EVALUACIN PRESUPUESTAL 1.

Aspectos Generales Cada entidad debe evaluar los resultados de su gestin en trminos de la ejecucin presupuestaria y el cumplimiento de las metas presupuestarias. El propsito de identificar los problemas presentados y determinar medidas correctivas que permitan mejorar la gestin del proceso presupuestario. La evaluacin se articula en torno a indicadores de naturaleza presupuestaria que se estiman tanto respecto del PIA como del PIM, y que corresponden a las dimensiones de: Eficacia: identifica el avance de la ejecucin presupuestaria, es decir recursos ejecutados como proporcin de los ejecutados. Eficiencia: determina la utilizacin de los recursos relacionndolos con los costos de cada meta. Desempeo: trata de determinar la "performance" de la gestin presupuestaria en trminos de la prioridad de los objetivos dentro de los programas, el cumplimiento de las metas presupuestarias y el nivel de ejecucin con relacin al calendario de compromisos. operacin: evala ciertas partidas de gasto segn loa costos medios por funcionario.

2. Concepto La Evaluacin Presupuestaria es el conjunto de procesos de anlisis para determinar sobre la base continua en el tiempo, los avances fsicos y financieros obtenidos, a un momento dado y su contrastacin con los Presupuestos Institucionales y est orientada a evidenciar el logro de los objetivos institucionales a travs del cumplimiento de las metas presupustales previstas. Por su parte el artculo 46 de la ley N 28411seala que en la fase de Evaluacin presupuestaria, se realiza la medicin de los resultados obtenidos y el anlisis de las variaciones fsicas y financieras observadas, en relacin a lo aprobado en los presupuestos del Sector Pblico, utilizando instrumentos tales como indicadores de desempeo en la ejecucin del gasto. Esta evaluacin constituye fuente de informacin para la fase de programacin presupuestaria, concordante con la mejora de la calidad del gasto pblico. 3. Finalidad de la Evaluacin La Evaluacin Presupuestaria Institucional tiene los siguientes fines:

a) Determinar el grado de eficacia en la Ejecucin Presupuestaria de los Ingresos y

Gastos, as como el cumplimiento de las Metas presupuestarias contempladas en las Actividades y Proyectos para el periodo en la evaluacin. b) Determinar el grado de Eficiencia en el cumplimiento de las metas presupuestarias, en relacin a la Ejecucin Presupuestaria de los gastos efectuados durante el periodo a evaluar. c) Explicar las desviaciones presentadas en el comportamiento de la ejecucin de ingresos y egresos comparndolas con la estimacin de recursos financieros y la previsin de gastos contemplados en el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) V determinar las causas que las originaron

d) Lograr una visin general de la administracin del Pliego, vinculado con la

produccin de bienes y servicios que brinda a la comunidad. e) Identificar medidas correctivas a fin de mejorar la gestin del Presupuesto Institucional. 4. Objetivo Contrastar los avances financieros y fsicos obtenidos frente a los ingresos, egresos y metas previstas en el presupuesto aprobado, as como determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales programadas. Determinar la eficacia en la ejecucin presupuestaria de los Ingresos y Gastos, as como el nivel de cumplimiento de los Objetivos y Meta del Presupuesto autorizado a la fecha de evaluacin. Conocer los resultados de la gestin presupuestaria y su incidencia en la posicin econmica y financiera en las Entidades, identificando los factores y hechos que incidieron en los resultados alcanzados. Formular sugerencias para la adopcin de medidas correctivas a fin de mejorar la gestin del Presupuesto Institucional en los sucesivos Procesos Presupuestarios. Determinar el grado de eficacia en el cumplimiento de los programas. Medir y examinar los resultados obtenidos, en relacin a las metas previstas. Analizar las desviaciones en relacin a lo programado y determinar sus causas. Comparar los costos previstos de los programas con los costos reales de ejecucin. Proporcionar informacin estadstica para futuras proyecciones. Formular recomendaciones a fin de que las autoridades correspondientes adopten medidas correctivas al caso. 5. Evaluacin por Programas Se trata de un proceso sistemtico de anlisis de resultados e instrumento de apoyo a la toma de decisiones, que mide el costo efectivo de los programas y su impacto sobre las actividades y proyectos ejecutados. Este sistema de evaluacin debe ser integral en el sentido de incorporar estudios cada etapa, tanto en su ejecucin, como en la etapa final de los programas y proyectos. Dada la diversidad de programas gubernamentales financiados con recursos presupuestarios, es necesario utilizar un conjunto de criterios de seleccin como, por ejemplo, antigedad, importancia estratgica, informacin necesaria disponible, monto de recursos involucrado y cobertura, etc. Debe tener como caractersticas bsicas la fundamentacin tcnica, independencia y objetividad de los resultados, eficiencia y calidad de las evaluaciones, sistematizacin, como tambin transparencia de la informacin. Con esto, se constituye como insumo clave para mejorar la asignacin de recursos pblicos la gestin de los programas pblicos, a travs de

mecanismos de evaluacin transparentes y tcnicos, que den cuenta de su accin a la ciudadana de forma abierta. 6. Evaluacin y Seguimiento La implementacin de un presupuesto por resultados implica un "accountability" del desempeo y para este fin es preciso promover un clima orientado al desempeo a travs de la integracin de los temas de desempeo global, como tambin el mejoramiento del control macro y la eficiencia micro. Para ello, es requisito contar con sistemas de control de los gastos, establecer prioridades entre programas, exigir la medicin del desempeo y la evaluacin de resultados, tener administradores responsables por el accountability, como tambin promover sistemas de reporte y generacin de informacin. La evaluacin de los resultados obtenidos se confronta con las metas para valorar el grado de cumplimiento y calificar la gestin con criterios de eficacia, eficiencia, economa y calidad de las intervenciones del Estado. El establecimiento de herramientas de evaluacin genera compromisos en los agentes ejecutores y en mayor grado cuando ellos participan directamente de su diseo e implementacin. Asimismo, promueve la transparencia de la accin del gobierno y determina responsabilidades institucionales en todos los niveles de la jerarqua. Un sistema de evaluacin como este permite:

Definir acciones correctivas a corto plazo y de retroalimentar la planeacin y

programacin, permitiendo verificar si se hizo una correcta planificacin estratgica, cmo se da la generacin de bienes y servicios, si se da una adecuada atencin a los usuarios y que se puede mejorar. Promover la transparencia en la asignacin y ejecucin de recursos Usar ms eficientemente los recursos. Mejorar continuamente. Generar informacin til y confiable para la toma de decisiones. Mejorar la toma de decisiones fortaleciendo el diseo y ejecucin de las polticas pblicas. Contrastar recursos contra resultados y no contra actividades procesos.

