MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS Direccin Financiera Manual de Organizacin y Funciones

1. Misin y Visin del Ministerio de Finanzas Pblicas

Misin
Generar y administrar los recursos financieros y patrimoniales del Estado, de manera eficaz, equitativa y transparente, para alcanzar el bien comn.

Visin
Ser ejemplo de administracin y gestin pblica, que por sus resultados, impacte positivamente en el desarrollo de Guatemala. 2. . Organigrama del Ministerio de Finanzas Pblicas

3. Funciones de la Direccin Financiera Funciones Generales: De conformidad con lo establecido en el Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas, son funciones generales de la Direccin Financiera las siguientes: Desarrollar las actividades de la formulacin consolidada del anteproyecto de presupuesto de gastos, plan anual, modificaciones presupuestarias, programacin y reprogramacin de la ejecucin presupuestaria y financiera del Ministerio; Coordinar la recepcin, revisin y autorizacin de los Comprobantes nicos de Registro de las unidades ejecutoras, as como gestionar ante la Tesorera Nacional los pagos por el sistema acreditamiento en cuenta; Administrar las asignaciones financieras programadas por el Comit de Programacin de la Ejecucin Presupuestaria, para cubrir los gastos de las unidades y dependencias administrativas del Ministerio; Llevar el registro y control financiero, en forma analtica y consolidada, de la ejecucin del presupuesto del Ministerio; Orientar a las unidades ejecutoras de la Institucin, en el proceso de ejecucin presupuestara de gastos e ingresos en el SICOIN, incluyendo el uso de formularios que constituyan documentacin de respaldo para los registros que correspondan al Ministerio; Analizar la documentacin de respaldo para el registro de las diferentes etapas del gasto y el ingreso en el SICOIN que correspondan al Ministerio, acorde a los niveles de desconcentracin presupuestaria vigente en la institucin; Asesoras a las unidades ejecutoras de la Institucin, en cuanto al registro y aprobacin de la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos en el SICOIN, de las operaciones que correspondan al Ministerio; Producir informacin de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos del Ministerio para la toma de decisiones; Administrar, coordinar y supervisar el manejo de Fondo Rotativo Institucional del Ministerio; Elaborar el informe anual de la ejecucin presupuestaria del Ministerio; Coordinar, programar y realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios del Despacho Ministerial y las Unidades de Apoyo, as como administrar el manejo del Fondo Rotativo Interno;

Gestionar los aportes constitucionales e institucionales a los organismos y entidades cuyas asignaciones presupuestarias estn incluidas en las Otras Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, de conformidad con la ley; Formular, en su calidad de Unidad de Administracin Financiera, los planes de trabajo de la Direccin y la Ejecucin de los mismos; Presentar los informes cuatrimestrales de las actividades realizadas, que reflejen los avances de las metas establecidas en el plan operativo anual del ministerio; y Realizar otras funciones similares, que le sean asignadas por la Ley y por el Despacho Ministerial.

Funciones Especficas de sus Unidades Administrativas: Para dar cumplimiento a las funciones generales que a la Direccin Financiera le atribuye el Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas, las unidades administrativas que la integran deben cumplir con las siguientes funciones especficas: DIRECCIN: El Director Financiero es el funcionario superior de la Direccin y responsable de la conduccin de la misma. Sus funciones son las siguientes: Planificar, organizar, dirigir, administrar y evaluar las actividades de la Direccin Financiera relacionadas con el proceso de ejecucin presupuestaria de la Direccin y de las asignaciones de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro. Planificar e implementar las acciones que en materia de administracin financiera, se desarrollan en las unidades ejecutoras del Ministerio; Dirigir y coordinar las polticas y estrategias de administracin financiera del Ministerio, a travs de la aplicacin de las normas dictadas por los rganos rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera; Velar por la capacitacin del personal que labora en la Direccin y del resto de trabajadores responsables de la administracin financiera, en cada una de las unidades ejecutoras del Ministerio; Coordinar y asesorar en materia de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos, a las unidades ejecutoras del Ministerio; Aprobar el Plan Anual de Trabajo, el Informe de Actividades y la Memoria Anual de Labores de la Direccin; Dar seguimiento y control a la ejecucin del plan de trabajo a que se refiere el punto anterior, conjuntamente con la Subdireccin;

