recurso de reposicin dentro de los trminos del Cdigo Contencioso Administrativo
Presenta cin Recurso
NO
By C
SI Estudia y resuelve recurso Acuerdo de Junta Directiva
8. Remisin copia del acuerdo en firme a la Direccin Departamental de Salud o del Distrito Capital segn el caso.
C
Copia Acuerdo de Junta Directiva
9. Resultado de la Evaluacin
C
Evaluaci n satisfac toria
Contina en su cargo el Director o Gerente
NO
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ACCIN 10. Solicitud Retiro del Servicio En firme el resultado insatisfactoria de la Evaluacin, la Junta Directiva dentro de los 5 das habiles siguientes solicitar al nominador la remocin del Director o Gerente 11. Retiro del Servicio El Nominador expide acto administrativo de retiro del servicio DIRECTOR o GERENTE JUNTA DIRECTIVA DOCUMENTO
Solicitud remocin del Director o Gerente
Oficio solicitud remocin del Director o Gerente
Retiro del servicio del Director o Gerente o
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5. FLUJOGRAMA EVALUACIN EXTRAORDINARIA DEL DIRECTOR O GERENTE DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL - Decreto 357 de 2008
ACCIN 1. Plan de gestin aprobado por la Junta Directiva 2. Reunin Junta Directiva para disponer la realizacin evaluacin extraordinaria DIRECTOR o GERENTE JUNTA DIRECTIVA DOCUMENTO
A
Acta Junta Directiva Decisin de que se proceda a evolucin extraordinaria
de
-Se deber solicitar por las 2/3 partes de los miembros de la Junta Directiva -El periodo mnimo a evaluar no podr ser inferior a 3 meses. -Definicin de los aspectos del plan que se quiere evaluar 3. Solicitud del Informe de gestin para evaluacin extraordinaria al Director o Gerente -El periodo mnimo a evaluar no podr ser inferior a 3 meses. -Definicin de aspectos a evaluar 4. Presentacin Informe de Gestin dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo de la solicitud 5. Evaluacin extraordinaria
Sustentacin del informe de gestin
Solicitud del Informe de gestin
Oficio solicitud informe de gestin
Presentacin Informe de gestin
Informe de gestin
Evaluacin del informe de gestin
6. Resultado de la Evaluacin dentro de los 10 das hbiles siguientes a la presentacin de los informes de gestin 7. Notificacin Acuerdo resultados de la evaluacin de
Notificacin
8. Presentacin recurso de reposicin dentro de los 5 das hbiles siguientes a la notificacin del acuerdo
NO
By C
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ACCIN 9. Resuelve recurso de reposicin Dentro de los trminos del CCA DIRECTOR o GERENTE
SI Estudia y resuelve recurso
JUNTA DIRECTIVA
DOCUMENTO
Acuerdo de Junta Directiva
10. Remisin copia del acuerdo en firme a la Direccin Departamental de Salud o del Distrito Capital segn el caso
C
11. Resultado final de la Evaluacin

C
Contina el Gerente en su cargo
NO
12. Solicitud Retiro del Servicio En firme el resultado insatisfactoria de la Evaluacin la Junta Directiva dentro de los 5 das habiles siguientes solicitar al nominador la remocin del Director o Gerente 13. Retiro del Servicio El Nominador expide acto administrativo de retiro del servicio
Retiro del servicio del Gerente
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6. FLUJOGRAMA
EVALUACIN EXTRAORDINARIA ENTIDADES CON CONVENIOS DE DESEMPEO