De esta manera, la evaluacin se constituye en un elemento importante del proceso de planificacin y su desarrollo demanda instituciones, procesos metodologas e insumos que permitan formar juicios de apoyo a la toma de decisiones. De all la necesidad de sistematizar un proceso que promueve sustantivamente el aumento de la eficiencia y eficacia en: (a) la asignacin ejecucin presupuestaria con informacin veraz, oportuna, pertinente y confiable desde que se puede conocer los objetivos que se logran con la ejecucin del gasto, los costos y las actividades requeridas para lograra los objetivos, (b) la rendicin de cuentas a la ciudadana y (c) el desarrollo de sistemas de rendicin de resultados. 7. Mecanismos e Instrumentos de evaluacin El mejoramiento de la gestin de las organizaciones pblicas se sustenta en el diseo e implementacin efectiva de un sistema de evaluacin del desempeo por resultados y de seguimiento de los compromisos contrados. En particular la reforma del sistema presupuestario debe tener como propsito orientarse hacia la poltica, medidas,

instrumentos y costos. Para este fin, dicha reforma deber considerar, por un lado, la incorporacin de un conjunto de indicadores sobre cantidad, calidad, costos de produccin de bienes y servicios, y los efectos o resultados. Por otro, deber trabajar con un enfoque integrado de diseo de programas de poltica, gestin del desempeo y evaluacin de polticas. Para ello se debe articular una serie de mecanismos de evaluacin interrelacionadas e interdependientes, entre los que destacan principalmente: la planifica estratgica, un sistema de indicadores de desempeo, un sistema integral informacin, convenios de gestin y un sistema de evaluacin de programas gubernamentales. 8. Etapas de la Evaluacin Presupuestaria La evaluacin se compone de tres (03) etapas las cuales deben desarrollarse secuencialmente, formando parte integrante del mismo proceso, siendo estas las siguientes: Primera etapa.- Anlisis de la Gestin Presupuestaria en trminos de Eficacia y Eficiencia". Segunda etapa.- "Identificacin de los problemas presentados". Tercera etapa.- "Determinacin de medidas correctivas internas y formulacin de sugerencias a los Sistemas Administrativos". A) PRIMERA ETAPA: "Anlisis de la gestin presupuestaria". La etapa de Anlisis de la Gestin Presupuestaria en trminos de Eficacia y Eficiencia" consiste en comparar, para el caso de anlisis de eficacia y eficiencia la informacin de la ejecucin presupuestaria de los ingresos, egresos y logros de las metas presupuestarias, registrada durante el periodo a evaluar, con la informacin contenida el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y en Presupuesto Institucional Modificado (PIM) Los procesos de anlisis de la Gestin Presupuestaria. Deben permitir medir la eficacia y eficiencia del Pliego en la ejecucin de los ingresos y egresos, as como en el empleo de los recursos asignados as como en la ejecucin de las metas Presupuestarias establecidas. Los trabajos de anlisis se dividen en los siguientes procesos:

I) Aplicacin de los indicadores presupuestarios a que se refiere el Artculo 9 de la

Presente Directiva II) Explicacin de los valores resultantes de la aplicacin de los indicadores presupuestales de Eficiencia y Eficacia Los indicadores Presupuestarios El anlisis de la Gestin Presupuestaria del Pliego se deben emplear los siguientes indicadores Presupuestarios Indicador de eficacia Indicador de eficiencia

Indicador de eficacia

Identifica el avance de la ejecucin presupuestaria de los ingresos, gastos y metas, respecto al Presupuesto Institucional modificado PIM' Indicador de eficiencia Determina la ptima utilizacin de los recursos pblicos asignados a cada meta Presupuestaria respecto de sus previsiones de gastos contenidas en el PIA y PIM.

B) SEGUNDA ETAPA.- Identificacin de los problemas presentados''.

Consiste en identificar los problemas que ocurrieron durante la ejecucin Presupuestaria detectados en la primera etapa anlisis de la gestin presupuestaria" sealando las causas que motivaron tales resultados

C) TERCERA ETAPA.- Determinacin de medidas correctivas.

Consiste en determinar las soluciones tcnicas pertinentes y/o correctivos necesarios para evitarlos o superar los inconvenientes y/o deficiencias observadas durante el Periodo evaluado Evaluacin Presupuestal
Proporcionar informacin a los niveles responsables de la autorizacin, financiamiento y ejecucin del presupuesto, as como a la ciudadana en general, sobre su rendimiento en comparacin con lo planeado. Determinar el grado de eficacia en la ejecucin presupuestaria. Medir y examinar los resultados obtenidos en trminos de eficiencia, Explicar las desviaciones presentadas Formular sugerencias para la adopcin de presupuestos Evaluar los resultados de la gestin presupuestarla basndose en la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos as como en la determinacin del cumplimiento de las metas fsicas y financieras. Debe tomarse en cuenta criterios homogneos, claros y precisos. Centralizacin normativa y descentralizacin operativa. Estrecha colaboracin de todas las dependencias reas de actividades de las entidades Permanente.- la evaluacin permanente se ejecuta sobre la ejecucin presupuestal durante el ejercicio identificando y precisando las desviaciones y posibilitando su correccin oportuna mediante el mecanismo de la retroalimentacin. Finalizacin del Semestre y el Ejercicio Presupuestal. Consiste en comparar la informacin contenida en el PIA y en el PIM con la ejecucin presupuestaria de los ingresos, egresos y metas presupuestales registrados durante el periodo a evaluar. Contrastacin de la ejecucin presupuestaria de los ingresos (recaudacin, captacin en PIA y PIM a nivel de fuentes de financiamiento y especficas de ingresos). Contrastacin de la ejecucin presupuestaria de los egresos (compromisos realizados) con las previsiones establecidas en el PIA y PlM, a nivel de categora de Consiste en identificar los problemas presentados durante gasto genrico y especfica del gasto. el proceso de anlisis explicacin de la gestin presupuestaria en trminos de eficacia y eficiencia a nivel de actividad, proyecto y Pliego. Indicador de Eficacia El coeficiente de eficacia debe tender A1, en el caso de no llegar A1 debe sealarse las causas que motivaron tal resultante. Indicador de Eficiencia El resultado de la diferencia entre lo estimado (PIM y PIA) y lo ejecutado debe ser positivo, en caso que no sea positivo, Debe sealarse las causas que motivaron tal resultado). Consiste en determinar las soluciones tcnicas pertinentes y los correctivos necesarios para evitar o superar los inconvenientes y deficiencias observadas durante el periodo evaluado en base a los resultados de las etapas anteriores Definicin de nuevas actividades y proyectos. Perfeccionamiento de la programacin presupuestal de ingresos y gastos, etc Seleccin de nuevas metas representativas.

Etapa n travs a de la cual se Presupue miden los stal resultados de la gestin presupuestaria sobre la base del anlisis y evaluacin de los avances fsicos y financieros as como de las variaciones observadas sealando sus causas, la misma que est orientada a evidenciar el logro de los objetivos institucionales a travs del cumplimiento de las metas Presupuestaria s previstas.