Proponer los proyectos de manuales de organizacin, normas, procedimientos administrativos, tcnicos, legales y operativos que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de la Direccin; Velar por el cumplimiento de las transferencias de fondos que deba hacer el Ministerio a otros Organismos, Entidades Descentralizadas, Autnomas y otros, en calidad de aportes constitucionales, institucionales y otros compromisos previstos en Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Presentar al Despacho Ministerial los informes financieros de la ejecucin presupuestaria del Ministerio; Asesorar al Despacho Superior en asuntos relacionados con la ejecucin presupuestaria del Ministerio de Finanzas Pblicas y de las asignaciones programadas en Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Emitir opinin con relacin a las solicitudes de modificaciones presupuestarias que presenten las unidades ejecutoras del Ministerio al Despacho Ministerial; Administrar las asignaciones financieras autorizadas por el Comit de Programacin de la Ejecucin Presupuestaria (COPEP), para cubrir los gastos de las unidades ejecutoras del Ministerio; Coordinar la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de gastos del Ministerio, conforme disposiciones legales y normativas tcnicas vigentes, para su presentacin ante la Direccin Tcnica del Presupuesto; Refrendar los proyectos de Resolucin relacionados con el pago de prestaciones laborales, devoluciones de impuestos y modificaciones presupuestarias de las unidades ejecutoras del Ministerio y de las asignaciones de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro y, someterlas a consideracin del Despacho Viceministerial de Administracin Interna y Desarrollo de Sistemas; Coordinar las actividades relacionadas a la recepcin, registro, control y notificacin de los expedientes que en el mbito de su competencia, conoce la Direccin; Planificar y coordinar el registro de los ingresos presupuestarios de acuerdo a los niveles de desconcentracin que establezca el Despacho Superior. Establecer las polticas en materia administrativa de la Direccin; Proponer a los candidatos a ocupar los puestos que estn vacantes en la Direccin; Verificar, analizar, evaluar e implementar medidas de control interno en los departamentos, secciones y unidades que conforman la Direccin;

Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones derivadas de auditorias practicadas por la Contralora General de Cuentas y por la Auditoria Interna del Ministerio; Participar en reuniones de la Direccin, a fin de mejorar los procesos en las distintas reas de trabajo; y, Ejecutar otras funciones que le competen como administrador financiero del Ministerio y las que le asigne las autoridades superiores.

SUBDIRECCIN: El Subdirector Financiero sustituye al Director en caso de ausencia temporal y ocupa la jerarqua inmediata inferior a la del Director, por lo que debe apoyarlo en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes:
Coordinar y planificar el desarrollo de las actividades de la formulacin consolidada del anteproyecto de presupuesto de gastos y del Plan Operativo Anual del Ministerio; Coordinar la gestin de programacin, reprogramacin y modificaciones presupuestarias que sean necesarias en el proceso de ejecucin por parte de las dependencias que se constituyen en Unidades Ejecutoras del Ministerio. Coordinar la ejecucin de la fase de solicitud de pago en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN, con base a los Comprobantes nicos de Registro Electrnico, que para el efecto aprueben las Unidades Ejecutoras del Ministerio. Planificar las acciones correspondientes a la administracin y manejo del Fondo Rotativo Institucional del Ministerio. Organizar, coordinar y controlar la gestin de los aportes constitucionales, institucionales y otros compromisos programados en las asignaciones presupuestarias de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro. Coordinar y planificar el registro y/o aprobacin en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN, de los ingresos tributarios e ingresos varios que le correspondan, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos respectivo. Brindar asesora a las Unidades Ejecutoras de la Institucin, en cuanto al registro y aprobacin de la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN. Brindar apoyo a las actividades de desconcentracin de la ejecucin presupuestaria que establezca el Despacho Superior del Ministerio, a fin de lograr su oportuna implementacin en las Unidades Ejecutoras de la institucin. Planificar y coordinar la generacin de informacin de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos del Ministerio, para la toma de decisiones.

