INSTITUCIN EDUCATIVA INTEGRADO JOAQUN GONZLEZ CAMARGO

Resolucin Aprobacin de Estudios No. 033- 04 de Noviembre de 2008 Cdigo DANE No. 115759000279 Nit: 891855041-4

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PROCEDIMIENTO Elaboracin y codificacin de documentos

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1. OBJETIVO Definir las clases de documentos empleados en la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo y establecer la metodologa para su elaboracin, codificacin y presentacin. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra a todos los responsables o lderes de cada proceso del Sistema de Gestin de Calidad en la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo. Aplica a todos los documentos que tengan relacin directa con el Sistema 3. DEFINICIONES

3.1

DOCUMENTO

Informacin (datos que poseen significado) y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa, muestra, patrn o una combinacin de stos. 3.2 FORMATO

Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un proceso o actividad especfica.

3.3

LISTADOS MAESTROS

Guas en las que se registra la revisin actualizada y la identificacin exacta de los documentos del sistema de gestin de la calidad. 3.4 POLTICA

Documento que define directrices en la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo 3.5 PROCEDIMIENTO

Documento interno en el que se presenta de manera escrita y grfica (empleando un diagrama de flujo, una tabla, o una descripcin) la secuencia de las etapas para el desarrollo de un proceso de la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo e identifica el responsable por el desarrollo de cada actividad.

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3.6 REVISIN

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Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace. 3.7 SISTEMA DE GESTION

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. . El sistema de gestin de Calidad en la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo dirige y controla las actividades de la organizacin con respecto a la calidad en la prestacin del servicio

4. CONDICIONES GENERALES

Elaboracin y codificacin de documentos

1. La redaccin de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite su comprensin y no permita falsas interpretaciones. 2. A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminologa y en la redaccin, empleando un mismo trmino para designar cada concepto. El texto debe estar libre de trminos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares. 3. Las frases de cualquier prrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento. En la redaccin del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento. 4. Los trminos en lengua extranjera, no considerados estndar en el pas, se deben presentar en el numeral de definiciones. 5. Los Documentos que se generen dentro del Sistema de Gestin de Calidad se elaboraran bajo las siguientes condiciones: a. Tipo de Letra: Arial b. Tamao de letra dependiendo del documento c. Encabezado con el logo de la institucin educativa, identificacin, cdigo, fecha, versin y paginacin. d. Pie de pgina: Datos de direccin, telfono, sede, pgina web, barrio, ciudad, departamento y Pas y en las hojas de calculo paginacin. 6. El cdigo para los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad lo asigna la Coordinacin de Calidad, utilizando las siguientes consideraciones:
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La codificacin de los documentos, tiene la siguiente estructura:

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XXX NNN - 01 Consecutivo numrico de 01 a 99. Proceso Responsable Tipo de Documento Los diferentes tipos de documentos que se manejan en el S.G.C. son los Siguientes, donde XX es: Ejemplo:
Tabla 1: Codificacin de los Documentos CODIGO NOMBRE (XX) MP MAPA DE PROCESOS MC MANUAL DE CALIDAD PR PROCEDIMIENTO PC POLITICA DE CALIDAD OC OBJETIVOS DE CALIDAD MI MISION INSTITUCIONAL VI VISIN INSTITUCIONAL MR MATRIZ DE REQUISITOS CC CUADRO COMANDO MCM MATRIZ DE COMUNICACIONES OR ORGANIGRAMA FC FICHA DE CARACTERIZACIN FJ FLUJOGRAMA FT FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL ES CLIENTE HV HOJA DE VIDA INDICADOR IN INSTRUCTIVO GU GUA CR CIRCULARES CI CARTELERA INSTITUCIONAL