Evaluaci

Objetivo

Finalidad

Caracterstic as

Tipos de Evaluacin

Anlisis y Explicacin de la Gestin Presupuest aria en trminos de Eficacia y Eficiencia

Etapas de la Evaluaci n

Identificaci n de los problemas presentados

Determinaci n de las Medidas Correctivas y Sugerencia s

9. Proceso de Evaluacin A) Evaluacin a cargo de las entidades Por su parte el artculo 47 seala que las entidades deben determinar los resultados de la gestin Presupuestaria, sobre la base del anlisis y medicin de la ejecucin de ingresos, gastos y metas as como de las variaciones observadas sealando sus causas en relacin con los programas proyectos y actividades aprobados en el Presupuesto La evaluacin se realiza en periodos semestrales, sobre los siguientes aspectos: El logro de los objetivos institucionales atravs del cumplimiento de las metas presupuestarias previstas La ejecucin de los ingresos, gastos y metas presupuestarias Avances financieros y de metas fsicas

B) Evaluacin en trminos financieros a cargo del Ministerio de Economa y

Finanzas EI Ministerio de economa y finanzas a travs de la Direccin Nacional a travs de la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico, efecta la Evaluacin en trminos financieros y periodos trimestrales, la cual consiste en la medicin de los resultados financieros y el anlisis agregados de las variaciones observadas respecto de los crditos Presupuestarios aprobados en la Ley de Presupuesto del Sector Pblico. Dicha Evaluacin se efecta dentro de los treinta (30) das calendario siguientes al vencimiento de cada trimestre, con excepcin de la evaluacin del cuarto trimestre que se realiza dentro de los treinta (30) das siguientes de culminado el periodo de regularizacin

C) Evaluacin Global de la Gestin Presupuestaria

La evaluacin global de la gestin Presupuestaria se efecta anualmente y est a cargo del Ministerio de Economa y Finanzas, a travs de la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico la que a su vez realiza las coordinaciones necesarias con Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico y la Direccin General de Asuntos Econmicos y Sociales, entre otras dependencias Y entidades. La evaluacin global consiste en la revisin y verificacin de los resultados obtenidos durante la gestin presupuestaria sobre la base de los indicadores de desempeo y reportes de logros de las Entidades La Evaluacin del primer semestre se efecta dentro de los cuarenta y cinco (45) das calendarios siguientes al vencimiento del mismo. La Evaluacin de los dos semestres se realiza dentro de los cuarenta y cinco (45) das siguientes de culminado el periodo de regularizacin

D) Remisin y Publicacin. Evaluacin - Remisin y publicacin

Las evaluaciones antes indicadas se presentan, dentro de los cinco (5) das calendarios siguientes de vencido el plazo para su elaboracin, a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica, del Congreso de la Repblica y a la Contralora General de la Repblica. En el caso de las evaluaciones a cargo del Ministerio de Economa y Finanzas, se presenta dentro de los quince (15) das calendario siguientes de vencido el plazo para su elaboracin. La evaluacin global de la gestin presupuestaria ser publicada por el Ministerio de Economa y Finanzas en el portal de Transparencia Econmica E) Suministro de informacin Todas las entidades pblicas estn obligadas a brindar la informacin necesaria para la medicin del grado de realizacin de los objetivos y metas que les correspondan alcanzar, conforme lo solicite el Ministerio de Economa y Finanzas a efectos de desarrollar las evaluaciones que le compete. LINEAMIENTOS BSICOS DE EVALUACIN

A. La evaluacin del presupuesto institucional a cargo de las entidades se desarrolla a

nivel financiero y de metas ejecutadas, identificando los logros obtenidos, los problemas presentados, as como las sugerencias de medidas correctivas para la mejora de la gestin presupuestaria. La evaluacin anual del presupuesto institucional, expresa los hechos ms relevantes que hayan incidido en el resultado alcanzado a nivel de cumplimiento de metas presupuestarias, situacin financiera y de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para ello, se debe tener en cuenta la informacin de ejecucin presupuestaria remitida a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico conforme a lo establecido en las respectivas directivas anuales de evaluacin presupuestal y el artculo 29, inciso b) de la Ley N 28411. La evaluacin anual del presupuesto institucional se elabora teniendo en cuenta la informacin de los cuadros y anexos de las directivas correspondientes as como la informacin de los estados presupuestarios, presentada a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. Los documentos que conforman la evaluacin anual del presupuesto institucional del ao son suscritos por el titular y el jefe de la oficina de Presupuesto o quienes hagan sus veces. La evaluacin de la ejecucin del presupuesto debe efectuarse en funcin de los programas establecidos. El anlisis de los programas no debe circunscribirse nicamente a los datos programados en el presupuesto, sino debe estar referido a los planes, objetivos y metas de los cuales derivan. Dado el anlisis no slo debe tender a los aspectos cuantitativos y cualitativos de ejecucin financiera, sino tambin utilizar las mismas unidades de medidas aprobadas en su Presupuesto. En caso de producirse desviaciones en la evaluacin efectuada, el anlisis correspondiente se realizar en funcin tanto de las causas que las provocan como de las medidas correctivas adoptadas o por adoptarse.

B.

C.

D. E. F. G. H.

10. Metodologa de Evaluacin

La metodologa a emplear debe ser integral de tal manera que se puede medir los resultados financieros, los aspectos tcnicos, de gestin, presupuestal y las metas fsicas, los elementos de medicin y anlisis, que se desarrollan a travs de las siguientes fases; a) Medicin de resultados obtenidos Las mediciones se realizan a travs de un sistema de informacin que registra tanto los cambios internos del programa con los efectos que se producen en el medio externo en que opera dicho programa. b) Anlisis de resultados en comparacin con las metas previstas Esta fase no se circunscribe a comprobar la regularidad de egresos, sino tambin a determinar los avances fsicos comparando cualitativamente y cuantitativamente los resultados con relacin a lo programado. c) Anlisis de las variaciones y descripcin de sus causas El anlisis se realiza en funcin de los factores internos y externos de los planes y programas. Para este fin se considera aspectos tcnicos, administrativos, financieros, institucionales, para cumplir con propiedad en la determinacin de las variaciones, d) Definicin de las medidas correctivas que deben tomarse La seleccin adecuada y oportuna de las medidas correctivas requiere la participacin de grupos inter-institucionales de trabajo para cumplir con propiedad los aspectos tcnicos, administrativos y financieros.

