SeCS- Web

Registro de Ttulos y Colecciones de publicaciones peridicas

version 0.9 - texto provisorio

September 2009

Tabla de contenido Objetivos del captulo Introduccin Estructura de la instalacin Administracin de perfiles de usuario Creacin/edicin de usuarios Gestin de bibliotecas Gestin de mscaras Ingreso de titulos Ingreso de TitlePlus Ingreso de fascculos Servicios de estadsticas y reportes Servicios de Mantenimiento Catlogo Colectivo Portal de revistas online Anexos o Descripcin de campos de la base TITLE o Descripcin de campos de la base TitlePlus o Descripcin de campos de la base MASK o Descripcin de campos de la base FACIC o Descripcin de campos de la base USERS o Decripcin de campos de la base LIBRARY o Descripcin de campos de la base HLDGS o Adaptacin grfica, logos, banners, estilos o Internacionalizacin de la aplicacin o Normas de catalogacin ISBD o Referencias Bibliogrficas

Objetivos del captulo

Este captulo tiene el propsito de suministrar informacin tcnica para la operacin y mantenimiento de la aplicacin SeCS-Web. La aplicacin se usa para registrar los ttulos de publicaciones peridicas de cualquier clase junto con sus colecciones. Para la gestin de ingreso de datos, generacin de informes y servicios, es recomendable tener buen conocimiento de la administracin de colecciones de publicaciones peridicas en las bibliotecas, y las normas de descripcin del ISSN. Los elementos de datos definidos en la aplicacin son compatibles con dicha norma, y garantizan la calidad de los datos tanto en el ingreso como en la exportacin. Para las operaciones de administracin y mantenimiento del sistema es recomendable tener un conocimiento mnimo de la arquitectura del CDS/ISIS, as como conocimento de redes, servidores web y experiencia en Internet. El captulo da una descripcin en detalle de todos los componentes que integran el SeCS-Web, para los dos perfiles disponibles: administradores y editores. Se asume que SeCS-Web est instalado y configurado de acuerdo a las instrucciones de instalacin que se distribuyen con el paquete ABCD.

Introduccin
SeCS-Web (Seriadas en Ciencias de la Salud) es la versin Web del sistema de gestin de colecciones de publicaciones peridicas desarrollado por BIREME. La metodologa SeCS es usada para el control automtico de las colecciones de los Centros de la Red de Informacin en Ciencias de la Salud de Amrica Latina y el Caribe, que forman parte de la Biblioteca Virtual en Salud BVS/BIREME/OPS/OMS. SeCS permite controlar las colecciones de cada nodo individual de la red y asimismo mantener el Catlogo Regional de Revistas en Ciencias de la Salud. SeCS-Web tiene como precedente la versin para MS-DOS, diseada originalmente en 1992. Aquella versin fue evolucionando progresivamente a lo largo de los aos y recogiendo la experiencia de centenares de bibliotecas mdicas que forman parte de la BVS. Esta experiencia acumulada enriquece la versin actual de SeCS para Web. SeCS fue adaptada por BIREME para la Suite ABCD, por lo que permite dos perfiles de trabajo: perfil estndard para bibliotecas que no forman parte de la red BVS (perfil por defecto); perfil extendido que cumple con las necesidades adicionales para BIREME. Debe hacerse notar que este segundo perfil es necesario para cualquier biblioteca que desea generar adicionalmente Portales de revistas electrnicas. Las bases de datos generadas por SeCS-Web pueden consultarse con la interfaz iAH, que viene integrada en la suite ABCD. SeCS cumple varios objetivos principales y secundarios de apoyo en los servicios y productos de la biblioteca, como se presenta en la figura siguiente. Se cuentan entre los principales: o Gestin de la coleccin de publicaciones peridicas de una biblioteca, en la forma tradicional, que puede tambin incluir las publicaciones electrnicas a las que tiene acceso. La gestin incluye la descripcin de existencias de la coleccin, as como el control bsico administrativo de proveedores, suscripciones, canjes, etc. Gestin de catlogos colectivos de las colecciones de un conjunto de bibliotecas, que pueden indistintamente pertenecer a la misma insitucin o a diferentes instituciones.