Llevar a cabo la funcin de administrador del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN, para la activacin y/o desactivacin de perfiles para los diferentes usuarios de las Unidades Ejecutoras del Ministerio. Planificar, organizar y coordinar las acciones orientadas a la administracin del Fondo Rotativo Interno de la Direccin, as como su correspondiente rendicin de cuentas ante la Contralora General de Cuentas de la Nacin. Organizar, planificar y coordinar el trmite de los expedientes relacionados con asuntos de carcter presupuestario y financiero de las distintas Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Pblicas. Velar conjuntamente con el Director Financiero, por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en los planes de trabajo de la Dependencia. Evaluar conjuntamente con el Director Financiero, el grado de desempeo del personal que labora en la Dependencia. Velar por una adecuada ejecucin presupuestaria de las asignaciones de la Direccin Financiera y de las que se programan en la entidad Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro. Velar por el cumplimiento de las normas y polticas disciplinarias relacionadas con el recurso humano de la Direccin.
Velar conjuntamente con el Director Financiero por la capacitacin y profesionalizacin del recurso humano. Brindar asesora profesional al Director Financiero y sustituir a ste en caso de ausencia temporal. Otras funciones que le sean asignadas por el Director Financiero.

UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS: Son funciones de la Unidad de Servicios Administrativos Internos las siguientes: Planificar y registrar las actividades de ejecucin presupuestaria que le compete a la Direccin; Coordinar la elaboracin del anteproyecto de presupuesto y el plan operativo anual del Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo; Proponer a la Direccin las programaciones, reprogramaciones financieras y modificaciones presupuestarias que se establezcan necesarias en el proceso de ejecucin presupuestaria; Presentar al Director los informes gerenciales de ejecucin presupuestaria de la Direccin; Coordinar, organizar y controlar el manejo del Fondo Rotativo Interno asignado a la Direccin;

Coordinar, supervisar y autorizar la elaboracin de los listados de gastos, de acuerdo al Manual de Ejecucin Presupuestaria, y gestionar las reposiciones del Fondo Rotativo Interno; Elaborar informes en forma semanal y mensual sobre el comportamiento del manejo del Fondo Rotativo, as como elaborar el cuadre respectivo y reportarlo al Director; Calcular y proporcionar los recursos de viticos a funcionarios y empleados del Ministerio, de conformidad con el Reglamento de Viticos vigente; Coordinar y supervisar el Almacn de Materiales y Suministros de la Direccin; Coordinar y supervisar el levantamiento de inventarios fsicos en el Almacn de Materiales y Suministros y comparar los resultados con los registros contables; Atender con eficiencia, prontitud y transparencia los requerimientos de bienes y servicios que requiera el Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo; Coordinar la elaboracin y ejecucin de los programas de compras de materiales y suministros de la Direccin; Cumplir con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y las polticas dictadas por la Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en materia de adquisicin de bienes y servicios; Coordinar y ejecutar procesos de compra de bienes y servicios de la Direccin, por medio de contrato abierto, compra directa, eventos de cotizacin y/o licitacin, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado; Coordinar y dirigir las actividades relacionadas al registro y control de los Activos Fijos y bienes fungibles, que son responsabilidad de la Direccin; Realizar inspeccin fsica de bienes en el rea de inventarios y verificar su registro contable; Resolver las solicitudes de bajas de mobiliario y equipo del Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo, conforme a las normas y procedimientos vigentes; Actualizar las tarjetas de responsabilidad cuando se produzca rotacin y/o retiro del personal, adquisiciones, bajas o traslados de bienes del Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo; Realizar el inventario fsico anual de bienes muebles e inmuebles del Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo y, remitirlo a la Direccin de Contabilidad del Estado en la fecha que establece la Ley;

Administrar la red interna y los servidores que utiliza la Direccin, aplicando las normas y regulaciones establecidas por la Direccin de Tecnologas de Informacin del Ministerio; Coordinar y supervisar la instalacin y configuracin de equipos de cmputo e impresoras, instalacin y revisin de equipos de soporte de energa de la Direccin; Elaborar las nminas para el pago en concepto de tiempo extraordinario del personal a cargo del Despacho Ministerial, la Direccin y las Unidades de Apoyo; Velar por el mantenimiento adecuado de las instalaciones fsicas de la Direccin; Coordinar las acciones que en materia de personal se apliquen en la Direccin; Brindar apoyo logstico en todas las actividades programadas por la Direccin; y, Desarrollar otras funciones que le sean asignadas por la Direccin.