e) Adopcin de las medidas correctivas y transmisin de los mismos a las unidades

ejecutoras La adopcin de los medios correctivos que contempla el ciclo der proceso de evaluacin, se originan en el centro de decisin de ms alto nivel y se realizan mediante el principio de delegacin de autoridad. 11. Procedimiento

a) Se determina el monto programado por el Calendario de Compromisos

correspondiente al semestre que es motivo de evaluacin, con las asignaciones comprometidas en el mismo periodo, a fin de medir la efectividad de programacin y la capacidad operativa de gastos. b) Se determina el monto autorizado der presupuesto de ingresos y gastos (incluyendo las modificaciones presupuestales), con las asignaciones comprometidas acumuladas a fin de medir la efectividad de realizacin. c) Se evalan los resultados fsicos de la ejecucin de un programa con sus metas previstas a fin de medir la realizacin del programa. d) Se miden otros indicadores que estn ntimamente relacionados con los objetivos de la oficina de Presupuesto, y facilitan el anlisis. 12. Medicin del Desempeo del presupuesto pblico Con el objeto de acelerar el proceso de modernizacin en forma gradual y sistemtica y generar un impacto significativo sobre la administracin pblica y contar con un instrumento

de apoyo en el proceso presupuestario, el MEF ha propuesto una metodologa de evaluacin y medicin a travs de indicadores de desempeo. As, el propsito inicial no fue vincular el cumplimiento de metas con asignaciones presupuestarias, sino legitimar y difundir los resultados de gestin, presionar a la consecucin de mayores niveles de eficiencia a partir de los resultados y apoyar la elaboracin del presupuesto ms eficaz y eficiente. En lnea con la naturaleza del proceso de modernizacin, el ejercicio se implement preliminarmente con entidades del Gobierno Central para luego ser difundido a todo nivel y en forma obligatoriamente el sistema ha consolidado como una medicin sistemtica y continua que contrasta los resultados con estndares deseados o planificados. Asimismo, ha sido un eficaz instrumento para elevar la productividad y eficiencia en tanto fomenta la participacin y responsabilidad, facilita la adecuacin de los procesos internos, apoya la planificacin y formulacin de polticas de mediano y largo plazo, mejora la informacin disponible sobre el uso de los recursos pblicos, sienta las bases de un mayor compromiso y viabiliza el funcionamiento de sistemas de incentivos objetivos. Entre los resultados ms significativos destacan el incremento en la eficiencia global de la administracin pblica, cambios en la cultura organizacional y aceleracin del proceso de modernizacin, como tambin, niveles de compromiso por parte de los servidores pblicos. Esto se explica bsicamente porque el carcter de la incorporacin al sistema gener confianza incentivando una rpida difusin y porque se ha creado una creciente exigencia por mayor eficiencia a partir del carcter pblico de la informacin y el mayor compromiso adoptado por las instituciones y su personal. Con fines de simplificar y homogenizar el sistema de indicadores de desempeo se definieron cuatro categoras de anlisis, bajo perspectiva de que no necesariamente reflejan la gestin integral de cada institucin pero que si promueven efectivamente la transparencia de la informacin y del proceso presupuestario (vase el cuadro). En todo caso, la clave es mantener la pertinencia y representatividad, dentro de un nmero limitado de indicadores. Categoras de indicadores de desempeo
Tipo de Indicador
Economa Capacidad de generar y movilizar recursos financieros, disciplina y cuidado en el manejo presupuestario, preservacin del patrimonio y generacin de ingresos. Produccin fsica en relacin con los insumos o recursos utilizados

Ejemplos
Autofinanciamiento Eficacia en la ejecucin Presupuestaria. Recuperacin de Prstamos Productividad fsica del gasto, dotacin de personal, horas extras, etc. Gastos administrativos con relacin al nivel de produccin o recursos. Cobertura Tiempo de tramitacin

Eficiencia

Eficacia

Grado de cumplimiento de los objetivos sin considerar.

13. Indicadores de Evaluacin A. Aspectos generales En general el proceso de ejecucin presupuestal se sustenta en criterios bsicamente financieros (presupuestales - contables) donde el cumplimiento de los procedimientos administrativos es ms importante que la medicin de los resultados obtenidos. Por ello no se ha evaluado la eficiencia y la aplicacin de los recursos. En consecuencia, no se han generado indicadores que permitan vincular los montos destinados a cada proyecto o

actividad, bien o servicio obtenido, como tampoco la calidad, magnitud y oportunidad con que ellos llegan a la sociedad. En la ltima dcada, varios pases afrontaron este problema con procesos insertados en programas de "Modernizacin del Estado" introduciendo, con muy buenos resultados en su administracin y programacin presupuestal, la aplicacin de indicadores de desempeo como instrumentos de medicin, evaluacin y seguimiento de la gestin presupuestal y de los resultados obtenidos por cada institucin o programa gubernamental. Con ello consiguieron una visin ms precisa en la descripcin de los objetivos de cada programa y del grado de cumplimiento o solucin de los problemas que originaron la asignacin de los recursos, se adecuaron gradualmente los procesos de elaboracin y evaluacin presupuestal al proceso de seguimiento y evaluacin y al rigor que establece la elaboracin peridica de los indicadores de desempeo que lo sustentan. Asimismo, se estableci una terminologa uniforme y de uso garantizado. Dichos indicadores, al proveer informacin sobre la magnitud, calidad y oportunidad con que los bienes y servicios son entregados a los usuarios, posibilitando una asignacin ms eficiente de los recursos presupuestales y, ms an, permitiendo tomar con oportunidad las medidas correctivas que se consideren necesarias. Si bien estos mecanismos se han desarrollado de acuerdo a las caractersticas propias de la realidad poltico-institucional de cada pas, el denominador comn ha sido la institucionalizacin de un sistema de evaluacin continua sustentada en indicadores de desempeo con el propsito de hacer ms eficiente y transparente la gestin pblico nacional. Las principales caractersticas de estos sistemas de evaluacin son:

Contar con organizaciones multisectoriales, generalmente ubicadas en un nivel

superior al de un ministerio, donde la oficina responsable de la administracin presupuestal y el Sistema Estadstico Nacional tienen activa participacin. Integracin con el ciclo presupuestal. Elaboracin y divulgacin de informes peridicos y oportunos respecto del proceso de ejecucin presupuestal. Independencia y objetividad de los juicios que se emiten sobre el xito de las instituciones involucradas en la ejecucin presupuestal. La informacin debe ser de dominio pblico (transparencia fiscal). Los indicadores utilizados son diseados conjuntamente entre programadores, ejecutores y analistas del presupuesto.

Por lo tanto, los indicadores de desempeo son instrumentos de evaluacin y seguimiento de la gestin presupuestal y de los resultados obtenidos por cada entidad o pliego presupuestal. Al dar informacin sobre la magnitud, calidad, cantidad y oportunidad con que las actividades y proyectos, bienes y servicios pblicos son entregados a los usuarios, posibilitando una asignacin ms eficiente de los recursos presupuestales y, ms an, permitiendo hacer correcciones oportunamente. En este sentido, son mecanismos para hacer ms eficiente y transparente la gestin Pblica. En consecuencia, dentro de un sistema orientado a resultados y sustentado en la medicin del desempeo, es esencial disear e implementar un sistema de indicadores de desempeo que se publique e informe complementariamente a documentos sobre presupuesto y otros reportes peridicos siendo importante elegir indicadores relevantes y claves para mantener el proceso simple pero comprensible. Para ello debe tenerse claro sus interrelaciones y cmo puede ser utilizada.

