DECRETO 1669 DE 1997 Por el cual se suprimen y fusionan unas Dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

en ejercicio de las facultades extraordinarias otorgadas por el artculo 30 de la ley 344 de 1996, consultada la opinin de la comisin de racionalizacin del gasto y de las finanzas Pblicas y previa asesora del Honorable Congreso de la Repblica. D E C R E T A: CAPITULO I SUPRESIN Y FUSIN DE DEPENDENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO ARTICULO 1o. Supresin de la Divisin de Registro del Estado Civil de las Personas: En cumplimiento del artculo 266 de la Constitucin Poltica, suprmase, a partir de la publicacin del presente decreto, la Divisin de Registro del Estado Civil de las Personas, dependiente de la Secretara General de la Superintendencia de Notariado y Registro de que trata el pargrafo del artculo primero del Decreto 2158 de 1992 PARAGRAFO: Dentro del mes siguiente a la publicacin del presente decreto, el Ministerio de Justicia y la Superintendencia de Notariado y Registro establecern los mecanismos para que, a ms tardar el 31 de diciembre de 1997 la Registradura Nacional del Estado Civil reciba la informacin, soportes y archivos necesarios para la normal prestacin de las funciones que viene desarrollando la Divisin de Registro del Estado Civil de la Superintendencia de Notariado y Registro, sin perjuicio de la responsabilidad de los funcionarios encargados actualmente del manejo de la informacin y archivos respectivos. ARTICULO 2o. Supresin de las Divisiones de Servicios Administrativos y Financiera de la Direccin Administrativa de Registro de Instrumentos Pblicos. Suprmanse las Divisiones de Servicios Administrativos y Financiera de la Direccin Administrativa de Registro de Instrumentos Pblicos. ARTICULO 3o. Fusin de la Direccin Administrativa del Registro de Instrumentos Pblicos a la Secretara General. Fusinase la Direccin Administrativa del Registro de Instrumentos Pblicos a la Secretara General.

Por efecto de esta fusin, las Divisiones de Recursos Humanos y de Asistencia Tcnica al Registro dependern de la Secretara General . ARTICULO 4o. Estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. Como consecuencia de las supresiones y de la fusin ordenadas en los artculos anteriores, el artculo 10 del Decreto 2158 de 1992 quedar as: La Superintendencia de Notariado y Registro tendr la siguiente estructura: 1. 2. CONSEJO DIRECTIVO DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE 2.1. Oficina Jurdica 2.1. Oficina de Planeacin e Informtica 2.3. Oficina de Auditora Interna 3. SECRETARIA GENERAL 3.1. Divisin Administrativa y Financiera 3.2. Divisin de Recursos Humanos 3.3. Divisin de Asistencia Tcnica 3.4. Divisin de Divulgacin y Publicaciones 4. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL NOTARIADO 5. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL REGISTRO DE INSTRUMENTOS PBLICOS 6. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PBLICOS

ARTICULO 5o. Funciones de la Secretara General: Por efectos de lo dispuesto en el presente decreto, la Secretara General tendr las siguientes funciones: Asesorar al Superintendente de Notariado y Registro en la adopcin de las polticas y planes de la Entidad. Preparar y ejecutar planes operativos y de desarrollo de las dependencias identificando acciones integradas y de control interno e informarlas a las Oficinas de Planeacin e Informtica y de Control Interno, segn su competencia, para su consolidacin.