Generacin de Portales de consulta de ttulos propios de la biblioteca junto con colecciones electrnicas disponibles en Internet, indistintamente de que la biblioteca sea o no suscriptora de esos ttulos.

Entre los objetivos secundarios se destacan el apoyo a la catalogacin de documentos, produccin de portales a texto completo del tipo SciELO y estudios bibliomtricos. Tambin los productos y servicios generados en SeCS pueden vincularse a otras aplicaciones, como servicios de alerta de nuevas publicaciones, servicios de suministro de documentos a pedido, vinculacin a los sistemas de prstamos, canje de publicaciones, etc.

Estructura de la instalacin Secs-Web viene integrado dentro de la estructura general de ABCD, aunque podra instalarse como un mdulo independiente, lo que requerira la modificacin de algunos parmetros de instalacin. Las bases de datos principales y auxiliares se encuentran en el directorio

<host>/bases/secs-web/
En el subdirectorio principal estn las bases de datos generales para el sistema: TITLE, MASK, USERS, LIBRARY, etc. como se muestra en la figura de la izquierda.

Los datos especficos de las existencias de la coleccin se encuentran bajo subdirectorios para cada biblioteca de la red. El directorio por defecto, asignado a la biblioteca central, o nica biblioteca, se llama main. En cada subdirectorio existen tres bases de datos: FACIC, TitlePlus y HLDGS, como se muestra en la figura de la derecha. La consulta por parte del pblico se hace a travs de la interfaz general iAH; los formatos de salida se encuentran en los subdirectorios <host>/bases/secs-web/pfts/<lang>, donde <lang> corresponde a cada idioma de la instalacin; y los parmetros de acceso para iAH se encuentran en el directorio general <host>/bases/par usado por ABCD. La programacin de SeCS-Web est en <host>/htdocs/secs-web/ Para la internacionalizacin, solamente es necesario traducir los siguientes archivos

<host>/htdocs/secs-web/<lang>/help_lang_??.php <host>/htdocs/secs-web/<lang>/language_??.php

Administracin de perfiles de usuarios

SeCS dispone de dos tipos de usuarios con diferentes niveles de derechos y funciones bien diferenciadas. El administrador del sistema puede crear usuarios, bibliotecas, modificarlos y eliminarlos. Perfil Habilitado a Administrador Crear usuarios y modificar perfiles Crear bibliotecas Crear y editar registros en la base TITLE Crear y editar mscaras en la base MASK Servicios o Exportacin/importacin de registros de TITLE entre sistemas SeCS y otros sistemas como ISSN. o Mantenimiento de bloqueos, archivos invertidos, etc. o generacin de listados y estadsticas. o Generacin del Portal Editor Crear y editar registros en la base Title Plus Servicios o Exportacin de registros de TITLE entre sistemas SeCS y otros sistemas como ISSN. o Mantenimiento de bloqueos, archivos invertidos, etc. o generacin de listados y estadsticas. ABCD viene pre-configurado con los siguientes usuarios y contraseas. Ser responsabilidad del Administrador cambiarlas por otras. Usuario admsecs edtsecs Contrasea admsecs edtsecs Derechos Administrador Editor

Al ingresar se solicitar el nombre y sea del usuario. Si hay ms de una biblioteca registrada, deber tambin indicar la biblioteca en la que va a trabajar. El idioma de trabajo debe seleccionarse en la pgina de ingreso.

Creacin/edicin de usuarios
En la pantalla inicial, en la seccin Utilitarios seleccione la opcin:

Gestin de usuarios
Seleccione a continuacin la opcin Insertar usuario, o editar/borrar usuario en la pantalla a la derecha, y se presentar una planilla de ingreso como la que se muestra abajo. El Administrador no podr ser borrado, y tiene derechos sobre todas las bibliotecas

El administrador podr seleccionar el tipo de acceso (perfil) para una o varias bibliotecas, insertndolas una por una.

Previamente a la asignacin de un operador a una biblioteca, sta deber crearse. El sistema viene configurado con una sola biblioteca con nombre por defecto Main Library y asignada al directorio MAIN.