B. Concepto de indicadores presupuestarios Son ndices que posibilitan medir la gestin presupuestaria de la entidad, a travs de la contratacin de los recursos presupuestarios, estimados y ejecutados en relacin a las metas presupuestarias alcanzadas teniendo en cuenta la programacin de los mismos en el ao fiscal. Miden tambin los niveles de ingresos y gastos considerados en el presupuesto institucional as como el comportamiento de los mismos y su sujecin a la efectiva captacin, recaudacin u obtencin de los recursos. C. Objetivos de los indicadores Medir la productividad administrativa, operativa y de inversin relacionando con los recursos utilizados frente a los productos obtenidos. Establecer los indicadores principales de eficiencia (rentabilidad pblica o social), que permite valorar los costos y beneficios obtenidos por la entidad. Identificar los procesos administrativos, operativos y de inversin utilizados en la transformacin de los recursos a fin de evaluarles la celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo. Establecer la eficiencia en la utilizacin de los recursos en el logro de objetivos previstos. Determinar si la cobertura alcanzada en la produccin o prestacin de, servicio pblico logro las metas establecidas al mismo costo.

D. Que se deben el incremento o decremento de los indicadores? Los cambios en los rendimientos constantes a escalas crecientes o decrecientes se deben a: a) Innovaciones tecnolgicas. b) Cambios en la organizacin de la produccin de servicios pblicos. c) Cambios en el nivel de financiamiento. d) Cambios en la utilizacin de los recursos. Por tanto el objetivo es lo ptimo: rendimiento creciente (mayor produccin con menos insumos). E. Niveles de los indicadores Nivel de generacin: Se refiere al nivel de la organizacin, estratgico u operativo, donde se recoge la informacin y se consolida el indicador. Nivel de utilizacin: Es el nivel de la organizacin, estratgico u operativo, donde se utiliza el indicador como insumo para la toma de decisiones. Valor agregado: Es identificar si un indicador genera o no valor agregado, est en relacin directa con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar a partir de la informacin

que ste brinde. Es claro que si un indicador no es til para tomar decisiones no debe mantenerse. F. Ventajas de los indicadores La ventaja fundamental del uso de indicadores consiste en la reduccin drstica de la incertidumbre, de la improvisin y la subjetividad, del desarrollo de los procesos y la gestin pblica con el consecuente incremento de la efectividad de la organizacin.

Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas superiores y generar un

proceso de mantenimiento continuo de calidad que haga que su proceso sea lder. Estimular y promover el trabajo en equipo. Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como de equipo dentro de la organizacin. Generar un proceso de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario. Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades pblicas. Disponer de una herramienta de informacin y medicin sobre la gestin pblica. Identificar oportunidades de mejora en actividades que por su comportamiento requieren reorientar esfuerzos. Identificar fortalezas en las diversas actividades, que puedan ser utilizadas para reforzar comportamientos proactivos. Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad de cumplimiento, de objetivos de corto, mediano y largo plazo. Disponer de informacin corporativa que permita contar con patrones para establecer prioridades de acuerdo con los factores crticos de xito y las necesidades y expectativas. Establecer una gerencia por resultados, basados en indicadores de medicin de hechos. Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades clave de la organizacin y la gestin general de las unidades de la organizacin con respecto al cumplimiento de sus metas. Reorientar polticas y estrategias, con respecto a la gestin de la organizacin.

14. Indicadores de Eficiencia Eficiencia, es la utilizacin racional de los recursos disponibles, a un mnimo costo para obtener el mximo de resultado en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Los indicadores de eficiencia miden los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad, en un programa' proyecto o actividad. Por lo general, como elemento de evaluacin del desempeo presupuestal se utiliza l grado de eficiencia que viene dado por la relacin entre los bienes producidos o servicios pblicos prestados y el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin e incluye la relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades y proyectos. Una actuacin eficiente es aquella que con unos recursos determinados se obtiene un resultado mximo, o que con unos recursos mnimos se mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. El estudio de la eficiencia comprende: El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relacin a su costo. La comparacin de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.

Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados.

Por tanto, los indicadores de eficiencia, miden la relacin entre dos magnitudes: la produccin fsica de bienes o servicios pblicos obtenidos (convertido en proyectos y actividades) y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar esa meta, pero de manera ptima. El indicador habitual de eficiencia es el costo unitario o costo promedio de produccin y la cantidad producida ya que relaciona la productividad fsica con su costo. Cmo se obtienen los indicadores de eficiencia? En el mbito del sector pblico existen muchas aproximaciones a ste concepto, en general se pueden obtener diferentemente niveles de eficiencia relacionando el nivel de actividad expresado como nmero o cantidad de acciones, beneficios o prestaciones de servicios pblicos otorgados con el nivel de recursos utilizados (gastos de bienes y servicios, remuneraciones pagadas, otros gastos, etc.) adems se deber evaluar los procesos administrativos, operativos y de inversin en funcin de su contribucin a la conformacin del valor agregado de eficiencia. Por tanto; en general se pueden obtener tres tipos de mediciones a travs de indicadores de eficiencia.

A. Las involucradas con las actividades relacionadas con el desarrollo operativo o

administrativo (gasto corriente).

B. Las involucradas con las actividades especficamente relacionadas con el desarrollo

de las atribuciones, funciones y competencias (costo de actividades).

C. Las involucradas con el desarrollo de proyectos u obras de infraestructura pblica,

gastos de inversin o costo de inversin. En consecuencia, una vez obtenidos los indicadores correspondientes compararlo con un estndar ideal.
Tipo de Indicador Indicador de plazo de ejecucin Ratio o Razn Tiempo Previsto Tiempo Empleado lndicador de productividad Cant. En Actividades Ejecutadas Cant. De Actividades Planeadas Volumen o cantidad de servicios pblicos prestados N de beneficios del servicio lndicador de eficencia Resultados medidos en trminos de la meta Recursos financieros ejecutados

debemos de

Nivel de ejecucin Presupuesto Ejecutado Presupuesto Aprobado Nivel de captacin de ingresos Ingreso Recaudado Ingreso Determinado

Objetivo Muestra el grado de cumplimiento de la actividad o proyecto ejecutado en el tiempo y el cumplimiento de la meta prevista. Muestra el grado de cumplimiento en la ejecucin de actividades frente a las actividades planeadas o programadas permite determinar las desviaciones potenciales. Mide la cantidad total de beneficiarios servidos frente a la demanda potencial de beneficiarios o usuarios del servicio Relaciona los objetivos y las metas de las actividades o proyectos con los recursos disponibles para su ejecucin. Seala el nivel del presupuesto ejecutado frente al presupuesto aprobado. Su resultado permite evaluar el grado de ejecucin o si requiere reprogramaciones. Muestra el nivel de los ingresos recaudados frente a los ingresos estimados o determinados

Dependencia presupuestal Ingresos por Transferencia Ingresos Totales Autonoma presupuestal Solvencia presupuestal Ingresos Propios (RDR-OIM) Ingresos Totales Ingresos Corrientes Gastos Corrientes

Mide el nivel de dependencia de las transferencias de capital o corrientes frente a los ingresos totales Seala el grado de auto financiamiento frente a los ingresos totales. Muestra la capacidad de financiamiento de los ingresos frente a los gastos corrientes.