Atender bajo la direccin del Superintendente y por conducto de las distintas dependencias la prestacin de los servicios y la ejecucin de los programas adoptadas por la entidad. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos, de tal manera que los servicios a su cargo se presten conforme a las directrices del Gobierno y a las polticas, planes y programas de la Superintendencia, y los servicios de apoyo administrativo, financiero y tcnico que requieran las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos en el desarrollo de sus funciones. Orientar, dirigir y coordinar con la Oficina de Planeacin e Informtica los estudios tcnicos y administrativos que soportes los cambios, la modernizacin y la eficaz gestin en el servicio de Registro de Instrumentos Pblicos, e impulsar su aplicacin. Colaborar en la evaluacin tcnica y administrativa que las dependencias especializadas de la Superintendencia realice sobre planes y programas a cargo de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Asistir al Superintendente, cuando as lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos pblicos y privados debe llevarse a cabo en materia de organizaciones y funcionamiento del servicio de Registro de Instrumentos Pblicos y de la Superintendencia. Fijar los horarios de atencin al pblico de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Dirigir en coordinacin con la Oficina de Planeacin e Informtica la elaboracin del proyecto de presupuesto de la Superintendencia y las aplicaciones y justificaciones detalladas de sus rubros, para ser presentados al Superintendente. Velar por el cumplimiento de las normas orgnicas de la Superintendencia y por el eficiente desempeo de las funciones tcnicas y administrativas de la misma. Dirigir y coordinar la funciones de las divisiones dependientes de la Secretara General. Expedir las certificaciones que requieran las autoridades judiciales y administrativas. Presentar informes peridicos al Superintendente sobre las actividades a su cargo y sobre el desarrollo de los programas de la entidad. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTICULO 6o. Funciones de la Divisin Administrativa y Financiera. La Divisin Administrativa y Financiera tendr las siguientes funciones: Preparar y ejecutar planes operativos y de desarrollo de la dependencia identificando acciones integradas y de control interno e informarlas a la Secretara General para su consolidacin en las Oficinas de Planeacin e Informtica y de Control Interno, segn su competencia. Elaborar en coordinacin con la Oficina de Planeacin e Informtica, el anteproyecto anual de presupuesto y programa anual de caja, as como las adiciones y traslados de presupuesto de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos y adelantar los trmites correspondientes. Atender al manejo de la contabilidad de las dependencias centrales de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos y consolidar la informacin para la elaboracin y presentacin de los estados financieros de la entidad. Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y efectuar los registros de apropiacin y reserva en los distintos rubros del presupuesto vigente, para las dependencias centrales de la entidad y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Recaudar los ingresos, manejar los fondos, efectuar los pagos y custodiar los valores y documentos negociables y de garanta de la entidad a nivel central y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. Rendir los informes y cuentas que requieran la Contralora General de la Repblica y otros organismos pblicos y dependencias de la Superintendencia y Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Programar y adelantar las actividades concernientes a la adquisicin, almacenamiento y suministro de los elementos, equipos y dems bienes necesarios para el eficiente funcionamiento de las dependencias centrales de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Preparar y controlar la ejecucin del programa general de compras, coordinar los trmites administrativos de licitacin y contratacin y mantener actualizado el registro de proveedores y contratistas de las dependencias centrales de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Ejecutar, directamente o por contrato que celebre la Superintendencia el diseo, construccin o interventora de las obras civiles que requieran las dependencias centrales de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos, as como tambin

adelantar las reparaciones y el mantenimiento de sus instalaciones fsicas. Prestar o coordinar y controlar los servicios de celadura, mantenimiento y reparacin de equipos, aseo, cafetera, transporte y dems servicios generales requeridos para el funcionamiento de la entidad y las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. Atender las actividades relacionadas con inventarios y archivos y correspondencia. Las dems que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. ARTICULO 7o. Funciones de la Divisin de Recursos Humanos. La Divisin de Recursos Humanos tendr las siguientes funciones: Preparar y ejecutar planes operativos y de desarrollo de la dependencia, identificando acciones integradas y de control interno e informarla a la Secretara General para su consolidacin en las Oficinas de Planeacin e Informtica y de Control Interno, segn su competencia. Organizar y adelantar los procesos de carrera administrativa, seleccin, clasificacin, registro y desarrollo del personal al servicio de las dependencias centrales de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos, de conformidad con la ley. Preparar los actos administrativos referentes a nombramientos, remociones y dems situaciones administrativas del personal y expedir las certificaciones que le correspondan segn los reglamentos. Elaborar y ejecutar o coordinar los programas de bienestar y de capacitacin para el personal. Adelantar los trmites que en materia de administracin de personal requieran las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos ante las dependencias centrales de la Superintendencia, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica u otros organismos oficiales e instruir a dichas oficinas en las acciones o medidas a tomar segn la delegacin al respecto. Velar por la aplicacin del sistema prestacional, de calificacin de servicios y del rgimen disciplinario de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos y de la Superintendencia. Prestar la asesora y asistencia que las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos requieran, conforme a sus consultas sobre el manejo de personal.