Gestin de Bibliotecas
En la pantalla inicial en la seccin Utilitarios seleccione la opcin:

Gestin de bibliotecas
Seleccione a continuacin la opcin Insertar biblioteca, o editar biblioteca en la pantalla a la derecha, y se presentar la planilla de ingreso que se muestra abajo

El Cdigo de la Biblioteca (segundo campo) ser el nombre del directorio asignado en la estructura de SeCS-Web. Ese cdigo debe respetar la sintaxis de nombres de archivos y directorios del sistema operativo. El sistema viene predefinido con valor por defecto MAIN para la primer biblioteca. Este nombre no puede ser modificado. Si la biblioteca no existe, el programa crear el directorio con el nombre de cdigo asignado, y dentro de ese directorio, crear adems tres bases de datos vacas: TitlePlus,FACIC,HLDGS

Gestin de Mscaras
Una mscara es lo que representa la periodicidad de publicacin de fascculos de una revista, as como la cantidad de volmenes y fascculos en el periodo de un ao. El Sistema ya dispone de una base de datos de mscaras predefinidas, llamada MASK. Sin embargo, es posible crear nuevas mscaras, en el caso de no identificar una mscara que represente la periodicidad de una determinada coleccin. La opcin de crear o editar mscaras es exclusiva del administrador.

Al seleccionar la opcin, el sistema le mostrar una lista con las mscaras predefinidas. ABCD se distribuye con una coleccin de ms de 180 mscaras predefinidas en portugus. Las descripciones pueden ser editadas o traducidas si es necesario.

A partir de esta pantalla, es posible editar una mscara existente o borrarla. El nombre de una mscara slo se podr editar o borrar si no est siendo usada para describir la coleccin de una revista. Editar mscara: funcin usada para hacer la edicin en una mscara predefinida. La edicin puede ser tanto en la nota de explicacin de la mscara, en el cdigo de identificacin de la mscara, como en la representacin grfica de los fascculos. Nueva mscara: Esta opcin est en la pgina inicial del Administrador. Tambin est disponible en la lista de mscaras como Insertar Mscaras

Al solicitar la creacin de una nueva mscara, vendr una plantilla vaca. Es posible crear una nueva mscara desde el principio, o usar como modelo una mscara ya existente que sea aproximada a lo que se requiere. Creacin de una nueva mscara Como ejemplo, vamos a crear una mscara para representar una periodicidad regular mensual, con 4 volmenes al ao y 3 fascculos por volumen. Los volmenes tienen numeracin siempre creciente, en cambio los fascculos comienzan por el 1 al comienzo de cada ao.

La primera parte de la definicin de la mscara es la representacin de los volmenes/fascculos del perodo de un ao completo de publicacin de la revista. Despus de definir el primer fascculo las principales opciones son las siguientes: Insertar: agrega una lnea al final de la plantilla con el par de nmeros correspondientes a volumen/fascculo Borrar: elimina la lnea indicada Genere todas las lneas necesarias para representar un perodo completo de un ao. Las prximas etapas de creacin de la mscara incluyen: o Tipo de secuencia de los volmenes y fascculos: FINITO - para secuencia fija, INFINITO para secuencia creciente. Nota de explicacin de la mscara: debe ser objetiva, incluir la periodicidad, la cantidad de volmenes por ao y la cantidad de fascculos por volumen, adems de explicitar la secuencia. Nombre de la mscara: debe utilizarse el mismo sistema de nomenclatura que permita facilitar la identificacin de una mscara en el momento del registro de colecciones: primero la letra que identifica la periodicidad, segundo la cantidad de volmenes por ao y por ltimo la cantidad de fascculos por volumen. La seal de + debe utilizarse para indicar una secuencia INFINITA de fascculos. Por ejemplo, el nombre M4V3F+ significa una revista mensual, con 4 volmenes por ao, 3 fascculos por volumen, donde la numeracin de los fascculos es creciente sin limites.

Llene correctamente los campos y la nueva mscara estar creada y pronta para ser utilizada en el registro de colecciones. Al final del proceso la plantilla completa ser como la figura siguiente.