15. Indicadores de Eficacia La eficacia como elemento de gestin se define como la relacin entre los servicios pblicos, y/o productos generados respecto al grado de cumplimiento y los objetivos y metas programadas. Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados independientemente de los recursos presupuestados e independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. La eficacia de una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. Por ejemplo de las diez obras programadas, se ejecutaron y concluyeron las diez en el tiempo previsto y con los recursos financieros estimados, no necesitando de ampliacin de tiempo para su ejecucin ni ampliacin de presupuesto. Por tanto; la eficacia es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, su medicin se expresa a travs de indicadores que evalan el grado de cumplimiento de los objetivos y metas trazadas en trminos de porcentaje, vale decir en qu medida l rea de actividad, la unidad orgnica o la entidad como un todo est cumpliendo con sus objetivos fundamentales sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello; en consecuencia, la evaluacin de la eficacia no puede realizarse sin la existencia de un plan estratgico y un plan operativo en los que los objetivos y las metas aparezcan claramente definidos y cuantificados. Clases de eficacia Existen dos tipos de medicin de eficacia:

A. Las que mide los hechos (eficacia parcial de las metas) B. Las que mide los resultados (eficacia total de los resultados cumplimiento de
objetivos). Es posible obtener medidas de eficacia, en tanto exista claridad respecto de los objetivos establecidos por la entidad. As por ejemplo entidades que producen un conjunto definido de servicios pblicos o prestaciones, orientadas a una poblacin determinada pueden generar medidas de eficacia tales como cobertura de los programas, aceptabilidad de las prestaciones, grado de satisfaccin de los usuarios, tiempo de tramitacin de los beneficios y otros por ejemplo:

Porcentajes de desercin en cursos de capacitacin. Porcentaje de incremento anual de recaudacin asociado a la accin de cobranza de
recursos acotados (ingresos tributarios y no tributarios).

 Inspecciones laborables a empresas con alto ndice de personal contratado a travs

de services, frente a inspecciones programadas.

Controles anuales buses urbanos/parque automotor de buses en buenas condiciones

(revisin tcnica). Denuncias recibidas/denuncias resueltas. Reclamos recibidos/reclamos solucionados. Superficie media de ampliacin de la frontera agrcola /superficie no irrigada. Raciones escolares servidas diarias/raciones asignadas diarias = Programa de alimentos, Vaso de leche, etc. Solicitudes de licencias otorgadas/solicitud de licencias presentadas. Asistencia promedia de nios a jardines infantiles/total nios en edad escolar.

16. Evaluacin y Control de Metas La ejecucin de las actividades y proyectos est constituida por el conjunto de tareas o acciones destinadas a cumplir con los objetivos y metas presupuestarias trazadas, a travs del control de su ejecucin real y efectiva que esta dado por el control del avance en el tiempo y el presupuesto, a travs del control de la calidad y de los costos as como en el control de avance de las metas. 17. Control de Calidad El control de calidad le hace seguimiento a las actividades en diversos tpicos como insumos y materiales, seleccin del recurso humano, tecnologa de construccin, formas de trabajo, etc., pero se focaliza principalmente en el producto resultante de cada actividad, con miras a garantizar la entrega de la obra dentro de las especificaciones predeterminadas. Los principales aspectos que se recomienda verificar en el control de calidad de la obra, son:

Especificaciones tcnicas. Dimensionamiento. Integralidad. Funcionalidad.

Por lo tanto, si bien es cierto; que la evaluacin y el control se consideran separadas, forman parte integrante de un mismo proceso de medicin de eficiencia y eficacia e implica verificar y valorar las acciones emprendidas, con el objeto de apreciar la medida en que se han ido cumpliendo, cualitativa y cuantitativamente, los propsitos y polticas prefijadas; al mismo tiempo que se determinan las acciones correctivas necesarias. Es menester sealar que el control presupuestal se realiza durante todo el desarrollo del proceso de ejecucin. No siempre se le otorga la importancia que merece y generalmente los encargados del presupuesto suelen confundir y tratar como una sola la etapa de evaluacin y la de control. El control presupuestal consiste en la determinacin de los parmetros que indicarn, durante la etapa de ejecucin, si cada una de las actividades se han cumplido de manera satisfactoria, es decir, conforme lo programado. 18. Evaluacin de Costos de las Actividades y Proyectos

La entidad debe asegurarse de que las actividades y proyectos se ejecuten dentro del presupuesto. El control financiero se focaliza fundamentalmente en dos aspectos: evitar que las metas consuman ms recursos de los previstos y garantizar que los crditos presupuestarios para la asignacin de los recursos se encuentren disponibles oportunamente. Estos dos atributos (tiempo y costo) son las medidas del avance del proyecto o actividad ejecutada, las fases de formulacin y de ejecucin pueden utilizar indicadores similares para el control tiempo-costo, aunque generalmente la ejecucin es de mayor complejidad que la formulacin, compromete mayores recursos, involucra mayores procedimientos, mayor diversidad de recursos y de actividades. Esta diferencia puede exigir mayores detalles de control gerencial y, por ende, un sistema de informacin y control basado en indicadores ms desagregados y ms frecuentes. 19. Evaluacin de la Calidad de los Proyectos y Actividades Buena parte del xito de las metas radica en el cuidado y esmero otorgado a la formulacin y ejecucin de los proyectos y actividades que respondan a las expectativas de sus usuarios, lo cual se logra en la medida en que las actividades y sus productos se cian a las especificaciones establecidas y a las normas mnimas requeridas. La evaluacin de calidad consiste en desarrollar el seguimiento a todo el proceso y a la realizacin de todos los proyectos y actividades, bajo el principio de la calidad total "hacer las cosas bien permanentemente" pero debe poner especial cuidado en los productos (resultados) que se obtiene con el fin de verificar su cumplimiento, que se est dando respuesta integral a la finalidad de los objetivos especficos previstos. En suma, el control de calidad se centra en el logro a cabalidad de los objetivos especficos, en tanto que los otros verifican el cumplimiento del objetivo en funcin del tiempo y de los recursos financieros consumidos, por tanto, cada fase del ciclo presupuestal genera un resultado distinto: por ejemplo la programacin y formulacin proporcionan informacin organizada para tomar la decisin de aprobar el presupuesto. La ejecucin genera capacidades instaladas en condiciones de empezar a operar para satisfacer necesidades pblicas a travs de proyectos, obras de infraestructura pblica. Dada la diferencia de naturaleza de sus productos, los parmetros para el control de calidad de las dos fases tambin son diferentes, como vamos a examinarlo a continuacin.