Las dems que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. ARTICULO 8o. Funciones de la Divisin de Asistencia Tcnica: La Divisin de Asistencia Tcnica tendr las siguientes funciones: Preparar y ejecutar planes operativos y de desarrollo de la dependencia, identificado acciones integradas y de control interno e informarlas a la Secretara General para su consolidacin en las Oficinas de Planeacin e Informtica y de Control Interno, segn su competencia. Prestar asesora y asistencia tcnica a las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos sobre la operacin y atencin del servicio de registro de instrumentos pblicos y coordinar con las reparticiones centrales especializadas, su estudio y solucin. Adelantar los estudios tcnicos que se requieran para la modernizacin y eficiente prestacin del servicio de registro de instrumentos pblicos y de la Superintendencia; sugerir los cambios a efectuar y evaluar los avances al respecto. Apoyar el desarrollo e implantacin de sistemas informticos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos tales como el Folio Magntico, telecomunicaciones, automatizacin de oficinas y sistematizacin de procedimientos y de otros aspectos operativos y administrativos del registro. Coordinar la elaboracin y desarrollo y programas de capacitacin y difusin de tcnicas y procedimientos modernos de registro de instrumentos pblicos. Las dems que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. ARTICULO 9o. Adopcin de la nueva planta de personal. De conformidad con lo dispuesto en el presente decreto y, dentro de los tres meses siguientes a la publicacin se adoptar la nueva planta de personal, de conformidad con las disposiciones vigentes. ARTICULO 10. Atribuciones de los servidores pblicos de la planta actual. Los funcionarios de la planta de personal actual de la entidad continuarn ejerciendo las atribuciones a ellos asignadas hasta tanto sea adoptada la nueva planta de personal y se efecten las respectivas incorporaciones de conformidad con lo dispuesto en el artculo anterior. CAPITULO II DISPOSICIONES LABORALES

ARTICULO 11. Supresin de empleos. Dentro del trmino previsto en el artculo primero el presente decreto, el Gobierno Nacional suprimir los empleos que conforman la Divisin de Registro del Estado Civil de las Personas. Como consecuencia de lo dispuesto en el presente decreto y dentro del trmino establecido en el artculo noveno, el Gobierno Nacional suprimir los cargos de la Divisin Administrativa del Registro de Instrumentos Pblicos y sus divisiones que no sean necesarios para el cumplimiento de las nuevas funciones asignadas a la Secretara General y a sus divisiones. Para los efectos anteriores el Superintendente de Notariado y Registro elaborar un programa de supresin de empleos dentro del mes siguiente a la vigencia del presente decreto. ARTICULO 12. Indemnizaciones. Los empleados pblicos de carrera desvinculados de la Superintendencia de Notariado y Registro, como consecuencia de los dispuesto en el presente decreto, tendrn derecho a la indemnizacin consagrada en la Ley 27 de 1992, su Decreto Reglamentario 1223 de 1993 y las normas que los modifiquen o sustituyan. ARTICULO 13. Obligaciones especiales de los empleados de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad. Los empleados que desempeen empleos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad debern rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos establecidos por la Contralora General de la Repblica, la Contadura General de la Nacin y el Archivo General de la Nacin, sin que ello explique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTICULO 14. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y en especial el pargrafo del artculo primero, los artculos 10, 14, 15, 19, 20, 21, 22 y 23 del Decreto 2158 de 1992. PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Santaf de Bogot a los 27 de junio de 1997 ERNESTO SAMPER PIZANO Presidente de la Repblica ALMABEATRIZ RENGIFO LPEZ Ministra de Justicia y del Derecho

EDUARDO FERNNDEZ DELGADO EL VICEMINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PUBLICO ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PUBLICO