Las letras indicadas para especificar la periodicidad son adaptadas de la norma ISSN para frecuencias de una coleccin, que se muestran en la tabla siguiente. Frecuencia Anual Bimensual Bisemanal Mensual Cuatrimestral Semanal Tres veces por semana Trienal Bienal Letra A S C M T W I H G Frecuencia Bimestral Diario Irregular Quincenal Semestral / bianual Tres veces por mes Trimestral Otras frecuencias (puede incluir desconocida) Desconocida Letra B D K Z F J Q Z U

La opcion Basada en la mscarara permite la copia de una representacin de volmenes/fascculos de una mscara ya existente en el banco de datos. Esta funcin facilita la seleccione la creacin de la nueva mscara y se recomienda su uso. Pulsando el cono mscara que ms se aproxima de la mscara que se est creando, edite las diferencias y slvela con un nombre apropiado.

El Sistema copia la representacin de los volmenes/fascculos y permite a partir de ah la edicin, inclusin y/o eliminacin de lneas para adecuar la representacin a la mscara que se est creando. En el caso del ejemplo, la mscara actual M4V3F requiere adaptarse a una frecuencia con fascculos crecientes infinitos M4V3F+. Entonces modifique la opcin de fascculos a Infinito, cambie el nombre de la mscara, y documente en la Nota de explicacin.

Ingreso de Titulos
Pagina sin hacer todava

Ingreso de Title Plus

Pagina sin hacer todava

Ingreso de fascculos - Registro de coleccin de una revista Pagina sin hacer todava

Servicios de estadsticas y reportes

En la pantalla inicial, en la seccin Utilitarios seleccione la opcin:

Informes estadsticos
Los servicios disponibles corresponden al perfil del usuario. El administrador puede operar sobre cualquier biblioteca, los editores solamente sobre las bibliotecas que tiene asignadas. Previamente a solicitar un reporte deber seleccionarse la biblioteca. Lista de informes disponibles (versin 0.9, provisiona) - Ttulos con Coleccin Corriente - Ttulos sin Coleccin Corriente - Ttulos con Coleccin Cerrada - Ttulos sin Coleccin - Nmero de Ttulos Registrados - Total de Fascculos Registrados - Fascculos : duplicados o ausentes (ordenados por proveedor) - Total de ttulos por acesso eletrnico gratuito/libre - Total de ttulos por acesso eletrnico condicionado y/o controlado - Total de ttulos con solamente 1 fascculo en el catlogo - Total de ttulos sin Coleccin en el catlogo - Total de ttulos por Donacin - Total de ttulos por Permuta - Total de ttulos por Compra - Lista ordenada por Nmero de Identificacin - Total de colecciones registradas por bibliotecas del catlogo colectivo - Total de ttulos registrados por las bibliotecas del catlogo colectivo

Servicios de Mantenimiento de bases de datos

En la pantalla inicial, en la seccin Utilitarios seleccione la opcin:

Mantenimiento de bases de datos

Los servicios disponibles corresponden al perfil del usuario. El administrador puede operar sobre cualquier biblioteca, los editores solamente sobre las bibliotecas que tiene asignadas. Hay funciones que son exclusivas del administrador. Importar ttulos a la base TITLE Importar Fascculos Desbloquear base de datos Invertir base de datos

Catlogo Colectivo (an no implementado en release 0.9)

SeCS permite administrar las colecciones de revistas de un conjunto de bibliotecas y generar catlogos colectivos de existencias, con presentaciones tanto a nivel del conjunto como a nivel de bibliotecas individuales. Se tienen varios escenarios diferentes o Una institucin que tiene una biblioteca central y bibliotecas departamentales, como podra ser el caso de una universidad. Una red de bibliotecas que comparten un mismo servidor central, aunque pertenecen a diferentes instituciones, como podra ser el caso de la Red de Bibliotecas Mdicas de BIREME. Bibliotecas independientes que cooperan a un catlogo cooperativo, como podra ser el caso de un Catlogo Colectivo Nacional de Ciencias.