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NNN

identificador del proceso asociado al documento, segn la siguiente tabla: Tabla 2: Codificacin de los Procesos CODIGO PROCESO NNN GDE GESTIN DIRECTIVA Y ESTRATEGICA GC PA GEA CBC TH SC GAM AMA GFS GESTIN DE CALIDAD PLANEACIN ACADMICA GESTIN Y EVALUACIN ACADMICA CONVIVENCIA Y BIENESTAR A LA COMUNIDAD GESTIN DEL TALENTO HUMANO GESTIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS GESTIN DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO GESTIN DE ADMISIONES, MATRICULAS Y ARCHIVO GESTIN FINANCIERA Y DE SERVICIOS AUXILIARES

7. Para la elaboracin de los diagramas de flujo se emplean los smbolos presentados en la Tabla 3. Tabla 3. SMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DEFINICION Conector: Se emplea para relacionar una o varias actividades (mediante la utilizacin del alfabeto), que por ordenamiento del diagrama no pueden ser conectadas directamente con las lneas que indican el sentido del flujo. Operacin o actividad de un procedimiento. En el recuadro superior se escribe el nombre del cargo responsable por la actividad y en el recuadro inferior se menciona la actividad o la tarea que se desarrolla de acuerdo con la secuencia del procedimiento que se est documentando. Inicio-Fin: Indica el comienzo o final de un procedimiento.

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SIMBOLO DEFINICION

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Conector de pgina diferente: Se emplea para realizar la conexin del diagrama de una pgina a otra. Los dos conectores se relacionan mediante nmeros arbigos. Decisin: Se emplea para indicar la aprobacin, aceptacin o la decisin despus de una actividad de revisin, verificacin o cuando se presenta un camino alternativo. Direccin de Flujo

8. Redaccin de los captulos de los procedimientos obligatorios de acuerdo a la norma ISO 90001 a. Redacte los captulos de la siguiente manera: b. Objetivo: Presente brevemente el propsito que se persigue con la aplicacin del documento c. Alcance: Presente de manera general los aspectos que cubre el documento y determine los responsables de su aplicacin.

d. Definiciones: Describa el significado de los trminos de carcter tcnico que se empleen en la redaccin del documento y no sean de amplio conocimiento o que su interpretacin pueda generar confusin. e. Condiciones Generales: Establezca las actividades, los requerimientos, las polticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecucin del proceso o actividad. f. Procedimiento: Describa utilizando un diagrama de flujo o tabla de descripcin de actividades que se desarrollan e identifique el cargo responsable.

g. Documentos de Referencia: Establezca el listado de los anexos del documento. Si el documento incluye formatos como anexos, tenga en cuenta que todos estos deben incluir: h. Historial de Cambios: Describa brevemente los cambios con relacin a la revisin anterior del documento i. En el caso de los instructivos, no aplica esta estructura. Simplemente se enumeran las etapas o actividades a desarrollar directamente

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5. PROCEDIMIENTO

No

ACTIVIDAD Elaborar cada uno de los captulos establecidos para ste procedimiento. En caso de que un captulo no aplique incluya el captulo en el documento, con la expresin: Para efectos de este documento, ste captulo no aplica

RESPONSABLE

Dueos de proceso

2 3

Dueos de Proceso Entregar documento a la Coordinacin de Calidad para Dueos de continuar el procedimiento de control de documentos. Proceso Redactar los captulos del documento

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION 05/11/09-V02

CAMBIOS Cambio del numero de procesos y de su codificacin, ajuste al numeral 8 al aumentar la frase obligatorios de acuerdo a la norma ISO 9001

Original Firmado ELABORO: HELVER PREZ CONTRERAS CARGO : COORDINADOR DEL SGC

Original Firmado REVISO: GILBERTO PLAZAS PORRAS CARGO : REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN COPIA CONTROLADA

Original Firmado APROB: PABLO CASTILLO CARGO : RECTOR

Este procedimiento es propiedad de la Institucin Educativa Integrado Joaqun Gonzlez Camargo prohibida su reproduccin total o parcial

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