La calidad del proceso de elaboracin contempla la verificacin del esmero en las

tareas, de la validez metodolgica y del nivel tcnico con que se ejecuten las actividades de identificacin, formulacin y evaluacin de las alternativas y del proyecto resultante. La calidad del proyecto resultante se evala mediante indicadores que expresen adecuadamente los criterios orientadores de la decisin, la calidad de los proyectos e involucra su evaluacin integral, bajo diferentes aspectos, pero por lo general la declaratoria de viabilidad se centra en una evaluacin de eficiencia, expresada en indicadores econmico-sociales, financieros y ambientales. El grupo principal de indicadores sugerido para la evaluacin de proyectos es el siguiente: o Anlisis de costo-Eficiencia (ACE): Indicadores como el costo Anual equivalente por unidad de Beneficio o de producto (CAE/UB). Ejemplo: Inversin realizada, cantidad de agua generada en m3 - Inversin realizada por usuario conectado al sistema de agua potable (micro-medicin).

o Anlisis de Costo-Beneficio (ACB): Indicadores como el Valor Presente Neto

(VPN) Valor Anual Neto (VAN), la Tasa Interna de Retorno (TIR), la Relacin Beneficio/Costo (B/C). o La rentabilidad financiera que ofrece el proyecto. o Rentabilidad social que ofrece el proyecto. o Indicadores cualitativos y cuantitativos para el estudio ambiental o la evaluacin del impacto ambiental. 20. Evaluacin de la Formulacin de proyectos y Actividades El proceso de la elaboracin consiste en generar, organizar y analizar informacin para tomar la decisin de ejecutar o no los proyectos. El resultado de la fase de elaboracin son proyectos y actividades (evaluados y aprobados) en el caso positivo- al que se decide asignarle recursos para su realizacin. Los rganos responsables deben orientar sus esfuerzos a verificar que los documentos que sustenten los proyectos se elaboren con sujecin a cronogramas y a un presupuesto con arreglo a los parmetros de calidad predeterminados. La calidad en esta fase se verifica en dos planos: el proceso para formular los proyectos priorizados y la calidad misma de los proyectos evaluados. 21. Control de Avance de las Metas Indicadores de tiempo Son los indicadores que informan adecuada y oportunamente a la gerencia de presupuesto sobre el avance de las actividades. Los ndices de control temporal se aplican a cada actividad y al proyecto total. Adems, un buen control de metas debe focalizar su atencin en el avance de las actividades de la Ruta Crtica. No es recomendable llevar una-amplia gama de indicadores complementarios, pues con ello se pierde simplicidad en el Control y el inters en mantenerlo. Como principales indicadores para el control sugerimos: ndice de Avance = La cantidad de obra ejecutada o actividad cumplida como proporcional del Total Previsto. ndice de Avance efectivo = El ndice de avance dividido por el porcentaje de tiempo transcurrido desde que se inicio la actividad. Este indicador expresa el nivel real de ejecucin de la actividad en el momento del control. El ndice de avance se debe controlar visualmente, mediante su representacin actualizada en el diagrama de barras (GANTT). Si la barra del porcentaje ejecutado a la fecha de control coincide con la lnea vertical de fecha de control, la actividad se encuentra al da. Si est a la izquierda, hay retraso y si rebasa a la derecha, se encuentra adelantada. El ndice de Avance efectivo debe dar un valor de cada uno coincide con la programacin. Si da menor que uno, hay retraso y hay adelanto cuando supera la unidad. Al a fecha se ha ejecutado el 40% de la obra, la cual inicia hace 6 meses y esta programada para una duracin total de 12 meses. Porcentaje de tiempo transcurrido = 12/24 = 0.5 = 50%

ndice de Avance Efectivo = 40% < a 50%,lo que demuestra que la obra se encuentra con retraso del 10% que equivale a 1 mes de retraso. Como ha transcurrido la mitad del tiempo, la obra debera llevar ejecutado ese mismo porcentaje para estar al da (50% frente al 50% del avance de obra). Si, para efectos retroalimentarios, interesa conocer otros indicadores, como por ejemplo nmero de das de retraso, estos se pueden deducir de los indicadores principales, o se le puede pedir especficamente al sistema de informacin que le provea. El ndice de Avance fsico de la meta se mide ponderando los ndices de avance de las actividades por un coeficiente de valor. El valor de las actividades realizadas y en ejecucin (VA) sobre el valor total de la inversin (VP). Quiere decir que si las actividades de menor valor relativo en el proyecto tienen mayor nivel de retraso, su repercusin en el ndice es poco significativa. Contrario sensu, si las actividades de mayor tienen retraso, el avance fsico del proyecto se ver ms afectado. 22. Control y Reprogramacin de Tiempo A partir de la identificacin de situaciones de retraso, el objetivo de la gerencia de presupuesto es recuperarlo y/o evitarlo hacia delante. Para ello pueden tomarse medidas como las siguientes: Redefinir procesos para acelerar la actividad. Redefinir tecnologa para realizar el proyecto en menor tiempo. Reestructurar la independencia de las actividades. Anticipar la iniciacin de actividades futuras. Tercerizar la realizacin de ciertas actividades (o recontratar aquellas en que el actual contratista est incumpliendo). Debe recordarse que cualquier que cualquier esfuerzo de reduccin de tiempo debe hacerse en primera instancia sobre las actividades de la Ruta Crtica, que son las que determinan la duracin del proyecto. Una vez efectuadas las acciones correctivas, debe procederse a la reprogramacin de la meta, para lo cual se pondrn al da los cronogramas, se redefinirn los estimativos de duracin de las actividades pendientes y se tomarn las precauciones para evitar la reincidencia de los factores de retraso. 23. Control de Costos y el Control de Recursos Asignados El control financiero del proyecto tiene dos componentes: el control de costos y el control asignado. El primero tiene que ver con la medicin de los costos reales del proyecto en funcin de 1o presupuestado. El segundo verifica que los fondos para el proyecto estn disponibles y que el flujo de pago se est realizando dentro de los plazos, montos y porcentajes de avance previstos. Para el control de costos los indicadores principales sugeridos son:

ndice de cumplimiento de costos, medido por el presupuesto ejecutado en el

momento del control, como proporcin del presupuesto inicial. por el ndice de avance efectivo.