Los dos primeros casos se grafican en la figura anterior. Hay una sola base de definicin de Titulos, Mscaras y Usuarios que son de competencia del Administrador que se muestra en el nivel superior de la figura. La primera biblioteca o biblioteca central se llama por defecto MAIN. En el nivel inferior se encuentran las descripciones de existencias y datos administrativos para cada biblioteca por separado, que son de responsabilidad de los editores y operadores. Si el Administrador tiene perfil mltiple podrn entones operar sobre las existencias de su biblioteca. El catlogo colectivo se mantiene actualizado en tiempo real. Cuando un dato se agrega en cualquiera de las secciones (un ttulo, un nuevo fascculo, etc.) el resultado est disponible en la interfaz de consulta, sea a nivel individual de la biblioteca, como en el colectivo. La interfaz realiza una consulta transversal a todas las bases HLDGS/FACIC con el Identificador nico del ttulo y recupera la informacin consolidada como se ve en la figura de la izquierda.

A su vez, es posible seleccionar una biblioteca individual del resultado colectivo y analizar su coleccin en forma detallada.

Para el caso de bibliotecas independientes, el catlogo colectivo deber tener procesos de mantenimiento fuera de lnea, de acuerdo a las consideraciones siguientes. o o Seleccione los ttulos de revistas indizados en la base TITLE oficial del Catlogo Colectivo. Los registros correspondientes a ttulos no registrados sern descartados. Si una biblioteca desea que las existencias de un ttulo en particular se incorporen al Catlogo Colectivo, deber solicitar que ese ttulo sea ingresado previamente a la base TITLE oficial y asignado un nmero de identificacin. Genere los archivos de salida para enviar, SIN EXTENSION. El sistema generar dos archivos: uno con la extensin .001 y otro con la extensin .002. Los dos archivos deben ser enviados al Administrador de TITLE quien lo derivar al editor responsable de esa biblioteca en particular (que puede ser el mismo administrador). Se ingresan y se generan dos bases de datos: FACIC y HLDGS. En este caso no es necesaria la base TitlePlus.

o o o

Portal de revistas online (an no implementado en release 0.9)

El Portal de revistas online, registra la descripcin bibliogrfica de revistas tanto en papel como electrnicas, explicitando adems sus modos de acceso. No es necesario que la biblioteca tenga existencias en su coleccin de todos esos ttulos, o que tenga acceso por suscripcin. Por ejemplo pueden registrarse las revistas online de acceso libre, como son las que ofrece SciElo. La consulta podr usar una interfaz especializada como se muestra en la figura de abajo, diferente al iAH general de ABCD. Para este producto de informacin solamente es necesaria la base TITLE, siendo innecesaria la informacin de FACIC/HLDGS, etc. Es altamente recomendable que el Portal est vinculado al Catlogo Colectivo, o a las existencias de la biblioteca individual, para completar el producto de informacin con los servicios asociados.

ANEXOS
o o o o o o o o o o Descripcin de campos de la base TITLE Descripcin de campos de la base TitlePlus Descripcin de campos de la base MASK Descripcin de campos de la base FACIC Descripcin de campos de la base USERS Decripcin de campos de la base LIBRARY Descripcin de campos de la base HLDGS Adaptacin grfica, logos, banners, estilos Internacionalizacin de la aplicacin Normas de catalogacin ISBD

Referencias Bibliogrficas
1. BIREME. Manual de descrio bibliogrfica. So Paulo, jun. 1988. 2. International standard bibliographic description (ISBD)/ recommended by the ISBD Review Group; approved by the Standing Committee of the IFLA. Cataloguing Section. Preliminary consolidated ed. Mnchen : K.G. Saur, 2007. 1 vol. (loose-leaf); 32cm. (IFLA series on bibliographic control ; vol.31). ISBN 978-3-598-24280-9. 3. International Organization for Standardization. ISO 4 - 1997 : Information and documentation Rules for the abbreviation of title words and titles of publications. 4. International Organization for Standardization. ISO 8601:2004: Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times : Writing of calendar dates in all-numeric. Genve: ISO, 2004. 5. International Organization for Standardization. ISO 3166-1 - 2006 : Codes for the representation of names of countries and their subdivisions Part 1: Country codes. 6. International Organization for Standardization. ISO 639-2 - 1998 : Codes for the representation of names oflanguages Part 2: Alpha-3Code. 7. International Organization for Standardization. ISO 3297 - 1998 : Information and documentation International standard serial number (ISSN). 8. List of title Word abbreviations. Titles of serials and other continuing resources. Paris : ISSN International Centre, 2003. 9. ISSN International Centre. ISSN manual. Cataloguing part ISSN International Centre, Paris : 2003