DEPARTAMENTO DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO: Son funciones del Departamento de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, las siguientes: Planificar y registrar las actividades de ejecucin presupuestaria de las asignaciones programadas en la entidad Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Coordinar la elaboracin y presentacin del anteproyecto de presupuesto de las asignaciones de la entidad Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Coordinar y velar por el oportuno traslado de recursos en concepto de aportes institucionales, constitucionales y otros compromisos, a favor de las entidades cuya asignacin presupuestaria se encuentra programada en Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Organizar y coordinar el registro de todas las operaciones presupuestarias y financieras de las asignaciones previstas en Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Proponer al Director y/o Subdirector, las modificaciones presupuestarias, programaciones y reprogramaciones financieras, que se estime necesario realizar durante el proceso de ejecucin presupuestaria de las asignaciones previstas en Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Presentar al Director los informes gerenciales relacionados a la ejecucin presupuestaria de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Desarrollar otras funciones que le sean aginadas por la Direccin.

UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA: Son funciones de la Unidad de Administracin Financiera, las siguientes: Organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de la formulacin consolidada del anteproyecto de presupuesto de gastos, plan operativo anual, programacin y reprogramacin de la ejecucin presupuestaria y financiera del Ministerio y Otras Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por la Direccin y los entes rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera; Coordinar las actividades vinculadas al proceso de consolidacin de la programacin financiera de las Unidades Ejecutoras del Ministerio, atendiendo lineamientos del Comit de Programacin de la Ejecucin Presupuestaria -COPEP-; Administrar de las asignaciones financieras aprobadas por el Comit de Programacin de la Ejecucin Presupuestaria, para cubrir los gastos de las Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio de Finanzas Pblicas; Ejecutar la instancia de Solicitud de Pago, con base en los Comprobantes nicos de Registro Electrnicos, debidamente aprobados por las Unidades Ejecutoras del Ministerio; Coordinar la autorizacin y gestin de solicitud de pago, de los Comprobantes nicos de Registro que afectan el presupuesto de egresos de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Coordinar las actividades relacionadas con la formulacin, programacin, reprogramacin, modificacin y ejecucin de la produccin de metas fsicas del Ministerio, acorde con los lineamientos y normas tcnicas vigentes; Asesorar a las Unidades Ejecutoras del MFP, en materia de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos en el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental SICOIN-; Coordinar el trmite de expedientes relacionados con gestiones de modificaciones presupuestarias, conforme a las disposiciones contenidas en la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento; Coordinar la constitucin, administracin y liquidacin del Fondo Rotativo Institucional del Ministerio; Coordinar la elaboracin del informe anual de la ejecucin presupuestaria del Ministerio; Velar por el resguardo y custodia de la documentacin relacionada con la ejecucin presupuestaria de las asignaciones de la entidad Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro;

Llevar un adecuado control del movimiento de ingresos y egresos de los fondos privativos que por disposicin lega, recaudan las unidades ejecutoras del Ministerio, as como realizar las conciliaciones mensuales correspondientes; Coordinar el acreditamiento a cuenta de los diferentes proveedores del Ministerio; y, Desarrollar otras funciones que le sean asignadas por la Direccin.

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS: Son funciones del Departamento de Registro de Ingresos Presupuestarios, las siguientes: Planificar y desarrollar las actividades relacionadas a la aprobacin de los ingresos tributarios que recauda y registra la Superintendencia de Administracin Tributaria -SAT-; Dirigir el proceso de registro y aprobacin en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN, de los ingresos varios que de acuerdo a los niveles de desconcentracin que establezca el Despacho Ministerial, le competen a la Direccin; Coordinar con las entidades que correspondan, las gestiones necesarias para el registro y/o aprobacin oportuna de los ingresos tributarios y de los ingresos varios que competen a la Direccin; Velar por el cumplimiento de las polticas y normas tcnicas dictadas por los entes rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera, en materia de ingresos presupuestarios; Velar por la elaboracin de informes gerenciales relacionados con los ingresos presupuestarios que son competencia de la Direccin, para la toma de decisiones; Coordinar las acciones relacionadas a la existencia de un adecuado resguardo de la documentacin que soporta las operaciones presupuestarias de ingresos que le competen a la Direccin; y, Desarrollar otras funciones que le sean asignadas por la Direccin.