Excel Bsico 2007

CONCEPTOS BASICOS
Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel.

En esta cinta nos muestra una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

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Aunque tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men, en el podemos marcar o desmarca la opcin correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar til cuando necesitamos maximizar el tamao de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes: Fichas. Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a las herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imgenes, donde se recogern todos los comandos que necesitemos, y desaparecer cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, mantenindose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.

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Grupos.
Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de caractersticas homogneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.

Comandos.
Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa. La sintaxis de los mens de Excel es la siguiente: Iniciador de cuadros de dilogo. As se denomina la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versin anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de dilogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones.

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Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel.

Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel . (Existen submens).

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Opciones de botn.
En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratn, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn.

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Las opciones que estn activas en cada momento aparecern tambin sobre un fondo anaranjado. Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.

Mini barra de herramientas.

La aplicacin Excel 2007 me permite tener acceso de manera rpida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si sealamos con el puntero del ratn esta mini barra, se activar y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

El mtodo ms rpido para acceder a las opciones de Excel es hacer un clic con el ratn sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecern en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a travs del teclado.

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Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin. Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

CONSOLIDACIN DE CONCEPTOS
FRMULAS
Todos sabemos que Excel permite introducir en las celdas al menos dos tipos de informacin: Por un lado, los valores constantes Estos son nmeros, cadenas de texto o valores como las fechas que permanecen invariables independientemente del contenido de otras celdas. Por otro lado, las frmulas. Estas son combinaciones de operadores y operandos que calculan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de otras celdas.

Tipos de operandos
Los operandos son los elementos con los que se realizan clculos en las frmulas. Estos pueden ser: Constantes (numricas, de texto o de fecha, dependiendo de la frmula) Referencias a celdas Referencias a rangos Frmulas

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Excel Bsico 2007 Tipos de operadores

Hay cuatro tipos de operadores: Aritmticos: De texto: De comparacin: + & (suma) (concatenaci = n) (igual a) (resta) <> * (distinto de) (multiplicacin > ) (mayor) / >= (divisin) (mayor o ^ igual) (exponenciaci < n) (menor) <= (menor o igual) Lgicos: NO (niega al predicado que precede) Y (une un predicado a otro acumulando las condiciones) O (une un predicado a otro sin acumular las condiciones)

PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMTICOS

Las operaciones matemticas tienen una jerarqua, un orden de precedencia, as que algunas se resuelven antes que otras. Ejemplo: 12/3 + 2*2 - 1 = 4 + 4 1 = 7 Se efectan primero las divisiones y multiplicaciones y se dejan por ultimo las sumas y restas. El orden de precedencia de las operaciones aritmticas en Excel se resume en la siguiente tabla:

Formulas en Excel

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Insertar funcin

Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas Elegir la opcin Insertar funcin. O bien, hacer clic sobre el botn la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario

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conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). Si quieres conocer ms sobre las referencias y nombres visita nuestro bsico. Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. EJERCICIOS

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Grficos Introduccin Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico. Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente.

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ESCUELA POLITECNICA DE COMERCIO Antiguo Cine Salinas 5 Cuadras Abajo, 2 Cuadras al Norte. Campo Bruce, Managua Nicaragua Telfonos: 2244-0290, 2249-0880

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