ndice efectivo de costos, medido por el ndice de cumplimiento de costos dividido

El ndice de cumplimiento de costos muestra el avance en la evolucin de los costos reales de la obra. Su lmite es 1, pues por encima de dicho valor hay sobre-ejecucin del presupuesto inicial. El ndice efectivo de costos muestra en cada momento de control el grado de aplicacin de los recursos en funcin de la cantidad de obra realizada. Cuando su valor es uno, se encuentra en equilibrio con el presupuesto. Si es menor que uno, hay economa en el uso de los recursos y si es mayor que uno el presupuesto se est desbordando, pues se est gastando un mayor proporcin que lo ejecutado. En el momento del control la obra ha consumido recursos por un valor de S/. 560,000 sobre un presupuesto de s/ 700,000 y se ha ejecutado el 40% de la obra (ndice de avance) en el tiempo de 6 meses sobre un estimado de ejecucin total de 12 meses. ndice de cumplimiento de costos = 560,000/700,000 = 80% de ejecucin financiera. ndice de avance de obra = 40% Retraso en el tiempo = 4 meses Sobre ejecucin de recursos = S/. 232,000 24. Control y Reprogramacin de Costos En base al anlisis de la ejecucin presupuestal se pueden aplicar acciones de realizacin tales como:

Utilizar recursos ms eficientes (mayor cantidad de actividad por unidad de costo). Redisear procesos para disminuir el costo (cambio de tecnologa). Eliminar procesos y procedimientos inadecuados de trabajo, evitar desperdicios
reasignar recursos ociosos. Disminuir duracin y tiempo cuando los costos fijos son altos, etc. Revisar precios de insumos y sistemas de adquisicin y contratacin. Una vez tomadas las medidas para corregir costos, se debe actualizar y reprogramar el presupuesto, mediante los siguientes pasos:

Actualizacin de costos reales sobre actividades ejecutadas. Actualizacin de estimaciones de costos por ejecutar. Actualizacin del presupuesto global = presupuestos reales ejecutados + presupuestos estimados para ejecutar. Para el control de recursos la gerencia financiera y de presupuesto deben vigilar especialmente dos aspectos: o La disponibilidad oportuna de los fondos y del crdito presupuestario. o La ejecucin de los desembolsos para asignar los recursos oportunamente a las actividades.

En base al anlisis peridico del ndice de Cumplimento de metas se debe primero introducir ajustes para equilibrar el presupuesto y despus tramitar los reajustes financieros necesarios para continuar y culminar los proyectos y las metas. Para el tablero de control de recursos se sugieren dos indicadores principales:

 El ndice de avance financiero, que expresa los desembolsos efectuados como

proporcin total del proyecto. El Cuadro de desembolsos pendientes.

25. Sistema Integral de Informacin El uso de la informacin debe promover procesos de aprendizaje. De hecho el "gobierno que aprende" es aquel que apunta a mejorar sus polticas y para ello debe detectar y corregir las imperfecciones, deficiencias y errores. En este sentido, la informacin debe: Permitir la comparacin sistemtica de datos sobre proyectos y resultados. Incluir panoramas multianuales de indicadores de desempeo. Permitir comparar entre organizaciones similares. Dar un resumen de conclusiones de evaluacin.

El sistema de informacin debe alimentar los procesos de evaluacin proporcionando los datos requeridos para construir los indicadores que permiten realizar los diagnsticos, evaluaciones de proyectos, de gestin y de impacto. Ello implica que los contenidos de sus bases de datos, unidades de observacin y anlisis, cobertura territorial, deben responder a los requerimientos de dichas evaluaciones, sin desmedro de los requerimientos de otros usuarios. El diseo de sistema de informacin debe ser consensuado entre los diferentes agentes que participan en el sistema de evaluacin, definiendo los indicadores correspondientes a cada tipo de ella, segn sector y nivel territorial, los insumos de datos requeridos, sus fuentes y forma de ingreso al sistema, as como tambin su procesamiento y salida de indicadores hacia los usuarios. Sin embargo, por la relevancia que adquiere la informacin como base de la evaluacin, es importante que una institucin centralice el flujo de informacin, determine los criterios y normas de recopilacin con relacin a las unidades de observacin, anlisis, unidades territoriales y periodicidad, supervise su procesamiento para garantizar su sistematicidad, calidad y asegure una oportuna distribucin a los distintos agentes que participan de la evaluacin y programacin. Para estos efectos, as como para garantizar la calidad de la informacin, definindolos procedimientos de validacin y anlisis de consistencia, programar el ingreso de datos de la distintas fuentes, se requiere tambin establecer una instancia de coordinacin y supervisin tcnica a los niveles regional y departamental, integrada por representantes de las instituciones sectoriales. Al nivel nacional le correspondera el establecimiento de normas, criterios tcnicos, contenidos mnimos de los registros de datos, etc. Al nivel regional y departamental, la supervisin de la implementacin de las bases de datos y garantizar la calidad de la informacin. 26. El Tablero de Control de la Evaluacin Para manejar adecuadamente la ejecucin de proyectos y actividades y sus productos, la entidad debe concentrarse en el que podemos llamar el "Control de la Cantidad, Calidad, Tiempo y Costo". Por lo tanto, los proyectos y actividades deben entregar productos (o componentes) definidos cuantitativamente y cualitativamente y dentro de un plazo determinado. Y deben

ejecutar las actividades con sujecin a tiempos y a presupuestos. Para ello, la gerencia del proyecto focalizar su atencin en dos conjuntos de evaluacin.

La evaluacin sobre logro de productos (resultados), como "salida" de la gestin del proceso presupuestario. La evaluacin sobre las actividades, a travs de cuya ejecucin se lograrn los productos y para cuya ejecucin debern asignarse los insumos (recursos) correspondientes. Si bien los atributos de cantidad y de calidad constituyen preocupacin de la gerencia en todo momento, el control de realizacin de las actividades se centrar en los atributos.

El marco lgico es un instrumento importante para el Tablero de Control de evaluacin, pues aporta los indicadores de verificacin sobre los productos y para el control sobre las actividades aporta los indicadores de verificacin de tiempo y de costos. De la manera como se organice, planifique g realice el control sobre las actividades que lo componen, depender el xito en el logro de los componentes del proyecto.

CUADRO

27. Contenido del Informe de Evaluacin El informe sobre el semestre que se evala deber ajustarse fundamentalmente a los siguientes trminos en referencia: a) Cobertura de la informacin materia del anlisis, precisando las limitaciones que se han encontrado en la recepcin y/o anlisis de la misma. b) Indicar en que medida se ha producido el desarrollo de cada uno de los programas, con precisin de las causas y factores que han influido en el cumplimiento o no, de las metas previstas. c) En caso de no existir dispositivos legales que acten favorablemente o no en los ingresos y gastos previstos, debern indicarse en forma resumida. d) Los formatos que se adjuntan, debern estar debidamente llenados en base a las indicaciones correspondientes y teniendo cuidado de que la informacin estadstica guarde armona con la obtenida a travs del Sistema de Contabilidad. e) Debern aportarse suficientes elementos de juicio y cometarios cualitativos que permiten obtener conclusiones adecuadamente fundamentales. f) Conclusiones y recomendaciones.