DIRECTOR O GERENTE DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL - Decreto 357 de 2008
Ministerio de la Proteccin Social
Informe Evaluacin convenios de desempeo
ACCIN 1. Recepcin del informe de Evaluacin de los Convenios de Desempeo suscritos entre la Entidad Territorial y/o las Empresas Sociales del Estado y el Ministerio de la Proteccin Social 2. Reunin Junta Directiva para disponer la realizacin de evaluacin extraordinaria -Siempre y cuando el Director o Gerente hubiera ejercido sus funciones como mnimo tres meses durante el periodo objeto de evaluacin de los convenios de desempeo. 3. Solicitud del Informe de gestin para evaluacin extraordinaria al Director o Gerente
DIRECTOR o GERENTE
JUNTA DIRECTIVA
DOCUMENTO
Informe Evaluacin
Decisin de que se proceda a evolucin extraordinaria
Solicitud del Informe de gestin
Oficio solicitud informe de gestin
4. Presentacin Informe de Gestin dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo de la solicitud
Presentacin Informe de gestin
Informe de gestin
5. Evaluacin extraordinaria El insumo para la evaluacin ser: 1. La evaluacin que se haga del plan de gestin presentado por el Director o Gerente obtenido por la matriz de calificacin del Anexo Tcnico de la Resolucin 473 de 2008 lo cual corresponder al 60% del total de la calificacin. La Condonacin o no de la cuota de repago del crdito en este ultimo caso cuando sea por causas atribuibles al Director o Gerente, correspondiendo al 40% del total de la calificacin.
Sustentacin del informe de gestin Evaluacin del informe de gestin
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ACCIN 6. Calificacin La Junta Directiva realiza la calificacin teniendo en cuenta dos situaciones: 1. Si hay condonacin: El 40% del total de la calificacin se da a la condonacin y el 60% restante a la evaluacin del plan de gestin. 2. Cuando no hay condonacin se debe verificar si la misma obedece a gestin del Director o Gerente. 2.1 Si es por causa del Director o Gerente: 40% del total de la calificacin se da a la condonacin en este caso la calificacin ser cero (0) y el 60% restante se da a la calificacin de la evaluacin del plan de gestin. 2.2 Si no es por causa del Director o Gerente: el 100% se da a la calificacin de la evaluacin del plan de gestin. 7. Resultados de la Evaluacin dentro de los 10 das hbiles siguientes a la presentacin de los informes de gestin DIRECTOR o GERENTE JUNTA DIRECTIVA
S
Condona cin
DOCUMENTO
40% Condonacin 60% Evaluacin Plan de gestin
NO S
Por gestin del Gerente?
40% Condonacin (calificacin = cero) 60% Evaluacin Plan de gestin
NO
100% Evaluacin Plan de gestin
8. Notificacin Acuerdo de resultados de la evaluacin 9. Presentacin recurso de reposicin dentro de los 5 das hbiles siguientes a la notificacin del acuerdo
Notificacin
NO
By C
10. Resuelve recurso de reposicin Dentro de los trminos del Cdigo Contencioso Administrativo
S Estudia y resuelve recurso
Acuerdo de Junta Directiva
11. Remisin copia del acuerdo en firme a la Direccin Departamental de Salud o del Distrito Capital segn el caso
C
36

ACCIN 12. Resultado final de la Evaluacin
DIRECTOR o GERENTE
JUNTA DIRECTIVA
DOCUMENTO
Contina el Director o Gerente en su cargo
NO
13. Solicitud Retiro del Servicio En firme el resultado insatisfactoria de la Evaluacin la Junta Directiva dentro de los 5 das habiles siguientes solicitar al nominador la remocin del Director o Gerente 14. Retiro del Servicio El Nominador expide acto administrativo de retiro del servicio
Retiro del servicio del Director o Gerente
37

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GUIA PARA FORMULACIN DE PLANES DE GESTIN Y EVALUACION DE GERENTES DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO TERRITORIALES Decreto 357 y Resolucin

Direccion General de Calidad de Servicios

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

LINEAMIENTOS GENERALES DEL PLAN DE GESTIN

GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA GESTION DE LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD GESTION ADMINISTRATIVA

COMPROMISOS ESPECFICOS POR REAS DE GESTIN

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA

Del rea de Gestin de la Prestacin de Servicios de Salud

GESTION DE LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

2. INDICADORES DEL ANEXO TCNICO

GESTIN GERENCIAL Y ESTRATGICA

Equilibrio financiero operacional ajustado

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Equilibrio financiero operacional ajustado Valores en pesos corrientes > Cero

Unidad de medicin Estndar propuesto

Depreciaciones, amortizaciones, provisiones y agotamiento

Recaudo de cuentas por cobrar de perodos anteriores

Compromisos del perodo

Cuentas por pagar de perodos anteriores

Unidad de medicin Estndar propuesto

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Compromisos del perodo

Cuentas por pagar de perodos anteriores

Ingresos recaudados en el perodo sin incluir recursos de convenios 100

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Unidad de medicin Estndar propuesto

Razonabilidad de los estado financieros

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Calificacin de la gestin de control interno

Unidad de medicin Estndar propuesto VARIABLES

Proporcin La proporcin debe ser 1/1

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Gestin de la Prestacin de Servicios de Salud

IPS Ente territorial - Superintendencia Nacional de Salud

IPS Ente Territorial - Superintendencia Nacional de Salud

IPS Ente territorial - Superintendencia Nacional de Salud

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

IPS Ente territorial - Superintendencia Nacional de Salud

Proporcin de vigilancia de eventos adversos

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

IPS Entidad Territorial - Superintendencia Nacional de Salud

Porcentaje de satisfaccin de usuarios

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

IPS Ente territorial - Superintendencia Nacional de Salud

Certificacin del cumplimiento de requisitos de habilitacin

Auto evaluacin para la acreditacin

Mide la gestin en el pago de las obligaciones laborales. DEFINICION OPERACIONAL

Unidad de medicin Factor

Monto de la deuda de aportes a seguridad social

Mide la gestin en el pago de los aportes a la seguridad social. DEFINICION OPERACIONAL

Unidad de medicin Factor

Monto de la deuda de parafiscales

Mide la gestin en el pago de las obligaciones parafiscales. DEFINICION OPERACIONAL

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Unidad de medicin Factor VARIABLES CONCEPTO Aportes parafiscales no pagados

Nmero de accidentes de trabajo gestionados durante el perodo

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Unidad de medicin Factor

Ministerio de la Proteccin Social Repblica de Colombia Direccin General de Calidad de Servicios

Estudio y/o ajuste

Acuerdo de junta directiva